Microsoft Teams reprezintă o platformă utilă pentru organizarea ședințelor, însă mulți utilizatori o percep inițial doar ca pe un simplu instrument de apeluri video. Abia atunci când se confruntă cu limitările specifice aplicațiilor de apeluri video simple, devine evidentă necesitatea unei soluții mai performante, precum Microsoft Teams.
Top 5 caracteristici esențiale Microsoft Teams
Dacă ai auzit despre Microsoft Teams, dar ești nesigur în privința aspectelor care îl diferențiază de alte aplicații de conferințe online, te invităm să descoperi mai jos funcțiile sale remarcabile.
1. Planificarea și transmiterea invitațiilor la ședințe
Organizarea rapidă a unei ședințe este simplă în majoritatea platformelor de conferințe, dar planificarea necesită o abordare mai complexă. Când programezi o ședință virtuală, ora și data nu sunt singurele detalii importante. Un link de acces trebuie distribuit participanților.
Teoretic, poți transmite linkul la momentul începerii ședinței, dar acest lucru este incomod și poate încetini procesul. Microsoft Teams îți permite să generezi invitații și să le distribui. Aceste invitații pot fi modificate oricând și conțin linkul de acces, iar participanții trebuie doar să apese butonul „Alătură-te”.
2. Subîmpărțirea ședințelor în grupuri (Breakout Rooms)
Funcția de grupuri de discuții (Breakout Rooms) este o adiție relativ recentă la Microsoft Teams. Aceasta presupune crearea de grupuri mai mici în cadrul unei ședințe, cu participanți selectați din lista completă.
Breakout Rooms permit participanților la o ședință principală să creeze sesiuni separate pentru discuții mai restrânse. Ei pot naviga între aceste grupuri și se pot întoarce la ședința principală, după nevoie.
Imaginează-ți o ședință extinsă în care membrii se împart în grupuri mai mici pentru a discuta anumite aspecte, revenind ulterior la discuția principală. Breakout Rooms oferă această facilitate, dar într-un cadru virtual.
3. Modul prezentare: partajare ecran și control
Multe aplicații permit partajarea ecranului, chiar și cele pentru dispozitive mobile, dar uneori această funcție nu este suficientă.
Microsoft Teams oferă un mod prezentare avansat, care permite prezentatorilor să afișeze o prezentare PowerPoint, să acceseze notițele și să controleze vizualizarea diapozitivelor.
Prin funcția de partajare, utilizatorii pot cere sau oferi controlul asupra ecranului sau aplicației partajate, facilitând o colaborare eficientă.
4. Fundaluri personalizate sau estompate
Dacă nu ai un birou special amenajat sau vrei să protejezi confidențialitatea mediului înconjurător, estomparea sau înlocuirea fundalului este o soluție eficientă.
Microsoft Teams include nativ această funcție, excelând în detectarea persoanei, izolarea de fundal și înlocuirea sau estomparea acestuia. Funcționalitatea este disponibilă doar pentru versiunea desktop și nu pe aplicația web.
5. Înregistrare și transcriere
Întâlnirile față în față sunt de obicei ghidate de agende și urmate de procese verbale. În cazul ședințelor online, nu există niciun motiv pentru a nu utiliza aceleași practici, pentru o mai bună documentare.
Microsoft Teams permite înregistrarea ședințelor și generarea automată a transcrierilor. Deși această funcție necesită o licență de tip enterprise, transcrierile sunt precise și elimină necesitatea procesării manuale.
Concluzii
Aceasta este o sinteză a principalelor funcții Microsoft Teams pentru ședințe. Platforma oferă și alte facilități, precum planificarea schimburilor de lucru, soluții avansate de apelare și o platformă extinsă pentru colaborare. Deși există alternative cu funcții similare, acestea se concentrează, de obicei, doar pe ședințe, fără a oferi posibilități de colaborare.