PayPal este o modalitate rapidă și eficientă de a crea facturi și de a fi plătit. Indiferent dacă sunteți freelancer, proprietar de afaceri sau cineva care dorește să învețe cum să creați facturi profesionale în câteva minute, acest articol este pentru dvs.
În acest articol, veți înțelege cum să creați o factură folosind instrumentul de facturare PayPal, urmând 7 pași simpli. Veți învăța cum să întocmiți facturi profesionale și să faceți mai ușor pentru clienții dvs. să vă plătească.
PayPal permite companiilor, liber profesioniștilor și oamenilor obișnuiți să trimită facturi clienților și oferă, de asemenea, o poartă pentru a ajuta clienții să efectueze plata fără probleme.
Cuprins
De ce PayPal este o alegere bună pentru freelanceri și întreprinderile mici?
- Instrumentul de facturare PayPal este util pentru a crea și a trimite facturi cu aspect profesional către clienți.
- PayPal vă permite să plătiți în moneda locală fără conversia valutară.
- Disponibil în peste 200 de țări/regiuni și acceptă 25 de monede.
- Funcția de urmărire a plăților PayPal vă ajută să vă urmăriți factura.
- PayPal oferă securitate solidă. Deci, tranzacțiile sunt sigure, ceea ce este crucial pentru liber profesionist sau pentru afaceri.
- Clienții au diferite preferințe pentru metodele de plată. (plata cu carduri de credit sau transfer bancar)
- PayPal vă permite să creați linkuri personalizate pentru a permite tranzacții fără probleme.
- Facturile PayPal sunt utile pentru clienții internaționali.
- PayPal ține o evidență a tuturor tranzacțiilor, ceea ce simplifică evidența contabilă.
- Puteți să trimiteți facturi, să urmăriți plățile și să vă gestionați finanțele de pe mobil.
- Sistemul automat de memento de plată de la Paypal.
Acum să discutăm în detaliu cum să creați un cont Paypal și să trimitem o factură unui client.
Cum se creează un cont PayPal
Pasul 1: Vizitați PayPal Site-ul web
Pasul 2: Faceți clic pe „Înscrieți-vă“
Înregistrați-vă PayPal
Pasul 3: Decideți și alegeți dacă doriți un cont „Persoană fizică” sau „Afaceri”.
Tipuri de cont PayPal
Pasul 4: Odată ce ați făcut alegerea, completați detalii importante precum adresa de e-mail, numărul de telefon mobil, parola, adresa și numele.
Adresa de e-mail
Pasul 5: Priviți bine Termenii și Politica de confidențialitate și acceptați-le.
Pasul 6: Faceți clic pe „Creați cont” sau „Următorul” pentru a vă crea contul. Apoi, PayPal vă va trimite un cod pe e-mail și pe telefon. Verificați e-mailul și introduceți codul pentru a vă confirma e-mailul.
Confirmare prin e-mail PayPal
Pasul 7: Puteți conecta un card de credit/debit sau un cont bancar la contul dvs. PayPal.
Conectați contul bancar
Pasul 8: Puteți seta întrebări de securitate.
Întrebări de securitate PayPal
Notă: În funcție de locația și activitatea dvs., PayPal poate solicita informații suplimentare pentru confirmare
Dar ce se întâmplă dacă ai un cont personal și vrei să-l treci în afaceri? Iată câțiva pași simpli pentru a vă schimba contul de la Personal la Business.
Cum să treceți de la un cont de persoană fizică Paypal la un cont de afaceri
Pasul 1: Conectați-vă la contul dvs. personal Paypal
Pasul 2: Faceți clic pe pictograma de setări (⚙️) din colțul din dreapta sus al tabloului de bord PayPal.
Setarea Paypal
Pasul 3: În setările contului dvs., ar trebui să vedeți o opțiune etichetată „Faceți upgrade la un cont de afaceri” sau ceva similar. Apasa pe el. SAU Derulați în jos și faceți clic pe „Faceți upgrade la un cont de afaceri”
Faceți upgrade la contul de afaceri
Pasul 4: Furnizați informații despre companie, cum ar fi Numele companiei, Adresa companiei, Adresa de e-mail a companiei, Denumirea juridică și Site-ul comercial (Opțional).
Completați toate detaliile
Pasul 5: furnizați informații suplimentare conform instrucțiunilor furnizate de PayPal. PayPal poate solicita detalii suplimentare, cum ar fi numărul dvs. de securitate socială, numărul de identificare a angajatorului (EIN) sau alte informații legate de impozite.
