Evaluarea costurilor unui proiect nu reprezintă o simplă operație matematică, ci un proces complex și detaliat.
Pentru ca gestionarea unui proiect să fie încununată de succes, o estimare riguroasă a costurilor este fundamentală. Diverse cheltuieli apar pe parcursul desfășurării proiectului, iar acuratețea metodei de estimare joacă un rol esențial în transformarea unui plan potențial eșuat într-unul de succes.
Acest demers presupune implicarea directă a clientului și permite managerului de proiect și echipei să colaboreze pentru a înțelege în profunzime valoarea proiectului, prioritățile elementelor sale, lista de cerințe și altele.
În acest material, veți descoperi cum să abordați riscurile și dificultățile asociate, înțelegând conceptul de estimare a costurilor, importanța acesteia, modalitatea de inițiere, tehnicile utilizate și alte aspecte relevante.
Să începem!
Ce înseamnă estimarea costurilor unui proiect?
Estimarea costurilor implică analizarea cheltuielilor directe, a celor indirecte, precum și a altor factori, cu scopul de a calcula un buget de proiect care să respecte angajamentele financiare. Acest pas este crucial pentru succesul unui proiect.
De la construcția unui drum până la dezvoltarea unei aplicații, tehnicile de evaluare a costurilor pot fi aplicate în diverse domenii. În contextul managementului de proiect, estimarea costurilor presupune adunarea cheltuielilor individuale utilizând metode de estimare și date valide. Aceasta este folosită pentru a anticipa costurile viitoare, bazându-ne pe experiența actuală.
Pentru a realiza acest lucru, este necesar să urmăm câțiva pași esențiali:
- Identificarea clară a sarcinilor specifice
- Implicarea în elaborarea devizelor de costuri
- Asigurarea accesului la date adecvate
- Utilizarea unor structuri standardizate pentru evaluarea costurilor
- Alocarea resurselor pentru a face față incertitudinilor
- Excluderea costurilor irelevante
- Efectuarea de evaluări independente ale estimărilor
- Revizuirea regulată a estimărilor
În termeni simpli, evaluarea costurilor arată resursele financiare și materiale necesare pentru a finaliza un proiect conform unui plan bine definit. Managerul de proiect și echipa trebuie să aibă în vedere atât costurile directe, cât și cele indirecte pentru a obține o estimare corectă.
Elemente tipice de luat în considerare includ forța de muncă, infrastructura, resursele, materialele, echipamentele, furnizorii, riscurile și timpul alocat.
De ce este importantă evaluarea costurilor?
Evaluarea costurilor unui proiect este realizată cu ajutorul tehnicilor specifice și a unei structuri de descompunere a sarcinilor (WBS). Aceasta permite vizualizarea clară a scopului proiectului și atribuirea cheltuielilor corespunzătoare fiecărei activități în parte.
Prin evaluarea costurilor, clientul poate analiza capacitatea managerului de proiect de a gestiona eficient și de a îndeplini obiectivele stabilite. În acest mod, părțile interesate și conducerea proiectului pot anticipa calitatea rezultatului final.
Pentru ca un proiect să fie finalizat cu succes, părțile interesate trebuie să aloce un buget acceptat de toți, astfel încât să se poată îndeplini așteptările de calitate. O estimare solidă a costurilor este esențială pentru a asigura eficiența efortului depus, menținând proiectul pe drumul cel bun și respectând programul stabilit.
Când ar trebui realizată evaluarea costurilor?
Evaluarea costurilor este utilizată pentru a anticipa cheltuielile, prețurile și cantitatea de resurse necesare finalizării unui proiect. Acuratețea estimării costurilor depinde de particularitățile proiectului, designul, condițiile specifice și estimările valorilor resurselor implicate.
Odată ce dispunem de informații despre resurse, echipamente, forța de muncă și altele, putem începe evaluarea costului total, ținând cont de scopul și calitatea proiectului. Prin urmare, tehnicile, timpul alocat, sarcinile și alți factori sunt necesari pentru a estima costul total.
Cum se estimează corect costul?
Atunci când evaluăm costurile unui proiect, este esențial să împărțim proiectul în sarcini individuale și să stabilim clar care echipă va efectua fiecare sarcină. Odată ce proiectul este în derulare, obiectivul principal este să ne asigurăm că nu se depășește bugetul alocat.
Procesul de estimare a costurilor implică o serie de pași simpli. Să îi analizăm pe fiecare în parte.
Compilarea unei liste cu sarcinile și resursele necesare
Primul pas în evaluarea costurilor este identificarea resurselor și sarcinilor necesare. Pentru a face acest lucru, proiectul poate fi descompus în părți mai mici. Aceasta poate include cercetare, design, dezvoltare front-end sau back-end, redactare, testare sau corectarea erorilor, lansare și altele.
