Dacă sunteți o agenție care lucrează cu clienți, sunteți bine conștient de durerea procesului de facturare.
Începând de la crearea ofertelor, trimiterea lor spre aprobare și așa mai departe. Toți acești pași financiari îți consumă mult timp.
Pentru a economisi timp și efort și pentru a simplifica procesul de facturare, aveți nevoie de un sistem software de gestionare a cotațiilor care se ocupă de lucruri într-un singur loc.
În acest blog, veți afla ce este exact software-ul de gestionare a cotațiilor și care sunt cele mai bune software-uri disponibile pe piață.
Cuprins
Ce este un software de gestionare a ofertelor?
Software-ul de gestionare a ofertelor vă permite să pregătiți propuneri de afaceri și să răspundeți rapid la cererile de licitație. Cu ajutorul acestui software, puteți automatiza scrierea propunerilor, puteți adăuga câmpuri de cotație cu valori din CRM și puteți procesa facturarea mai rapid.
Să vedem așa.
Procesul de cotație este primul punct de contact între afacerea dvs. și potențialii clienți, dincolo de conversațiile de marketing și vânzări. O cotație exactă și completă, livrată într-o propunere profesională, vă va ajuta să faceți o impresie bună.
În loc să comunice prin e-mailuri și să stabilească ofertele cu clienții, platforma de gestionare a cotațiilor permite toate conversațiile într-un singur loc pentru toată lumea – proprietarii de companii, directori de vânzări și clienți.
Să ne uităm la câteva dintre caracteristicile importante pe care ar trebui să le căutați în software-ul de gestionare a cotațiilor.
Caracteristicile software-ului de gestionare a cotațiilor
#1. Șabloane profesionale de afaceri
O cotație completă și exactă într-o propunere cu aspect profesional va face o primă impresie bună. Software-ul de gestionare a cotațiilor oferă șabloane pentru a le personaliza pentru a satisface nevoile dvs. de afaceri și pentru a crea documente cu aspect profesional.
#2. Automatizarea fluxului de lucru
Completați cu ușurință cotațiile din software-ul dvs. de contabilitate cu informații actuale despre produse și preț.
#3. Erori umane reduse
Șansele de a face erori în cotațiile făcute manual sunt mai mari în comparație cu cotațiile automate construite de aceste instrumente.
#4. Upselling
Puteți adăuga opțiuni detaliate, ușor accesibile de upsell, în ghilimele.
#5. Vizibilitatea ciclului de vânzări
Primiți notificări când un client vă vede cotația pentru o urmărire în timp util și discutați cu ușurință lucrurile din cadrul platformei.
#6. Cicluri automate de plată
Cu software-ul de gestionare a cotațiilor în vigoare, nu este nevoie să ridicați manual o factură repetată pentru plăți.
Acum că aveți o idee bună despre caracteristici, este timpul să verificați unele dintre cele mai bune software de gestionare a ofertelor și a facturilor, clasificate în funcție de popularitatea lor.
Să începem.
SuperOps.ai
SuperOps.ai este o platformă de automatizare a serviciilor profesionale (PSA) care ajută companiile să își desfășoare operațiunile fără probleme. Are o funcție încorporată de gestionare a ofertei care asigură că oferta dvs. ajunge în căsuța de e-mail a clientului dvs. în doar câteva clicuri.
Puteți crea o ofertă cu toate articolele de serviciu și o puteți trimite clientului dvs. cu un link către oferta. Folosind linkul partajat sau portalul, clienții tăi pot aproba sau respinge cu ușurință o ofertă, simplificând procesul. Clienții pot chiar adăuga comentarii atunci când aprobă sau resping o ofertă, permițând un context mai mare și mai puțină confuzie.
Cu conversațiile SuperOps legate de citate, puteți discuta și adăuga conversațiile cu clienții dvs. alături de citat. În acest fel, încheiați firul lung de e-mailuri din afara platformei pentru a discuta același citat asupra căruia sa convenit.
