Gestionarea sarcinilor este ușoară cu aceste 11 instrumente

Software-ul de management al sarcinilor este eficient pentru a vă coordona echipa și pentru a vă accelera proiectul spre finalizare.

Îți îmbunătățește comunicarea și fluxul de lucru extern și intern la locul de muncă, chiar dacă proiectele noi se adună sau prioritățile tale se schimbă.

Chestia este: pe măsură ce afacerea dvs. crește, organizarea sarcinilor și gestionarea lor devine dificilă. Necesită o cooperare fără probleme între angajați, departamente și echipe pentru a obține o muncă în timp util.

Acest raport spune că 80% dintre toți angajații își petrec aproape jumătate din întreaga săptămână de lucru pentru reluare din cauza comunicării slabe. Același raport evidențiază că 46% dintre liderii de echipă ale companiei recunosc că finalizarea unui proiect în termenul limită este cea mai mare problemă a lor.

Din fericire, software-ul de management de proiect a fost inventat pentru a rezolva aceste probleme!

Raportul mai spune că software-ul poate economisi în medie 498 de ore de angajați pe an. Asta înseamnă că nu trebuie să te confrunți cu tablouri de bord dezordonate, foi de calcul plictisitoare, note lipicioase ușor de pierdut, dificultăți în prioritizarea sarcinilor și căutarea și sortarea e-mailurilor.

În acest articol, vă voi prezenta unele dintre cele mai bune instrumente de gestionare a sarcinilor, astfel încât să puteți valorifica puterea automatizării și să gestionați proiectele eficient, cu o comunicare eficientă.

Deci, să începem vânătoarea!

Dar înainte de asta,

Ce este software-ul de management al sarcinilor?

Software-ul de management al sarcinilor este un instrument organizat pentru a identifica, aloca, gestiona și monitoriza sarcinile pentru tine și echipa ta.

Vine cu un tablou de bord intuitiv în care puteți vedea toate informațiile cheie de la câte sarcini sunt în mână, nivelurile lor de prioritate, scăderea timpului și termenul limită pentru fiecare dintre ele. Vă ajută să ajustați programul de lucru în funcție de disponibilitatea muncii și vă scutește de confuzie.

Există multe caracteristici, personalizare și integrare pe care managerii de activități moderne vi le oferă, astfel încât să vă puteți finaliza proiectul fără a vă epuiza.

Organizarea eficientă a sarcinilor

Echipa ta și tu poți lucra simultan la mai multe proiecte în fiecare zi. Include sarcini de proiect, postări pe rețelele sociale, activități de resurse umane, facturi, contabilitate, programarea întâlnirilor, iar lista poate continua. Devine mult mai ușor decât ceea ce obișnuiai să faci doar cu creion și hârtie sau foi Excel, de altfel.

Rămâneți la curent cu termenele limită

Mai multe proiecte înseamnă mai multe termene limită, ceea ce poate crea confuzie. Dar software-ul de gestionare a sarcinilor ușurează, cu termene limită clare afișate pentru fiecare sarcină din tabloul de bord. De asemenea, puteți urmări progresul fiecăruia dintre ele și puteți gestiona toate sarcinile și subsarcinile.

Și chiar dacă uitați un termen limită, nu vă faceți griji. Se datorează faptului că multe instrumente de gestionare a sarcinilor vin cu notificări automate ale termenelor limită prin e-mailuri, astfel încât să luați măsuri atunci când mai aveți timp.

Colaborare eficientă

Puteți naviga prin idei cu echipele dvs. în timp real și puteți invita membrii echipei să ia măsuri. Nu trebuie să fie o întâlnire lungă pentru a pierde timpul echipei tale. Puteți face totul cu soluția elegantă și inteligentă oferită de software.

Așadar, acum este momentul să ne uităm la software-ul nostru de top pentru managementul sarcinilor.

luni

Gestionați-vă proiectele în mod eficient, de la sarcini de bază până la gestionarea complicată a portofoliului, cu ajutorul lunii. Pe lângă toate capacitățile de bază, acest instrument de management al sarcinilor include alocarea resurselor, etapele de referință ale proiectului, calendarul și gestionarea riscurilor.

