Întreprinderile și entitățile comerciale consideră comenzile de lucru sursa adevărului pentru tot ceea ce implică un buget monetar și lucrări de făcut.
Documentarea este o funcție inseparabilă a oricărei afaceri, fie online, fie offline. Pe parcursul ciclului de viață al unei afaceri, veți întâlni multe documente comerciale, cum ar fi facturi, proceduri standard de operare (SOP), facturi de aprovizionare etc.
Un document foarte apreciat este un bilet de serviciu, iar la emitere, echipamentele dvs. comerciale începe să livreze produsele/serviciile și câștigă venituri la finalizarea comenzii.
Comenzile de muncă interne sau externe pot fi foarte confuze dacă nu aveți experiență în crearea și gestionarea unor astfel de documente. Dar nu vă faceți griji, deoarece acest articol vă va ajuta să obțineți suficiente cunoștințe despre această componentă de afaceri. Fără alte cuvinte, citiți-l.
Cuprins
Ce este comanda de lucru?
Când primiți o comandă de lucru de la un client, este o solicitare oficială de întreținere, livrare de produse, furnizare de servicii etc. Biletele de lucru sunt indispensabile în afacerile oficiale, indiferent dacă sarcina este foarte complexă, cum ar fi construirea unei centrale electrice, sau destul de simplu, cum ar fi livrarea de accesorii pentru computer.
Astfel de documente oficiale variază de la industrie la industrie. Cu toate acestea, informațiile standard pe care le conțin sunt livrabilele primare, data de începere, data de încheiere, persoana care raportează, persoana care execută și persoana care comandă.
De asemenea, o pistă de hârtie de afaceri începe cu o comandă de lucru. Când sarcina progresează și documentul trece dintr-o mână în alta, acesta funcționează ca un mediu de comunicare formal între părțile implicate.
Și, în sfârșit, când treaba este terminată, contabilii folosesc acest document pentru a deconta creanțele sau datorii. În plus, auditorii externi sau interni caută mai întâi comenzile de muncă atunci când auditează orice afacere.
Alte expresii pe care oamenii de afaceri le-ar putea folosi în locul comenzilor de lucru sunt:
- Tichet de serviciu
- Comandă de muncă
- Biletul de lucru
- Biletul de muncă
Scopul comenzii pentru lucrări
Unicul scop al unui astfel de document este de a păstra o evidență a tuturor autorizațiilor de lucru, a detaliilor furnizorului de servicii, a costurilor și a timpului de finalizare a lucrărilor. Clienții externi precum consumatorii și clienții interni precum angajații pot crea un bilet de serviciu.
Apoi, lucrarea merge la echipa potrivită, în funcție de comandă de muncă externă sau internă. Companiile folosesc adesea software de calculator pentru a crea vouchere care călătoresc prin multe birouri digitale sau fizice.
Aici găsiți dintr-o privire lista de obiective de comandă pentru muncă:
- Explicați problema, reparația și instalarea/livrarea mărfurilor
- Furnizarea resurselor și echipamentelor necesare lucrărilor de muncă sau de întreținere
- Oferiți tehnicienilor instrucțiuni elaborate cu privire la locul de muncă/sarcină/întreținere
- Înregistrarea oficială a materialelor, a forței de muncă și a resurselor consumate pentru finalizarea lucrărilor
- Urmăriți toate lucrările de reparații și întreținere care au fost efectuate pentru fiecare autorizație
- Conține date monetare precum cost, taxe, taxe, cess etc.
Termenii de gestionare a comenzilor de lucru
Aprobator de lucru
Un administrator sau cineva din acea echipă se ocupă de atribuirea și aprobarea solicitărilor de întreținere pentru managementul echipamentelor. Uneori, suportul de recepție al relațiilor cu clienții și depozitul responsabil pot îndeplini și rolul de aprobare.
