În fiecare zi, ar trebui să facem o serie de sarcini, dar nu toate sunt urgente sau importante. Învățarea să utilizați Eisenhower Matrix vă va ajuta să vă prioritizați sarcinile și să deveniți mai productiv.
Metoda sau matricea Eisenhower este o abordare populară folosită de milioane de oameni din întreaga lume pentru a prioritiza sarcinile pe care le aveți în mână. Cu ajutorul acestuia, vă puteți clasifica sarcinile în funcție de importanță și urgență. De asemenea, vă ajută să înțelegeți sarcinile care ar trebui să fie delegate altora sau șterse.
În acest articol, vom arunca o privire asupra acestei matrice, importanța ei în managementul sarcinilor și productivitate, modalități de implementare și câteva resurse șablon.
Cuprins
Ce este Eisenhower Matrix?
Matricea Eisenhower este un cadru pentru prioritizarea sarcinilor și managementul timpului. Spre deosebire de o listă obișnuită de activități, vă permite să clasificați și să prioritizați sarcinile importante și sensibile la timp. Este, de asemenea, cunoscut sub numele de Eisenhower Decision Matrix, Urgent-Important Matrix și Eisenhower Box.
În mod tradițional, arată ca o cutie pătrată cu patru cadrane. Fiecare cadran reprezintă urgența sau importanța unei anumite sarcini. Casetele de pe axa x reprezintă sarcini urgente și nu urgente, în timp ce casetele de pe axa y arată sarcini importante și neimportante.
Importanța matricei Eisenhower pentru prioritizarea sarcinilor
Identificarea sarcinilor prioritare
Această matrice vă permite să identificați și să vă concentrați asupra sarcinilor cele mai importante mai întâi, măsurându-le pentru urgență și importanță. Delegați sarcini mai puțin importante
Identificând sarcini urgente, dar nu importante, matricea vă permite să le delegați membrilor echipei. Astfel, ai timp să te concentrezi pe sarcini mai importante.
Urmăriți progresul
Această matrice este, de asemenea, utilă pentru monitorizarea progresului sarcinii și identificarea oricăror blocaje. Prin urmare, vă puteți finaliza proiectele la timp.
Ștergerea sarcinilor inutile
Sarcinile care nu sunt urgente sau importante ar putea fi șterse cu totul din lista de sarcini. Astfel, lista de sarcini nu va fi copleșită.
Economisi timp
Dacă aveți o listă lungă de sarcini care nu sunt sortate în funcție de prioritate, se pierde mult timp decidend pe care să o faceți mai întâi. Eisenhower Matrix rezolvă această problemă și vă spune cu ce sarcină să începeți.
Cum să utilizați Eisenhower Matrix ca instrument de productivitate
- Trebuie să învățați să utilizați această matrice în modul corect pentru a obține cele mai multe beneficii. În funcție de preferințele dvs., puteți crea o matrice pentru sarcinile zilnice sau puteți combina lista lunară de activități. În ambele cazuri, practica regulată vă va crește perfecțiunea.
- Identificarea cu acuratețe a celei mai importante sarcini vă va asigura productivitatea maximă. Alege sarcini care vor avea un impact maxim în viața sau munca ta.
- Sarcinile care vor intra în categoria de delegat ar trebui să fie atribuite altcuiva. Aflați care membru al echipei este cel mai potrivit pentru acele sarcini și delegați-le sarcinile.
- Cu excepția cazului în care matricea dvs. este pentru sarcini zilnice, trebuie să o revizuiți în mod regulat. Verificați-vă programul zilnic și actualizați matricea ca program zilnic și noi sarcini.
- Bifați sarcinile finalizate, deoarece acest lucru vă va oferi un sentiment de realizare și succes. Acest lucru vă va face, de asemenea, mai productiv.
- După crearea acestei matrice, trebuie să finalizați cu sinceritate sarcinile. Mulți oameni ajung să amâne sarcinile care sunt importante, dar nu urgente. Cu toate acestea, acesta este un mare nu dacă doriți să rămâneți productiv.
- Nivelul de urgență și importanță se modifică într-o sarcină. Trebuie să fii flexibil pentru a rămâne productiv, indiferent de sarcinile care ți se întâmplă.
Ghid pas cu pas pentru implementarea matricei Eisenhower
Pentru a crea o matrice Eisenhower manuală, trebuie să desenați patru casete într-o cutie în formă de pătrat. Astfel, obțineți patru cadrane care ar trebui să fie numite Do, Schedule, Delegate și Delete. Pentru o mai bună înțelegere, amintiți-vă că cele două coloane ar trebui să conțină sarcini care sunt urgente și nu urgente.
Pe de altă parte, rândurile ar trebui să aibă sarcini care sunt importante și nu importante. Acum, aruncați o privire la cum să includeți sarcinile în diferite cadrane ale matricei:
Cadranul 1: Faceți
Primul cadran conține sarcini care sunt atât importante, cât și urgente. De obicei, sarcinile cu termene limită care se apropie sunt incluse în această casetă. Aceste sarcini trebuie finalizate astăzi sau mâine.