Vizualizați proiectele dvs. folosind diagramele Gantt robuste și gestionați lucrurile, schimbați și controlați dependențele, liniile de referință și reperele la fiecare pas al ciclului de viață al proiectului. Transformați informațiile în acțiuni reale și luați decizii de afaceri în funcție de date în timp real.

Puteți aduce date din diverse programe și proiecte și apoi le puteți centraliza creativ într-o singură vizualizare. Datele actualizate, în timp real, vă ajută să vă gestionați volumul de lucru pe baza capacității dvs. actuale și să alocați resursele în consecință. Setați rapid automatizarea personalizată pentru a primi alerte de gestionare a sarcinilor, aprobări bugetare etc. și rămâneți la curent cu starea actuală a proiectului.

Reunește toți membrii echipei pe o platformă comună și elimină barierele de comunicare și aliniază-i pentru a-ți duce proiectul mai departe cu o viteză îmbunătățită. Personalizați fluxurile de lucru cu metode precum Agile, Sprints, Waterfall etc., în funcție de nevoile proiectului dvs.

De asemenea, puteți vedea starea proiectului dintr-o privire cu tablourile de bord ușor de utilizat, permițând o imagine clară. Monday acceptă integrări puternice cu instrumente precum Google Calendar, MS-Excel, Slack, Teams, Zoom, LinkedIn, Zapier și multe altele. Începeți să utilizați acest instrument de luni cu o încercare GRATUITĂ de 14 zile.

Click Up

Personalizați totul și gestionați-vă sarcinile ca un profesionist folosind instrumentul bogat în funcții ClickUp. Vă ajută să faceți remedieri rapide și să amestecați sarcinile pe baza noilor cerințe ale proiectului. Facilitează atribuirea sarcinilor și comunicarea în echipă prin chat în timp real.

De asemenea, puteți personaliza ClickUp pentru a-l face flexibil în funcție de nevoile dvs. cu cele mai mici detalii care vă pot ajuta să finalizați proiectul. ClickUp permite mai mulți cesionați, clasifica sarcinile în funcție de prioritate și vă permite să proiectați fluxuri de lucru și apoi să le duplicați oriunde doriți.

Puteți profita de urmărirea timpului pentru a opri și începe timpul utilizând un cronometru global încorporat cu sarcini. Vizualizați sarcina dvs. într-o multitudine de aspecte, cum ar fi vizualizarea listă, vizualizarea tablou, vizualizarea calendar, vizualizarea casetă, vizualizarea Gantt, vizualizarea formular, vizualizarea încorporare, vizualizarea activității, vizualizarea hărții, vizualizarea tabelului, cronologia, hărțile mentale și ca document , chat sau volum de lucru.

Utilizați comenzile slash pentru a activa meniurile de comenzi rapide și pentru a ajusta sarcinile în mod eficient în ceea ce privește detaliile acestora, alegeți opțiunile de formatare, încorporați sau atașați fișiere etc. De asemenea, obțineți șabloane de sarcini reutilizabile pentru a crea procese și evenimente.

Alte caracteristici incluse sunt filtrarea, căutarea și sortarea sarcinilor; gestionarea sarcinilor recurente; bară de instrumente cu mai multe sarcini, ierarhie definită, tavi de activități, randare prin glisare și plasare, mențiuni de sarcini și schițe; subsarcini, liste de verificare, reprogramare în bloc, gestionarea portofoliilor și epopeilor, acceptă webhook-uri și multe altele.

ClickUp arată o disponibilitate ridicată de până la 99,99% pentru ultimul an și oferă confidențialitate și securitate de vârf. Acceptă peste 1000 de integrări masive cu instrumente precum Toggle, Chrome, Google Drive, GitHub, Zapier, Calendly, Salesforce, Slack, Intercom și multe altele.

Wrike

Îmbunătățiți livrarea la timp și simplificați volumul de lucru folosind Wrike ca software de gestionare a sarcinilor în care au încredere peste 2,3 milioane de utilizatori la scară globală. Împărțiți munca în bucăți mici, ușor de gestionat, cu procese și vizualizări personalizate.

