Problemele vor apărea în orice proiect, indiferent de măsurile de precauție pe care le luați și de cât de eficient este sistemul. Dar, aveți o metodă puternică, cunoscută sub numele de analiza cauzei rădăcină (RCA), care vă ajută să identificați problemele fără efort.
Managerii de proiect experți și liderii de afaceri folosesc procedura RCA pentru a afla problemele care dăunează afacerii. Identificarea problemelor vă ajută, de asemenea, să dezvoltați soluții pentru a evita aceleași probleme în viitor.
Dacă sunteți manager de afaceri, manager de proiect, șef de operațiuni sau stagiar executiv de afaceri, trebuie să aflați despre metoda RCA și instrumentele sau șabloanele de sprijin.
Continuați să citiți articolul pentru a descoperi câteva informații de bază și avansate despre RCA. Veți găsi, de asemenea, câteva șabloane de analiză a cauzei rădăcină ușor de utilizat, care vă vor ajuta pe parcursul carierei dvs. de management de proiect.
Cuprins
Ce este analiza cauzei principale?
RCA este procedura de găsire a cauzelor principale ale problemelor și blocajelor pentru a dezvolta soluții adecvate. Procesul consideră că este cu adevărat eficient să previi și să rezolvi în mod sistematic problemele exacte, mai degrabă decât să gestionezi pur și simplu simptomele individuale.
Echipa dumneavoastră poate efectua procedura RCA printr-un set de principii, metodologii și tehnici. Trebuie să formulați procesul astfel încât echipa să poată valorifica resursele RCA pentru a identifica elementele care cauzează probleme pentru orice tendință de afaceri, proiect sau eveniment.
Un sistem de analiză a cauzei principale vă ajută să identificați cauza principală a unei eșecuri sau a blocării unui proces organizat. De exemplu, procesarea biletelor de serviciu pentru clienți, fabricarea de bunuri etc., se vor confrunta mereu cu noi provocări. Arma ta pentru a lupta cu astfel de probleme noi este un RCA și documentația sa.
Aproape toate industriile sau activitățile comerciale folosesc acest instrument pentru a detecta problema mai profundă care stă la baza operațiunilor sau proceselor de servicii. Nu este viabil din punct de vedere economic să rezolvi aceeași problemă de fiecare dată. Prin urmare, trebuie să identificați cauza reală și apoi să o eliminați o dată pentru totdeauna folosind tehnica RCA.
De ce este importantă analiza cauzei principale?
#1. Reduceți costurile
Dacă neîntreținerea utilajelor din fabrică cauzează ruperea pieselor în mișcare, puteți contacta producătorul pentru a înlocui acele piese. Dacă se întâmplă frecvent, va crește costul de producție. În schimb, puteți efectua un RCA pentru a identifica cauza principală a întreținerii instrumentului, ceea ce va economisi timp și bani.
#2. Descoperirea defectelor și a principalelor cauze
Dacă afacerea dvs. se ocupă de produse, servicii, procese, tehnologii și sisteme, efectuarea unui RCA înainte de lansarea produsului vă va ajuta să identificați defecțiunile de proiectare subiacente. Odată ce le remediați și livrați produse sau servicii, veți câștiga încrederea clienților.
#3. Dezvoltați un instrument de depanare a procesului simplificat
Documentele RCA permit oricărei persoane conectate la proces să rezolve probleme viitoare în urma unui articol de ajutor. Astfel, nu trebuie să cruțați un expert sau să plătiți terți de fiecare dată când apare o problemă veche.
#4. Faceți locurile de muncă mai sigure
Majoritatea locurilor de muncă care se ocupă de sarcini critice și periculoase efectuează un RCA pentru a descoperi problemele de siguranță la locul de muncă. Ajută organizația să respecte cerințele locale sau internaționale de siguranță la locul de muncă.
#5. Luați produsele pe piață mai repede
Dacă efectuați un RCA cu atenție înainte de a începe procesul de producție, puteți rezolva erorile de proiectare care apar de obicei atunci când utilizatorii finali folosesc produsul. Astfel, vei scoate pe piață produse de calitate mai repede decât concurenții tăi.
#7. Reacționați imediat la o problemă
RCA-urile ajută companiile să dezvolte proceduri standard de operare (SOP) pentru probleme de siguranță, întreruperi ale software-ului, defecțiuni ale proceselor, calamități naturale etc. Prin urmare, echipa dvs. poate pur și simplu să urmeze SOP-ul și să reacționeze mai rapid la problemele noi și vechi.
Componentele obligatorii ale unui șablon de analiză a cauzei fundamentale
Dacă creați un șablon RCA sau personalizați unul existent, rețineți că trebuie să includeți următoarele elemente în documentul RCA:
#1. Descrierea evenimentului
Trebuie să creați un SOP detaliat pentru descrierea evenimentului într-un RCA. De asemenea, ar trebui să existe un format acceptat la nivel de companie în care personalul sau directorii vor introduce detalii. Datele de descriere ar trebui să conțină data, ora, definiția incidentului, martori, victime etc.
