Să înfrunți zilnic oamenii și să alergi în spatele lor pentru a îndeplini termenele limită poate fi o muncă grea.
Gestionarea unei afaceri poate fi o sarcină neliniștitoare care se confruntă cu suișuri și coborâșuri. Fără gestionarea efectivă a sarcinilor, nu este ușor să ții o evidență a termenelor limită. Acesta este un motiv principal pentru care doar câteva procente dintre afaceri reușesc. Deoarece volumul de muncă și sarcinile zilnice sunt întotdeauna în pragul înclinației, este obișnuit să pierdeți evidența programelor și sarcinilor.
Să presupunem că proiectul întreprins de o organizație este vast, la fel și echipa. Din punctul de vedere al managerului, este destul de de înțeles că va fi nevoie de un efort considerabil pentru a obține rezultatul necesar.
Cea mai bună soluție posibilă pe care o avem la dispoziție va fi să folosim instrumentele de management al sarcinilor și proiectelor pentru a gestiona sarcinile și proiectele în mod eficient. Instrumentele sunt gestionate digital, permițându-ne să gestionăm tot ce ține de managementul proiectelor prin spațiu online. Aceste instrumente simple ne permit să privim fluxul de lucru al organizațiilor. Este folosit pentru a urmări rata de lucru și orele de lucru ale echipei. De asemenea, ajută la menținerea unui ritm specific ca cererea sarcinii.
Dar mai întâi, să înțelegem problemele cu care s-ar confrunta un manager de proiect fără instrumentele de management de proiect.
Cuprins
Probleme fără instrumente de management al sarcinilor și proiectelor
- Așteptări incerte – Așteptările de la proiect sunt neclare atât din partea clientului, cât și a managerilor. Lipsa unui modus operandi nedefinit al sistemului de la început până la sfârșit. Obiectivele neclare pot duce la un eșec lamentabil al proiectelor.
- Comunicare nesănătoasă – Un decalaj de comunicare între membrii echipei, managerul de proiect sau client poate duce la rezultate nedorite, lăsând sarcina vulnerabilă fără finalizare.
- Conflicte în echipă – Vor exista situații în care oamenii cu personalități și seturi de abilități variate vor trebui să lucreze împreună. Conflictele au ca rezultat o productivitate redusă și o capacitate negativă de rezolvare a problemelor a întregii echipe.
- Termenele limită de neegalat – Livrarea cu întârziere a sarcinilor de către membrii echipei sau manageri incompetenți sau comunicarea deficitară scade reținerea clienților.
- Distribuție neclară a muncii – Distribuția neclară a rolurilor are ca rezultat un mediu de lucru nesănătos, plin de stres, ambiguități și frustrare.
Cu toate acestea, aceste probleme pot fi eliminate prin utilizarea instrumentelor de management al sarcinilor și proiectelor. Veți observa, de asemenea, o îmbunătățire uriașă a eficienței și productivității angajaților dvs. Aceste instrumente se pot dovedi a fi eficiente în următoarele moduri:
- Utilizatorii lucrează inteligent și eficient, oferind o rată de succes mai mare.
- Gestionați și organizați volumul de lucru prin stabilirea, atribuirea și executarea priorităților.
- Gestionați costurile proiectului, bugetul și participați la întâlniri de la distanță oricând, de oriunde.
- Noii membri pot fi integrați în echipă eficient, cu un efort minim.
- Planificarea și organizarea sarcinilor devin mai ușoare.
- Nici un angajament manual sau mental, deoarece majoritatea lucrurilor sunt automatizate.
Beneficiile instrumentelor de management de proiect
De asemenea, este util, indiferent de dimensiunea afacerii. Aceste instrumente sunt ceva ce trebuie să aibă orice afacere. Unele dintre beneficiile cruciale ale instrumentelor de management de proiect sunt:
- Îmbunătățește coordonarea și colaborarea între membrii echipei.
- Urmărește cronologia, asigurându-se că termenele limită sunt potrivite înainte sau la timp.