Scoro
Scoro este o platformă ușor de utilizat pentru colaborarea la cotarea proiectelor, facturarea și urmărirea totul într-un singur loc. Vă ajută echipa să colaboreze la sarcinile proiectului pentru a avea o vedere clară a sarcinilor în așteptare și finalizate. Puteți urmări timpul petrecut cu sarcini și puteți factura în mod corespunzător clienților dvs.
Scoro vă simplifică procesul de cotație prin construirea de cotații gata făcute pentru servicii predefinite, profiluri de clienți segmentate și carduri de curs multivalute. Apoi, puteți personaliza aceste facturi pe baza comenzilor de lucru și puteți transforma documentele standard în format PDF personalizat în doar câteva clicuri. Puteți chiar să urmăriți vânzările echipei dvs. și să setați obiective de vânzări folosind tablouri de bord personalizabile.
La fel ca multe instrumente de management de proiect, Scoro partajează și integrarea cu peste 1000 de instrumente prin Zapier. Unele dintre integrările lui Scoro includ instrumente de management de proiect precum Slack, Asana, Jira, Trello, Basecamp și multe altele. De asemenea, este ușor de integrat cu Slack, Gmail și Google Calendar pentru a menține lucrurile în bucla de comunicare.
Bitrix24
Bitrix24 este un software de colaborare unită care se ocupă de diverse aspecte ale managementului, colaborării și comunicării în echipă. Este o soluție bazată pe web pentru diferitele operațiuni ale companiei într-o singură platformă, eliminând nevoia de mai multe instrumente SaaS. Unele dintre soluțiile sale includ managementul proiectelor, partajarea fișierelor, managementul vânzărilor, contacte, e-mailuri și multe altele.
Cu Bitrix24, puteți crea cotații nelimitate și puteți integra platforme precum PayPal pentru acceptarea plăților online. Arhitectura sa este bazată pe cloud, iar natura sa open-source îl face fără stres pentru înregistrarea și crearea de facturi pentru clienții dvs. Bitrix24 împărtășește și integrarea cu aplicații de contabilitate precum Xero, făcându-l convenabil pentru interacțiunile cu clienții.
Odată ce vă înregistrați pe Bitrix24, veți vedea multe opțiuni în afară de instrumentul de factură. Puteți utiliza aceste opțiuni pentru a colabora cu diferite departamente ale companiei dvs., cum ar fi marketing și vânzări, managementul resurselor umane etc., cu instrumente de gestionare a ofertelor și a facturilor. Este de încredere de un milion de companii și are o soluție mobilă care funcționează pe smartphone sau tabletă, indiferent dacă este Android, iPhone sau iPad.
italian
ITarian este o platformă de management IT pentru companii care oferă servicii pentru gestionarea biletelor, gestionarea fluxului de lucru la distanță, desktop la distanță și securitate pentru punctele finale.
ITarian oferă o funcție de gestionare a cotațiilor care ajută la simplificarea procesului de creare a cotațiilor. Aceste oferte sunt integrate cu CRM-urile, astfel încât reprezentanții dvs. de vânzări să poată petrece mai mult timp construind relații cu clienții.
Are șabloane de cotație profesionale prefabricate care vă accelerează ciclul de finalizare a vânzărilor. De asemenea, aveți posibilitatea de a completa automat cotațiile cu câmpurile de la distribuitori.
Hubspot
Hubspot este una dintre cele mai populare platforme de marketing. Este un instrument CRM care vă permite să trimiteți e-mailuri și să înregistrați gratuit răspunsurile clienților într-un tablou de bord. Oamenii folosesc Hubspot pentru interfața sa simplă a sistemului de management al conținutului, care generează formulare care pot fi încorporate ca înscrieri prin e-mail sau utilizate pe paginile de destinație.
Nu mulți oameni știu că Hubspot are software de cotare de la serviciile sale de vânzări. Folosind instrumentul de gestionare a cotațiilor Hubspot, puteți crea cotații de marcă în câteva minute. Puteți crea oferte de vânzări care se potrivesc cu marca companiei dvs. în câteva secunde de la primirea cererii – asigurându-vă că veți rămâne proaspăt în mintea cumpărătorului dvs.
