Una dintre sarcinile provocatoare ale oricărui proprietar sau manager de proiect de afaceri este să creeze un WBS acționabil pentru managementul proiectelor. Este unul dintre instrumentele principale pentru gestionarea oricărui proiect comercial. Prin urmare, instrumentele WBS sunt cu adevărat utile pentru managerii de proiect.
Dacă ți se pare provocatoare crearea unui șablon WBS pentru viitorul proiect, ai ajuns la locul potrivit! Vom explica WBS în managementul proiectelor într-un limbaj simplu. De asemenea, vă vom prezenta câteva instrumente populare și populare pe care managerii de proiect de top le folosesc pentru a crea foi WBS la locul de muncă.
Cuprins
Ce este o structură de defalcare a muncii (WBS)?
O structură de defalcare a lucrărilor (WBS) este un tabel care identifică și listează componentele și livrabilele proiectului. Un WBS în managementul proiectelor este un instrument care oferă managerilor de proiect o vedere clară asupra conținutului/produsului/serviciului pe care proiectul trebuie să-l livreze clientului.
În esență, ar trebui să creați șablonul WBS ca o ierarhie a componentelor pe care proiectul ar trebui să le producă. Această structură îi ajută și pe managerii de proiect să organizeze sarcinile și sarcinile unei echipe de proiect în mici bucăți de obiective.
Majoritatea instrumentelor WBS pentru proiecte de afaceri sunt cu mai mult de 3 niveluri mai adânci. Cu toate acestea, puteți găsi, de asemenea, o ierarhie profundă de până la 2 până la 4 niveluri de livrabile și componente în foaia WBS a unui proiect mic.
Care sunt tipurile de WBS?
#1. WBS bazat pe livrabile
După cum sugerează și numele, această fișă WBS se va concentra în principal pe rezultatele proiectului. Acestea ar putea fi un produs fizic, conținut digital sau un serviciu online (site web/aplicație mobilă.) Leagă cu ușurință domeniul de aplicare al proiectului cu fiecare livrabil. Managerii de proiect folosesc adesea acest șablon WBS pentru a crea bugete de proiect, estimări de resurse etc.
Un exemplu adevărat ar fi o foaie WBS pentru producția de mașini. Interiorul, caroseria și electronicele formează primele elemente ale ierarhiei. Apoi puteți lega componentele adecvate pe care trebuie să le fabricați pentru fiecare dintre aceste capete.
#2. WBS bazat pe proces
Acest tip de instrument WBS vă va defini proiectul referitor la fazele de lucru, funcțiile și pașii. Puteți atribui cu ușurință diferiți pași diferitelor abilități și discipline. Vă ajută să identificați ce fel de instrumente aveți nevoie, cerințele de competențe etc.
Un exemplu de acest fel va fi un proiect WBS pentru un proiect de dezvoltare a unei aplicații mobile. Aici, fazele dezvoltării aplicației, cum ar fi configurarea, testele de sistem, revizuirea sistemelor critice și sistemele utilizatorilor formează ierarhia de prim nivel. Acum puteți lega alte faze la anteturile corespunzătoare.
Ce face ca WBS să fie o soluție ideală pentru managerii de proiect?
#1. Oferă o claritate de nivel superior a resurselor responsabile ale sarcinilor proiectului. Prin urmare, managerii de proiect pot contacta instantaneu membrul potrivit echipei dacă au nevoie de starea sarcinilor.
#2. Nu veți rata niciodată pași sau rezultate ale proiectului atunci când implementați un șablon WBS eficient.
#3. Deoarece foaia WBS evidențiază vizual toate livrabilele și fazele, managerii de proiect pot asigura finalizarea la timp a fiecărei părți de sarcini/livrabile.
#4. Instrumentul WBS vă ajută, de asemenea, să remediați erorile și erorile din proiectul dvs. care nu sunt ușor de identificat la începutul proiectului.
Consultați această listă finală a instrumentelor de top care vă ajută să creați o foaie eficientă de structură de defalcare a muncii:
luni
Pe lângă faptul că este un software de management de proiect de top, luni.com de asemenea, vă oferă un șablon WBS. Cu ajutorul acestuia, managerii de proiect își pot planifica și controla fără probleme proiectele. Acest șablon nu este doar gratuit, ci și gata de utilizat, astfel încât să obțineți un program de desfășurare a lucrărilor pentru a începe chiar acum.
Utilizatorii pot descărca acest șablon intuitiv pentru a dezvolta un plan personalizat prin adăugarea de elemente de acțiune și reorganizarea sarcinilor pe baza matricei de prioritizare a proiectului. Cu acest șablon, execuția planului devine un proces fără efort.
Tot ce trebuie să faceți este să atribuiți fiecare element de acțiune membrilor echipei. Vă permite să urmăriți progresul în fiecare etapă prin diferite valori. Șablonul vine, de asemenea, cu funcții, cum ar fi adăugarea unui element nou cu un singur clic, căutarea sau filtrarea panoului, partajarea etc.