- Folosind instrumentele potrivite, membrii echipei pot fi menținuți în concordanță cu evoluția curentă.
- Partajarea documentelor este rapidă și ușoară, menținând transparența.
- O mai bună comunicare între membrii echipei are ca rezultat o productivitate sporită și un management al timpului.
Deoarece instrumentele de management de proiect prioritizează sarcinile și gestionează lucrurile dintr-un singur loc, cea mai mare parte a muncii este realizată de mașină. Acest lucru vă va economisi timp și energie. Investiția în instrumentul corect va aduce profituri semnificative ale investiției.
Cu unele instrumente, randamentele pot ajunge până la 150% sau chiar mai mult. Instrumentele sunt, de asemenea, foarte prietenoase cu bugetul și rentabile, asigurând că limita noastră pentru un anumit proiect nu este depășită. De asemenea, crește productivitatea prin generarea de fluxuri de lucru productive și realizarea obiectivelor în timp util.
Există multe instrumente disponibile, în special cei care sunt noi în lumea afacerilor și sunt dornici să încerce aceste instrumente. Pentru a evita confuzia, iată câteva dintre cele mai bune cu acces gratuit pe viață cu funcții limitate.
n Sarcină
nTask este un software de management de proiect care permite echipelor sau membrilor să participe, să analizeze, să planifice și să gestioneze eficient sarcinile zilnice. Își ajută utilizatorii să se alinieze la planificarea proiectului, alocarea resurselor, managementul și termenele limită prin crearea unei liste de activități. Deci, nu trebuie să vă faceți griji că pierdeți o sarcină importantă.
Gestionarea muncii și concentrarea simultană asupra sarcinilor devin mai accesibile prin stabilirea priorităților pentru a se asigura că toată lumea rămâne la curent în același ritm. De asemenea, vă puteți urmări creșterea prin simpla adăugare de sarcini și planificarea termenelor limită formând diagrame Gantt.
De asemenea, puteți nota timpul petrecut de fiecare membru al echipei pe sarcini prin intermediul instrumentului de urmărire a timpului nTask. Dacă vă confruntați cu orice problemă în cadrul instrumentului, nTask vă va ajuta să o gestionați cu ușurință.
Cea mai bună parte a acestui instrument este creșterea sa. Acesta adaugă continuu noi funcții pentru a vă ajuta pe dvs. și afacerea dvs. să prospere.
Click Up
ClickUp este un instrument excelent de bord Kanban pentru a vă revoluționa munca. Aduce fiecare instrument într-un singur loc. Flexibilitatea software-ului se datorează setului său unic de clasamente.
Prezența unei vederi de pasăre a tuturor caracteristicilor face ușor să identificați tot ceea ce căutați. În cele din urmă, acest lucru vă economisește timp, generând automatizarea și personalizarea sarcinilor maxime. Vă va permite să colaborați liber și să partajați documente cu membrii echipei dvs. fără bătăi de cap.
Cu aceasta, nu veți pierde niciodată o sarcină din cauza listei de verificare recurente. De asemenea, puteți revizui rapid studiile programate înainte de a le începe. Echipa ClickUp expertă în tehnologie este remarcabilă pentru securitatea și confidențialitatea utilizatorilor. Instrumentul oferă instruire gratuită și asistență 24 de ore pentru toți utilizatorii săi. Dacă sunteți începător, vă va fi destul de ușor să vă familiarizați cu instrumentul.
ClickUp a înregistrat cel mai mare număr de timpi de funcționare din ultimele 12 luni. Este gratuit pentru uz personal format din membri nelimitați pentru un număr nelimitat de sarcini.
Trello
Trello este o aplicație Kanban utilizată pe scară largă ca software de gestionare a proiectelor și a sarcinilor. În plus, poate fi folosit și pentru a crea o listă de activități.
Trello are câteva caracteristici excelente pentru a oferi membrilor echipei acel impuls suplimentar necesar pentru a se potrivi înainte de termenele limită. Sarcinile tale pot fi gestionate, urmărite și realizate cu ajutorul membrilor echipei prin deschiderea cardurilor. Integrarea aplicațiilor la care toată lumea preferă să lucreze este, de asemenea, o opțiune.
