Estimarea costurilor proiectului nu este o simplă matematică, ci un proces complex.
Pentru ca managementul de proiect să aibă succes, este necesară o estimare bună a costurilor. Multe costuri apar pe parcursul ciclului de viață al proiectului, dar metoda de estimare precisă face diferența de la un plan eșuat la unul de succes.
Acesta implică contribuția directă a clientului și permite managerului de proiect și echipei să-și pună capul împreună pentru o înțelegere perfectă a valorii afacerii, a priorităților caracteristicilor, a listelor de lucruri bune, etc.
În acest articol, veți învăța cum să faceți față acestor riscuri și probleme aferente, înțelegând estimarea costurilor, importanța acesteia, cum să începeți cu ea, tehnicile sale și alte lucruri importante.
Sa incepem!
Cuprins
Ce este estimarea costurilor pentru un proiect?
Estimarea costurilor ia în considerare costurile directe, costurile indirecte și mulți alți factori pentru a calcula un buget de proiect care să vă îndeplinească angajamentul financiar. Acesta este într-adevăr un pas important pentru un proiect de succes.
De la construirea unui drum până la dezvoltarea unei aplicații, tehnicile de estimare a costurilor proiectului pot fi aplicate în fiecare domeniu. În ciclul de viață al managementului de proiect, estimarea costurilor este adăugarea de costuri individuale folosind metode de estimare și date valide. Acesta este folosit pentru a estima costurile viitoare ale unui proiect pe baza experienței de astăzi.
Pentru a face acest lucru, va trebui să urmați câțiva pași simpli:
- Identificarea clară a sarcinilor
- Participarea la intocmirea devizelor de costuri
- Disponibilitatea datelor adecvate
- Structuri standardizate pentru estimarea costurilor
- Prevederi pentru incertitudinile viitoare
- Costuri excluse
- Evaluări independente ale estimărilor
- Revizuirea estimărilor
În termeni simpli, estimarea costurilor indică finanțele și resursele de care aveți nevoie pentru a finaliza un proiect în avans, cu un domeniu de aplicare definit. Un manager de proiect și echipa trebuie să ia în considerare costurile directe și indirecte pentru a continua cu o estimare.
Unele elemente tipice pe care trebuie să le luați în considerare sunt forța de muncă, facilitățile, resursele, materialele, echipamentele, furnizorii, riscurile și timpul.
De ce este importantă estimarea costurilor?
Estimarea costului unui proiect este posibilă prin utilizarea tehnicilor de estimare a costurilor și a unei structuri de defalcare a lucrărilor (WBS). Acesta este folosit pentru a vizualiza domeniul de aplicare al proiectului și pentru a atribui costuri pentru fiecare sarcină a proiectului.
Prin estimarea costurilor proiectului, un client poate judeca modul în care un manager de proiect va fi capabil să gestioneze proiectul și să atingă obiectivele și scopurile proiectului. În acest fel, părțile interesate și directorii proiectului prognozează calitatea pe care o vor primi după finalizarea acestuia.
Pentru finalizarea cu succes a proiectului, părțile interesate trebuie să planifice un buget acceptat în continuare de părțile interesate pentru a satisface așteptările de calitate. Este necesară o estimare solidă a proiectului pentru a asigura efortul efectiv. Acest lucru vă ajută să rămâneți pe drumul cel bun și să programați.
Când să efectuați estimarea costurilor?
Ei bine, estimarea costurilor este folosită pentru a prognoza costul, prețul și cantitatea resurselor necesare pentru a finaliza un proiect. Acuratețea estimării costurilor proiectului depinde de nivelurile proiectului, de proiect, de designul și condițiile proiectului și de valorile estimate ale resurselor de care aveți nevoie.
Când aveți resurse, echipamente, forță de muncă și multe altele, puteți începe să estimați costul total al proiectului, menționând scopul și calitatea proiectului. Astfel, este nevoie de tehnici, durată, sarcini și multe altele pentru a estima costul total.