Lucidchart
Lucidchart este un software inteligent de diagramă care vă ajută să conduceți inovația prin diagrame și colaborare. Folosind creatorul WBS, utilizatorii pot realiza o structură de defalcare a lucrărilor pentru proiectele lor în câteva minute. Instrumentul vine cu o interfață intuitivă și câteva caracteristici robuste pentru personalizarea unui WBS în funcție de nevoile proiectului dumneavoastră.
Utilizatorii pot începe să facă structura trăgând forme pe pânză și inserând sarcini în forme individuale. De asemenea, vă permite să definiți proprietatea sarcinilor și să diferențiați între sarcini și subsarcini prin funcțiile sale extinse de formatare.
Lucidchart oferă colaborare în timp real, chat în editor și menționarea comentariilor pentru actualizări și partajare imediate. Acest instrument bazat pe cloud poate fi accesat de oriunde și de pe orice dispozitiv. De asemenea, are formatare condiționată care vă ajută să codificați cu culori sarcinile și să organizați rolurile și alte elemente ale structurii.
Creativ
Cu instrumentul WBS al Creativ, puteți gestiona livrabilele proiectului într-un mod mai bun. Cu software-ul său pentru structura de defalcare a activității, managerii de proiect pot vizualiza domeniul de aplicare al proiectelor. Pe această platformă vizuală ușor de utilizat, utilizatorii pot împărți un proiect în etape mai ușor de gestionat pentru o gestionare ușoară a muncii.
Creately vă permite să adăugați documente detaliate, link-uri și atașamente la fiecare livrabil WBS. De asemenea, acceptă importarea datelor din instrumentele de management de proiect, astfel încât utilizatorii să poată identifica lacunele și suprapunerile în cerințele proiectului.
Platforma WBS conține diverse instrumente încorporate pentru crearea de tablouri de bord, prezentări și rapoarte pentru părțile interesate. În plus, acceptă mai multe integrări de aplicații pentru exportul și importarea datelor de proiect.
Acest instrument a fost conceput pentru o adevărată colaborare în echipă. Acum, echipele interfuncționale pot rămâne aliniate prin comunicare și colaborare în timp real. Conține funcții precum colaborarea cu mai mulți utilizatori, mențiunile de comentarii, urmărirea stării la nivel de spațiu de lucru, mai multe niveluri de acces și roluri și notificări inteligente pentru a conecta pe toată lumea.
EdrawMax
Căutați un software de structură de defalcare a muncii de care puteți obține șabloane gratuite și ușor de personalizat? Du-te pentru EdrawMax pentru a vizualiza întregul domeniu de aplicare al proiectului prin crearea WBS interactivă. Prin crearea structurii pe acest instrument, puteți organiza obiectivele într-un mod simplu și previzibil.
Aici, puteți alege dintre mai multe șabloane de structură de defalcare a muncii care pot fi utilizate direct. De asemenea, are o bibliotecă bogată de simboluri din care puteți adăuga simboluri utile trăgându-le și plasându-le pe pânză. Pentru cei care doresc să elaboreze conținutul diagramei, EdrawMax permite importul și exportul de date suplimentare pentru personalizare.
Utilizatorii pot descărca structura din acest instrument WBS în diferite formate, inclusiv PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, HTML, SVG și PNG. Apoi, pot partaja și încărca aceste fișiere pe diferite platforme. De asemenea, acceptă încorporarea diagramei în e-mailuri, rețele sociale și site-uri web.
PlanHammer
PlanHammer este o platformă pentru crearea online cu ușurință a graficelor WBS. Este un software puternic cu capabilități puternice de management de proiect. Software-ul permite utilizatorilor să-și defalcă proiectele în timp ce atribuie sarcini colegilor lor de echipă și colaborează cu ei în același timp.
Întrucât acest instrument WBS vă permite să creați o structură flexibilă, puteți extinde și restrânge arbori de sarcini, așa cum doriți să afișați numai ramura la care lucrați acum. Făcând clic pe butonul de informații, utilizatorii pot obține și detaliile oricărei sarcini.
PlanHammer face ca adăugarea și eliminarea sarcinilor și subsarcinilor să fie foarte ușoară în WBS. De asemenea, pentru fiecare sarcină părinte, vă bucurați de libertate deplină de a afișa subsarcinile în stil extins sau listă.
Acest generator de diagrame WBS interactiv facilitează partajarea ecranului și transmisia pe Chromecast pentru o prezentare uimitoare.
Praxie
Folosind Praxie, puteți excela în managementul proiectelor WBS în două moduri. Puteți folosi fie aplicația interactivă pentru a crea un WBS de la zero. Sau puteți utiliza șablonul WBS pentru a-l personaliza în funcție de nevoile dvs.
Pentru a utiliza șablonul, utilizatorii trebuie să îl revizuiască și să ia în considerare sarcinile incluse în proiectul dvs. din punct de vedere pas cu pas. Apoi, trebuie să enumere toate subsarcinile și să termine tabelul cu ajutorul datelor necesare. Pe măsură ce lucrul progresează, membrii echipei trebuie să o actualizeze, astfel încât managerul de proiect să aibă o idee clară despre asta.