#2. Cronologia evenimentelor sau tendințelor
Secțiunea cronologică ar trebui să includă o descriere detaliată a tuturor incidentelor înainte, în timpul și după producerea accidentului sau a problemei. Va ajuta la descoperirea cauzelor care stau la baza evenimentului. Puteți include date precum ora, data, persoanele implicate, mașinile avariate, date împiedicate etc., în cronologie.
#3. Metoda și echipa de investigare
Succesul întregului proces RCA va depinde de metodologia acestuia și de echipa care va efectua procedura. Metoda RCA ar trebui să urmeze principiile, instrumentele și șabloanele standard. Cu toate acestea, în funcție de procesul de producție sau de sistemul de livrare a serviciilor, trebuie să personalizați anumiți parametri.
Odată ce ați finalizat procedura RCA, redactați un document RCA și trimiteți-l între departamente pentru revizuire și feedback. Analizați feedback-ul și comentariile pentru a redacta șablonul final de analiză a cauzei principale pe care departamentul sau compania îl va urma.
Acum, adunați oameni cu experiență din proces și explicați-le procedura RCA. Aceasta va fi echipa care va fi responsabilă să urmeze cu sârguință metoda RCA sugerată de companie.
#4. Cauze fundamentale/Descoperiri investigative
Odată ce aveți RCA, trebuie să investigați problemele la nivelul maxim de granulare posibil. Din nou, trebuie să existe o echipă dedicată acestei sarcini. Puteți include manageri de operațiuni, asociați de proces, ingineri, specialiști în date etc., în funcție de afacerea dvs.
Procesul de investigare va necesita, de asemenea, proceduri preaprobate de înregistrare, analiză și raportare a datelor.
#5. Plan de acțiune pentru corectarea procesului/produsului
Odată ce anchetatorii vin cu soluții la problemele RCA, trebuie să documentați acele sugestii. Acum, elaborați un alt POS pentru a instrui angajații afectați cu privire la modul de abordare a unor astfel de incidente în viitor.
Uneori, companiile vor trebui să obțină astfel de SOP-uri aprobate de directorii tehnici, de control al calității și de fabrică, astfel încât toată lumea să rămână la curent.
Câteva instrumente populare de analiză a cauzei principale
#1. Diagrama Pareto
Acest instrument RCA este renumit și pentru regula 80-20. Îl poți folosi pentru a vizualiza frecvența incidentelor și efectele lor acumulate. Autorul diagramei Pareto, Vilfredo Pareto, a spus că 20% dintre erorile potențiale ar cauza 80% din eșecurile unui proces.
Astfel, cu ajutorul acestui grafic, vă puteți concentra asupra a 20% din potențialele elemente ale produsului sau serviciului dvs. care sunt susceptibile de a provoca defecte ale produsului sau defecțiuni ale serviciului.
Diagrama Pareto este în esență un grafic cu bare care include cauzele și frecvența defecțiunilor. Dacă puteți crea graficul cu precizie, acesta va vizualiza în mod clar decalajul dintre eșecuri și cauze. Majoritatea managerilor de procese consideră că este surprinzător faptul că factorii mici cauzează majoritatea eșecurilor.
#2. 5 de ce
Este cea mai simplă procedură pentru efectuarea unui RCA. Trebuie doar să creați un șablon de analiză a cauzei principale cu întrebări bazate pe motiv. De obicei, trebuie să întrebați de ce un incident de 5 ori. Acest lucru ar trebui să vă permită să analizați cauza principală a oricărui proces sau defecțiune a produsului.
Cu toate acestea, există 5 RCA-uri bazate pe Whys care ar putea conține mai mult de 5 întrebări. Deoarece procesul necesită capacități de investigare și interogare, ar trebui să urmați un proces la nivel de companie pentru un astfel de RCA. În caz contrar, este posibil să nu aveți încredere în concluziile unui RCA care folosește întrebări aleatorii.
Analiza 5 Whys include în principal o declarație a problemei și apoi 5 întrebări despre problema în cauză. De exemplu, de ce un agent a încetat să mai proceseze biletele clienților? Dacă răspunsul este internetul, atunci de ce a eșuat internetul. Pur și simplu, continuă să pui mai multe întrebări până ajungi la cauza principală.
#3. Diagrama oaselor de pește
Ishikawa sau diagrama cu os de pește este o altă metodă vizuală populară de RCA. Diagrama finală arată ca un os de pește și de aici și numele. Creatorul instrumentului este Kaoru Ishikawa, renumitul inovator al managementului calității din Japonia.
Partea din dreapta sau cea din stânga a diagramei este eșecul sau problema. Apoi, trasați o linie dreaptă și includeți categorii de cauze potențiale precum proceduri, mediu, oameni, echipamente etc. Acum, în aceste secțiuni, trebuie să plasați motivele granulare.
Companiile folosesc în mare parte acest instrument în șablonul lor de analiză a cauzei principale pentru o problemă care este necunoscută sau care nu a mai apărut niciodată. În plus, experții folosesc și diagrama fishbone pentru a analiza probleme complexe, pentru a descoperi diverse aspecte ale cauzei principale și pentru a descoperi blocajele procesului.