Instrumentul este util atunci când planificați evenimente și gestionați munca de teren. Vizualizarea hărții Trello asigură că echipa dvs. nu pierde din vedere prin afișarea datelor bazate pe locație.
Planul este gratuit pentru noii începători de afaceri și pentru echipe întregi care doresc să-și organizeze fluxurile de lucru. Oferă servicii gratuite pentru oricine dorește să-și gestioneze afacerea.
Sarcina principală
Sarcina principală și-a construit baza peste doar câteva blocuri critice – proiecte, sarcini și un tablou de bord. Planul este gratuit pentru o singură persoană care este începător.
Munca sa poate fi înțeleasă uitându-se la tutorialele și ghidurile sale. Copierea de rezervă a datelor utilizatorilor este efectuată în mod regulat, iar transferurile de date ale tuturor conturilor sunt criptate. Puteți utiliza instrumentul în funcție de cerințele dvs. de lucru cu ajutorul plăcii Kanban.
Aici, puteți limita numărul de sarcini necesare pentru a le îndeplini într-o zi. Utilizați mai multe liste de verificare pentru mai multe sarcini, urmărind simultan funcțiile. De asemenea, atașarea fișierelor se face cu un efort minim. Imaginile și fișierele nu mai mari de 200 MB pot fi atașate direct la sarcini.
Aceasta este o aplicație unică pentru începători și proprietari de afaceri, economisind timp și resurse. Oferă în mod eficient servicii gratuite pentru utilizatorii individuali pentru gestionarea sarcinilor de bază.
Noţiune
Noţiune, dacă o cauți în dicționar, cuvântul noțiune înseamnă idee. Este o idee de a conduce o întreagă afacere sau o companie cu un singur instrument.
Echipa tehnologică vă oferă soluții personalizate în funcție de nevoile dvs. de afaceri sau personale. Aspectele pentru orice grup nu sunt limitate, deoarece instrumentul este conceput pentru echipe de inginerie, proiectare și produse.
Puteți face mai mult decât să notați note. Organizați-vă în mod eficient sarcinile folosind o interfață fără probleme și care generează claritate. Îmbunătățește capacitățile de lucru în echipă ale persoanelor care deservesc întreprinderile mici, mijlocii și mari.
Le permite membrilor echipei să înceapă o conversație cu oricine, oricând legat de sarcini. De asemenea, instrumentul continuă să vină cu actualizări frecvente ușor de utilizat. Este gratuit pentru uz personal și pentru studenți.
luni
Monday este un software de încredere de milioane de clienți din întreaga lume. Are o structură bazată pe cloud. Investiția în acest instrument va genera un ROI de peste 250% datorită specificațiilor sale unice.
Puteți urmări progresul echipelor făcând clic pe butonul de stare. Acordați munca obositoare roboților, permițându-vă să vă concentrați în totalitate pe sarcinile aflate la îndemână și sporindu-vă productivitatea. Conectarea altor instrumente necesare este la doar câteva clicuri distanță. Vă va forța să luați decizii bazate pe date cu viteză și acuratețe.
Instrumentul urmează o abordare de management al pipelinei, permițând managerului de proiect să verifice starea tuturor sarcinilor într-o singură fereastră. Elimină sarcinile repetitive și, în caz de probleme, suportul de încredere de chat este disponibil 24 de ore.
Todoist
Todoist este unul dintre cele mai avansate instrumente din ultima vreme. Adăugarea constantă de noi funcții menține utilitatea instrumentului.
Folosind funcția de programare inteligentă, puteți amâna sau amâna sarcinile în funcție de nevoia oră. Puteți crea o vizualizare personalizată a sarcinilor pentru fluxul de lucru ilustrat cu carduri în stil Kanban. Cronologia vă va face să vă respectați termenele limită și să urmăriți progresul zilnic.
Notați noile stabiliri și proceduri ale proiectului dvs. oricând și oriunde, integrând Todoist cu aplicațiile pe care le utilizați pentru a îndeplini alte sarcini precum Alexa, IFTTT și multe altele.
