Managementul resurselor este procesul utilizat de managerii de resurse sau companii pentru a-și gestiona resursele pentru a atinge obiectivele organizaționale sau ale proiectului. Resursele pot fi oameni, timp, dispozitive și finanțe.
Cu un management adecvat al resurselor, puteți gestiona eficient resursele și puteți livra proiectul cu costuri reduse și în limita bugetului.
Instrumentul de gestionare a resurselor poate ajuta la alocarea resurselor potrivite pentru sarcina sau proiectul potrivit pentru a face treaba la buget și la timp, și fără probleme majore sau escaladare în proiect.
Credit imagine: wikimedia.org
Cuprins
Care este importanța managementului resurselor?
În managementul resurselor, unul dintre cele mai importante criterii pentru conformitatea resurselor este alocarea corectă a resurselor. Atunci când angajații devin suprautilizați sau subutilizați, provoacă epuizare extraordinară, care poate provoca o rată ridicată de uzură.
Prin integrarea proceselor și tehnologiei în automatizare, managementul resurselor poate fi proiectat eficient și eficient. Dacă este făcut corect, managerii pot dispune în mod ideal de oameni și resurse într-un buget. Potrivit unui studiu de PMI Pulse, Managementul slab al resurselor poate pierde până la 11,4% din resursele companiei.
În timpul acestei pandemii globale, Covid și cultura de lucru de la domiciliu determină companiile să adopte instrumente de gestionare a resurselor pentru a gestiona resursele și a executa proiecte în limitele limitelor și termenelor.
Pe scurt, planificarea resurselor este unul dintre criteriile esențiale care trebuie îndeplinite pentru a-și îndeplini angajamentele în timpul livrării proiectului. Ajută la planificarea proiectului, oferă vizibilitate resurselor și abilităților necesare, ajută la mutarea resurselor în funcție de utilizare și capacitate și permite prioritizarea activităților pentru a respecta termenele limită ale proiectului.
Cum se face managementul resurselor?
Datorită progreselor tehnologice, metodele anterioare de gestionare a resurselor au fost eliminate treptat sau sunt cel puțin preferate în scenariul actual.
Calendarele tradiționale, foile de lucru Excel, Microsoft Access, documentele Word au fost folosite pentru a gestiona, aloca și programa resursele în trecut.
Credit imagine: quickscrum.com
Metoda tradițională sau orice metodă manuală de gestionare a resurselor ar consuma timp și ar putea să nu dea rezultatele așteptate, în special în gestionarea mai multor proiecte și echipe în diferite locații și cultura WFH (lucrare de acasă).
Instrumentele de gestionare a resurselor de astăzi oferă o mai bună vizibilitate a proiectelor sau sarcinilor la care lucrează, a disponibilității și a programelor acestora. Mecanismul său de conectivitate în timp real le permite managerilor, angajaților și părților interesate să rămână la curent și să își facă o idee clară despre proiectele în derulare și proiectele în curs, care ajută la luarea deciziilor în cunoștință de cauză și la stabilirea jaloanelor.
Unele dintre beneficiile instrumentelor de management al resurselor sunt enumerate mai jos:
- Stabiliți așteptări și urmați până la închidere
- Creșteți flexibilitatea în gestionarea echipelor de la distanță
- Ușor de programat și planificat acțiuni cu întâlniri scurte
- Urmărirea în timp real a stării de muncă a angajaților
- Disponibilitatea și conectivitatea echipei și a managerului, în funcție de nevoia acestora
- Micromanagementul poate fi eliminat, ceea ce duce la satisfacția generală
De ce întreprinderile mici și mijlocii (IMM-uri) trebuie să adopte software de management al resurselor (RMS)
Resursele sunt un atu pentru orice organizație, indiferent de dimensiune. Dacă resursele sunt alocate corect, nu ar trebui să existe escaladare, întrerupere, defalcare și, cel mai important, pierdere de venituri. RMS și alte instrumente CRM vor ajuta companiile să-și atingă obiectivele de afaceri și să rămână competitive pe piața competitivă actuală.
În primul rând, costurile, abilitățile și lipsa de vizibilitate în implementare sunt factorii care determină IMM-urile să utilizeze RMS pentru a-și gestiona operațiunile de afaceri. Odată cu introducerea RMS bazat pe SaaS (Software-as-a-Service) și a platformelor simple și ușor de utilizat, scenariul s-a schimbat astăzi.
