Dacă vrei să profiti la maximum de timpul tău în viața personală și profesională, tehnica timeboxing este o abordare eficientă pentru tine.
Valoarea timpului este imensă și trebuie să-l utilizați în mod corespunzător pentru a vă maximiza productivitatea. Există numeroase metode de gestionare a timpului pe care le puteți folosi pentru a vă finaliza sarcinile la momentul potrivit. O astfel de tehnică este timeboxing-ul. În acest articol, vă voi explica abordarea timeboxing-ului și cum o puteți implementa în diverse sarcini.
Cuprins
Ce este Timeboxing?
După cum sugerează și numele, timeboxing-ul este o abordare de gestionare a timpului în care atribui o unitate fixă de timp pentru o anumită activitate. Cu ajutorul lui, poți deveni mai autodisciplinat și mai organizat. De asemenea, vă permite să deveniți mai atent și mai concentrat asupra unei sarcini, dar să nu exagerați.
Prin implementarea acestei metode populare, puteți efectua sarcini de calitate la cea mai mică unitate de timp posibilă. Această abordare structurată vă permite să gestionați atât timpul, cât și sarcinile în același timp, ceea ce duce la o productivitate sporită și un echilibru mai bun între viața profesională și viața privată. Cu toate acestea, trebuie să ajustați această tehnică după cum este necesar pentru beneficii maxime.
Tehnica Timeboxing explicată
Pentru a vă ajuta să înțelegeți mai bine metoda timeboxing, permiteți-mi să vă împărtășesc un exemplu. De exemplu, managerul dumneavoastră vă cere să scrieți o propunere de afaceri pentru un proiect de afaceri. Pentru a finaliza această sarcină la timp, setați o casetă de timp de 3 ore.
În acest interval de timp sau interval de timp, concentrarea dvs. ar trebui să se concentreze numai pe scrierea propunerii. În acest timp, vei evita tot felul de distrageri, cum ar fi apelurile telefonice sau notificările pe rețelele sociale.
Când timpul se termină, trebuie să opriți sarcina și să evaluați cât de mult ați progresat. Dacă este necesar, puteți aloca un alt timebox de un anumit timp pentru a finaliza sarcina. Dar asigurați-vă că faceți acest lucru pentru o productivitate mai bună și pentru a nu trage sarcina în mod inutil.
Beneficii Timeboxing pentru oricine
- Timeboxing vă oferă o idee clară despre timpul necesar pentru o sarcină, astfel încât să puteți aloca timpul eficient și să prioritizați sarcinile
- Vă permite să vă concentrați asupra sarcinii din mână și să vă concentrați mai mult cu un sentiment de urgență.
- Cu această metodă, vă puteți împărți proiectul sau programarea în intervale de timp gestionabile sau bucăți. Astfel, vă puteți îndeplini cu ușurință obiectivele.
- Timeboxing vă permite să alocați timp pentru sarcini separate, astfel încât să puteți avea un echilibru mai bun între viața profesională și viața privată.
- Dacă aveți obiceiul de a amâna, timeboxing-ul vă poate motiva să finalizați sarcinile mai devreme.
- Timeboxing este, de asemenea, util în urmărirea progresului muncii și înțelegerea realizărilor pe care le-ați obținut.
- Această metodă este, de asemenea, flexibilă și vă permite să atribuiți mai multe casete de timp pentru o sarcină.
Cum să Timebox în mod eficient
Tehnica timeboxing poate fi implementată eficient prin clasificarea ei în mai multe segmente.
Alocați Timebox
În primul rând, stabiliți timpul în care doriți să efectuați o anumită activitate. În funcție de complexitatea sarcinii și de preferințele dvs., puteți seta o limită de timp de câteva minute sau câteva ore.
Începeți să vă concentrați pe sarcină
Când știți timpul de care aveți la dispoziție pentru activitatea desemnată, trebuie să vă concentrați asupra sarcinii pe care o aveți la îndemână. Asigurați-vă că evitați orice fel de distragere a atenției pentru a finaliza sarcina la timp.
