Semnătura digitală simplificată – Descoperiți puterea PandaDoc –

De ce să pierdeți timp și bani prin imprimarea, scanarea și trimiterea prin fax a documentelor când puteți utiliza doar o semnătură digitală?

Pe măsură ce natura muncii devine mai îndepărtată ca niciodată, semnătura digitală a devenit facilitatorul cheie al companiilor care desfășoară afaceri peste granițe. Fiind sigure și obligatorii din punct de vedere juridic, semnăturile digitale permit companiilor să semneze noi contracte rapid și virtual.

Înainte de semnăturile electronice, companiile din întreaga lume cheltuiau sume enorme de timp și bani ocupându-se cu documentele. Dar aceasta nu este singura problemă cu documentele fizice: le lipsește și securitatea. Ele pot fi ușor pierdute, deteriorate, falsificate sau modificate.

În plus, nevoile noastre de afaceri în era digitală sunt în continuă evoluție. Înlocuirea documentelor cu soluții digitale eficiente și raționalizate pare să fie singura cale de urmat de aici.

Ce sunt semnăturile electronice?

Semnăturile electronice sunt o alternativă digitală la semnăturile scrise de mână. Deși economisirea timpului ar putea fi unul dintre cele mai mari avantaje ale semnăturilor electronice în lumea rapidă de astăzi, nu este singurul.

Sunt convenabile, sigure și obligatorii din punct de vedere juridic. De fapt, acestea oferă mai multă securitate decât semnăturile tradiționale, reducând astfel riscurile și protejând interesele individuale și de afaceri.

Cum funcționează semnăturile digitale

Când semnați un document utilizând un furnizor de soluții de semnătură digitală, aceștia folosesc un algoritm matematic sub protocolul PKI (infrastructura cheii publice) pentru a genera două chei: privată și publică.

Când semnați un document tastând sau desenând, semnătura digitală este creată folosind cheia dumneavoastră privată. Cum este creată cheia privată?

Algoritmul matematic începe să lucreze, vă preia datele și creează ceva numit hash. Criptează acele date, iar produsul rezultat este cheia dvs. privată, care este practic semnătura dvs. electronică.

Când destinatarul dvs. primește documentul, are o copie a cheii dvs. publice. Dar cum verifică dacă semnătura este a ta sau valabilă? Cheia publică îi ajută să se potrivească cu valorile hash și să decripteze acele date pentru a verifica autenticitatea semnăturii electronice. Dacă valorile nu se potrivesc, înseamnă că semnătura electronică este invalidă.

Semnăturile digitale sunt, de asemenea, susținute de certificate electronice, care conțin detalii personale, cum ar fi numele, adresa de e-mail și locația, pentru a verifica și a confirma că semnătura electronică este într-adevăr a ta.

Cum sunt semnăturile digitale conforme din punct de vedere legal

Furnizorii de soluții eSignature folosesc protocolul PKI și criptarea datelor pentru a asigura confidențialitatea. Pentru a rămâne conformi din punct de vedere legal, aceștia se asigură că respectă legile privind semnăturile electronice stabilite de Electronic Signatures in Global and National Commerce Act.

În plus, ei aderă la mai multe standarde din industrie, cum ar fi Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR), Standardul internațional pentru securitatea informațiilor (ISO 27001) și Controlul sistemelor și organizațiilor (SOC) sub AICPE.

Aceste reguli și reglementări permit semnăturilor digitale să fie obligatorii din punct de vedere juridic. Cu toate acestea, vă rugăm să rețineți că cerințele de reglementare variază de la o țară la alta.

Cazuri de utilizare ale semnăturilor electronice

Semnăturile digitale folosesc mai multe straturi de tehnologie de criptare pentru a asigura o pierdere minimă de date și pentru a elimina șansele de pierdere, falsificare sau falsificare a documentelor. Ținând cont de aceste avantaje, iată câteva cazuri de utilizare pentru echipe în care semnăturile electronice ajută la creșterea productivității:

EchipeFoloseșteHROnboarding, evaluări de performanță, NDA-uri etc.Vânzări și
MarketingForme fiscale, contracte de cumpărare, acorduri cu contractant/împuternicire etc. LegalNDA, contracte, conformitate, derogări etc.ContabilForme fiscale, contracte de cumpărare, contracte contractant/împuternicire etc. Facturi IT, rapoarte de cheltuieli, aprobări de management al politicilor etc. .FinanțeContracte, propuneri, comenzi, cotații, oferte speciale, formulare de eliberare și aprobări PR etc.Achiziții Transfer de active, aprobări de aprobare, solicitări de schimbare a sistemului etc.