Lista sarcinilor variază în funcție de proiect, dar pașii de bază rămân aceiași. Prin distribuirea sarcinilor către membrii echipei în funcție de tariful orar, se poate calcula mai ușor costul forței de muncă și timpul necesar pentru implementarea proiectului.
Identificarea și alocarea resurselor
Trebuie să ne asigurăm că dispunem de un număr suficient de persoane cu abilitățile potrivite pentru a aloca eficient resursele. Este necesară o listă cu membrii echipei și atribuirea sarcinilor în funcție de expertiza fiecăruia. Acest lucru asigură o planificare adecvată a resurselor și, implicit, finalizarea cu succes a proiectului.
Estimarea duratei sarcinilor
În această etapă, trebuie să se estimeze timpul necesar pentru fiecare sarcină, pentru a crea un program de proiect cu o marjă de siguranță. Deoarece nu se poate prezice cu exactitate performanța fiecărui membru al echipei, este recomandabil să se adauge o marjă de timp suplimentară, astfel încât proiectul să fie finalizat la timp, fără presiuni inutile.
Prin utilizarea instrumentelor de monitorizare a timpului, se poate estima cu precizie durata proiectului. Nu este realist să ne așteptăm la o utilizare de 100% a timpului de lucru al echipei. Acest lucru ar duce la epuizare. Prin urmare, o rată ideală de utilizare este de aproximativ 80%, lăsând o marjă de timp liberă echipei.
Calcularea costului proiectului
De multe ori, pot exista înregistrări similare în baza de date. Se pot utiliza aceste date pentru a analiza timpul necesar pentru fiecare sarcină și costurile aferente.
În cazul în care nu există date anterioare, trebuie calculat totul de la zero. Începem cu o estimare generală, astfel încât echipa să se poată întâlni și să decidă asupra timpului și costului exact.
Utilizarea instrumentelor de estimare a costurilor
Este important să se monitorizeze fiecare aspect. Pentru a evita devierea de la plan, ne concentrăm asupra modificărilor și le actualizăm în consecință. Cu ajutorul instrumentelor de gestionare, sarcinile echipei pot fi gestionate fără probleme zilnic, ducând la o finalizare reușită a proiectului.
Astfel, se poate urmări și bugetul alocat. Instrumentul poate prognoza starea proiectului pe baza orelor de muncă înregistrate de fiecare membru al echipei. Prin urmare, se poate urmări progresul proiectului și timpul rămas până la finalizare.
Estimare vs. Ofertă: Diferența
Estimările și ofertele servesc scopuri similare, dar termenii nu sunt interschimbabili. Ambele sunt diferite atunci când vine vorba de detaliile prezentate. Folosirea termenului corect la momentul potrivit asigură transmiterea informațiilor adecvate clientului pentru luarea unei decizii.
Estimare
O estimare este o evaluare informată sau aproximativă a costului unui anumit proiect. Se bazează pe informațiile disponibile la un moment dat. Estimarea poate fi ajustată pe măsură ce sunt obținute informații actualizate.
Să presupunem că preluăm un contract pentru renovarea unei case, iar clientul dorește să știe costul estimativ. În primul rând, verificăm dimensiunea casei și a camerelor, volumul de muncă necesar și modificările dorite. În acest caz, se poate oferi o estimare generală, de exemplu 30.000 USD.
Dacă la începerea lucrărilor, prețul vopselei crește datorită calității solicitate de client, estimarea va fi ajustată corespunzător.
Ofertă
Pe de altă parte, o ofertă este o declarație fixă a costului unui proiect, într-un interval de timp specific. Aceasta este obligatorie din punct de vedere legal și nu poate fi modificată decât dacă clientul solicită modificări în afara scopului inițial al proiectului. Dacă acest lucru se întâmplă, se actualizează oferta și se ajunge la un acord final.
În același exemplu, dacă clientul solicită o ofertă în loc de o estimare, se va analiza cu atenție costul manoperei, materialelor, timpul necesar, pentru a oferi o ofertă finală, care nu poate fi schimbată ulterior, decât în cazul unor lucrări suplimentare neincluse în ofertă.
Estimarea este recomandabilă atunci când nu se cunoaște cu exactitate prețul materialelor și cerințele clientului. O ofertă este mai potrivită atunci când prețul serviciilor și materialelor este bine cunoscut, și dorim să ne protejăm de modificări ulterioare.
De asemenea, estimările sunt negociabile, în timp ce ofertele sunt precise și obligatorii din punct de vedere juridic.
Tehnici de estimare a costurilor frecvent utilizate
În funcție de dimensiunea și tipul proiectului, așteptările managerului și ale părților interesate, metoda de facturare și alți factori, se pot utiliza diverse instrumente și tehnici pentru evaluarea costurilor. Acestea includ:
- Estimare analogă: Această tehnică utilizează date istorice pentru a evalua costurile viitoare în etapele incipiente ale proiectului.