Evaluați progresul
Acum, trebuie să încercați să finalizați sarcina în limita de timp sau în intervalul de timp. Din anumite motive, este posibil să nu puteți finaliza sarcina într-o singură casetă de timp. În acest caz, puteți oricând aloca o casetă de timp suplimentară, având în vedere urgența sarcinii.
Ia o pauză
Deși aveți mai multe casete de timp, este destul de util să aveți pauze scurte între acestea. Poate doriți să finalizați sarcina cât mai curând posibil; cu toate acestea, luarea unei pauze te ajută de fapt să lucrezi cu o perspectivă nouă.
Repetați după cum este necesar
Dacă lucrați la proiecte mai mari cu o serie de sarcini, le puteți împărți în mai multe bucăți mai mici. Astfel, puteți urmări cu ușurință progresul proiectului și vă puteți menține concentrarea.
Timeboxing vs. Blocarea timpului
În timp ce timeboxing și time blocking ambele programează o anumită oră pentru o activitate, porțiunile de timp ale blocării timpului sunt mai lungi decât timeboxing.
Caracteristici TimeboxingTime BlockingObiectivePermite finalizarea sarcinilor la timp Organizarea structurală a timpului pentru sarcini Concentrare Efectuarea activităților în termenul limită.Aveți blocuri de timp pentru diferite sarcini.Timp alocat.Aveți o limită de timp pentru sarcini.Flexibilitate.Poate fi inclusă mai mult timeboxing.Au o structură flexibilă.Urgență.Induce un sentiment de urgență mai mare.
Timeboxing vs. Lista de sarcini
Aceste două tehnici de gestionare a timpului sunt complet diferite. În timeboxing, ai
o anumită perioadă de timp pentru a finaliza o sarcină. Cu toate acestea, într-o listă de activități, trebuie doar să înscrieți toate sarcinile pe care doriți să le finalizați într-o zi sau o săptămână, fără nici un interval de timp pentru a finaliza fiecare sarcină.
Caracteristici TimeboxingTo-Do ListUtilizare Folosit pentru sarcinile sensibile la timp Utilizat pentru orice sarcini importante, sensibile la timp sau nuLimit de timpSarcinile sunt efectuate într-un timp fix Sarcinile nu au timp fix de finalizat Flexibilitate Au o flexibilitate limitată Au flexibilitate completă Nivel de urgență Implica stres și urgență Nu implică niciun stres
Timeboxing vs. Pomodoro
În timeboxing, creați o casetă cu intervalul de timp preferat pentru a finaliza o activitate. Pe Pomodoro, sarcinile sunt de obicei făcute timp de 25 de minute, apoi se ia o pauză de 5 minute.
Caracteristici TimeboxingPomodoroTimp Durată variată Timp și interval fixFlexibilitate Interval de timp flexibil pentru diferite sarcini Timp rigid pentru toate sarcinile Utilizare Pentru a gestiona sarcinile și termenele limită Pentru a se concentra pe productivitate printr-o muncă profundă Concentrare Alocarea timpului Concentrare și concentrare
Timebox vs. Sprint
Timeboxing este o metodă care îmbunătățește productivitatea, dar principiul său este diferit de Scrpint. Cu toate acestea, Sprint este un ciclu de lucru limitat în timp, utilizat în metodologii de management de proiect, cum ar fi Scrum. Împarte un proiect într-o perioadă scurtă.
Caracteristici Timeboxing SprintUtilizare Sarcini și proiecte în termenul limită Dezvoltarea de proiecte care necesită îmbunătățire continuă Abordare Alocarea timpului fix cu interval Iterații limitate în timp Nivel de urgență Poate implica o potențială urgență Ciclu de lucru structurat fără niciun stres Concentrare Sarcină completă în limita de timp Livrare produse complete
Exemple de timeboxing
Iată câteva exemple de metoda timeboxing pe care le puteți folosi în diferite scopuri. Exemplele populare sunt enumerate mai jos:
Timeboxing în Agile
Echipele care lucrează la un proiect agil folosesc adesea metoda timeboxing pentru a îndeplini sarcini zilnice, cum ar fi întâlnirile stand-up. Pentru asta, au un interval de timp specific la începutul sau la sfârșitul zilei de lucru, care durează de obicei 15-30 de minute.