Este disponibil pe toate dispozitivele, iar planul este gratuit pentru început pentru primele cinci proiecte. În acest fel, începătorii pot afla despre importanța organizării și gestionării sarcinilor.
Oricare.do
Cu Oricare.do, vizualizarea și programarea sarcinilor este simplă. Este un instrument de gestionare a sarcinilor orientat pe web disponibil pe Android și macOS.
De asemenea, utilizatorii pot folosi acest instrument pentru a gestiona obiectivele personale și ale echipei. Datorită construcției sale simple UI/UX, a fost o alegere preferată pentru începători și startup-uri. Dezintegrarea proiectelor și sarcinilor în subsarcini și flux de lucru poate fi distribuită grupului în funcție de seturile de abilități.
Any.do oferă să se integreze cu alte calendare de petrecere, cum ar fi Google, pentru a menține eficacitatea termenului limită. Puteți introduce sarcini pe cale orală profitând de funcția de introducere vocală.
Puteți chiar să marcați puncte esențiale din întâlnirile dvs. pentru a le revizui ulterior. Cumpărarea planului său premium odată ce vă obișnuiți cu instrumentul este o idee corectă.
Proiect deschis
Proiect deschis este un software de management de proiect open-source rapid și sigur pentru a gestiona diferite proiecte și întâlniri de echipă. Acesta ajută proiectul pe tot parcursul ciclului său de viață.
Responsabilitățile sunt distribuite între membrii echipei pentru a desfășura munca fără probleme. Puteți să vă abonați la activități în funcție de nevoile dvs. și chiar să primiți actualizări regulate despre acestea.
Puteți acționa ca observator și puteți revizui zilnic munca efectuată. Utilizarea opțiunilor de filtrare este foarte apreciată pentru a scurta căutarea entității necesare. Puteți împărtăși planificarea jobului cu părțile interesate esențiale prin OpenProject.
Are un API robust, care ajută la integrarea diferitelor instrumente. Toate dispozitivele acceptă acest lucru, indiferent de dimensiunea ecranului.
Puteți fie să utilizați oferta lor în cloud, fie să încercați Gazduire Kamatera pentru a rula OpenProject cu un singur clic.
Asana
Asana este acel instrument de gestionare a sarcinilor și a proiectelor care oferă cea mai simplă modalitate de a gestiona și programa sarcini prin configurarea diagramelor Gantt. Modelul său de date cu grafic de lucru menține productivitatea echipei la un nivel ridicat pe parcursul întregii activități.
Depanarea problemelor cu care se confruntă în timpul realizării oricărei sarcini este rapidă, deoarece echipa de asistență prin chat este disponibilă 24 de ore. Vă permite să vă aduceți gândirea în lumea reală, adaptându-vă nevoilor și cerințelor dvs. Puteți controla pe deplin întâlnirile echipei și vă puteți asigura că toată lumea primește informații corecte cu privire la sarcini.
Deoarece este disponibil pe toate dispozitivele, îl puteți folosi chiar și pe Android și iOS pentru a vă integra cu alte aplicații conform fluxului dvs. de lucru. Lista sa îndelungată de funcții le permite utilizatorilor să utilizeze această platformă fără să se gândească. Planul său de bază este gratuit pentru persoanele și echipele noi în afaceri.
Concluzie
Dependența puternică de smartphone-uri, laptopuri și alte tehnologii de consolidare a făcut munca mai rapidă. Ajută la creșterea eficienței managementului sarcinilor și proiectelor. Cu toate acestea, alegerea în mod flagrant a oricărui instrument care să se potrivească cerințelor dvs. nu va face decât să vă dăuneze afacerii. Alegerea instrumentului potrivit este la fel de necesară. În cele din urmă, reduce eforturile manuale și ajută la economisirea de timp, energie și resurse esențiale.
Aceste instrumente de management de proiect sunt o poartă de intrare pentru începători și o evadare de la sarcinile agitate pentru profesioniștii cu experiență.