Dacă ar trebui să evidențiez un singur element esențial din cadrul Scrum care primește mai puțină atenție decât merită, acela ar fi planificarea sprintului.
Ar trebui să fie un eveniment colaborativ în care echipa Scrum își organizează activitățile pentru următorul sprint. Ideal, durata acestei ședințe nu ar trebui să depășească două ore pentru un sprint de două săptămâni. Totuși, în realitate, de multe ori se termină cu confuzie și necesitatea de eforturi suplimentare pentru a clarifica obiectivele sprintului următor.
Planificarea Sprintului și Rolul Său în Dezvoltarea Agile
În cadrul acestui eveniment, echipa analizează lista de produse, un inventar de funcționalități și cerințe, împreună cu criteriile de acceptare pentru produsul final. Echipa selectează elementele prioritare din această listă pentru a le implementa în sprintul următor. Aceste elemente sunt apoi descompuse în sarcini individuale, care constituie activitățile complete pe care echipa de dezvoltare trebuie să le realizeze pentru a finaliza cu succes sprintul.
Importanța planificării sprintului rezidă în stabilirea unei înțelegeri comune a obiectivelor pe care echipa se angajează să le livreze. De asemenea, se stabilește care sunt elementele cu cea mai mare valoare, maximizând astfel beneficiile pentru client. În plus, acest proces creează un sentiment de apartenență și angajament în întreaga echipă, conducând în mod implicit la o productivitate crescută.
Elementele Cheie ale Planificării Sprintului
Fiecare ședință de planificare a sprintului în cadrul Scrum ar trebui să includă câteva elemente de bază.
#1. Lista de Produse
Înainte de începerea planificării sprintului, proprietarul produsului (Product Owner) trebuie să actualizeze și să prioritizeze lista de produse. În timpul ședinței de planificare, echipa examinează această listă și discută elementele situate în partea superioară a listei.
#2. Obiectivul Sprintului
Echipa stabilește un obiectiv clar pentru sprint, aliniat cu viziunea proprietarului de produs. Acesta este un enunț concis care descrie valoarea incrementală pe care echipa o va furniza la sfârșitul sprintului. Obiectivul trebuie să fie specific, măsurabil și realizabil în intervalul de timp al unui sprint.
#3. Conținutul Sprintului
Elementele selectate din lista de produse pentru următorul sprint formează conținutul sprintului. Echipa ar trebui să fie încrezătoare că toate elementele din conținut pot fi livrate în totalitate în timpul sprintului. Pentru aceasta, echipa estimează efortul necesar pentru fiecare element.
Etapele Ședinței de Planificare a Sprintului
Pentru a înțelege mai bine elementele cheie, acestea sunt transformate în acțiuni specifice care au loc în timpul planificării sprintului.
Echipa rafinează lista de produse printr-o discuție între proprietarul produsului (cel care deține conținutul) și echipa de dezvoltare, care se asigură că înțelege scopul și criteriile de acceptare ale fiecărui element. Un element este considerat rafinat doar dacă toată echipa este de acord că descrierea este suficient de clară pentru activitățile de dezvoltare.
Obiectivul Principal
Scopul final al unei ședințe de planificare a sprintului este de a stabili un obiectiv pentru sprint și de a decide asupra conținutului la care echipa va lucra în următorul sprint.
Pentru a atinge acest obiectiv, echipa trebuie să aibă pregătite suficiente descrieri și funcții care pot forma conținutul sprintului. Proprietarul produsului are responsabilitatea de a prioritiza aceste elemente înaintea ședinței, astfel încât echipa de dezvoltare să știe care sunt subiectele cu cea mai mare prioritate pentru afacere. Echipa de dezvoltare, la rândul său, trebuie să se familiarizeze cu aceste elemente și să estimeze efortul necesar.
Cum se Realizează
Ședința de planificare a sprintului se bazează pe comunicarea și colaborarea dintre proprietarul produsului și echipa de dezvoltare. Împreună, ei lucrează pentru a clarifica scopul elementelor prioritare din lista de produse. După ce echipa are suficiente elemente prioritare rafinate, proprietarul produsului va defini obiectivul următorului sprint. Această declarație informează părțile interesate externe despre prioritățile sprintului și despre scopul principal al livrabilelor sale.