În timp ce semnătura digitală funcționează pentru toate industriile și întreprinderile de toate dimensiunile și tipurile, haideți să aruncăm o privire rapidă asupra cazurilor de utilizare bazate pe industrie ale semnăturilor electronice:

• Asigurare
• Imobiliare
• de fabricație
• Sănătate
• Educatie inalta
• Nonprofit
• Cu amănuntul
• IT/Tehnologie
• Publicitate
• Departamentele guvernului

Toate aceste industrii de mai sus pot profita de semnăturile electronice pentru a le ajuta cu integrarea, gestionarea angajaților și a politicilor, distribuția lanțului de aprovizionare, facturi, cotații, propuneri, NDA și contracte.

Semnături digitale cu PandaDoc

Cu numeroși furnizori de semnături electronice de pe piață, cum ar trebui să alegi unul? Mai ales atunci când, dacă nu alegeți un furnizor care respectă legislația, vă puteți expune pe dvs. și afacerea dvs. la probleme legale.

Luați în considerare PandaDoc, unul dintre cei mai importanți furnizori de semnături digitale în care au încredere peste 50.000 de utilizatori. Cu respectarea SOC, GDPR și PKI de la AICPE, se asigură că semnăturile dvs. sunt sigure și obligatorii din punct de vedere juridic.

În plus, vă poate ajuta cu toate procesele de gestionare a documentelor, de la semnături digitale la managementul ciclului de viață al contractelor (CLM), cu funcționalitățile sale avansate, spre deosebire de alte instrumente de bază.

Cu software-ul său all-in-one de automatizare a documentelor, puteți reduce timpul și costurile, în timp ce construiți relații semnificative cu clienții dvs.

PandaDoc: Funcționalități de bază

Pe lângă o interfață intuitivă, asistență excelentă pentru clienți și o gamă largă de integrări, PandaDoc este binecunoscut din aceste motive:

Oferă semnături gratuite nelimitate

PandaDoc vă permite să vă semnați electronic documentele din mers! Puteți încheia tranzacții importante cu câteva clicuri, asigurându-vă în același timp că datele dvs. sunt în siguranță. De asemenea, au o aplicație mobilă care vă permite să fiți la curent cu un proces de gestionare a ciclului de viață al contractului.

Cu toate acestea, PandaDoc pretinde a fi singura platformă de eSigning care vă permite să încărcați și să semnați un număr nelimitat de documente în planul lor gratuit!

Prioritizează confidențialitatea și asigură conformitatea legală

PandaDoc este compatibil cu UETA, ESIGN și HIPAA. Adică, nu numai documentele semnate de PandaDoc îndeplinesc cerințele legale aplicabile în țara dumneavoastră. Dar, de asemenea, vă protejează dreptul individual la intimitate.

În plus, PandaDoc este certificat AICPA SOC 2 Tip II. Implicarea acesteia este conformă cu criteriile de servicii stabilite de Institutul American al Contabililor Publici Autorizați (AICPA). De ce este atât de important?

Atunci când companiile se ocupă cu o mulțime de informații confidențiale care sunt sensibile sau identificabile personal, acestea trebuie să îndeplinească un anumit set de criterii pentru menținerea confidențialității, integrității și securității datelor clienților lor.

Cu toate acestea, sunt mai multe!

Garantează securitate avansată

Când semnați un document cu PandaDoc, acesta vă oferă un certificat electronic pentru a verifica dacă documentul este legitim. Certificatul electronic vă va ajuta să accesați numele destinatarului, semnătura, adresa de e-mail verificată, precum și adresa IP. În plus, va avea, de asemenea, o ștampilă de dată și oră a documentului semnat.

Pentru PDF-uri, PandaDoc asigură un nivel sporit de securitate prin furnizarea unei chei private de criptare pentru a verifica autenticitatea documentului.

Suporta diferite tipuri de fișiere

Dacă ar trebui să alegeți o platformă diferită pentru fiecare tip de fișier pe care trebuie să îl semnați, ați pierde mult timp. Și asta, degeaba!

Cu PandaDoc, puteți semna PDF-uri, JPG-uri sau DOCX și le puteți simplifica într-un singur flux de lucru unificat. PandaDoc acceptă următoarele tipuri de conținut: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG și PNG.