Solicitantul Muncii
Solicitantul este o persoană sau o echipă care cere ca un anumit loc de muncă să fie finalizat. Consumatorii generează comenzi de muncă prin achiziții online sau în persoană în industria serviciilor și bunurilor.
În scenariile business-to-business, clienții la nivel comercial pot solicita muncă sau ar putea veni și de la o echipă internă, cum ar fi un manager de operațiuni de serviciu pentru clienți solicită reparații la stația de lucru.
Tehnicieni de teren
În tichetele de muncă de întreținere, tehnicienii de teren sunt ingineri, morari, reparatori etc., care posedă abilitățile necesare pentru a executa sarcina menționată în documentul de comandă de lucru.
Componentele unei comenzi de lucru
O afacere poate înregistra multe articole și date aferente utilizând documente de comandă de muncă. Iată câteva exemple de articole pe care trebuie să le includeți.
Elemente obligatorii
#1. Activul este componenta principală a oricărui bilet de muncă.
#2. Numele solicitantului de muncă este, de asemenea, obligatoriu.
#3. Domeniul de activitate este încă un alt element esențial, deoarece va determina abilitățile, instrumentele și procedura standard de operare (SOP).
#4. Solicitantul de lucru ar trebui să completeze, de asemenea, un câmp numit Descrierea problemei. Ajută tehnicienii sau facilitatorul de service să înțeleagă rapid problema.
#5. Înlocuirea pieselor de mașini sau cerințele pentru unelte speciale ar trebui să fie, de asemenea, în document.
#6. Toate afacerile au un fel de pericole pentru sănătate. Ar trebui menționat în comanda de lucru.
#7. Datele și orele sunt, de asemenea, foarte solicitate. Ar putea exista o dată de începere, o oră de început, o dată de sfârșit (așteptată), o oră de sfârșit (așteptată), o dată/ora de sfârșit reală etc.
#8. O comandă de service ar trebui să includă și detalii de contact pentru solicitant, manager de comandă, tehnician etc. Astfel, puteți include numere de mobil, numere de telefon, ID-uri de FAX, adrese de e-mail, site-uri web, adrese de birou etc.
Componente voluntare
#9. Un bilet de muncă poate conține mai multe câmpuri de semnatar pentru client, manager, tehnician, contabil etc.
#10. Orele de lucru ar trebui să fie, de asemenea, prezente pentru facturarea și reconcilierea corespunzătoare.
#11. Este bine să ai o listă de sarcini într-un formular de comandă de servicii. Acesta va permite managerului comenzii de lucru, facilitatorului și clientului să rămână sincronizați cu privire la munca efectuată.
#12. Formatele moderne de bilete de serviciu vin și cu un câmp dedicat importanței comenzii. De exemplu, în funcție de nivelul de prioritate, managerii planifică comenzile de service.
#13. De asemenea, este posibil să doriți să includeți o listă de verificare cu instrumente, aplicații computerizate, piese de schimb, consumabile etc., pentru a fi verificate și returnate la inventar.
#14. Puteți include costul estimat al lucrării livrate pentru comenzile cu costuri deschise. Pentru comenzile generale cu prețuri prestabilite, unele companii menționează costul real.
#15. În cele din urmă, un ID de comandă și un titlu de post ar trebui să fie acolo, deoarece vă ajută să documentați biletul de muncă.
Tipuri de comenzi de lucru
Întreținerea preventivă
Unitățile de producție sau de producție ale oricărei companii emit bilete de muncă pentru întreținerea echipamentelor. Ajută la evitarea defecțiunilor utilajelor și a pierderilor de producție.
Scop general
Companiile emit tichete de serviciu atunci când au nevoie de o terță parte pentru a finaliza o sarcină unică, cum ar fi îndepărtarea echipamentelor nefolosite, instalarea de antivirus pe laptopuri etc.
Inspecția utilajelor
Companiile aprobă comenzi de lucru unice pentru inspecție de către un expert terț pentru a evalua echipamentele, activele sau uneltele.