Instrumentul CRM vă ajută, de asemenea, să colectați semnături electronice în cadrul ofertei dvs. și să gestionați toate plățile primite în același loc în care gestionați ofertele. Cotațiile de vânzări de la HubSpot vor extrage automat toate informațiile de contact și despre produse asociate cu o înregistrare a ofertei, economisindu-vă multă muncă de tastare manuală.
Onpipeline
Onpipeline este un CRM bazat pe cloud care ajută companiile să îmbunătățească relațiile cu clienții. Software-ul facilitează echipelor de vânzări să gestioneze contactele, ofertele, activitățile, automatizarea și întregul proces de vânzări de oriunde.
Aprobarea ofertei salvează toate ofertele dvs. în setul de schiță pentru aprobare din partea conducerii, indiferent de starea de aprobare. Cu un singur clic, puteți trimite rapid și ușor oferta direct de pe Onpipeline, odată ce oferta este finalizată și gata pentru a fi trimisă clientului.
Folosind Onpipeline, utilizatorii au opțiunea de a adăuga articole dintr-o listă de prețuri prestabilită sau de a crea articole personalizate fără a fi nevoiți să consulte lista de prețuri. În acest fel, afacerile pot crea oferte mai eficiente și mai eficiente, economisind timp și bani.
citat
Quoter este un instrument intuitiv, ușor de utilizat, care face construirea rapidă a cotațiilor. Este un software bazat pe cloud care este accesibil întregii echipe fără a fi nevoie să cumpărați mai multe licențe. Aveți acces la o mulțime de șabloane gata făcute pe care echipa dvs. le poate configura din mers și trimite oferte mai rapid.
Una dintre cele mai distinctive caracteristici este integrările Quoter cu platforme terțe și instrumente SaaS. Unele dintre integrările sale populare ale fluxului de lucru includ Hubspot, Salesforce, QuickBooks, Avalara Tax, Zoho și așa mai departe. Fiind un software de cotare, împărtășește integrări vitale de contabilitate cu FreshBooks Classic, QuickBooks Online și Xero.
Plățile recurente ale cotațiilor pot fi gestionate fără probleme în Quoter. Odată ce îl integrați cu software-ul dvs. de contabilitate, puteți selecta o poartă de plată pentru procesarea automată a plăților recurente. Quoter are, de asemenea, o funcție pentru setarea mementourilor de e-mail către clienți pentru ofertele în așteptare.
PandaDoc
PandaDoc este un software de gestionare a contractelor de comerț electronic care simplifică sarcinile de gestionare a ofertelor, cum ar fi crearea de facturi, obținerea de semnături de la clienți și obținerea aprobării de la manageri, totul într-o singură platformă. Vine cu semnături electronice obligatorii încorporate, ceea ce îl face conform GDPR și blochează informațiile legale pentru a preveni greșelile de date.
Software-ul său de gestionare a propunerilor este conceput pentru a ajuta companiile să-și îmbunătățească eficiența echipei de vânzări prin automatizarea creării contractelor. Puteți genera oferte de vânzări și facturi în câteva minute. În plus, puteți edita cu ușurință descrierile produselor și a sarcinilor, puteți edita cantități și sume și puteți adăuga imagini.
PandaDoc oferă peste 750 de șabloane de factură în galeria lor de șabloane PandaDoc, economisind astfel mult timp și eforturi de proiectare. Puteți trimite cotațiile clienților, iar aceștia pot plăti prin Stripe și carduri de credit. Apoi, puteți configura mementouri ulterioare pentru plățile clienților după ce ați terminat de facturat.
Cuvinte finale
Gestionarea plăților clienților este o activitate responsabilă pe care nu o puteți trece cu vederea. Proprietarii de afaceri știu că este consumator, dar echipa de vânzări își petrece timpul prețios creând oferte.
Software-ul de gestionare a ofertelor, dacă este introdus în proces, rezolvă majoritatea problemelor și economisește mult timp pentru echipa de vânzări, astfel încât să se poată concentra mai mult pe generarea de vânzări.
În cele din urmă, crearea facturilor este crucială, iar începerea experimentării cu aceste platforme nu va afecta decât în mod pozitiv afacerea dvs.
Apoi, consultați calculatoarele personalizate de cotație de preț.