Ajută la urmărirea automată a semnăturii electronice

PandaDoc pune securitatea datelor pe primul loc, motiv pentru care au o funcție automată de urmărire a semnăturilor electronice. Pentru fiecare document semnat, există o pistă de audit încorporată care vă ajută să vedeți cine a văzut, accesat sau semnat un document și când.

Acest lucru este util în special atunci când gestionați mai multe semnări de documente simultan. O funcție de urmărire automată vă poate ajuta să aveți controlul și să obțineți o vizualizare de 360 ​​a tot ceea ce se întâmplă.

Cu funcția de istoric al versiunilor PandaDoc, veți putea comuta între diferite versiuni ale documentelor dvs. Veți rămâne mereu la curent cu cine a făcut modificări și unde.

Principalele caracteristici ale PandaDoc

Pentru companiile care doresc să-și eficientizeze fluxurile de lucru pentru documente, să reducă timpul de închidere și să îmbunătățească rentabilitatea investiției, PandaDoc este mai mult decât o simplă platformă de semnătură electronică. Iata de ce:

#1. Semnarea și urmărirea

• Activați ordinul de semnare: dacă contractele sau propunerile dvs. necesită semnături multiple, acest lucru este extrem de util. Puteți alege destinatari, atribui roluri (expeditor, client, semnatar), să îi plasați în ordinea corectă și să automatizați întreaga distribuție. PandaDoc va trimite o notificare prin e-mail când este rândul cuiva să semneze. Și nu trebuie să treceți cu vederea procesul manual.
• Trimiteți o cerere de semnare: doriți o semnătură de la cineva din compania dvs. sau un client? PandaDoc vă permite să trimiteți solicitări și le puteți automatiza și în câteva clicuri.
• Urmăriți documentele: doriți să știți dacă cineva a semnat un document sau nu? Veți primi notificări când vor primi. În plus, o pistă de audit vă va ajuta să urmăriți cine a văzut sau a semnat un document pe care l-ați trimis.

#2. Conținut automatizat

• Adăugați substituenți pentru conținut inteligent: cu conținut inteligent, puteți minimiza erorile și puteți economisi timp la crearea documentelor. Setați elemente de substituent pentru a vă reaminti dvs. sau echipei despre ce să includeți. Și alegeți articole preselectate pe care să le adăugați colegii de echipă pentru anumite documente/propuneri.
• Personalizați-vă conținutul: duceți-vă fluxul de lucru la nivelul următor, optând pentru conținut condiționat. Aici, creați șabloane care au reguli care îi ajută pe expeditorii să genereze conținut care este adaptat nevoilor clientului dvs.
• Setați reguli pentru a îmbunătăți colectarea datelor: puteți, de asemenea, să configurați câmpuri condiționate pentru a ajuta destinatarii să navigheze prin documentul dvs. și să găsească cu ușurință ceea ce caută. Acest lucru îmbunătățește enorm calitatea colectării datelor sau personalizarea clienților.

#3. Citate avansate

• Personalizați cotațiile pentru clienții dvs.: cereți echipei dvs. să construiască cotații personalizate pentru clienți fără a pierde informații importante cu generatorul de cotații.
• Setați prețuri specifice: puteți alege între strategii de prețuri fixe, recurente sau bazate pe volum, iar noi vă vom ajuta să primiți plăți prin intermediul rețelei ACH.
• Încorporați cataloage de produse: creați un catalog de produse și încorporați-l în ofertele dvs. de fiecare dată când aveți nevoie.
• Grupați produsele într-un pachet: puteți crea, de asemenea, pachete de produse pentru a ajuta la eficientizarea vânzărilor și pentru a le face ușor de partajat.

De asemenea, puteți crea un spațiu de lucru cu PandaDoc pentru a distribui munca între echipe și pentru a gestiona membrii echipei și permisiunile pe care le au. În plus, puteți vizualiza istoricul versiunilor documentelor pentru a le urmări mai bine și le puteți căuta folosind filtre specifice.

Toate aceste funcții PandaDoc sunt disponibile cu planul Business sau Enterprise. Acestea vă ajută să vă transformați operațiunile de afaceri și să eliminați practicile arhaice care necesită forță de muncă.

Prețuri și planuri

PandaDoc vine cu un plan gratuit care vă permite să încărcați și să semnați electronic un număr nelimitat de documente.

