Pentru cei mai mulți dintre noi, viața este o bătălie de a face mai mult cu mai puțin. Timpul este o monedă finită. A ne asigura că folosim acest timp în mod corespunzător este cheia productivității.
Există nenumărate instrumente de e-mail pe piață. Majoritatea dintre ele se concentrează pe o singură piesă a puzzle-ului, care este productivitatea. Prin urmare, pentru a ajunge la performanță maximă, deseori este nevoie să utilizați mai multe resurse.
SaneBox este diferit. Este un instrument de gestionare a e-mailurilor care vă ajută să vă descurcați căsuța de e-mail, dar face mult mai mult. De asemenea, spre deosebire de multe dintre instrumentele care alcătuiesc status quo-ul, funcționează cu aproape orice furnizor de e-mail.
Am folosit o mulțime de instrumente de e-mail diferite de-a lungul anilor. Pentru a fi corect, majoritatea dintre ei sunt destul de buni în ceea ce fac. Dar este de asemenea corect să subliniem că nu fac suficient. De aceea SaneBox mi-a atras atenția.
În acest articol, voi trece în revistă SaneBox și vă voi arăta cum gestionarea e-mailului vă poate ajuta să fiți mai productiv pentru tot restul zilei.
Să începem!
Cuprins
Ce este SaneBox?
Pentru a înțelege de ce SaneBox este atât de util, este important să rețineți că este mai mult decât un singur instrument. De fapt, este o suită de instrumente, toate reunite într-un singur produs. Dacă aveți un cont de e-mail IMAP sau Exchange, îl puteți utiliza, ceea ce înseamnă că funcționează cu aproape orice furnizor de e-mail.
SaneBox există de peste un deceniu, a apărut pentru prima dată la public în 2010. Adică, compania are putere de rezistență și a existat suficient de mult pentru a ști cum să facă treaba corect.
Cel mai elementar, SaneBox este un sistem de foldere. Inteligența artificială din interiorul SaneBox învață ce e-mailuri considerați a fi importante și apoi le prezintă pentru dvs. Rezultatul final este că aveți o căsuță de e-mail mai curată și puteți petrece mai puțin timp în e-mailul dvs.
Nu trebuie să te gândești la SaneBox, în cea mai mare parte. Există în fundal, făcându-și treaba, așteptând să-l antrenezi dacă ceva ajunge acolo unde nu ar trebui.
Sistemul inteligent de filtrare vă învață obiceiurile și apoi sortează e-mailurile în folderele corespunzătoare. Căsuța dvs. de e-mail devine un teren sacru, unde trăiesc doar cele mai importante e-mailuri.
Caracteristici SaneBox
#1. Foldere puternice
Ar putea părea ciudat să numești folderele puternice, dar ele sunt mușchiul care face ca SaneBox să funcționeze. Creierul, dacă e să-i spunem așa, este algoritmul și inteligența care ajută SaneBox să decidă unde ar trebui să meargă lucrurile.
Când începeți să utilizați SaneBox, veți avea opțiunea de a configura câteva foldere diferite. Acestea fiind spuse, există trei principale pe care SaneBox le va crea la fiecare utilizare:
Pe măsură ce e-mailul ajunge la adresa dvs., SaneBox decide care folder ar fi cel mai potrivit pentru el. Dacă un mesaj ajunge în locul greșit, îl puteți trage în cel potrivit, iar SaneBox vă va afla preferințele. Puteți alege să utilizați sau să nu folosiți oricare dintre dosarele pre-construite și sunteți liber să le comutați după cum credeți de cuviință.
Pe măsură ce vă parcurgeți ziua, veți descoperi că există mai puține e-mailuri care vă ajung în căsuța de e-mail. Ăsta este un lucru bun! Cu toate acestea, înseamnă că va trebui să acordați atenție SaneLater și SaneNews din când în când. Această nevoie ne conduce apoi la următoarea noastră caracteristică.
Oh, dar vom reveni la dosare în timp util.
#2. SaneBox Digest
Având în vedere atât de multă filtrare care se întâmplă în culise, este logic să aveți foldere care se termină cu o mulțime de mesaje. E destul de ușor să le uiți (din ochi, din minte, nu?). Dar e-mailurile din SaneLater sunt încă oarecum importante. Așa că trebuie să vă faceți timp pentru a le revizui.