Electric
Clienții interni sau externi pot solicita nevoi de alimentare, iluminare și cablare prin astfel de documente.
De urgență
Astfel de comenzi de muncă sunt în mare parte neplanificate pentru a aborda accidentele. Puteți emite astfel de ordine pentru a proteja viața personalului sau pentru a salva echipamentul costisitor de daune permanente.
Proiecte speciale
Uneori, trebuie să actualizați unitatea de producție fără a înlocui mașinile existente. Soliciți în mod special upgrade-uri de echipamente sau software care cresc productivitatea folosind acest bilet de lucru.
Beneficiile utilizării comenzilor de lucru
#1. Compania ta documentează toate tichetele de muncă cu înregistrările necesare. Agenția de audit va cere aceste înregistrări ori de câte ori există vreun audit pentru a valida performanța companiei dumneavoastră.
#2. Vă faceți afacerea mai transparentă prin implicarea biletelor de serviciu pentru fiecare furnizare de servicii. Clienților le place să aibă de-a face cu agenții care sunt deosebite în ceea ce privește documentația de lucru și împărtășirea datelor colectate cu ei.
#3. Plătiți rapid tehnicienii interni sau externi analizând comanda de lucru și păstrându-i fericiți.
#4. Ajutați echipa de inventariere să achiziționeze toate piesele de schimb în avans, astfel încât întreținerea mașinilor să nu lovească niciun blocaj.
#5. Analizați notele de comandă și luați măsurile adecvate pentru a evita orice defecțiune a utilajelor în viitor.
#6. Companiile centrate pe servicii și produse pot estima în mod rezonabil veniturile din anul prin revizuirea documentelor de comandă de servicii completate și facturate.
#7. În cele din urmă, comenzile de lucru funcționează ca un fir de comunicare între mai multe departamente. Prin urmare, unitățile dumneavoastră de afaceri pot elimina efectele negative ale lucrului în silozuri.
Iată câteva platforme unde puteți găsi șabloane gata făcute:
Șabloane de comenzi de lucru imprimabile: TemplateLab
TemplateLap este una dintre cele mai de încredere surse pentru documente de afaceri autentice. Veți găsi, de asemenea, șabloane, formulare și formate de înaltă calitate pentru comenzile de muncă/de muncă aici. Conținutul său este ușor de descărcat.
Spre deosebire de unii concurenți, nu trebuie să dezvăluiți o mulțime de informații despre dvs. sau despre companie pentru a obține un link de descărcare.
Pur și simplu găsiți formularul relevant pentru activitatea dvs. comercială sau personală și faceți clic pe butonul de descărcare pentru a obține fișierul. În plus, puteți deschide cu ușurință fișierele șablon folosind orice aplicație de procesare a cuvintelor și a foilor de calcul precum Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs și Google Sheets.
Site-ul prezintă o gamă largă de exemple de bilete de serviciu, cum ar fi:
- Exemple de lucrări de reparații auto
- Șabloane pentru lucrări de întreținere
- Formulare pentru munca IT
- Exemple de lucrări de externalizare a designului grafic
Mai mult, aceste șabloane conțin formatare mai puțin restricționată, astfel încât să puteți personaliza tabelele și coloanele așa cum doriți.
Șabloane gratuite de comenzi de lucru: Smartsheet
Smartsheet vă ajută să integrați tichetele de angajare în sistemul dumneavoastră de management al proiectelor. Deoarece este un furnizor de software proprietar de management al proiectelor, dacă folosiți șabloanele sale care pot fi descărcate gratuit și importați documentul în Smartsheet, nu investiți bani, ci automatizați întregul proces de primire și rezolvare a tichetelor de serviciu.