Noua fezabilitate a prețurilor RMS pe bază de abonament încurajează, de asemenea, IMM-urile să implementeze RMS pentru eficiența afacerii.
RMS ajută IMM-urile să planifice resursele și să atribuie sarcini în mod corespunzător, să sporească transparența, să permită automatizarea, să susțină transformarea digitală, să fie competitive, să îmbunătățească fluxul de lucru, să rezolve problemele de alocare a resurselor, să reducă complexitatea proiectelor multiple, un singur punct de responsabilitate, un control ridicat etc.
În secțiunea de mai jos, vom vedea unele dintre cele mai bune software de gestionare a resurselor din industrie, benefice pentru întreprinderile mici și mijlocii.
Teamdeck
Teamdeck este un RMS all-in-one utilizat pe scară largă. Compania susține că aplicațiile sale de gestionare a resurselor sunt folosite de echipe din America de Nord, America de Sud, Europa, Australia, Orientul Mijlociu și Îndepărtat și Africa.
Instrumentul include toate opțiunile de acces necesare pentru gestionarea resurselor, cum ar fi planificarea, programarea, cronometrarea, gestionarea vacanțelor și multe altele. Vizualizarea simplă a calendarului vă permite să efectuați sarcinile importante de urmărire a resurselor nealocate, alocarea activităților acestora și monitorizarea programului acestora.
Din venituri sau din facturarea punctelor, managerii pot calcula KPI (Indicatori cheie de performanță) și ROI (Return on Investment), iar rapoartele lor adaptative ajută la determinarea angajamentului echipei.
Tabloul de bord software ajută la prognozarea cerințelor viitoare ale proiectelor pe baza proiectelor în curs.
Caracteristici
- Raportare extinsă, cum ar fi rapoarte privind bugetul sau salariile
- Gestionarea adecvată a resurselor, inclusiv urmăriri pe oră și vacanțe în echipă.
- Gestionarea concediilor de resurse, inclusiv aprobarea/respingerea, sărbătorile legale, absența resurselor și motivele.
- Controlați utilizarea resurselor prin monitorizarea utilizării în diferite proiecte
Pe scurt, întreaga muncă în echipă poate fi planificată și controlată cu acest software, iar deciziile bazate pe date pot fi luate pe baza structurilor avansate de raportare. Se bazează pe un abonament software și este cel mai ieftin din această categorie, începând de la 0,9 USD pe lună, dar la acest preț nu este oferit accesul la aplicația mobilă și Teamdeck.
Wrike
Wrike software-ul face parte din renumita companie de virtualizare și cloud Citrix. Are o funcționalitate extinsă, asigurând că resursele și managerii de echipă rămân structurați pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului.
Software-ul creează proiecte vizuale prin panouri Kanban și diagrame Gantt și lucrează împreună într-un mediu dispersat și proiecte multiple.
Tabloul de bord separă munca în trei secțiuni: Sarcini, Proiecte și Foldere. Folderele sunt o structură ierarhică pentru organizarea sarcinilor în proiecte. Fiecare proiect este însărcinat cu un cadru specific. Managerul de proiect poate aloca sarcinile specifice resurselor individuale cu date și date limită.
Software-ul are șabloane încorporate care ajută la maximizarea resurselor și a productivității proiectelor în mai multe moduri, inclusiv crearea de foi de parcurs pentru produse, vizibilitatea proiectelor primite, planuri de comunicare eficiente, împărțirea proiectelor complexe în faze ușor de implementat etc.
Caracteristici
- Automatizarea proiectelor și estimarea riscurilor
- Oferă vizibilitate la 360 de grade a activităților finale
- Instrumente personalizate pentru fiecare echipă și fiecare industrie
- Instrumente puternice, cum ar fi comenzile vocale și răspunsurile inteligente
Platforma Wrike permite peste 400 de integrări, cum ar fi Salesforce, diverse instrumente CRM, Slack, Microsoft Teams și multe altele, care nu vor opri sau împiedica implementarea cu succes a angajamentelor. Software-ul se bazează pe abonament, iar prețul său începe de la 9,8 USD utilizator/lună. Are și o perioadă de probă de 14 zile.
asta ar trebui să meargă la numărul 3
Smartsheet
Smartsheet te face un profesionist în gestionarea resurselor, cu o perspectivă a activităților de rutină ale organizației tale.