Cadranul 2: Program
În al doilea cadran, pui sarcinile care sunt importante, dar nu urgente. Aici, de obicei plasezi sarcinile care te ajută pe tine sau pe compania ta pe termen lung, chiar dacă acestea nu arată niciun efect imediat. În timp ce programați o sarcină, asigurați-vă că nu trebuie să le mutați în categoria A face, alocând suficient timp.
Cadranul 3: Delegat
Există întotdeauna unele sarcini care sunt urgente, dar nu importante. În acest caz, trebuie să puneți aceste sarcini în al treilea cadran și să le delegați altora. Dacă alți membri ai echipei sunt ocupați sau nu există nimeni care poate finaliza această sarcină, le puteți reprograma pentru mai târziu.
Aceste sarcini au de obicei un impact negativ asupra productivității dvs. Prin urmare, este mai bine să delegați acest lucru și să le urmăriți prin e-mail sau instrumente de gestionare a sarcinilor
Cadranul 4: Ștergeți
Al patrulea sau ultimul cadran al acestei matrice conține ucigași de productivitate care nu sunt nici urgenti, nici importanți. Trebuie să le identificați și să le eliminați din lista de sarcini pentru a deveni mai productiv.
Iată câteva platforme de unde puteți obține șabloane Eisenhower Matrix și le puteți personaliza cu propriile sarcini.
Smartsheet
Smartsheet oferă o colecție bună de șabloane Eisenhower Matrix pe care le puteți descărca direct. Șabloanele sunt disponibile în formate Word, Excel, PowerPoint, PDF, Google Docs, Foi de calcul Google și Prezentări Google.
Miro
Miro oferă, de asemenea, un șablon Eisenhower Matrix unde puteți prioritiza sau delega sarcini după cum doriți. Culoarea, formatul și textul șablonului pot fi editate pe interfața Miro și partajate altora.
Monday.com
Pe monday.com, obțineți șablonul nostru bazat pe matrice Eisenhower pentru gestionarea sarcinilor și creșterea productivității. Vă permite să determinați acțiunea în funcție de urgență și importanță. Mai mult, puteți atribui sarcini colegilor de echipă și puteți actualiza starea sarcinii.
Noţiune
Utilizatorii noțiuni pot folosi, de asemenea, șablonul pentru Eisenhower Matrix. Vă permite să adăugați etichete de urgență și importanță și să marcați finalizat atunci când o sarcină este finalizată.
Creativ
Șablonul Eisenhower Matrix de la Creately este extrem de personalizabil. Puteți adăuga diferite forme și imagini la acesta. Mărimea cutiilor poate fi, de asemenea, modificată. Îl poți împărtăși și colegilor tăi.
Asana
Asana vă permite să vă creați propriul șablon prin categorizarea sarcinilor. Puteți adăuga etichete adecvate pentru fiecare sarcină pentru a înțelege ce sarcină să efectuați mai întâi și pe care să o delegați.
Vârful42
Șablonul disponibil pe Vertex42 este potrivit pentru Excel și Google Sheets. Cu toate acestea, puteți descărca și versiunea PDF editabilă și puteți face modificări. Când o sarcină este finalizată, o puteți identifica cu bifa.
Evernote
Șablonul Evernote Eisenhower Matrix are patru cadrane în care puteți sorta sarcinile în funcție de importanță și urgență. De asemenea, vă permite să adăugați nume pentru persoanele care se vor ocupa de sarcinile delegate. După finalizarea unei sarcini, o puteți chiar marca ca finalizată, astfel încât colegii să poată ști.
Xtensio
Xtensio are un șablon bazat pe coduri de culoare pe care îl puteți utiliza pentru prioritizarea sarcinilor în funcție de importanță și urgență. Cu ajutorul ei, echipa ta poate afla cu ușurință ce sarcină să realizeze mai întâi.
HubSpot
Dacă sunteți în căutarea unor șabloane potrivite pentru Excel și Google Sheets, HubSpot este locul potrivit pentru a le găsi. Puteți descărca acest șablon pe computer și îl puteți edita folosind aplicațiile menționate. Poate fi, de asemenea, partajat cu membrii echipei.
Moqups
Moqups are un șablon editabil pentru matricea Eisenhower pe care îl puteți edita pe platforma respectivă. Pe lângă codul de culoare pentru fiecare cadran, există și emoji relevante care exprimă nivelul său de semnificație.
Paradigma vizuală online
Visual Paradigm Online oferă șabloane care pot fi personalizate cu ușurință folosind instrumente de desen online. Puteți să-i modificați dimensiunea, să adăugați textul preferat, să adăugați diferite imagini și forme și să efectuați desenul manual.
Concluzie
Oricine poate folosi Eisenhower Matrix în viața personală sau profesională pentru a afla sarcinile care necesită atenție imediată. Vă ajută să prioritizați sarcinile urgente și să le ștergeți pe cele inutile din lista de sarcini.
Puteți urma instrucțiunile de mai sus pentru a implementa această metodă. Sau puteți utiliza șabloanele din resursele date. De asemenea, aruncați o privire asupra matricei de prioritizare a proiectelor.