Google Sheets oferă posibilitatea de a automatiza acțiunile repetitive prin intermediul macrocomenzilor, care pot fi asociate cu scurtături de la tastatură pentru o execuție rapidă. Aceste macrocomenzi utilizează Google Apps Script pentru a înregistra pașii efectuați și a-i repeta ulterior.
Ce sunt macrocomenzile?
O macrocomandă, sau macroinstrucțiune, este o secvență de operații ce permite automatizarea unor sarcini complexe, sporind eficiența. Funcționează prin înregistrarea acțiunilor și stocarea lor într-un fișier legat de foaia de calcul în care au fost create.
Când se înregistrează o macrocomandă în Google Sheets, se generează automat un Apps Script care conține codul necesar pentru a repeta operațiunile înregistrate. Astfel, se pot crea macrocomenzi complexe fără cunoștințe de programare. La execuția ulterioară, Sheets va repeta exact acțiunile efectuate la înregistrare. Practic, înveți Google Sheets cum să proceseze un document conform preferințelor, printr-o singură comandă.
Macrocomenzile sunt o unealtă puternică, capabilă să realizeze orice funcție disponibilă în Sheets. Iată câteva exemple de utilitate:
- Aplicarea de formatări și stiluri.
- Crearea de foi de calcul noi.
- Utilizarea oricărei funcții, bare de instrumente, meniu sau opțiune din Google Sheets.
Posibilitățile sunt nelimitate.
Cum se înregistrează o macrocomandă în Google Sheets
Într-o foaie de calcul Google, accesați Instrumente > Macrocomenzi > Înregistrare macrocomandă.
În partea de jos a ferestrei, se va deschide meniul de înregistrare cu două opțiuni de captare a acțiunilor:
- Referințe absolute: macrocomanda va aplica operațiunile doar pe celulele exacte înregistrate. Dacă aplicați stilul italic celulei B1, macrocomanda va aplica italice doar celulei B1, indiferent de celula selectată la execuție.
- Referințe relative: macrocomanda va aplica operațiunile în funcție de celula curentă. Dacă aplicați stilul italic celulelor B1 și C1, macrocomanda va putea aplica italice celulelor D1 și E1 la o execuție ulterioară.
Selectați referința dorită, absolută sau relativă, și începeți să dați click și să formatați. Astfel, Sheets învață ce operații doriți să repete.
După captarea tuturor acțiunilor, dați click pe „Salvare”.
Introduceți un nume pentru macrocomandă. Google permite, de asemenea, crearea de comenzi rapide pentru până la zece macrocomenzi. Dacă doriți să asociați macrocomanda cu o scurtătură de la tastatură, introduceți un număr de la 0 la 9. După ce ați terminat, dați click pe „Salvare”.
Pentru a modifica numele macrocomenzii sau scurtătura, accesați Instrumente > Macrocomenzi > Gestionare macrocomenzi.
În fereastra deschisă, efectuați modificările dorite și dați click pe „Actualizare”.
La următoarea utilizare a comenzii rapide asociate, macrocomanda va rula automat, fără a accesa meniul macro din bara de instrumente.
Cum se execută o macrocomandă în Google Sheets
Pentru o macrocomandă cu referință absolută, rulați macrocomanda utilizând scurtătura de la tastatură sau accesați Instrumente > Macrocomenzi > Numele macrocomenzii și selectați opțiunea dorită.
În cazul unei macrocomenzi cu referință relativă, selectați celulele unde doriți să se aplice operațiile și utilizați scurtătura de la tastatură sau accesați Instrumente > Macrocomenzi > Numele macrocomenzii.
Cum se importă macrocomenzi
Macrocomenzile create sunt legate de foaia de calcul în care au fost înregistrate. Dacă doriți să importați o macrocomandă dintr-o altă foaie, urmați acești pași:
Macrocomenzile sunt salvate ca funcții în Google Apps Script. Pentru a importa o macrocomandă, trebuie să copiați funcția și să o inserați în fișierul macro al noii foi.
În foaia Google care conține macrocomanda, accesați Instrumente > Macrocomenzi > Gestionare macrocomenzi.
Dați click pe pictograma „Mai multe” de lângă macrocomanda de copiat și selectați „Editați Scriptul”.
Toate macrocomenzile sunt stocate în același fișier. Numele funcției corespunde numelui dat la crearea macrocomenzii.
Selectați macrocomanda dorită și copiați-o (Ctrl + C), incluzând punctul și virgula de la final.
Deschideți foaia de calcul unde doriți să importați macrocomanda și accesați Instrumente > Macrocomenzi > Înregistrare macrocomandă.
Dați imediat click pe „Salvare”, fără a înregistra nicio acțiune, pentru a crea o funcție de substituție în fișierul macro al foii. Aceasta va fi ștearsă ulterior.
Dați click din nou pe „Salvare”.
Deschideți Google Apps Script (Instrumente > Editor de scripturi) și apoi fișierul macros.gs. Ștergeți funcția existentă și lipiți macrocomanda copiată (Ctrl + V).
Salvați scriptul (Ctrl + S), închideți fila și reveniți la foaia de calcul.
Foaia de calcul detectează modificările din fișierul macros.gs. Odată detectată o nouă funcție, puteți utiliza funcția Import pentru a adăuga macrocomanda din altă foaie.
Accesați Instrumente > Macrocomenzi > Import.
Dați click pe „Adăugați funcție” sub macrocomanda dorită.
Din păcate, va trebui să asociați manual macrocomanda cu o comandă rapidă de la tastatură, conform instrucțiunilor anterioare. Astfel, veți putea folosi această macrocomandă în mai multe foi.
Acesta este modul de creare și utilizare a macrocomenzilor în Google Sheets. Cu ajutorul lor, puteți automatiza sarcinile repetitive și economisi timp prețios.