Urmărirea sa puternică a timpului permite urmărirea la nivelul minutelor pentru a profita la maximum de forța de muncă. Secțiunea Persoane permite accesul bazat pe roluri și poate ajuta la gestionarea lucrătorilor cu normă întreagă și a contractorilor.
În plus, puteți verifica fiecare prezentare generală a proiectului și puteți avea cifrele care indică orice subutilizare sau suprautilizare a resurselor.
În plus, Smartsheet acceptă 100 de operațiuni de programare anulare-refacere într-o sesiune activă de browser.
Cu șabloanele de proiect, se pot actualiza sau importa simultan mai multe proiecte.
În cele din urmă, rapoartele de timp, cheltuieli, buget și utilizare facilitează analiza performanței generale și îmbunătățirea în consecință pentru proiectele viitoare.
În cele din urmă, aveți totul și mai mult de experimentat direct cu o încercare gratuită de 14 zile fără card de credit.
Prognoza
Prognoza platforma este un software premiat. A câștigat multe titluri de la cea mai importantă platformă de evaluare G2 din lume pentru cel mai bun management de proiect, managementul resurselor, managementul sarcinilor și multe altele.
Este un software complet de management de proiect care ajută la asigurarea executării finale a activităților și absorbția capacității tuturor resurselor. Celelalte module precum managementul proiectelor, colaborarea în echipă, managementul timpului, business intelligence și automatizarea muncii AI pot fi integrate cu ușurință cu platforma sa de gestionare a resurselor.
Una dintre unicitatea sa este că este unul dintre cele mai rapide programe software care ajută echipele de la IMM-uri să-l implementeze mai rapid și să înceapă să livreze. Are o rată de adoptare a utilizatorilor mai mare decât orice alt software din această categorie.
Caracteristici
- Urmărirea mai rapidă a resurselor pe baza sugestiilor de inteligență artificială
- Oferă o vedere în timp real a utilizării și capacității tuturor resurselor
- Reglați volumul de muncă pentru a evita problemele
- Calculează automat utilizarea resurselor pentru a înțelege mai bine timpul petrecut în utilizare.
Software-ul de prognoză îi ajută pe managerii de resurse sau de proiect să planifice și să ajusteze activitățile pentru a aborda blocajele și pentru a stabili standarde pentru a respecta termenele limită. Prețul începe de la 29 USD/loc/lună pentru minim 10 locuri. Acest software este disponibil pentru o versiune de încercare de 14 zile.
Activecollab
Activecollab este un alt software ușor de utilizat care se ocupă de toate fazele managementului de proiect, inclusiv managementul muncii, colaborarea în echipă, managementul timpului și al resurselor, managementul clienților și profitabilitatea.
Managerii sau directorii pot folosi acest software pentru a planifica activitățile proiectului și a gestiona resursele de la început până la finalizare.
Este un mediu ușor pentru a construi o comunicare și o colaborare eficiente cu echipa ta, alți manageri și clienți. Este gratuit pentru proiecte mici, cu o limită de 3 utilizatori.
Caracteristici
- Planificare automată a sarcinilor
- Importă proiecte din alte aplicații și integrează Zapier, Slack, Webhooks
- Lista de activități și vizualizarea Kanban
- Integrarea stocării în cloud
O platformă simplă pentru evaluarea stării proiectului, a timpului alocat resurselor și a profitabilității afacerii, care ajută la asigurarea angajamentelor în limitele bugetului. Prețul începe de la 7,5 USD pentru trei utilizatori. Puteți testa acest software gratuit timp de 14 zile înainte de a-l folosi în mediul dvs. de lucru.
Pluti
Pluti a fost dezvoltat în mod explicit pentru gestionarea resurselor, programare și planificarea capacității. Ajută la crearea și atribuirea sarcinilor în câteva secunde, adăugarea fazelor de proiect și a termenelor limită, atribuirea resurselor și gestionarea capacității echipei.
Potrivit companiei, este utilizat în diverse industrii, inclusiv agenții, firme de consultanță, firme de arhitectură, firme de IT și altele.
Platforma permite integrarea fluxurilor de lucru existente ale companiei pentru managementul proiectelor, programare, actualizări slăbite și multe altele. Pe lângă vizualizarea capacității resurselor și rapoartele de proiect, acest software poate gestiona și cerințe complexe ale proiectelor.