Acolo intră în joc SaneBox Digest. În fiecare zi, la ora stabilită de dvs., veți primi un e-mail care vă spune câte mesaje sunt în dosarele dvs. SaneLater și SaneNews. Dacă alegeți să utilizați SaneCC sau foldere personalizate (vom vorbi despre asta un pic), veți vedea numărătoare și pentru acestea.
Rezumatul dvs. conține linkuri către fiecare e-mail, astfel încât să le puteți citi dacă doriți. De asemenea, le puteți șterge, arhiva, amâna sau muta în căsuța de e-mail. Există o funcție Selectați tot cu acțiuni limitate în cazul în care doriți să rezolvați lucrurile în grabă.
#3. Mementouri
Mementourile SaneBox sunt cel puțin puternice. Acest lucru este adevărat în parte din cauza modului în care le puteți folosi. De exemplu, să presupunem că ai vrut un memento pentru a scoate gunoiul în fiecare joi dimineață. Ai putea e-mail „[email protected]” cu subiectul „Scoate gunoiul”. Veți primi apoi un e-mail săptămânal joi, reamintindu-vă să trageți acel coș până la bordură.
Procesarea limbajului natural al timpului este probabil partea mea preferată. Îmi place cum pot face”[email protected],” și voi primi un memento într-o oră. Sau „every.10th” îmi oferă un memento pe data de 10 a fiecărei luni.
Dar este mai mult decât doar mementouri. De asemenea, puteți redirecționa mesaje care vor fi importante mai târziu. Să presupunem că ai cumpărat niște bilete la concert, dar spectacolul nu mai este pentru încă opt săptămâni. Trebuie doar să redirecționați e-mailul la „opt.săptămâni” sau „5 iulie” sau la orice alt desemnator care compensează intervalul de timp. Când trece timpul, vei primi acele bilete imediat înapoi în căsuța de e-mail.
#4. SaneBlackHole
OK, acesta necesită puțină explicație. Dar este o caracteristică atât de utilă încât am vrut să mă asigur că o apelez.
Gândiți-vă la SaneBlackHole ca la un buton de dezabonare pentru e-mailurile care nu au unul. Agentul de vânzări care îți trimite e-mail la fiecare două zile? Trimite-l la BlackHole.
Nu este un filtru de spam, ci mai degrabă este o modalitate de a vă asigura că nu trebuie să vedeți mesaje de la persoane sau servicii care sunt enervante. Odată ce mutați ceva în BlackHole, toate e-mailurile actuale și viitoare de la acea adresă vor fi stocate acolo.
Depozitarea este factorul de diferențiere. SaneBox păstrează e-mailurile în folderul BlackHole timp de șapte zile. În acest fel, le puteți citi în continuare dacă aveți nevoie, dar nu trebuie să vă faceți griji că vă aglomerați căsuța de e-mail sau dosarul SaneLater.
#5. Foldere personalizate
Primesc o mulțime de e-mailuri. De asemenea, îmi folosesc e-mailul ca un fel de sistem de înregistrare care mă ajută să țin evidența proiectelor, planurilor personale și multe altele. Dosarele mele personalizate sunt o modalitate ușoară de a fi la curent cu lucrurile. Îmi place în special dosarul meu „Proiecte”, unde e-mailurile despre proiectele în derulare pot locui toate într-un singur loc.
Știam că SaneBox este inteligent, dar nu mi-am dat seama cât de inteligent până nu am început să folosesc folderele personalizate. SaneBox face o treabă grozavă de a-și da seama ce ar trebui să meargă acolo fără a deveni exagerat de zel. Dacă un mesaj este despre un proiect, dar este important, va merge în continuare în căsuța mea de e-mail așa cum ar trebui. Eram puțin nervos în legătură cu mesajele pierdute când am început să folosesc SaneBox. Dar de-a lungul timpului, am învățat să am încredere în el și nu m-a dezamăgit.