Cu toate acestea, funcțiile sale avansate, cum ar fi conținutul inteligent sau generatorul avansat de cotații, sunt disponibile doar ca parte a planurilor sale premium. Să aruncăm o privire la planurile de prețuri ale ofertelor PandaDoc:

• Elemente esențiale: 19 USD per utilizator/lună facturat anual, permițând funcții excelente, cum ar fi editorul de glisare și plasare, urmărire de audit, peste 750 de șabloane, asistență 24×7
• Afaceri: 49 INR utilizator/lună facturat anual, permițând integrări CRM și Zapier, fluxuri de lucru de aprobare, bibliotecă de conținut și branding personalizat
• Enterprise: prețuri personalizate cu reînnoiri, blocare, spații de lucru nelimitate, roluri personalizate și acces la QES, cea mai sigură formă de semnătură electronică

Conținut inteligent sau Creatorul avansat de cotații pot fi utilizate ca suplimente plătite pentru planurile dvs.

Cât de ușor este PandaDoc de utilizat?

Puteți începe cu o încercare gratuită de 14 zile pentru a vedea dacă PandaDoc funcționează pentru dvs. și pentru nevoile dvs. de afaceri. După ce vă înregistrați, vi se va solicita să încercați serviciile de eSigning sau să vă automatizați fluxul de lucru.

Primul, după cum sugerează și numele, vă permite să încărcați fișiere (PNG, JPG, DOCX etc.) și să le semnați. În timp ce al doilea vă poate ajuta cu gestionarea ciclului de viață al contractului, crearea de documente, facturi, cotații și multe altele!

Găsiți tot ce aveți nevoie la îndemână

Cu o interfață extrem de ușor de utilizat, PandaDoc simplifică lucrurile și mai mult cu meniul său de navigare din partea stângă. Aici veți găsi aproape tot ce trebuie să vedeți – documente, șabloane, formulare, bibliotecă de conținut, persoane de contact, suplimente și rapoarte.

Sub documente, vedeți ce reînnoiri urmează și ce contracte expiră în curând sau pur și simplu creați un nou document.

Urmează galeria de șabloane, care conține peste 750 de șabloane în diferite categorii, de la formulare la facturi la propuneri. Indiferent de tipul de industrie în care se încadrează afacerea dvs., galeria de șabloane PandaDoc va avea cu siguranță șabloane specifice pe care le puteți construi.

Veți găsi, de asemenea, formulare și puteți alege tipul care vă convine între casual, modern și simplu! Crearea unui formular este la fel de ușoară ca și crearea unui document cu editorul de glisare și plasare al PandaDoc, care vă permite să fiți rapid și creativ.

Sub formulare, veți găsi, de asemenea, biblioteca de conținut, catalogul și rapoartele, pe lângă căsuța de e-mail, magazinul de suplimente și persoanele de contact. Biblioteca de conținut are blocuri de conținut care vă pot ajuta să vă creați propriile șabloane și să ducă la crearea rapidă a documentelor.

În ceea ce privește catalogul, acolo poți construi un catalog de produse în pași simpli. De asemenea, puteți utiliza instrumentele avansate de raportare PandaDoc, cum ar fi istoricul versiunilor și urmărirea de audit, pentru a rămâne la curent cu documentele dvs.

Trimite propuneri impecabile în câteva minute

Pe ecranul de pornire, puteți, de asemenea, să fiți la curent cu activitatea dvs., precum și cu activitatea care se desfășoară în spațiul dvs. de lucru! Dacă doriți să trimiteți o propunere/document/contract/factură rapidă, alegeți un șablon, personalizați-l și adăugați un destinatar și sunteți gata. Așa este de ușor de utilizat PandaDoc.

Puteți adăuga alte blocuri de conținut (după cum puteți vedea în dreapta) de la text la tabele la rich media. De asemenea, puteți sublinia câmpurile care pot fi completate pentru destinatarul dvs. chiar mai jos. În cazul în care doriți să înțelegeți cum să îl utilizați cel mai bine în avantajul dvs., puteți solicita și un demo cu echipa PandaDoc.

Concluzie

Cu abordarea sa all-in-one, interfața ușoară și suportul pentru chat live, PandaDoc face câteva puncte strălucitoare pentru sine. Editorul drag-and-drop este un avantaj creativ și, împreună cu comenzile specializate de semnare și instrumente de personalizare, PandaDoc mărește timpii de închidere cu 28%.

Dacă sunteți încă sceptic, vă sugerăm să încercați funcția eSign pentru totdeauna gratuită, care este ideală pentru startup-uri, întreprinderi mici și persoane fizice. Dacă îți place ceea ce folosești, poți oricând să faci o probă de 14 zile și să treci la un plan care ți se potrivește mai bine.

În continuare, puteți explora și câteva soluții de top pentru semnătura electronică pentru documente personale sau de afaceri.