Orice echipă sau companie poate începe să folosească instrumentele de colaborare Praxie prin definirea sarcinilor și crearea de elemente de acțiune. Software-ul său bazat pe cloud include, de asemenea, funcții, cum ar fi tablouri de bord de progres, import de date din diferite aplicații sau documente SaaS și o interfață intuitivă.
Proiect deschis
Proiect deschis vă oferă un software de management de proiect open-source care este, în același timp, robust și sigur. Acest instrument vă sprijină procesul end-to-end de gestionare a unui proiect cu structura de defalcare a muncii.
În instrumentul OpenProject, puteți descompune întregul proiect în livrabile și activități gestionabile cu ajutorul vizualizării listei. Mai mult, puteți fie să creați rapid o sarcină cu crearea în linie, fie să utilizați vizualizarea pe ecran complet pentru sarcini cu informații detaliate. De asemenea, afișează progresul sarcinii și timpul petrecut pentru o analiză mai bună a proiectului.
MatchWare MindView
MatchWare MindView este un instrument de cartografiere mentală cu capacitatea de a dezvolta o structură de defalcare a muncii. Acest software eficient de dezvoltare a conceptului vine cu 6 vederi interschimbabile pentru crearea unui WBS. Puteți face cu ușurință structura în aspectul de sus în jos sau stânga-dreapta.
Dacă este necesar, datele pot fi exportate într-o diagramă Gantt încorporată în aplicații, cum ar fi MS Excel și MS Projects. MindView este un instrument ideal pentru crearea diagramelor WBS, deoarece vă permite să introduceți diferite elemente într-o clipită și să le organizați într-o structură care se potrivește cu proiectul dvs. De asemenea, structura poate fi editată fără probleme dacă trebuie să-i faceți modificări.
JadeALM
JadeALM vă permite să creați diagrame WBS pentru proiectele dvs., astfel încât să aveți o structură clară a proiectului. Graficul său ierarhic este perfect pentru a defalca progresul de sus în jos. Puteți vedea cu ușurință unde aparține fiecare subsarcină și sarcină în imaginea de ansamblu a proiectului.
Această structură vă informează, de asemenea, ce se întâmplă și unde. Deoarece utilizatorii pot împărți proiectul în subsarcini mai mici simplu și practic, ei nu își pierd niciodată atenția asupra valorii și obiectivului de bază. De asemenea, JadeALM vă ajută cu reorganizare și predictibilitate prin gestionarea dependențelor dintre oameni, sarcini, caracteristici și procese.
În plus, acest instrument WBS este foarte util pentru gestionarea livrabilelor mai mici. Actualizarea sa în timp real vă permite să urmăriți progresul, resursele și alocații dintr-un singur instrument, cu consistență, transparență și uniformitate completă.
Cacoo
Cacoo este un instrument esențial pentru echipele care doresc să efectueze o defalcare organizată și vizuală a sarcinilor și subsarcinilor. Oferă un șablon WBS sofisticat pe care utilizatorii îl pot personaliza în funcție de nevoile proiectelor individuale.
Pe lângă utilizarea acestuia pentru un singur proiect care conține mai multe sarcini care sunt atribuite unor persoane diferite, îl puteți folosi și pentru proiecte mai mari care se ocupă cu mai multe echipe.
Chiar dacă sunteți un utilizator începător, nu v-ar lua mult timp pentru a învăța cum să rulați acest instrument. Oferă o gamă largă de tutoriale care includ ghiduri și videoclipuri dedicate și detaliate. De asemenea, puteți accesa blogul și baza de cunoștințe pentru a afla despre funcționarea acestui instrument.
Cacoo acceptă integrarea cu diverse instrumente, cum ar fi Google Drive, Google Docs, AWS, Dropbox, Slack, Adobe Creative Cloud, OneDrive, MS Teams, Visio și Zapier. Această caracteristică vă ușurează sarcina de gestionare a proiectelor.
Puteți utiliza diagrama Gantt ca WBS?
O diagramă WBS arată sfera proiectului și reperele sale. O diagramă Gantt ajută la vizualizarea cronologiei activității proiectului.
O diagramă Gantt este adesea considerată un fel de WBS pentru managementul proiectelor. Utilizatorii își pot organiza WBS ca diagramă Gantt care conține legături între dependențele sarcinilor și reperele proiectului.
Cuvintele finale
Până acum, ați găsit o discuție aprofundată despre elementele de bază ale WBS în managementul proiectelor. Ați descoperit, de asemenea, câteva instrumente de top care vă pot ajuta să redactați un șablon WBS profesional și fără erori.
În cariera profesională a unui manager de proiect, abilitatea de a redacta un instrument WBS îi deosebește de novice. În mod similar, atunci când adoptați șablonul WBS, reduceți blocajele, creșteți productivitatea și, în cele din urmă, obțineți mai multe venituri decât companiile amatoare care nu folosesc acest instrument.
De asemenea, ați putea fi interesat să aflați despre statutele echipei care facilitează colaborarea eficientă într-o echipă.