#6. Nu deranjați
În timp ce mulți clienți de e-mail au o funcție DND, SaneBox o gestionează într-un mod diferit. Puteți alege să permiteți excepții, să primiți rezumatul prin e-mail și chiar să oferiți un mesaj dacă doriți. Orice e-mail pe care îl primiți în timpul Nu deranjați merge într-un dosar SaneDoNotDisturb pentru citire ulterioară.
#7. E-mail Deep Clean
Dacă sunteți ca mine, aveți acea adresă de e-mail pe care ați folosit-o de foarte mult timp. Pentru mine, este un cont Gmail pe care l-am creat în 2004. A devenit adresa mea de încredere „totul merge aici”. Ca atare, a adunat o mulțime de lucruri nefolosite de-a lungul anilor.
SaneBox are o funcție Deep Clean pe care am considerat-o a fi deosebit de utilă pentru a elibera spațiu. Știam că nimic mai vechi de aproximativ cinci ani nu mai era super valoros pentru mine. Așa că i-am spus SaneBox să caute e-mailuri mari care sunt mai vechi decât atât.
A durat ceva timp pentru ca sistemul să-și facă treaba, dar rezultatul final a fost uluitor. A produs o listă de expeditori, permițându-mi să aleg care dintre ei nu mai erau importanți. De asemenea, mi-a permis să filtrez după dimensiune, dată și tip de e-mail. Asta mi-a făcut mai ușor să scap de atașamente uriașe de care nu aveam nevoie. În loc să dau mai mulți bani către Google pentru stocare, Deep Clean a eliberat sute de megaocteți de spațiu.
#8. Suplimente utile
Există atât de multe funcții în interiorul SaneBox încât este greu să acordați timp fiecăruia dintre ele. Dar unele dintre instrumente sunt atât de la îndemână încât merită totuși menționate. De exemplu, pot conecta un serviciu de găzduire în cloud la SaneBox-ul meu. În acest fel, când primesc un atașament mare, acesta este mutat în Dropbox-ul meu, în loc să rămână în spațiul de stocare Gmail.
Există o funcție numită SaneConnect, pentru conexiuni profesionale. Introducerea unui domeniu vă va arăta pe toți cei pe care i-ați contactat de la acea companie. De asemenea, vă oferă o funcție de căutare a titlului și vă spune cât de recent ați vorbit cu ei. Acest lucru a fost util în special atunci când ne întoarcem și găsim conexiuni din proiectele anterioare.
Instrumentul Organizare vă permite să vă organizați rapid e-mailurile mai vechi. Arhivați, marcați ca citite, amânați, mutați o dată sau antrenați și aruncați mai multe e-mailuri simultan. Oamenii din SaneBox au folosit chiar și comenzile rapide de la tastatură pentru a face viața mai ușoară atunci când procesează o mulțime de mesaje.
Securitate SaneBox
M-am întrebat despre confidențialitate când a fost vorba de SaneBox. Dar compania face o treabă bună explicând lucrurile pe site-ul lor:
„Corpurile e-mailurilor tale nu sunt niciodată descărcate pe serverele noastre și, prin urmare, software-ul nostru nu le poate vedea.”
SaneBox vorbește și despre conexiunile voastre fiind izolate de internetul public. Practic, înseamnă că SaneBox nu va accepta conexiuni de intrare. Deci, atunci când vă conectați la SaneBox, numai SaneBox poate citi anteturile e-mailurilor dvs.
Prețuri SaneBox
Programul de prețuri pentru SaneBox este interesant. Este împărțit în funcție de câte conturi doriți să vă conectați și de câte funcții doriți să utilizați. De exemplu, un singur cont și două funcții costă doar 4 USD pe lună atunci când plătiți timp de doi ani. Există chiar și o perioadă de încercare gratuită de două săptămâni, doar pentru a vedea dacă vă place serviciul.
Cuvinte finale
Am găsit că toate funcțiile sunt suficient de utile pentru a justifica plata pentru accesul la ele. Cu toate acestea, nivelul mediu „Prânz” va fi probabil suficient pentru majoritatea utilizatorilor.
Instrumentele care au o multitudine de caracteristici fac adesea o treabă mediocră pentru toate. Nu este cazul aici, iar compania face o treabă bună pentru a nu aglomera serviciul cu extra fără valoare. Aș recomanda cu căldură SaneBox.