Pasul 6: După ce ați furnizat toate informațiile necesare, confirmați și trimiteți.
Notă: PayPal vă poate solicita să vă verificați contul de companie confirmând adresa de e-mail sau conectând un cont bancar.
Acum puteți să trimiteți facturi, să acceptați plăți sub numele companiei dvs. și să vă bucurați de alte beneficii ale unui cont de afaceri PayPal.
Acum, să învățăm cum să creați prima factură.
Cum se creează o factură în PayPal
Înainte de a merge mai departe, trebuie să știți ce informații esențiale ar trebui să includem în factura noastră.
Facturile dvs. trebuie să includă următoarele informații:
- Numele dvs., informațiile de contact și detaliile companiei.
- Condiții de plată (data scadentă, metode de plată, taxe și preț total).
- Suma totală datorată cu moneda.
- Numele clientului și informațiile de contact.
- O listă detaliată a serviciilor cu cantități și tarife.
- Numărul facturii și data.
- Descrierea serviciilor sau a lucrărilor prestate.
- Orice taxe sau termeni de întârziere de plată.
- Instrucțiuni de plată.
Exemplu de factură
Puteți adăuga informații suplimentare conform cerințelor dvs.
Să creăm prima factură:
Pasul 1: După ce v-ați creat contul și ați conectat un cont bancar, conectați-vă la contul dvs. PayPal Business folosind adresa de e-mail și parola.
Pasul 2: În tabloul de bord al contului PayPal Business, ar trebui să vedeți o opțiune pentru „Facturare”. Faceți clic pe el pentru a crea prima factură.
Opțiune de facturare în Paypal
Pasul 3: Faceți clic pe butonul „Creați factură” pentru a începe să creați o nouă factură.
Creați factura
Pasul 4: Completați toate informațiile necesare.
- Informații despre client: introduceți adresa de e-mail a clientului dvs. în câmpul „Facturați către”. De asemenea, puteți adăuga numele unui client dacă doriți. De asemenea, puteți crea Factură pentru mai mulți clienți.
- Detaliile facturii:
- Numărul facturii: PayPal îl va genera automat, dar îl puteți personaliza.
- Data facturii: data la care creați factura.
- Data scadentă: data până la care așteptați plata.
- Referință: puteți adăuga un număr de referință sau o notă dacă este necesar.
- Articole: Puteți adăuga Numele articolului, Cantitatea, Prețul, Taxa și Descrierea cu privire la serviciul dvs.
Factură nouă
- Mesaj: De asemenea, puteți scrie mesaje personalizate clienților.
- Termeni și condiții: Dacă aveți termeni și condiții specifice, le puteți menționa în factură.
- Atașament: PayPal vă permite să atrageți fișiere (JPG, GIF, PNG și PDF până la 5 fișiere și 4MB per fișier)
- Memo pentru sine și numărul de referință
Pasul 5: Ar trebui să adăugați descrierea „Articol” sau „Serviciu” după cum urmează.
- Faceți clic pe „Adăugați” pentru a include fiecare articol și asigurați-vă că specificați descrierea, cantitatea, prețul unitar și taxa (dacă este cazul) pentru fiecare articol.
- Faceți clic pe „Salvați” după adăugarea fiecărui articol.
Adăugați articol sau serviciu
Pasul 6: Puteți personaliza setările facturii făcând clic pe „Mai multe opțiuni” din partea de jos a facturii. Aici, puteți alege moneda (PayPal acceptă 25 de monede), puteți configura opțiunile fiscale și puteți configura alte preferințe de factură.
După ce ați completat toate detaliile și vă asigurați că totul este corect, faceți clic pe butonul „Previzualizare” pentru a examina factura.
Examinați cu atenție factura pentru acuratețe și faceți toate ajustările necesare.
Pasul 7: Odată mulțumit, faceți clic pe butonul „Trimite” pentru a trimite factura prin e-mail clientului dumneavoastră.
Exemple de facturare Paypal
Există diferite tipuri de facturi pe care poate doriți să le trimiteți în funcție de munca dvs. și de o cerință. Să înțelegem scenariile comune pentru generarea facturilor PayPal.
#1. Facturare independentă pe bază de livrare
În această metodă de facturare, plata este legată de finalizarea și livrarea unor articole sau proiecte specifice menționate în contractul de independent. Freelancerul își taxează clienții pentru serviciile lor în funcție de sarcinile specifice pe care le oferă.