Activați colaborarea în timp real într-un spațiu comun pentru a organiza toate informațiile despre proiect, actualizările și deciziile. Evitați întâlnirile de stare, oferind rapoarte complete și vizibilitate a proiectului întregii echipe și clientului dumneavoastră. Personalizați tabloul de bord pentru a crea liste importante de activități și sortați automat sarcinile după prioritate și data scadenței.

Stabiliți termene limită, raportați progresul și discutați detalii folosind puterea automatizării pentru a crește ratele de livrare. Reduceți sarcinile de administrare folosind formulare de solicitare personalizate și etichetând colegii de echipă de care aveți nevoie pentru modificări, interogări sau solicitări în context.

Reduceți numărul de e-mailuri și mergeți înainte și înapoi pe același proces folosind instrumente de colaborare în aplicație. Planificați proiecte, definiți livrabile și luați decizii mai bune fără a fi nevoie să scrieți pentru e-mailuri voluminoase.

Indiferent dacă alegeți Agile sau cascadă, Wrike se poate adapta rapid la el în câteva secunde, unde puteți vedea sarcinile clar în diferite vizualizări, cum ar fi diagrame Gantt, calendare, panouri Kanban etc. Reduceți ciclurile în procesul de revizuire a proiectului prin soluții de verificare încorporate pentru a avea feedback în context complet, asigurați-vă că clienții au versiuni recente de fișiere, discutați cu ușurință modificările și remediați problemele în timp real.

Generați rapoarte personalizate în câteva minute folosind un șablon sau creați-le de la zero cu informații valoroase, pe care le puteți partaja și exporta. În plus, puteți defalca performanța și progresul pentru membri individuali și pentru echipa în ansamblu.

Conectați Wrike cu instrumentele pe care le utilizați deja, cum ar fi Gmail, Teams, Slack, SAP, Box, Salesforce, Mailchimp, Facebook, Twitter și multe altele.

Smartsheet

Smartsheet este un instrument de gestionare a sarcinilor folosit de cei mai buni jucători din industrii. Tabloul de bord pentru managementul proiectelor aduce totul într-un singur tablou de bord, facilitând planificarea și colaborarea fără efort.

Acest instrument este alimentat de automatizarea muncii, unde puteți seta declanșatoare pentru a automatiza sarcinile repetitive. În plus, puteți vizualiza totul în vizualizările Gantt, panou kanban, card și grilă pentru a obține indicii cruciale în modul preferat.

În plus, este echipat cu raportare în timp real, oferind informații foarte necesare pentru corectarea cursului, dacă este necesar.

De asemenea, puteți integra Smartsheet cu instrumentele de afaceri pe care le utilizați deja, cum ar fi Google Drive, Slack, Microsoft Teams, Salesforce etc.

Și puteți încerca acest lucru gratuit timp de 30 de zile și puteți vedea de ce este instrumentul de management al sarcinilor ales pentru peste 90% din companiile Fortune 100.

lucru in echipa

Creați sarcini cu o granularitate de neegalat, precum și personalizare în funcție de utilizarea țintei dvs lucru in echipa. Vă oferă vizibilitate deplină și capacitatea de a identifica blocajele și de a le remedia în sarcinile planificate și atribuite.

Controlați-vă sarcinile adăugând etichete, alocarea corectă, estimarea timpului și stabilirea termenelor limită. Vizualizați modul în care echipa dvs. petrece timpul pe diverse sarcini și vedeți listele de articole și decideți estimările în mod strategic. Folosiți șabloane pentru a simplifica fluxul de lucru și pentru a automatiza munca recurentă pentru a reduce presiunea administrativă și a crește cele mai bune practici de gestionare.

Acestea oferă diferite șabloane care vă pot ajuta să economisiți timp, să accelereze munca și să îmbunătățiți procesele. Aceste șabloane sunt pentru managementul proiectelor și sarcinilor și pentru integrarea clienților pentru a promova relații de afaceri mai bune.

Teamwork oferă aplicații mobile, astfel încât să puteți lucra de oriunde, asistență pentru clienți de neegalat și găzduire în America de Nord, Australia și Europa. Ei mențin standarde de securitate ridicate pentru a vă proteja datele. Se integrează cu HubSpot, Dropbox, QuickBooks, Zapier, Xero, Google Drive, Slack și multe altele.