Echipa de dezvoltare va calcula apoi capacitatea echipei pentru sprint și va completa conținutul sprintului cu elementele prioritare care contribuie la atingerea obiectivului sprintului.
În final, echipa poate adăuga elemente suplimentare în conținutul sprintului, chiar dacă nu contribuie în mod direct la obiectivul sprintului, pentru a completa capacitatea rămasă. Cu toate acestea, obiectivul sprintului rămâne principalul element de valoare incrementată furnizat în timpul sprintului.
În funcție de nivelul de pregătire, ședința de planificare poate varia de la o discuție lungă la o decizie rapidă. O echipă experimentată ar putea avea deja suficiente elemente pregătite pentru următoarele două sau trei sprinturi.
În aceste cazuri, ședința se concentrează pe definirea obiectivului sprintului și selectarea elementelor relevante. Dacă descrierile nu sunt gata înainte de ședință, ele trebuie finalizate în timpul acesteia, ceea ce implică discuții interactive între proprietarul produsului și echipa de dezvoltare.
Roluri și Responsabilități
Trei roluri principale sunt implicate în fiecare ședință de planificare: proprietarul produsului (PO), echipa de dezvoltare și Scrum Master (SM). Fiecare rol are responsabilități specifice în timpul acestei ședințe.
Proprietarul produsului este responsabil pentru conținutul listei de produse, asigurându-se că aceasta este actualizată și prioritizată. PO conduce ședința de planificare a sprintului, facilitează discuțiile despre elementele din listă și ajută echipa să înțeleagă valoarea fiecărui element pentru afacere. PO comunică și colaborează cu echipa de dezvoltare pentru a stabili obiectivul sprintului și pentru a se asigura că conținutul se aliniază cu viziunea produsului.
Echipa de dezvoltare este responsabilă pentru selectarea elementelor la care va lucra în timpul sprintului și pentru crearea conținutului sprintului. Doar echipa de dezvoltare se poate angaja asupra elementelor specifice din listă. De asemenea, echipa estimează efortul necesar pentru fiecare sarcină și le alocă membrilor echipei.
Scrum Master este responsabil pentru organizarea ceremoniei și facilitarea ședinței de planificare, asigurându-se că totul este în grafic. SM ajută echipa să înțeleagă scopul ședinței și importanța unei înțelegeri comune a activităților. De asemenea, SM instruiește echipa în cele mai bune practici agile.
Toți membrii (în funcție de rolurile lor) colaborează pentru a stabili un acord comun privind activitățile pentru următorul sprint și modalitatea de implementare. Membrii echipei pun întrebări, împărtășesc perspective și lucrează împreună pentru a crea conținutul sprintului, cu scopul final de a livra rezultate de înaltă calitate în perioada sprintului.
Pregătirea pentru Planificarea Sprintului
Majoritatea pregătirilor cad în sarcina proprietarului produsului. PO este responsabil de pregătirea listei de produse. Nu înseamnă că PO trebuie să definească fiecare element din listă, ci că responsabilitatea și proprietatea aparțin PO. De asemenea, PO conduce ședința și facilitează discuțiile despre conținut.
Echipa de dezvoltare ar trebui să examineze lista cu mult înainte de ședință, astfel încât întâlnirea să se desfășoare fără probleme. Dacă membrii echipei citesc descrierile pentru prima dată în timpul ședinței, este evident că va dura mai mult timp pentru a clarifica toate elementele.
Fiecare element care urmează a fi discutat trebuie să aibă criterii de acceptare definite. Acesta este, de asemenea, o responsabilitate a PO. Descrierea elementului și criteriile de acceptare sunt cele mai importante intrări pentru ședința de planificare. Dacă acestea lipsesc sau sunt incomplete, echipa nu se poate pregăti corespunzător.