- Estimare de jos în sus: Aceasta este o abordare detaliată care evaluează costurile sarcinilor individuale, apoi le însumează pentru a obține costul total al proiectului. Este utilizată în proiecte complexe, cum ar fi construcțiile sau dezvoltarea software.
- Estimare de sus în jos: Aceasta este o tehnică simplă pentru a stabili scopul proiectului după cunoașterea costului total. Este folosită pentru a evalua diferite elemente pe baza unui preț fix stabilit inițial de client.
- Estimare parametrică: Această abordare utilizează date statistice despre factorii cheie de cost, pentru a calcula costurile sarcinilor noi.
- Estimare în trei puncte: Această tehnică analizează trei scenarii diferite: cel mai probabil, optimist și pesimist, pentru a obține o estimare finală.
- Analiza rezervelor: Aceasta indică nivelul de rezerve care trebuie alocat pentru a acoperi incertitudinile.
- Costul calității: Aceasta ia în considerare cheltuielile necesare pentru a preveni erorile, dar și costurile generate de erori după finalizarea proiectului.
Parametrii de evaluare a costurilor
Este important ca estimările să satisfacă clientul, astfel încât acesta să poată anticipa calitatea proiectului. Multe proiecte eșuează din cauza unor estimări incorecte ale costurilor.
Să analizăm parametrii care trebuie luați în considerare la evaluarea costurilor.
Timp
Timpul este un factor major în evaluarea costurilor unui proiect. Acesta este direct proporțional cu efortul depus. Timpul total alocat proiectului reprezintă efortul general al echipei. Durata necesară pentru finalizarea sarcinilor individuale, împreună cu o marjă de siguranță, este esențială pentru o evaluare adecvată a costurilor.
Efort
Efortul este, de asemenea, un parametru esențial în evaluarea costurilor. Acesta oferă o imagine clară asupra cheltuielilor. Managerul de proiect trebuie să țină cont de resursele pe care le va avea la dispoziție echipa. Efortul poate fi calculat în funcție de resurse. Mai puține resurse implică mai mult efort, iar mai multe resurse duc la un efort mai mic.
Resurse
Resursele sunt, de asemenea, luate în considerare la evaluarea costurilor. Managementul eficient al resurselor implică alocarea corectă a factorilor necesari în funcție de cerințele sarcinilor. Cu resurse limitate, este dificil de calculat costul total al unui proiect.
Precizie
Estimarea costurilor unui proiect este credibilă doar dacă este corectă. Prin utilizarea tehnicilor adecvate de evaluare a costurilor, pregătirea pentru cheltuieli neașteptate și revizuirea periodică a estimărilor, se poate obține precizie.
Documentație
În timpul ședințelor de brainstorming cu echipa, este esențial să se documenteze totul, pentru a lua deciziile corecte la momentul potrivit. Este necesar să se înregistreze toate ipotezele, pentru a preveni neînțelegerile și pentru a explica justificarea estimării.
Credibilitate
În general, evaluarea costurilor se bazează pe experiența anterioară. Pentru a spori credibilitatea, se pot adăuga date istorice și opinii ale experților.
Verificare
Este important să se verifice toate calculele înainte de a lua o decizie finală. Se verifică operațiile matematice și se asigură acuratețea calculului.
Identificarea riscurilor
Planificarea riscurilor este un factor esențial. Unele riscuri sunt frecvente, altele sunt accidentale. Este necesară gestionarea eficientă a riscurilor prin adăugarea unei marje de timp suplimentare. Astfel, se asigură finalizarea corectă a proiectului, respectând termenele și având fonduri suficiente pentru urgențe.
Pași importanți în evaluarea costurilor
Pentru a obține estimări de cost valabile și de încredere, trebuie urmați câțiva pași simpli.
- Definirea obiectivelor proiectului
- Elaborarea unui plan general, prin consultarea cu membrii echipei
- Definirea caracteristicilor sistemului, a performanței și a scopului
- Alegerea unei tehnici adecvate de evaluare a costurilor
- Identificarea ipotezelor, ajustarea și obținerea datelor
- Elaborarea unei estimări punctuale
- Realizarea unei analize de sensibilitate
- Realizarea unei analize a incertitudinilor și a riscurilor
- Documentarea estimării
- Actualizarea estimării în funcție de evoluția proiectului
Concluzie
Evaluarea costurilor este utilizată pentru a estima costul total al proiectului, împreună cu prețul și cantitatea de resurse necesare. Aceasta ajută la luarea unor decizii eficiente de investiții. Pentru aceasta, proiectul trebuie împărțit în părți mai mici, pentru o mai bună estimare a resurselor, forței de muncă și timpului necesar.
Cu toate acestea, estimarea costurilor este mai ușor de spus decât de făcut. Prin urmare, utilizarea unei tehnici precise ajută la crearea unui plan de evaluare a costurilor de succes pentru clientul dumneavoastră.
De asemenea, se pot explora unele dintre cele mai bune software-uri de gestionare a sarcinilor și a proiectelor.