Paymo

Finalizați proiectele la timp și lucrați la mai multe sarcini în același timp folosind cu încredere Paymo. Vă ajută să planificați sarcinile cu detalii cheie, să colaborați eficient cu echipa dvs. și să monitorizați cu ușurință progresul sarcinii.

Grupează sarcinile pentru a le menține structurate și atribuie-le colegilor de echipă în câteva clicuri. Păstrați o vedere de ochi asupra sarcinilor dvs. împreună cu cea a subordonaților dvs. dacă sunteți manager. Atribuiți statut de prioritate diferitelor sarcini, cum ar fi scăzut, normal, ridicat sau critic și progresați eficient cu munca și finalizați-le în termenele limită date.

Paymo are o vizualizare detaliată a sarcinilor pentru a discuta cu colegii de echipă în timp real. Puteți decide cine poate primi notificări de actualizare. Atașați fișiere din Google Drive sau din computerul dvs. și organizați-le fără probleme la proiectul dvs. De asemenea, puteți previzualiza fișierele direct în browser și le puteți descărca.

Paymo oferă tipuri de vizualizare, cum ar fi Kanban Board, Simplu, Diagramă Gantt, Calendar și Tabel, astfel încât să le puteți alege pe cele potrivite pentru proiectul dvs. Puteți chiar să adăugați filtre avansate pentru a personaliza vizualizarea sarcinilor. Creați și atașați repere pe lista dvs. de sarcini și marcați realizările cheie din ciclul de viață al proiectului.

Nu ratați niciodată termenele limită ale sarcinii, creând alerte, care vă anunță prin e-mail când vine data specificată. Transformați sarcinile sau proiectele repetitive în șabloane și evitați să le creați de la zero. Aveți și opțiunea de a duplica proiecte cu elementele selectate.

Asana

Gestionarea sarcinilor și urmărirea lor devin ușoare dacă aveți Asana alaturi de tine. Vă ajută să gestionați totul de la început, delegând sarcini membrilor echipei și stabilind termene limită specifice pentru a vă asigura finalizarea la timp a proiectelor.

Instrumentul vă permite să prioritizați sarcinile, astfel încât toată lumea din echipa dvs. să poată înțelege ce sarcini trebuie finalizate mai întâi. În acest fel, echipa ta poate planifica lucrurile, fiind în același timp eficientă și productivă. Asana ajută la îmbunătățirea colaborării prin partajarea fișierelor, ideilor, feedback-ului etc., care le permit colegilor de echipă să acceseze informații cheie atunci când au nevoie de ele. Obțineți funcții impresionante, inclusiv vizualizări multiple de sarcini precum:

• Vizualizare listă pentru a mapa sarcinile într-o listă și pentru a organiza detaliile într-un singur loc
• Vizualizarea panourilor pentru a organiza munca pe o tablă, cum ar fi note lipicioase, astfel încât să puteți naviga rapid prin etape.
• Vizualizare calendar pentru a identifica suprapuneri și lacune în programul dvs. de activități, astfel încât să puteți face ajustări rapid.
• Vizualizare cronologie pentru a mapa munca pe o anumită cronologie, unde puteți vedea relația dintre diverse sarcini și le puteți urmări chiar dacă planurile dvs. se schimbă

Alte caracteristici includ trimiterea de mesaje nelimitate, jurnalele de activitate, stocarea fișierelor cu 100 MB/fișier, colaborarea cu maximum 15 membri, vizualizarea cesionarului și a termenelor scadente, rezumatul proiectului și prezentarea generală, integrări de urmărire a timpului și mai mult de 100 de integrări cu dvs. de zi cu zi. aplicații.

Aplicația mobilă Asana este disponibilă atât pe App Store, cât și pe Google Play, astfel încât să puteți gestiona sarcinile de oriunde și să faceți modificări rapide în timp real. Prețul de bază pentru asana este GRATUIT pentru totdeauna.

Planurile lor plătite încep de la 10,99 USD (când sunt facturate anual) pentru funcții suplimentare, cum ar fi tablouri de bord intuitive, câmpuri personalizate, raportare și căutare avansate, colaboratori nelimitați, formulare, reguli, consolă de administrare, etape și multe altele.