Caracteristici
- Această platformă oferă previziuni ale resurselor care arată estimări ale proiectului versus valori reale.
- O foaie de pontaj pre-populată încorporată ajută resursele să-și facă treaba cu ușurință.
- Flexibilitate în planificarea resurselor pentru manageri și pentru a înregistra timp pentru resurse de oriunde
- Protecția datelor cu caracter personal susținută de conformitatea cu GDPR și SOC2
Float este una dintre cele mai populare platforme de gestionare a resurselor din această categorie. Ușor de utilizat și ușor de implementat, începând de la 6 USD pe lună. Există, de asemenea, o perioadă de probă de 30 de zile.
Saviom
Saviom este un software avansat de gestionare a resurselor cu opțiuni de configurare personalizate care pot fi ajustate în funcție de cerințele proiectului. Se spune că software-ul ajută la reducerea costurilor cu resursele cu 10 până la 30% și la creșterea utilizării resurselor cu 10 până la 20%.
Una dintre unicitatea sa este că platforma prezice transparența deplină a resurselor, inclusiv cerințele, resursele neplătite, suprautilizarea și subutilizarea, planificarea capacității folosind analize multidimensionale în timp real.
Este o platformă cuprinzătoare de gestionare a resurselor care ajută IMM-urile să prezică în avans cerințele de resurse pe baza analizei cererii și ofertei.
Software-ul vă ajută să identificați și să alocați rapid resursele potrivite la timp, în funcție de oportunități, locații, zone de interes etc.
Caracteristici
- Înțelegeți finanțele proiectului, cum ar fi costurile, veniturile, marjele de profit,
- Optimizați resursele nefacturate pentru a îmbunătăți utilizarea resurselor
- Ajută la identificarea decalajelor dintre actualele și prognozele, asemănătoare matricei de resurse
- Tabloul de bord inteligent al afacerii pentru analiză și raportare
Dacă sunteți în căutarea unui software de management al resurselor end-to-end pentru inginerie, contabilitate, IT, construcții, consultanță, Saviom este cea mai bună alegere. Ajută la planificarea resurselor, planificarea capacității, raportarea și analiza, precum și integrarea cu alte platforme de flux de lucru. Preturile sunt disponibile la cerere pentru o cotatie.
Proces
Proces este un software pentru managementul muncii și al resurselor. Este un software ușor de utilizat pentru a crea mai multe fluxuri de lucru, a atribui resurse diferite și a urmări progresul.
Una dintre cheile managementului fluxului de lucru este organizarea documentelor, iar acest software oferă o interfață simplă pentru crearea, organizarea și partajarea documentelor între echipe.
Interfața drag-and-drop permite managerilor să creeze și să atribuie sarcini echipelor în câteva minute și să urmărească progresul și să primească notificări prin tablouri de bord. Una dintre unicitatea sa este că puteți crea sarcini pe baza condițiilor îndeplinite, cum ar fi: dacă / atunci.
Caracteristici
- Crearea fluxului de lucru bazat pe o matrice de aprobare, fie într-o singură etapă, fie în mai multe etape
- Abilitatea de a integra peste 1000 de aplicații
- Programați și atribuiți automat fluxuri de lucru și actualizați celelalte aplicații
- Formulare integrate pentru colectarea automată a datelor din alte aplicații
Este un software complet de colaborare în echipă și de gestionare a fluxului de lucru, cu funcții multiple, cum ar fi automatizarea sarcinilor, fluxuri de lucru programate încorporate și alte module de automatizare care facilitează crearea, atribuirea și urmărirea fluxurilor de lucru și a resurselor. Software-ul poate fi folosit gratuit timp de 14 zile, cu costuri începând de la 25 USD pe lună/utilizator.
Instagantt
Instagantt este o platformă de diagrame Gantt pentru managementul proiectelor. Diagrama Gantt este o metodă de diagramă cu bare care poate fi utilizată pentru a planifica, programa și urmări proiecte de orice dimensiune.
Pe lângă faptul că este o platformă grafică cu bare, are și diverse funcții încorporate pentru a ajuta la gestionarea sarcinilor, echipelor și bugetelor și pentru a face proiectele un succes.