Cum se estimează costul cu acuratețe?
Când estimați costurile unui proiect, trebuie să împărțiți proiectul în sarcini individuale și să vă dați seama ce echipă va face ce anume. Odată ce un proiect este gata, obiectivul cheie este să vă asigurați că nu depășiți bugetul.
Efectuarea estimării costurilor implică câțiva pași simpli. Să le discutăm unul câte unul.
Compilați o listă de sarcini și resurse necesare
Primul pas al procesului de estimare a costurilor este să vă dați seama de ce resurse și sarcini aveți nevoie. Pentru a face acest lucru, puteți rupe întregul proiect în bucăți mici. Aceasta implică cercetare, proiectare, dezvoltare front-end sau back-end, redactare, testare sau remedieri de erori, lansare și multe altele.
Lista de sarcini variază în funcție de proiect, dar pașii rămân aceiași. Când împărțiți munca între diferiți membri ai echipei conform tarifului orar, vă va fi mai ușor să calculați costul forței de muncă și timpul necesar pentru depunerea proiectului.
Identificați și alocați resurse
Trebuie să vă asigurați că aveți destui oameni cu abilitățile potrivite necesare pentru proiect pentru a aloca resurse. Trebuie să enumerați membrii disponibili și să atribuiți sarcini în funcție de expertiza lor. Acest lucru are ca rezultat o planificare adecvată a resurselor, care duce la finalizarea cu succes a proiectului.
Estimați lungimea sarcinii
Aici, trebuie să estimați durata sarcinii pentru a vă crea programul de proiect cu un tampon. Deoarece nu poți prezice viitorul unei persoane, este mai probabil ca echipa ta să ia un tampon suplimentar, astfel încât proiectul să se finalizeze la momentul potrivit, fără niciun stres.
Folosind metoda de urmărire a timpului, puteți reprezenta cu precizie durata proiectului. Nu vă puteți aștepta la o rată de utilizare de 100% din partea echipei dvs. Evident, acest lucru va duce la epuizare. Deci, rata ideală de utilizare pentru fiecare echipă este de 80%, lăsând ceva timp liber echipei tale.
Calculați costul proiectului
De multe ori, există înregistrări similare pe care le veți găsi în baza de date. Puteți utiliza înregistrările anterioare pentru a analiza cât timp a durat fiecare sarcină și costul.
Dacă nu aveți, trebuie să îl calculați de la zero. În primul rând, trebuie să creați o estimare aproximativă, astfel încât echipa dvs. să se poată întâlni și să decidă timpul și costul exact.
Utilizați instrumente de estimare a costurilor
Este esențial să urmăriți totul. Pentru a evita deraierea, trebuie să vă concentrați asupra modificărilor și să le actualizați în consecință. Cu instrumentele de management, puteți gestiona zilnic sarcinile echipei dvs. fără probleme, ceea ce duce la finalizarea cu succes a proiectului.
În acest fel, puteți urmări și bugetul. În funcție de ora de înregistrare a fiecărui membru, instrumentul prognozează starea proiectului. Astfel, puteți urmări cât de mult proiect este încă de finalizat și timpul rămas.
Estimare vs. Citat: Diferență
Estimările și cotațiile servesc unor scopuri similare, dar termenii nu sunt interschimbabili. Ambele sunt diferite când vine vorba de ceea ce prezentați în listă. Utilizarea termenului corect la momentul potrivit asigură clientului dumneavoastră informațiile corecte de care trebuie să decidă.
Estima
O estimare este o estimare educată sau aproximativă a cât va costa un anumit loc de muncă. Se bazează pe informațiile disponibile la acel moment. Estimarea poate fi modificată odată ce obțineți informații actualizate.
Să presupunem că luați contractul pentru remodelarea unei case, iar clientul trebuie să cunoască costul. În primul rând, va trebui să verificați dimensiunea casei și a camerelor, cât de multă muncă trebuie făcută și ce să adăugați și să scădeți. În acest caz, puteți oferi o estimare în funcție de cerința lor, să spunem 30.000 USD.