Noţiune

Unul dintre cei mai buni manageri de sarcini de pe această listă este Noţiune, incontestabil. Vă ajută să vă planificați, să realizați și să urmăriți proiectele într-un singur loc, facilitând în același timp colaborarea fără probleme cu echipa dvs. Păstrați-vă echipa aliniată cu o foaie de parcurs comună a proiectului pentru a evita confuzia.

Și ori de câte ori obțineți o idee, o puteți partaja și obține sarcini documentate într-o bază de date, astfel încât execuția proiectului dvs. să fie accelerată. Notion vă permite să personalizați totul pentru a adăuga și a defini proprietățile bazei de date pentru a genera un flux de lucru productiv.

Puteți vizualiza datele în diferite moduri – ca tablou, calendar, tabel sau le puteți filtra după proprietăți. Împreună-ți munca, fiecare articol având o pagină separată. Acesta va oferi o pânză nouă pentru fiecare sarcină și, de asemenea, puteți crea o pagină în interiorul unei pagini și puteți păstra sarcinile aferente într-un singur loc.

Adăugați informații utile în proiecte, creați o altă bază de date, urmăriți sub-sarcinile, adăugați filtre pentru a vă vizualiza sarcinile și comutați cu ușurință între proiecte. Începeți conversații, publicați comentarii și invitați colegii să avanseze munca, indiferent de locul sau fusul orar din care aparțin.

Notion vă permite să lucrați la același proiect simultan cu alți colegi de echipă pentru a permite colaborarea în timp real. Ei vă anunță despre mențiuni și comentarii la un proiect, astfel încât să puteți răspunde rapid echipei dvs. și să vă economisiți timpul petrecut cu verificări de stare sau întâlniri.

Începeți cu Notion, care este disponibil și ca aplicație web și aplicație desktop pe care o puteți descărca pentru Mac, Windows, iOS și Android. Este sigur și securizat cu criptarea SSL și arhitectura 100% bazată pe cloud, protejată cu un VPC și audit de securitate trimestrial. Pe lângă aceasta, include și conectarea unică SAML în planul lor Enterprise pentru a vă ajuta să gestionați accesul utilizatorilor la scară.

Todoist

Utilizare Todoist pentru a vă spori încrederea că toate proiectele dumneavoastră progresează cu viteza potrivită și finalizate la timp datorită gestionării și organizării eficiente a sarcinilor. Vizualizați-vă proiectele în mod clar și urmăriți fiecare activitate, astfel încât să controlați lucrurile cu ușurință și să nu pierdeți niciodată o actualizare.

Utilizați „adăugarea rapidă” pentru a captura sarcini, organizați-le în câteva secunde și amintiți-vă termenele limită cu scadențe recurente. Concentrează-te pe lucrurile potrivite, prioritizează sarcinile, decid ce să faci în continuare, creând sub-sarcini și secțiuni și adăugând favorite pentru a ține cont de proiectele, filtrele sau etichetele principale.

Împărtășiți-vă volumul de lucru delegând sarcini, punând la dispoziția tuturor informațiile cheie cu comentarii și monitorizând modificările. Stabiliți obiective zilnic sau săptămânal și vizualizați progresul tangibil și tendințele de productivitate. Instrumentul vine cu Todoist Karma, care vă acordă puncte atunci când finalizați sarcinile și vă țineți pasul și puteți afișa progresul în grafice colorate.

Organizați proiecte cu machete simple sau aprofundate; trageți și plasați sarcinile oriunde doriți. Todoist oferă, de asemenea, șabloane frumoase, astfel încât să puteți pregăti rapid o foaie de parcurs de produs, agenda întâlnirilor, revizuire săptămânală etc.

Integrați Todoist cu aplicațiile pe care le utilizați, astfel încât să nu trebuie să navigați de la o aplicație la alta; aici puteți organiza totul la nivel central. Îl poți conecta cu peste 10 aplicații și pluginuri, inclusiv Dropbox, Alexa, Google Calendar etc.

