Cum să reamintești un e-mail trimis în Outlook

de
Tweet
Share
Share
Pin

Recomandări Principale

  • Pentru a retrage un e-mail în Outlook, navigați la folderul Elemente trimise, deschideți mesajul într-o fereastră nouă, selectați Fișier, apoi alegeți Retrimiteți sau Recall > Retragere Mesaj.
  • Funcția de retragere a e-mailului este condiționată de anumite cerințe, inclusiv ca atât expeditorul, cât și destinatarul să aibă un cont Microsoft Exchange sau Microsoft 365 în cadrul aceleiași organizații.
  • În loc să vă bazați pe retragerea e-mailului, considerați utilizarea unei reguli în Outlook pentru a amâna trimiterea mesajelor, prevenind astfel trimiterea accidentală a acestora.

Aplicația desktop Outlook oferă posibilitatea de a anula trimiterea unui e-mail, dar este necesară o acțiune rapidă. Vă vom prezenta modalitatea de a retrage un e-mail în Outlook, condițiile necesare pentru succes și o alternativă utilă.

Cum să retrageți un e-mail în Outlook

Solicitarea retragerii unui mesaj în Outlook este un proces simplu. Însă, succesul acestei solicitări este o altă problemă, pe care o vom detalia în continuare. Pentru a retrage un e-mail în Outlook, urmați pașii de mai jos:

  • În Outlook, accesați folderul Elemente trimise din panoul din stânga.
  • Localizați mesajul pe care doriți să-l retrageți și faceți dublu clic pe acesta pentru a-l deschide într-o fereastră separată.
  • În meniul de sus, dați clic pe Fișier.
  • Alegeți Retrimiteți sau Recall > Retragere Mesaj.
  • În fereastra nou apărută, selectați Ștergeți copiile necitite ale acestui mesaj pentru a elimina complet e-mailul din căsuța destinatarului. Alternativ, alegeți Ștergeți copiile necitite și înlocuiți cu un mesaj nou dacă doriți să trimiteți un e-mail diferit în locul celui original.
    • Opțional, puteți bifa opțiunea Spuneți-mi dacă rechemarea reușește sau eșuează pentru fiecare destinatar. Veți primi astfel un e-mail cu rezultatul fiecărei încercări de retragere.
  • Când ați terminat, dați clic pe OK pentru a trimite o solicitare către destinatar, cerându-i clientului de e-mail să șteargă e-mailul original.

    • Care sunt condițiile pentru a anula trimiterea unui e-mail în Outlook?

    Retragerea unui e-mail este posibilă doar dacă atât dumneavoastră, cât și destinatarul utilizați un cont Microsoft Exchange și este mai probabil să reușească dacă vă aflați în aceeași organizație. Conturile MAPI și POP nu sunt compatibile. Pentru a verifica tipul de cont de e-mail pe care îl aveți:

  • Dați clic pe Fișier din meniul de sus.
  • Selectați Setări cont > Setări cont.
  • Rămâneți pe fila E-mail. Identificați contul de e-mail activ în coloana Nume. Coloana Tip indică tipul contului.

    • Având în vedere aceste limitări, retragerea nu va funcționa pentru e-mailurile trimise în afara organizației, cum ar fi către un cont Gmail sau Yahoo. Odată ce un e-mail a părăsit serverul intern, nu mai aveți control asupra lui. Nu există o regulă universală care să impună unui server de e-mail să respecte o solicitare de retragere; de fapt, este foarte posibil ca aceasta să nu fie nici măcar procesată.

    Chiar dacă atât dumneavoastră, cât și destinatarul utilizați același server Exchange, succesul retragerii nu este garantat.

    Cel mai important, destinatarul trebuie să deschidă solicitarea de retragere înainte de a accesa mesajul original. Dacă acesta a citit mai întâi mesajul original, fie înainte, fie după trimiterea cererii de retragere, mesajul original va rămâne în căsuța lui de e-mail. Chiar dacă va primi solicitarea de retragere, prin care este informat despre dorința dumneavoastră de a șterge mesajul original, decizia de a o onora îi aparține.

