În sfera actuală a afacerilor, cunoștințele temeinice de contabilitate sunt esențiale pentru orice antreprenor. Înțelegerea solidă a principiilor contabile este fundamentală pentru evaluarea performanței financiare a unei organizații.
Contabilitatea reprezintă un proces complex, care implică identificarea, analiza, înregistrarea și comunicarea datelor relevante despre starea financiară a unei companii. Aceste informații servesc drept bază pentru luarea unor decizii strategice de către managerii companiei.
Înainte de a explora Regulile de aur ale contabilității, să ne familiarizăm cu câțiva termeni fundamentali. Acestea includ:
Entitatea: Aceasta reprezintă o unitate economică distinctă, ale cărei tranzacții financiare sunt separate de cele ale altor organizații. Printre tipurile principale de entități se numără parteneriatele, corporațiile și proprietățile individuale.
Tranzacția: O tranzacție se referă la un eveniment în care are loc un schimb de valoare între două sau mai multe entități. Acesta poate include achiziții, încasări, plăți către furnizori etc., putând fi realizată fie prin credit, fie prin numerar.
Credit: Simbolizat prin Cr., creditul reprezintă o înregistrare contabilă care reduce activele sau sporește datoriile. Acesta se referă la acordarea unui avans, bunuri, servicii sau sume de bani.
Debit: Abreviat ca Dr., debitul indică o înregistrare contabilă care majorează valoarea unui activ sau diminuează o datorie. Acesta presupune retragerea de bunuri, servicii sau bani din contul unei entități comerciale care este debitoare.
Cheltuieli: Cheltuielile reprezintă costul activelor sau serviciilor utilizate pe parcursul unei perioade contabile. Exemple includ amortizarea, salariile, chiria, costurile utilităților și altele.
Pierderea: Pierderea este diferența dintre cheltuielile și veniturile asociate unei perioade contabile, reprezentând sumele de bani pierdute sau costurile suportate fără a obține profit. Exemple includ furtul, pierderea de bunuri sau daunele provocate de un incendiu.
Câștigul: Câștigul reprezintă creșterea valorii unui activ. Profitul sau câștigul are loc când prețul actual al unui activ depășește prețul inițial de achiziție.
Alți termeni standard în contabilitate includ active, audit, bilanț, bugetare, fluxuri de numerar, dividende, capitaluri proprii și alții.
Acum că am stabilit o înțelegere de bază, haideți să analizăm cele trei reguli de aur ale contabilității, importanța acestora, clasificarea și alte aspecte relevante.
De ce avem nevoie de reguli în contabilitate?
Regulile specifice sunt esențiale pentru o înregistrare corectă a jurnalelor. „Regulile de aur ale contabilității” oferă ghidurile necesare pentru a înregistra tranzacțiile într-un mod sistematic și cronologic. Aceste trei reguli de aur sunt cruciale pentru o contabilitate adecvată.
Înainte de a aprofunda aceste principii fundamentale, să clarificăm terminologia de bază asociată cu regulile contabile.
Jurnal: Jurnalul reprezintă un registru inițial în care fiecare tranzacție este înregistrată imediat după ce are loc. Acesta evidențiază conturile care trebuie creditate și debitate. Jurnalizarea este procesul de introducere a tranzacțiilor în acest registru.
Conturi: În cadrul jurnalului, există trei categorii principale de conturi: cont personal, cont real și cont nominal.
- Cont personal: Acest tip de cont se referă la persoane fizice, firme și organizații. Poate fi un cont personal individual sau un cont personal reprezentativ. Există trei subcategorii:
- Cont personal natural: Cont asociat persoanelor fizice, cum ar fi Andrei, Maria, Ion.
- Cont personal artificial: Conturi ale entităților juridice, cum ar fi companii, entități guvernamentale, societăți și cluburi.
- Cont personal reprezentativ: Conturi care reflectă conturi comune, cum ar fi contul de retrageri al unui proprietar, contul de capital al proprietarului, contul de datorii restante.
- Cont real: Conturi legate de activele, posesiunile, datoriile, capitalurile proprii și proprietățile unei companii. Exemple includ conturi pentru utilaje, investiții, active, datorii, numerar și depozite fixe.
- Cont nominal: Acest cont, cunoscut și ca cont temporar, include venituri, câștiguri, pierderi și cheltuieli. Acesta este închis la sfârșitul fiecărei perioade contabile. Exemple includ conturi pentru salarii, chirie, dobânzi plătite, reduceri primite.