Cand incepi lucrul, brusc, vezi ca pretul vopselei creste usor datorita calitatii vopselei pe care o cere clientul. În acel moment, estimarea dvs. va fi ușor actualizată în consecință.
Citat
Pe de altă parte, o ofertă este o declarație fixă a jobului într-un anumit interval de timp. Este obligatoriu din punct de vedere legal și nu poate fi schimbat decât dacă clientul dvs. solicită o lucrare în afara domeniului de aplicare al jobului. Dacă domeniul de aplicare se modifică, va trebui să actualizați ordinea de modificare în consecință și să ajungeți la un acord final.
Să luăm același exemplu. Dacă clientul solicită o ofertă în loc de o estimare la începutul lucrării, trebuie să studiați cu atenție prețul manoperei, materialelor, timpului etc., pentru a oferi clientului dumneavoastră o ofertă finală, care nu poate fi modificată. mai târziu, cu excepția cazului în care clientul dorește o muncă suplimentară care nu este menționată în lista de oferte.
Cu toate acestea, estimarea este cea mai bună practică atunci când nu sunteți sigur de prețul materialelor și așteptările clientului. Dar, atunci când oferiți servicii regulate, cunoașteți foarte bine prețul serviciilor și materialelor dvs. și doriți să vă protejați de munca suplimentară, o cotație poate fi alegerea mai bună.
De asemenea, estimările sunt negociabile, în timp ce ofertele sunt exacte și obligatorii din punct de vedere juridic.
Tehnici de estimare a costurilor practicate în mod obișnuit
În funcție de dimensiunea și tipul proiectului, așteptările directorului și părților interesate, metoda de facturare și alți factori, pot fi aplicate diverse instrumente și tehnici pentru a estima costurile proiectului. Acestea sunt după cum urmează:
- Estimare analogă: Această tehnică arată precedente care vă ajută să definiți costurile viitoare în etapele incipiente ale proiectului dvs. prin utilizarea datelor istorice.
- Estimarea de jos în sus: Tehnica de jos în sus este o abordare mai granulară care estimează sarcini individuale și apoi le însumează pentru a obține costul total al unui proiect. Această metodă este utilizată în proiecte complexe în care variabilele sunt și mai multe, cum ar fi proiectele de construcție, dezvoltarea de software etc.
- Estimarea de sus în jos: Tehnica de estimare de sus în jos este o tehnică simplă pentru a determina domeniul de activitate după aflarea costului total al proiectului. Această metodă este folosită în mod obișnuit pentru a estima diferite elemente pe un preț fix specificat inițial de client.
- Estimarea parametrică: Estimarea parametrică este o abordare de modelare statistică care utilizează date istorice ale unor factori cheie de cost pentru a calcula costul noului sarcini.
- Estimare în trei puncte: Această tehnică vine cu trei scenarii diferite, inclusiv cel mai probabil, optimist și pesimist. Acestea sunt introduse în ecuație pentru a obține estimarea finală.
- Analiza rezervelor: Această tehnică indică cât de multă rezervă trebuie alocată. Această metodă încearcă să evite incertitudinea.
- Costul calității: Această abordare folosește banii cheltuiți pe sau în timpul proiectului pentru a ignora eșecurile. Acest lucru folosește și banii aplicați după proiectul de succes pentru a aborda eșecurile.
Parametrii de estimare a costurilor
Trebuie să vă mulțumiți clientul cu estimările dvs., astfel încât clientul dvs. să prognozeze calitatea proiectului. Dar, multe proiecte întâmpină eșecuri din cauza estimării proaste a costurilor.
Să discutăm despre parametrii pe care trebuie să îi luați în considerare atunci când estimați costul proiectului.