    Cu toate acestea, retragerea se va efectua automat, fără ca destinatarul să fie nevoit să citească cererea, dacă acesta are activată opțiunea de Procesare automată a cererilor de întâlnire și a răspunsurilor la cererile de întâlnire și sondaje în setările Outlook, la Fișier > Opțiuni > Mail > Urmărire. Totuși, acest lucru este valabil numai dacă destinatarul nu a deschis mesajul original. Dacă acesta a fost deschis, mesajul va rămâne în căsuța lui de e-mail, indiferent de această setare.

    De asemenea, dacă destinatarul are o regulă care mută e-mailul original într-un alt folder, retragerea va eșua. În plus, dacă e-mailul este trimis într-o căsuță de e-mail publică, iar solicitarea de retragere este citită de altcineva decât destinatarul vizat, retragerea nu va funcționa.

    În final, solicitările de retragere nu pot fi procesate dacă destinatarul își accesează e-mailurile în afara aplicației desktop Outlook, cum ar fi prin aplicația web sau de pe dispozitivul mobil.

    Pentru ca retragerea e-mailului să aibă succes, toate aceste condiții trebuie îndeplinite:

    • Atât dumneavoastră, cât și destinatarul trebuie să utilizați același server Exchange.
    • Destinatarul trebuie să deschidă solicitarea de retragere înainte de a citi mesajul original.
    • Destinatarul nu trebuie să aibă reguli care să modifice sau să mute mesajul original.
    • Destinatarul trebuie să deschidă solicitarea de retragere prin aplicația desktop Outlook.

    După cum observați, există o serie foarte specifică de condiții care trebuie îndeplinite pentru ca retragerea e-mailului să aibă succes. Pentru a maximiza șansele de reușită, solicitați retragerea cât mai repede posibil, însă procesul nu este infailibil. Utilizați această funcție ca ultimă soluție.

    Cum să amânați trimiterea unui e-mail în Outlook, în loc să-l retrageți

    Dacă vă confruntați frecvent cu necesitatea de a anula trimiterea unui e-mail, este recomandabil să luați măsuri preventive și să configurați o regulă în Outlook pentru a amâna trimiterea mesajelor.

    Această abordare nu implică retragerea propriu-zisă a e-mailului, ci oferă un interval scurt de timp în care puteți anula trimiterea acestuia. Pentru a crea o astfel de regulă:

  • Dați clic pe Fișier în meniul de sus.
  • Selectați Gestionați regulile și alertele.
  • În fila Reguli de e-mail, faceți clic pe Regulă nouă.
  • Selectați Aplicați regula la mesajele pe care le trimit, apoi dați clic pe Următorul.
  • Alegeți și modificați condițiile dorite. De exemplu, puteți configura regula să fie ignorată dacă trimiteți mesaje către anumite persoane. Când ați terminat, dați clic pe Următorul.
  • Selectați și modificați acțiunea dorită. Este esențial să bifați Amânați livrarea cu un număr de minute.
  • În panoul de jos, selectați un număr de minute pentru a specifica timpul de amânare a trimiterii, între 1 și 120, apoi faceți clic pe OK.
  • Dați clic pe Următorul pentru a continua cu asistentul – configurați eventualele excepții și dați un nume regulii.
  • În final, verificați regula. Asigurați-vă că opțiunea Activați această regulă este bifată. Când ați terminat, dați clic pe Terminare.

    • Odată ce regula este activată, mesajele trimise vor rămâne în folderul Căsuță de ieșire până la expirarea intervalului specificat în regulă, oferindu-vă posibilitatea de a le șterge manual, dacă este necesar.

    După cum ați văzut, procedura de anulare a trimiterii unui e-mail în Outlook este simplă. Cu toate acestea, succesul retragerii depinde de numeroși factori. În contextul actual, în care oamenii își accesează e-mailurile de oriunde și oricând, nu este recomandabil să vă bazați exclusiv pe funcția de retragere.

    În schimb, dacă trimiteți frecvent e-mailuri accidental, luați în considerare amânarea trimiterii mesajelor. Astfel, evitați trimiterea instantanee a acestora și reduceți riscul de a fi pus într-o situație neplăcută din cauza unei erori.