Dacă sunteți un scriitor de conținut independent și doriți să fiți plătit pe bază de cuvinte. Iată câteva lucruri pe care trebuie să le ții în minte:
- Decideți-vă tariful pentru cuvinte, care este suma pe care o veți percepe pe cuvânt (de exemplu, 0,1 USD pe cuvânt)
- Clarificați detaliile proiectului și numărul de cuvinte cu clientul dvs.
- Când creați o factură, includeți informațiile dvs. de contact, detaliile clientului, termenii de plată și un număr unic de factură.
- Listați fiecare titlu sau link al articolului ca element rând separat pe factură. Specificați numărul de cuvinte pentru fiecare bucată, rata de cuvinte și costul total pentru articolul respectiv.
- Paypal calculează automat totalul și completează suma totală datorată însumând costurile tuturor articolelor enumerate pe factură.
- Scrieți un mesaj clientului
- Examinați și trimiteți.
Factură pentru redactorul de conținut pe o bază de livrare
Notă: trebuie să adăugați adresa de e-mail a clientului.
Nu uitați să urmăriți. Puteți utiliza funcția de memento automată a PayPal pentru a vă ajuta în acest sens.
După ce ați primit plata, înregistrați tranzacția în software-ul dvs. de contabilitate sau în registru. Marcați factura ca fiind plătită.
#2. Facturare de freelancer pe oră
Există multe platforme în care freelancerii taxează pe oră. Ei vin cu o rată orară pentru munca lor și o înmulțesc cu numărul de ore petrecute lucrând.
Dacă sunteți unul dintre acei freelanceri și doriți să creați facturi în consecință, această parte este pentru dvs.!
Există câteva lucruri pe care trebuie să le țineți cont atunci când vă creați factura.
- Decideți tariful pe oră, care este suma pe care o veți percepe pe oră (de exemplu, 25 USD pe oră)
- Utilizați un instrument de urmărire a timpului sau un software pentru a înregistra cu exactitate numărul de ore în care ați lucrat la proiect. Asigurați-vă că aveți înregistrări clare și de încredere ale sarcinilor pe care le-ați finalizat.
- Utilizați instrumentul de facturare PayPal, menționați numele/numele companiei, informațiile de contact, detaliile clientului, termenii de plată și un număr unic de factură.
- Listați orele pe care le-ați lucrat la diferite sarcini ca elemente rând pe factură. Includeți data, o descriere a muncii efectuate în acea perioadă, numărul de ore lucrate și tariful orar pentru fiecare sarcină.
- Paypal calculează automat totalul și completează suma totală.
Urmând acești pași, puteți crea și gestiona în mod eficient facturile pentru munca independentă pe o bază de facturare orară, asigurând transparența, acuratețea și plata la timp pentru serviciile dvs.
#3. Vânzător care vinde mărfuri
Dacă sunteți proprietar de afaceri sau un vânzător mai mic care vinde bunuri și doriți să creați o factură pentru mai mulți clienți simultan, Paypal are o soluție și pentru dvs. Puteți crea facturi personalizate pentru fiecare client. Nu numai că, puteți calcula diferite taxe de vânzare, reduceri și totalul rămas datorat într-un singur loc.
Să urmăm acești pași simpli:
- Includeți numele companiei dvs., adresa și detaliile de contact în partea de sus a facturii. Aceste informații vă identifică ca vânzător.
- Includeți numele clientului, adresa și detaliile de contact. Puteți adăuga mai multe nume de clienți.
- Adăugați data la care este creată factura. Atribuiți un număr unic de factură.
- Enumerați fiecare articol sau produs pe care l-ați vândut. Includeți o scurtă descriere, cantitatea, prețul unitar și prețul total pentru fiecare articol.
Descriere produs
- Includeți orice taxă pe vânzări, TVA (taxa pe valoarea adăugată) sau alte taxe aplicabile. Indicați clar cota de impozitare și calculați suma taxei pe baza subtotalului.
- Dacă oferiți reduceri, deduceți-le din subtotal.
- Dacă percepeți taxe de transport sau de manipulare, includeți și aceste costuri.
- Calculați suma totală datorată.
Factură pentru vânzători
- Specificați condițiile de plată, inclusiv data scadenței și metodele de plată acceptate.
- De asemenea, puteți adăuga mesaje personalizate pentru clienți.