În această întâlnire, oamenii de obicei își împărtășesc actualizările sarcinilor. Deși obiectivul este de a finaliza brief-ul la timp, echipele pot oricând să revizuiască performanța pentru a vedea dacă intervalul de timp este suficient. De asemenea, pot crește și micșora timeboxing-ul pentru agil în funcție de nevoile lor.
Timeboxing în Scrum
Chiar și echipele Scrum pot beneficia de metoda timeboxing, deoarece ajută echipele să-și gestioneze eficient munca prin anumite limite de timp. Un exemplu ar putea fi sprintul, care este o metodă de a livra un produs care poate fi expediat.
De obicei, sprinturile variază de la două până la patru nevoi și nu depășesc mai mult de un calendar. Timebox-urile evenimentului Scrum se fac în următorul program:
- Sprint: Timeboxing este folosit timp de o lună sau mai puțin.
- Planificarea sprintului: opt ore sau mai puțin.
- Scrum zilnic: 15 minute.
- Sprint Review: 4 ore sau mai puțin.
- Retrospective Sprint: 3 ore
Timeboxing în managementul proiectelor
Pentru orice tip de management de proiect, veți găsi utilizarea tehnicilor de timeboxing.
Puteți lua în considerare un proiect de dezvoltare a aplicației ca exemplu. Sprinturile de dezvoltare ale Timebox durează de obicei două săptămâni. În acest moment, constrângerea de timp asigură o codificare și testare eficiente.
De asemenea, timeboxing-ul este util și pentru remedierea erorilor, care ar putea dura doar 48 de ore pentru a rezolva orice probleme critice. Astfel, problemele grave ar putea fi rezolvate rapid pentru software-ul stabil.
Timeboxing în DSDM
În DSDM (metoda de dezvoltare a sistemelor dinamice), un timebox este un interval de timp fix, predeterminat, în timpul căruia trebuie să finalizați activități sau sarcini specifice. Aceste intervale de timp sunt de obicei scurte, variind de la câteva zile la câteva săptămâni, în funcție de dimensiunea și complexitatea proiectului.
Aceasta înseamnă că echipa de proiect trebuie să ajusteze domeniul sau conținutul casetei de timp pentru a se potrivi în timpul alocat. Acest principiu rigid de timeboxing asigură că proiectul rămâne limitat în timp și că există un tempo previzibil pentru progresul proiectului.
Timeboxing în întâlnirea virtuală
Ar trebui să începeți prin a stabili o agendă clară care să sublinieze obiectivele întâlnirii și un interval de timp pentru acestea. Apoi, puteți utiliza un cronometru sau funcții software pentru întâlniri online pentru a urmări și afișa ora pentru fiecare segment.
În timpul întâlnirii virtuale, trebuie să respectați programul predefinit, ținând discuțiile pe drumul cel bun și prevenind întârzierile inutile. La sfârșitul fiecărui punct de pe ordinea de zi, rezumați punctele cheie și atribuiți punctele de acțiune după cum este necesar.
Timeboxing în managementul marketingului
Metoda timeboxing este utilă și pentru companiile care folosesc marketingul de conținut. Faza de creare a conținutului poate fi efectuată folosind metoda timeboxing. Această fază poate dura o lună în timp ce echipa creează postări pe blog și conținut pe rețelele sociale pentru un anumit program.
Apoi, echipa poate programa conținutul în mod regulat pentru a asigura o producție eficientă de conținut și revizuirile necesare.
