Uneori, situații neprevăzute te pot forța să anulezi o ședință Zoom. Nu-i lăsa pe ceilalți participanți în incertitudine – informează-i că nu vei putea participa. Iată cum poți anula o întâlnire programată pe Zoom.
Cum anulezi o ședință Zoom?
Deschide aplicația Zoom și selectează secțiunea „Întâlniri”.
Întâlnirile tale viitoare vor apărea în partea stângă a ecranului. Selectează întâlnirea pe care dorești să o anulezi.
Opțiunile pentru întâlnirea selectată vor fi afișate în partea dreaptă. Aici, alege butonul „Șterge”.
Va apărea o fereastră de confirmare, care te va informa că poți recupera întâlnirea în 7 zile din secțiunea „Șterse recent”.
Apasă butonul „Da” pentru a confirma anularea.
Întâlnirea Zoom a fost acum anulată cu succes.
Eticheta anulării unei întâlniri
Acum, să discutăm despre modul adecvat de a anula o întâlnire. Indiferent de poziția ta în ierarhia unei companii, timpul fiecăruia este la fel de prețios și trebuie tratat ca atare. Un simplu mesaj de tipul „Îmi pare rău, nu pot ajunge. Anulăm.” trimis în ultimul moment, este extrem de lipsit de respect – și, în plus, oamenii își vor pierde încrederea în capacitatea ta de a fi punctual și de încredere.
Răspunde la invitațiile primite
Toate platformele populare de calendar oferă cel puțin trei opțiuni de răspuns: Accept, Refuz sau Tentativ. A răspunde la aceste invitații este important, nu doar pentru a-ți organiza propriul program, ci și pentru a permite altora să vadă cine poate/nu poate participa și să pregătească întâlnirea în mod adecvat.
Iată când ar trebui să alegi fiecare opțiune:
Accept: Alege această opțiune doar dacă ești 100% sigur că vei putea participa la ședință. Singura situație în care ar trebui să anulezi este dacă apare o urgență reală. Oamenii vor înțelege.
Refuz: Alege această opțiune dacă ești sigur că nu vei putea participa la ședință. Asigură-te că lași o notă cu motivul pentru care nu poți participa. Dacă prezența ta este esențială, trimite câteva intervale de timp disponibile organizatorului și întreabă dacă este posibilă reprogramarea.
Tentativ: Dacă ești destul de sigur că vei putea ajunge, alege această opțiune. Informează organizatorul despre potențialul conflict și asigură-te că îl ții la curent imediat ce ai noutăți. Răspunsurile provizorii necesită întotdeauna o confirmare ulterioară.
Anunță-i pe ceilalți dacă apare o urgență
Orice manager bun va înțelege că, uneori, apar situații neprevăzute. Atunci când se întâmplă, este recomandat să îi informezi pe ceilalți cât mai curând posibil, mai ales dacă ești unul dintre participanții cheie la întâlnire. Deși poate fi incomod să reprogramezi în mod neașteptat, este acceptabil. Din nou, uneori apar situații neprevăzute.
Nu este întotdeauna posibil, dar încearcă să anunți organizatorul cu cel puțin 24 de ore înainte despre anularea neașteptată. Include o scurtă explicație a motivului anulării, pentru a arăta că este vorba despre un motiv întemeiat.
Actualizează starea calendarului – chiar înainte de a primi o invitație
Dacă știi că vei fi ocupat la o anumită oră, blochează acel interval orar în calendar. Dacă blochezi timpul de miercuri, între orele 14:00 și 17:00, pentru că trebuie să-ți duci bunica la medic, vei evita situația în care trebuie să explici unui organizator de ședință de ce nu poți accepta o invitație la ședință. Ei vor vedea direct în calendarul tău că ești ocupat în acele momente.
Dacă ai acceptat deja o invitație, dar a apărut ceva neprevăzut, actualizează starea cererii respective. Așa cum am menționat mai devreme, dacă schimbi starea din „Accept” în „Tentativ”, comunică-le celorlalți motivul.
În general, încearcă să fii cât mai respectuos.