- Nu uitați să menționați politica de rambursare și returnare.
O factura bine structurata mentine profesionalismul si faciliteaza platile la timp.
Există mult mai multe industrii și domenii în care pot fi trimise facturi Paypal, cum ar fi serviciile pe bază de abonament, serviciile de consultanță, comerțul electronic și multe altele.
Cele mai bune practici pentru crearea facturilor PayPal
Pentru a asigura un proces de facturare fără probleme și pentru a fi plătit prompt, luați în considerare următoarele bune practici:
1. Informații de contact exacte: verificați de două ori adresa de e-mail a destinatarului pentru a evita trimiterea de facturi către persoana greșită.
2. Ștergeți detaliile facturii:
- Includeți o descriere clară și detaliată a articolului sau serviciilor furnizate.
- Specificați cantitățile, tarifele și orice reduceri aplicabile.
- Detaliați tarifele pentru o referire ușoară.
3. Numerotarea facturilor: Atribuiți un număr unic de factură pentru fiecare tranzacție pentru a menține claritatea și a preveni confuzia.
4. Condiții de plată:
- Indicați în mod clar data scadentă a plății pentru a stabili așteptările pentru plățile la timp.
- Specificați taxele de întârziere sau penalitățile pentru plățile restante, dacă este cazul.
5. Aspect profesional:
- Utilizați un șablon PayPal cu sigla companiei și detaliile de contact.
- Asigurați-vă că factura este bine structurată și ușor de citit.
6. Moneda și metode de plată:
- Specificați moneda în care doriți să primiți plata.
- Menționați clar metodele de plată acceptate, inclusiv PayPal, transferurile bancare sau cardurile de credit.
7. Taxe și taxe:
- Includeți orice taxe sau taxe aplicabile într-o manieră transparentă.
- Menționați dacă taxele sunt incluse în prețurile afișate sau adăugate separat.
8. Termeni și condiții:
- Descrieți politica dvs. de rambursare sau returnare, dacă este cazul.
- Includeți orice termeni și condiții suplimentare legate de tranzacție.
9. Link-uri de plată:
- Utilizați caracteristica de facturare a PayPal pentru a genera link-uri de plată direct în factură.
- Facilități clienților să facă clic și să plătească direct prin PayPal.
10. Trimiterea și urmărirea: Trimiteți factura imediat după livrarea produselor sau serviciilor. Urmăriți cu un memento politicos înainte sau la data scadenței pentru a vă asigura că plata nu este întârziată.
11. Păstrarea evidenței: Păstrați o evidență a tuturor facturilor trimise și plăților primite. Utilizați un software de facturare sau o foaie de calcul pentru a vă urmări tranzacțiile financiare.
12. Reconcilierea plăților: reconciliați în mod regulat plățile primite cu facturile dvs. pentru a detecta orice discrepanțe.
13. Comunicare sigură: Utilizați comunicarea securizată prin e-mail atunci când trimiteți facturi pentru a proteja informațiile financiare sensibile.
14. Mesaje personalizate: Adăugați un mesaj scurt și personalizat de mulțumire pentru a arăta aprecierea pentru afacerea clientului.
15. Documentație de rezervă: atașați la factură orice documente justificative necesare, cum ar fi contracte sau chitanțe.
16. Accesibilitate și claritate: Asigurați-vă că factura dvs. este accesibilă persoanelor cu dizabilități, urmând instrucțiunile de accesibilitate.
Întrebări frecvente
Crearea unei facturi PayPal este gratuită?
Da. Factura PayPal este gratuită. Dar, trebuie să plătiți taxe atunci când sunteți plătit de client.
De ce ar trebui să utilizați software de facturare în loc să creați manual o factură?
Economisește timp, reduce erorile umane și sporește profesionalismul. De asemenea, oferă funcții precum mementouri automate și urmărire pentru o gestionare mai bună a plăților.
Cuvinte finale
Facturile sunt una dintre părțile importante ale afacerilor și finanțelor. Paypal este o platformă utilă pentru a crea facturi în detaliu cu funcția sa de facturare. Urmând practicile de mai sus și adăugând informațiile necesare, vă puteți crea propriile facturi și puteți îmbunătăți eficiența plăților.
Există multe alte platforme care oferă șabloane și instrumente pentru a crea facturi. Dacă doriți să le explorați, iată un articol despre Cei mai buni generatori de facturi pentru a accepta plățile clienților.