Aplicații populare de Timeboxing
#1. luni.com
luni.com este o platformă versatilă de gestionare a proiectelor și colaborare pe care o puteți utiliza și ca instrument de timeboxing. Puteți crea blocuri de sarcini sau subsarcini folosind funcția Creare panouri și sarcini. Pentru fiecare dintre aceste blocuri, puteți adăuga ore de început și de sfârșit. Cronometrul va rula pe interfața de utilizator monday.com, astfel încât să puteți urmări progresul.
#2. Asana
Asana este aplicația de bază pentru managementul produselor și al proiectelor pentru multe companii startup-uri și întreprinderi. Funcțiile sale de lucru, cum ar fi Crearea sarcinilor, Datele scadente, Notificările și mementourile, Urmărirea și raportarea progresului și Tablourile de bord sunt instrumentele perfecte pentru a practica timeboxing-ul acasă sau la locul de muncă.
#3. Noţiune
Noţiune este un spațiu de lucru online colaborativ și o aplicație de bază de date pe care o puteți folosi și ca platformă de exersare. Aici, puteți adăuga panouri Kanban pentru timeboxing și puteți integra o funcție de cronometru în interiorul cardurilor de sarcini.
#4. Clockify
Clockify este o aplicație simplă de urmărire a timpului, cu plusuri de valoare, cum ar fi echipe, tablou de bord, proiecte și multe altele. Aici, introduceți pur și simplu un nume de activitate, adăugați ora de începere, adăugați ora de încheiere și faceți clic pe butonul de redare pentru a începe timeboxing.
Șabloane Timeboxing fără efort
#1. Șablon de casetă de timp pentru noțiune
Acest Noțiune șablon timeboxing vă ajută să vă organizați ziua pe baza tehnicii clasice Timeboxing. Vă permite să prioritizați cu ușurință sarcinile notându-le în câmpul Top 3 Priorități și setând cronometre pentru fiecare dintre acestea.
#2. Timeboxing de Lucidchart
LucidchartPlatforma de diagrame a lui a creat un șablon de timeboxing preconfigurat doar pentru dvs. dacă doriți să realizați următoarele:
- Gestionați, organizați și structurați sarcinile zilnice
- Aplicați limite de timp pentru a asigura productivitate maximă
- Efectuați mai multe sarcini pe baza listei de casete de timp și a capacității dvs
Importând acest șablon în contul tău Lucidchart gratuit, poți să-ți adaugi propriile sarcini și să începi imediat să faci timeboxing.
#3. Șablon Timebox de Creately
Acest șablon de timeboxing al Creately vine cu un calendar holistic timebox pentru toate zilele lucrătoare de luni până vineri. De asemenea, creează casete grilă de casete de timp de 1 oră. Puteți edita cu ușurință formatul folosind Creately pentru a adăuga sarcinile întregii săptămâni în diferite casete de bloc de 1 oră. Acesta este cel mai bun șablon pentru a obține un echilibru mai bun între viața profesională și viața privată.
#4. Timebox albastru și alb pentru imprimare pe Canva
Aveți nevoie de un șablon de timebox imprimabil? Foloseste asta Șablon Canva chiar acum. Are o pagină pentru timeboxing zilnic și o altă pagină pentru timeboxing săptămânal. În șablonul zilnic, puteți adăuga data, primele 3 priorități, un program pentru 18 ore și obiectivele zilei. Pe pagina săptămânală, obțineți aceleași sarcini de plan săptămânal.
Concluzie
Acum, puteți vedea din discuția de mai sus că obiectivul timeboxing-ului este de a crea un sentiment de urgență pentru a vă ajuta să îndepliniți o anumită sarcină sau un set de sarcini într-un interval de timp fix.
Deoarece există mai multe utilizări ale acestei tehnici, o puteți folosi oriunde este potrivit. De asemenea, puteți încerca aplicații și șabloane timeboxing pentru o utilizare ușoară și convenabilă. În cazul în care doriți să încercați și alte abordări, aruncați o privire la tehnica Pomodoro.