Trello

Trello este un instrument faimos de management al sarcinilor pe care peste 1 milion de echipe de toate dimensiunile l-au ales pentru a-și gestiona proiectele, a colabora și a-și îmbunătăți graficul de productivitate. Funcționează în mod unic pentru a satisface cerințele chiar și ale persoanelor fizice către afaceri mari. Puteți începe să utilizați o tablă Trello, cărți și liste pentru a observa diferența.

Puteți extinde și personaliza sarcinile cu funcții adăugate pe măsură ce munca în echipă avansează. Trello oferă funcții intuitive pentru întâlniri, evenimente, proiecte și stabilirea obiectivelor. Tabloul Trello vă ajută să alocați sarcini, să stabiliți cronologie, să prezinte valori de productivitate, calendare și mai multe vizualizări și arată statistici.

Folosiți cardurile Trello pentru a organiza munca, a le urmări și a partaja cu colegii de echipă. Puteți deschide un card pentru a găsi liste de verificare, atașamente, date limită, conversații etc. Concentrați-vă asupra lucrurilor care contează și lăsați automatizarea să se ocupe de restul cu Trello care include „Butler” pentru a reduce sarcinile obositoare sau clicurile.

Utilizează comenzi de procesare a limbajului natural (NLP) pentru a vă permite automatizarea fără cod. Ajustați nevoile specifice conectând Trello cu aplicații puternice precum Confluence, Dropbox, Evernote, Slack, Google Drive și multe altele. Descărcați aplicația Trello pe smartphone-ul dvs. iOS sau Android pentru a o utiliza fără probleme în orice moment.

nTask Manager

Când vine vorba de software de management de proiect, companiile au în vedere, de obicei, un instrument pentru a analiza, planifica, colabora și gestiona sarcinile de zi cu zi. De aici vine nTask Manager, cunoscut în mod popular ca software puternic de management de proiect. Are potențialul de a simplifica planificarea proiectului pentru echipă și de a eficientiza dependențele sarcinilor, gestionarea resurselor, rezumatul financiar, planificarea proiectului și livrabilele.

nTask Manager este dotat cu mai multe funcții, cum ar fi gestionarea întâlnirilor, urmărirea problemelor, lista de activități, foile de pontaj, managementul riscurilor și panoul Kanban. De asemenea, se poate integra instrumentul cu aplicațiile preferate pentru succesul proiectului.

Instrumentul este dotat cu caracteristici precum:

• Rezumat bugetar și financiar
• Planificarea proiectului
• Stabilirea pietrei de hotar
• Alocare resurselor
• Conectați proiecte și atribuiți sarcini
• Șabloane de bord pre-construite
• Statuturi personalizate
• Panouri Kanban nelimitate
• Atașați documente și comentarii
• Mai mulți cesionari
• Prioritatea și starea sarcinilor
• Stabilirea datelor de scadență efective și planificate
• Linia de progres
• Dependențe de sarcină
• Crearea de subsarcini

nTask oferă mai multă flexibilitate și eficiență atunci când gestionați sarcinile și mențineți concentrarea. De asemenea, se poate îmbunătăți capacitățile de luare a deciziilor folosind instrumentul prin stabilirea dependențelor și adăugarea de sarcini. Scopul este de a oferi transparență în rândul membrilor echipei, de a menține responsabilitatea și de a îmbunătăți comunicarea echipei.

Instrumentul este ideal pentru a urmări timpul petrecut cu sarcinile și pentru a genera rapoarte de pontaj. Vine cu un cronometru automat, introducere manuală a timpului, transmitere a foii de pontaj și aprobare/retragere a foii de pontaj. De asemenea, utilizatorii pot primi o actualizare cu privire la întâlnirile recurente, pot sincroniza întâlnirile cu calendarul, pot urmări deciziile sau acțiunile și pot discuta note sau agende ale întâlnirilor.

Concluzie

Gestionarea proiectelor a devenit mult mai ușoară odată cu apariția instrumentelor de management al sarcinilor. Prin urmare, vă rugăm să alegeți oricare dintre ele pentru a crea sarcini, a le atribui membrilor echipei, a urmări progresul acestora, a colabora eficient și a colecta informații.

Sunt sigur că veți finaliza mai multe proiecte la timp cu rezultate de înaltă calitate folosind software-ul.