Câteva șabloane notabile pe care le puteți folosi bine sunt:
- Bonuri de muncă de întreținere
- Comenzi de muncă de serviciu
- Tichetele serviciului de oprire a muncii
- Tichet de lucru pentru amenajarea teritoriului
- Toate șabloanele de urmărire a comenzilor de muncă
Șabloanele sale găzduite vin în două metode de livrare a conținutului. În primul rând, puteți descărca fișierul exemplu în format PDF, Excel sau Word și îl puteți personaliza într-o aplicație desktop care acceptă aceste tipuri de fișiere.
Alternativ, puteți importa șabloanele în tabloul de bord al proiectului Smartsheet. A doua metodă este foarte convenabilă pentru mediile complexe și cu mișcare rapidă, în care aprobatorii și managerii de bilete de serviciu trebuie să gestioneze sute de comenzi de lucru.
Șabloane de ordine de lucru: Jotform
Dacă sunteți un liber profesionist sau un proprietar de afaceri mici care trebuie să deservească clienții de afaceri mari care solicită documente formale pentru comenzile de muncă, puteți încerca șabloane de la Jotform. Vă ajută să economisiți bani din mai multe motive, cum ar fi:
- Punerea în funcțiune a afacerilor profesionale de la creatori
- Achiziționarea licențelor software de gestionare a comenzilor de lucru
- Numirea experților în documente de afaceri care pot crea astfel de tichete de muncă pentru dvs
În schimb, utilizați doar șabloanele ușor de personalizat și le importați în editorul PDF online proprietar al Jotform. Ambele servicii sunt gratuite pentru utilizare comercială.
Șabloanele de bilete de serviciu notabile pe care le puteți utiliza sunt:
- Configurarea produsului clientului
- Service autovehicule
- Reparații auto
- întreținere
- Proiectare de site-uri
- Producție video
- Îngrijirea animalelor de companie
- Dezvoltare web independentă
Mai mult, nu trebuie să dețineți abilități tehnice extinse pentru a utiliza editorul Jotforms. Este un simplu instrument de editare PDF cu drag-and-drop pe care îl poate folosi oricine care știe să opereze un browser web.
Șabloane de ordine de lucru: Template.net
Template.net este încă o altă destinație populară pentru documentele de uz personal și de afaceri. Are o bară de căutare relativ ușoară în care vă puteți introduce cerințele, cum ar fi documente, șabloane, modele grafice etc., iar platforma va prelua câteva exemple de înaltă calitate.
Secțiunea sa Business vă permite să accesați câteva exemple extraordinare de comenzi de lucru pe care le puteți personaliza direct în editorul său sau folosind aplicații de procesare a textului. Cu toate acestea, facilitatea de utilizare gratuită este oarecum restricționată.
În primul rând, trebuie să vă abonați la un cont gratuit sau cu plată. Apoi, puteți descărca până la trei șabloane în fiecare zi, este un cont gratuit. Alternativ, puteți utiliza editorul. Oricum, va exista o limită de descărcare.
Cu toate acestea, vă permite să descărcați comenzile de muncă în diferite formate de fișiere, cum ar fi Apple Pages, Apple Numbers, Google Sheets, Google Docs, Microsoft Word și Excel.
Concluzie
Comanda de lucru este despre o urmă de hârtie. Transformarea digitală a afacerilor din diferite industrii este acum o urmă de fișiere PDF, Google Docs sau Microsoft Word pe o tabletă, laptop sau telefon mobil.
Pe scurt, descrie munca care trebuie finalizată, când, de către cine și costul sarcinii. Forța de muncă a companiei dvs. începe să finalizeze sarcini atunci când a fost generată o comandă de muncă, iar forța de muncă se odihnește atunci când venitul este înregistrat în registrele companiei în conformitate cu termenii contabili standard.
Acum că ați trecut printr-o discuție aprofundată despre tichetele de serviciu și unele surse de șablon, ar trebui să puteți crea copii performante ale unor astfel de documente.
O afacere de succes are nevoie de mai mult decât o comandă de muncă. Trebuie să luați decizii informate cu privire la sarcina pe care să o acceptați sau să treceți, primind sugestii de la cele mai bune rețele de experți.