#4. Graficul de dispersie
Este un instrument RCA care vă ajută să creați un șablon RCA de proces pentru probleme complexe. Când există mai multe cauze fundamentale decât se aștepta de la regula 80-20, trebuie să vizualizați relația dintre cauză și efect.
Diagramele de dispersie sunt un instrument utilizat pe scară largă pentru a găsi corelații între variabilele cuantificabile. Aici, trebuie să faceți un grafic de dispersie al variabilelor de cauză și efect. Trebuie să puneți efectele pe axa X și cauzele pe axa Y.
Dacă graficul de dispersie rezultat arată o curbă sau o linie dreaptă, atunci componentele sunt corelate. Dacă nu există o corelație, continuați să schimbați valorile variabilelor axei X.
#5. FMEA
Modul de eșec și analiza efectelor, sau FMEA, este un instrument foarte popular pentru RCA în rândul dezvoltatorilor și designerilor de produse. Ajută echipa de dezvoltare să descopere potențiale probleme înainte de a fabrica produsul în vrac. De obicei, echipa folosește unul sau două produse prototip pentru a identifica defecțiunile de proiectare și alte probleme.
Apoi, analiza modului de defecțiune începe pe prototip pentru a identifica toate defecțiunile posibile. Acum, pur și simplu subliniați problemele într-un alt tabel, căutați cauzele principale sau efectuați o analiză a efectului.
Până acum, ați învățat elementele de bază ale analizei cauzei principale și instrumentele acesteia. Găsiți mai jos câteva șabloane utile pentru instrumentele de analiză a cauzei principale (RCAT) de mai sus din următoarele resurse gratuite:
Smartsheet
Poate știi deja Smartsheet ca unul dintre instrumentele de afaceri de top pentru spațiul de lucru digital, colaborarea la distanță și automatizarea fluxului de lucru. Vei fi uimit să știi că poți folosi și biblioteca de șabloane pentru a crea documente RCA care funcționează efectiv.
Biblioteca Smarsheet este bogată în diverse tipuri de exemple de analiză a cauzei principale care se potrivesc cu ușurință în multe proiecte de afaceri sau locuri de muncă. De exemplu, vă oferă acces ușor la următoarele:
- Șablon RCA simplu
- Metoda Six Sigma DMAIC pentru RCA
- Șablon RCA bazat pe instrumentul 5 Whys
- Harta cauzelor din domeniul sănătății
- RCA pentru o companie chimică
Șabloanele de mai sus sunt disponibile și în diferite formate, cum ar fi fișiere Microsoft Word, șablon Microsoft Excel și fișiere Adobe PDF. Puteți descărca cu ușurință aceste formate fără a trece prin cercuri.
Guru
The Guru șablonul pentru procedura RCA este o altă sursă de încredere pentru întocmirea documentației RCA pentru afaceri. Vă prezintă diverse exemple și instrumente gratuite ale metodei RCA, cum ar fi:
- Un document RCA bazat pe diagrama Pareto, care vă ajută să identificați probleme precum lipsa de pregătire, prea puțin personal din centrul de servicii și pregătirea slabă care provoacă dificultăți în afaceri.
- Tehnica celor 5 motive pentru a identifica de ce rata de rotație a companiei tale este mai mare decât media pieței sau a concurenților.
- O diagramă cu oase de pește ca instrument RCA pentru identificarea cauzelor principale care sunt noi sau necunoscute.
- Six Sigma și DMAIC pentru RCA
- FMEA pentru a urmări problemele care apar în timpul oricărui ciclu de viață de dezvoltare a produsului.
TemplateLab
TemplateLab este încă o altă resursă de bază pentru diferite șabloane de artă, imobiliare, afaceri, juridice, finanțe etc. Prin urmare, vă puteți baza și pe această resursă pentru conținut RCA de înaltă calitate, cum ar fi formulare, exemple și șabloane.
Conținutul disponibil pe această platformă este ușor accesibil prin descărcări cu un singur clic. Veți găsi documente RCA în diferite formate, cum ar fi Adobe PDF, Microsoft Excel și Microsoft Word.
Depozitul de documente RCA este bogat în exemple din lumea reală, cum ar fi rapoarte de investigație RCA, formulare goale de colectare a datelor RCA, documente RCA pentru începători, RCA prin diagrame fishbone și RCA pentru un grup de dezvoltare a afacerii.
Vă va fi mai ușor să editați șabloanele atunci când descărcați fișiere Word sau Excel. Dacă obțineți PDF-uri, trebuie să utilizați un editor PDF pentru a personaliza documentele exemplu.
Cuvinte finale
În acest articol, v-am condus printr-o discuție aprofundată despre analiza cauzei principale. Articolul prezintă, de asemenea, unele dintre instrumentele și șabloanele vitale de analiză a cauzei principale pe care le puteți utiliza în scenariile din lumea reală.
Ar trebui să deveniți mai încrezător și mai priceput atunci când rezolvați problemele de la locul de muncă sau ale proiectului prin analiza cauzei principale.
Ați putea fi, de asemenea, interesat de aceste instrumente de structură de defalcare a muncii pentru managementul proiectelor.