Stabilirea Corectă a Obiectivului
Cel mai eficient mod de a stabili obiective în timpul ședinței este să adopți o abordare iterativă. Iată câțiva pași care descriu modul în care se pot defini obiective eficiente:
- Analizează lista de produse înainte de ședință pentru a înțelege ce se va discuta.
- Definește obiectivul sprintului împreună cu echipa, odată ce elementele posibile pentru următorul sprint sunt pregătite.
- Selectează elementele din listă pentru a forma obiectivul convenit, asigurându-te că toate sunt realizabile în timpul sprintului.
- Ajustează obiectivul, dacă este necesar, odată ce conținutul sprintului este format, pentru a asigura o comunicare clară a progresului sprintului.
- Revizuiește obiectivele chiar și în timpul sprintului, mai ales dacă apar complicații neprevăzute. În acest caz, redefinește obiectivul cât mai repede posibil.
Fiecare obiectiv al sprintului trebuie să reflecte capacitatea reală a echipei și trebuie să existe o estimare a efortului pentru fiecare element care formează conținutul sprintului.
Cele Mai Bune Practici pentru Planificarea Sprintului
Pentru a reuși în această ședință, este necesară pregătirea temeinică. Acest mesaj este adresat în special proprietarilor de produse, dar nu exclude și echipa de dezvoltare. Toată lumea ar trebui să analizeze lista de produse cu mult înainte de întâlnire.
Evită să întrebi membrii echipei dacă este prima dată când văd o descriere. Ideal, unele dintre elementele mai simple ar trebui să fie deja estimate, deși acest lucru nu este realist de cele mai multe ori.
Scrum Master trebuie să mențină ședința concentrată pe agendă și subiectele de discuție. Acest lucru este dificil, mai ales dacă echipa este nouă. Există o tendință puternică de a discuta toate detaliile și de a pune la îndoială chiar și faptele de bază. Oprește aceste discuții și ajută echipa să treacă mai departe.
Colaborarea și comunicarea sunt esențiale pentru succesul unei echipe Scrum. Membrii echipei trebuie să pună întrebări și să împărtășească perspective. O ședință de planificare în care doar proprietarul produsului sau Scrum Master vorbește este o situație nedorită.
Ședința de planificare trebuie să aibă o durată fixă. Nu depăși intervalul de timp stabilit. Și nu organiza o a doua ședință specială de planificare pentru că prima nu a fost suficientă. Învață din experiență și fă data viitoare mai bine.
Un NU Categoric
Nu încheia planificarea sprintului fără a împărți elementele în sarcini. Este o greșeală comună să crezi că acest lucru poate fi făcut și mai târziu. Acest lucru afectează acuratețea estimărilor pentru conținutul sprintului.
De asemenea, transferi unele activități de planificare într-un interval de timp dedicat dezvoltării efective. Astfel, reduci timpul de dezvoltare a conținutului și nu îi oferi o limită de timp.
Nu este o idee bună să mărești numărul, durata sau frecvența ceremoniilor sprintului. Totuși, acest lucru se întâmplă de cele mai multe ori. Nu urma această tendință.
Să analizăm pe scurt câteva instrumente de planificare care pot fi utilizate în timpul sesiunilor de planificare a sprintului. Acestea pot contribui la o eficiență mai mare, deși o echipă matură nu necesită instrumente suplimentare.
#1. Tara
Sursa: tara.ai
Tara.ai este un instrument de planificare a sprintului care utilizează inteligența artificială (AI) pentru a facilita o planificare și o gestionare mai eficientă a sprinturilor. Instrumentul automatizează sarcinile manuale implicate în planificarea sprintului, cum ar fi estimarea efortului și alocarea sarcinilor membrilor echipei. Tara.ai oferă informații și analize în timp real pentru a monitoriza progresul și zonele de îmbunătățire.
O diferență cheie între Tara.ai și alte instrumente similare este utilizarea inteligenței artificiale. Tara.ai utilizează algoritmi de învățare automată pentru a analiza datele din sprinturile anterioare și a oferi recomandări pentru a îmbunătăți procesul. Instrumentul ajută la crearea descrierilor mai precise și detaliate.