Timp
Timpul este un factor major în estimarea costului proiectului. Timpul este direct proporțional cu efortul. Suma întregului timp petrecut pe proiect este efortul general al echipei de a finaliza proiectul. Timpul necesar pentru finalizarea sarcinilor individuale, împreună cu timpul tampon, este un pas necesar pentru a prezenta o estimare adecvată a costurilor.
Efort
Efortul este, de asemenea, un parametru cheie în estimarea costurilor proiectului. Cu toate acestea, efortul necesar pentru a finaliza un proiect vă oferă o idee clară despre cost. Aici, un manager de proiect trebuie să ia în considerare resursele pe care le va obține o echipă pentru a finaliza proiectul, iar eforturile pot fi calculate în funcție de resurse. Mai puține resurse duc la mai mult efort, iar mai multe resurse duc la mai puțin efort.
Resurse
După cum sa discutat mai devreme în acest articol, resursele sunt de asemenea luate în considerare la estimarea costului. Managementul resurselor este un proces de a avea factorii potriviți în momentul necesității unei sarcini specifice într-un proiect. Cu resurse limitate, este greu de calculat costul total al unui proiect.
Precizie
Estimarea costurilor unui proiect poate fi acceptată numai dacă este corectă. Folosind cea mai adecvată tehnică de estimare a costurilor, pregătindu-vă pentru costuri neașteptate și revizuind estimările proiectului pe parcursul proiectului, puteți obține precizie.
Documentație
În timp ce faci brainstorming idei cu echipa ta, este necesar să documentezi totul, astfel încât să poți lua decizia corectă la momentul potrivit. Va trebui să înregistrați toate ipotezele pentru a preveni neînțelegerile, permițând în același timp echipei să înțeleagă o justificare a estimării.
Credibilitate
În general, estimarea costului proiectului se bazează pe experiența sau faptele anterioare. În timp ce calculați cheltuielile, puteți spori credibilitatea estimării adăugând date istorice și opinii ale experților.
Verificare
Verificați întotdeauna înainte de a trece la decizia finală. Puteți verifica operațiunile matematice utilizate pentru estimarea costurilor proiectului și verificați dacă sunt corecte. Vă puteți baza pe documentație pentru a asigura acuratețea calculelor.
Identificarea riscului
Puteți planifica riscuri în timp ce faceți estimarea. Acesta este un factor crucial care trebuie luat în considerare. Unele riscuri sunt adesea, în timp ce altele sunt accidentale. Trebuie să gestionați eficient estimarea adăugând o perioadă de timp tampon. Acest lucru asigură finalizarea corectă a proiectului în timpul acordat și fonduri suficiente la momentul solicitărilor urgente.
Câțiva pași în estimarea costurilor
Pentru estimări de cost valide și de încredere, trebuie să urmați câțiva pași simpli.
- Definiți scopul proiectului
- Elaborați un plan aproximativ prin aranjarea unei întâlniri cu membrii echipei dvs
- Definiți caracteristicile sistemului, performanța și scopul
- Determinați o tehnică adecvată de estimare a costurilor
- Identificați ipoteze, reglați și obțineți date
- Elaborați estimarea punctuală
- Efectuați o analiză de sensibilitate
- Efectuați o analiză de incertitudine și risc
- Documentați estimarea
- Actualizați estimarea în timp util în funcție de efort și resurse
Concluzie
Estimarea costurilor este utilizată pentru a estima costul total al proiectului împreună cu prețul și cantitatea resurselor necesare în cadrul unui proiect. Se face pentru a lua decizii eficiente de investiții. Pentru aceasta, va trebui să împărțiți întregul proiect în părți mai mici pentru a face o estimare mai bună a resurselor, a forței de muncă și a timpului.
Cu toate acestea, estimarea costurilor este mai ușor de spus decât de făcut. Prin urmare, determinarea unei tehnici precise vă va ajuta să creați un plan de estimare a costurilor de succes pentru clientul dvs.
De asemenea, puteți explora unele dintre cele mai bune software-uri de gestionare a sarcinilor și a proiectelor.