Este un software complet de management al proiectelor care ajută la planificarea termenelor limită ale proiectelor, la stabilirea dependențelor și a liniilor de bază, la alocarea resurselor și la lucrul în echipă.
Funcția sa de sarcină de lucru asigură că resursa nu este supraîncărcată sau subutilizată, creând o echipă și o sarcină de lucru echilibrate.
Caracteristici
- Diagrame Gantt mai rapide cu platformă intuitivă
- Tabloul de bord interactiv pentru a vizualiza termenele limită, progresul și resursele pentru fiecare proiect
- Integrare ușoară a proiectului Asana
Dacă sunteți în căutarea unui software de management al resurselor și al proiectelor premiat bazat pe platforma diagramă Gantt, acest software este suficient. Această soluție avansată de diagramă Gantt este disponibilă la prețuri accesibile, începând de la 5 USD/lună. Puteți încerca chiar și versiunea de încercare cu 7 zile înainte de a cumpăra.
Mavenlink
Mavenlink este un software premiat pentru optimizarea dinamică a resurselor. A fost numit pe primul loc pentru managementul resurselor, managementul proiectelor și managementul muncii de G2 Grids în 2021.
Este folosit pentru a implementa echipe în timp real pe baza scenariilor de afaceri cu nevoi diferite. Software-ul vă permite să vedeți impactul asupra productivității și profiturilor atunci când se fac ajustări la nivel de resurse.
Are o unicitate a resurselor de prognoză necesare pentru proiectele viitoare. De asemenea, ajută la analiza cerințelor și profitabilității proiectelor în derulare.
Acest software are tot ce aveți nevoie pentru a gestiona resursele în timp real și pentru a răspunde așteptărilor din ce în ce mai mari.
Caracteristici
- Proiectat pentru a demonstra îmbunătățirea continuă cu răspuns în timp real
- Definirea domeniilor de dezvoltare durabilă
- Ajutați la echilibrarea competențelor de resurse în funcție de cererea proiectului
- Evaluarea mai multor planuri simultan
Mavenlink a câștigat numeroase premii. Nu este doar un software avansat de gestionare a resurselor, ci oferă și o platformă pentru gestionarea cuprinzătoare a proiectelor și a sarcinilor, cu prognoza cerințelor viitoare de resurse. Prețurile sunt disponibile atunci când solicitați o ofertă.
Hubplanner
Hubplanner oferă o soluție completă cu mai multe funcții cheie, cum ar fi managementul resurselor, planificarea sarcinilor, cronometrarea și planificarea proiectelor într-un singur tablou de bord, care este ușor de implementat și utilizat.
Tabloul de bord simplu oferă o transparență completă a programului întregii echipe în cadrul proiectelor și evenimentelor. Structura de raportare a fost dezvoltată ținând cont de designul la nivel de întreprindere, care oferă indicatori cuprinzători pentru a urmări utilizarea.
Are un modul de planificare separat pentru programare care poate fi integrat în managementul resurselor. Unicitatea sa este că managerul poate planifica bugetul proiectului, poate alimenta ratele de facturare și poate calcula cheltuielile proiectului.
Caracteristici
- Program ușor de glisare și plasare pentru echipele de proiect
- Poate monitoriza implementarea resurselor sau proiectelor individuale
- Poate afișa analize în timp real ale tuturor proiectelor și resurselor dvs
- Resurse concedii și vacanță, flux de lucru de solicitare și aprobare
Acest software poate fi folosit gratuit timp de 60 de zile. Dacă sunteți în căutarea unei activități de gestionare a resurselor de la capăt la capăt, planificatorul hub-ului își va face treaba. Prețul său începe de la 7 USD pe resursă/lună.
Concluzie
Gestionarea resurselor este una dintre cele mai dificile sarcini în orice fază a managementului de proiect, dar cu instrumentele și software-ul potrivit, poate deveni mult mai ușor.
Aproape toate instrumentele de gestionare a resurselor discutate mai sus sunt premiate, au aproape aceeași funcționalitate și sunt bazate pe SaaS, cu ușoare diferențe de caracteristici. IMM-urile pot testa aceste instrumente și apoi pot ajunge la un acord înainte de a finaliza o achiziție.
Sunteți interesat să obțineți un asistent virtual? Aruncă o privire la asistenții virtuali pentru afacerea ta de pe aceste platforme.
Creați un tablou de bord KPI folosind aceste instrumente.