Tara.ai este și foarte personalizabil și poate fi configurat pentru a se potrivi nevoilor specifice fiecărei echipe și integrat cu alte instrumente și platforme.
#2. ClickUp
Sursa: clickup.com
ClickUp este un instrument de planificare a sprinturilor care oferă o platformă cuprinzătoare pentru managementul proiectelor, inclusiv planificarea sprinturilor. Instrumentul este foarte bogat în funcții și acceptă o serie de integrări posibile.
Diferența cheie dintre ClickUp și alte instrumente constă în flexibilitate. ClickUp poate fi personalizat și poți construi multe fluxuri de lucru personalizate pentru a îndeplini cerințele proiectului tău. Instrumentul oferă o serie de șabloane prefabricate.
ClickUp acceptă integrări cu alte instrumente și platforme, precum Slack, Trello și Google Drive, simplificând fluxul de lucru și colaborarea în cadrul echipelor.
ClickUp oferă funcții pentru planificarea și gestionarea sprinturilor, cum ar fi gestionarea sarcinilor, urmărirea timpului și raportarea, oferind informații și analize în timp real pentru identificarea zonelor de îmbunătățire.
#3. Lucidspark
Sursa: lucidspark.com
Lucidspark este un instrument de planificare a sprinturilor care oferă o tablă virtuală pentru ca echipele să colaboreze și să-și planifice sprinturile, creând idei noi și structurând informațiile, eficientizând munca echipei.
Diferența majoră a Lucidspark este concentrarea pe colaborarea vizuală, oferind șabloane și elemente vizuale pentru a organiza ideile și planifica sprinturile. Tabla virtuală permite colaborarea în timp real, eliminând dezavantajele locațiilor diferite.
Lucidspark se integrează cu alte instrumente, cum ar fi Slack, Google Drive și Trello.
Lucidspark acceptă funcții pentru planificarea și gestionarea sprinturilor, oferind informații și analize în timp real pentru monitorizarea progresului.
#4. Wrike
Sursa: wrike.com
Wrike este un instrument de planificare a sprintului care oferă o platformă cuprinzătoare pentru gestionarea proiectelor, inclusiv planificarea sprintului.
O diferență cheie între Wrike și alte instrumente similare este concentrarea sa pe colaborarea în timp real, cu funcții precum editare în timp real, comentarii și alocarea sarcinilor. Instrumentul acceptă funcții de comunicare precum chat, e-mail și videoconferințe.
Wrike se integrează cu instrumente ca Slack, Google Drive, și Microsoft Teams, ceea ce poate fi un avantaj pentru unele companii.
Wrike oferă funcții pentru planificarea și gestionarea sprinturilor, incluzând gestionarea sarcinilor, urmărirea timpului și raportarea.
#5. Zoho
Sursa: zoho.com
Zoho Sprint este un alt instrument de planificare care oferă o platformă cuprinzătoare pentru gestionarea proiectelor Agile.
Una dintre proprietățile cheie ale Zoho Sprint este concentrarea pe simplitate, oferind o interfață simplă și intuitivă, ușor de utilizat chiar și pentru echipele noi în managementul de proiect Agile. Instrumentul oferă șabloane și fluxuri de lucru prefabricate care pot fi personalizate.
Zoho Sprint oferă, de asemenea, gestionarea sarcinilor, urmărirea timpului și raportarea, precum și informații și analize în timp real pentru a măsura și identifica zonele de îmbunătățire.
Concluzie
Planificarea corectă a sprintului este un proces care necesită experiență. Chiar dacă înveți teoria, primul instinct al oamenilor în timpul unei ședințe este de a se abate de la subiect.
O echipă experimentată din punct de vedere tehnic este și o echipă complexă. Maturitatea echipei, în acest caz, măsoară mai degrabă înțelegerea mentalității decât nivelul abilităților tehnice. De aceea, este important să știi unde să te îmbunătățești și cum să faci acest lucru.
Apoi, verifică procesele nesănătoase care pot distruge sprintul.