Să trecem acum la Regulile de aur ale contabilității.
Regula 1: Debitează beneficiarul, creditează donatorul
Conturile personale respectă principiul debitării destinatarului și creditării donatorului. Contul este debitat dacă se primește ceva și este creditat dacă se donează.
Scenariul 1: Dacă achiziționați produse de la Compania XYZ în valoare de 2000 USD, contul Companiei XYZ trebuie creditat, iar contul dvs. de achiziție debitat. Compania XYZ este creditată deoarece este furnizorul bunurilor, iar contul de achiziție al destinatarului este debitat.
| Data (ZZ/LL/AAAA) | Cont | Debit (Dr) | Credit (Cr) |
| 14/07/2022 | Cont de achiziție | 2000 | |
| Conturi de plătit | 2000 |
Scenariul 2: În cazul în care plătiți Companiei XYZ 1500 USD pentru rechizite de birou, trebuie să creditați contul de numerar (al donatorului) și să debitați contul destinatarului.
| Data (ZZ/LL/AAAA) | Cont | Debit (Dr) | Credit (Cr) |
| 15/08/2022 | Cont de consumabile | 1500 | |
| Cont de numerar | 1500 |
Regula 2: Debitează ce intră, creditează ce iese
Cea de-a doua regulă de aur se aplică conturilor reale, cunoscute și ca conturi permanente, care nu sunt închise la sfârșitul anului fiscal, soldurile lor fiind reportate în trimestrul contabil următor.
Această regulă presupune debitarea contului atunci când un element, cum ar fi un activ, intră în companie și creditarea contului când suma părăsește compania, de exemplu, la efectuarea unei plăți.
Să presupunem că achiziționați un vehicul pentru 5000 USD. În acest caz, veți credita contul de numerar (ceea ce iese) și veți debita contul vehiculului (ceea ce intră).
| Data (ZZ/LL/AAAA) | Cont | Debit (Dr) | Credit (Cr) |
| 16/07/2022 | Cont vehicul | 5000 | |
| Cont numerar | 5000 |
Regula 3: Debitează toate cheltuielile și pierderile, creditează toate veniturile și câștigurile
Conturile nominale sunt reglementate de ultima regulă de aur a contabilității. Dacă o companie suportă cheltuieli sau suferă pierderi, contul trebuie debitat. În cazul în care compania înregistrează venituri sau profit, contul trebuie creditat.
De exemplu, în cazul veniturilor sau câștigurilor, dacă vindeți bunuri Companiei XYZ în valoare de 17.000 USD, contul de vânzări trebuie să crediteze venitul, iar contul de numerar să debiteze cheltuiala.
| Data (ZZ/LL/AAAA) | Cont | Debit (Dr) | Credit (Cr) |
| 18/07/2022 | Cont de numerar | 17000 | |
| Cont de vânzări | 17000 |
În cazul cheltuielilor sau pierderilor, dacă achiziționați produse de la Compania XYZ pentru 13.000 USD, contul de achiziție (cheltuiala de 13.000 USD) trebuie debitat, iar contul de numerar creditat pentru a reflecta tranzacția.
| Data (ZZ/LL/AAAA) | Cont | Debit (Dr) | Credit (Cr) |
| 17/07/2022 | Cont de achiziție | 13000 | |
| Cont de numerar | 13000 |
Creditele și debitele sunt înregistrate pentru fiecare tranzacție contabilă. Principiile fundamentale ale contabilității se bazează pe debite și credite. Iată câteva exemple:
Exemplul 1: Afacerea este lansată cu un capital de 10.000 USD
În această tranzacție, sunt implicate două conturi: numerar și capital. Contul de numerar este un cont real și este debitat cu suma de bani intrată în firmă (în acest caz, numerar). Contul de capital, fiind al proprietarului, va fi creditat. Înregistrarea jurnalului va fi Numerar A/C către Capital A/C.
Exemplul 2: Achiziționarea de mașini în valoare de 3000 USD, plătite în numerar
| Conturi implicate | Natura | Dr./Cr. | Înregistrare jurnal |
| Cont mașini | Cont real | Debit (ce intră) | Mașini A/C Dr. |
| Cont numerar | Cont real | Credit (ce iese) | Către Numerar A/C |
Aici, ambele conturi afectate, Mașini A/C și Numerar A/C, sunt conturi reale. Se debitează contul care primește și se creditează contul care oferă. Numerarul iese din afacere și este creditat, iar mașinile intră în afacere, fiind debitate. Astfel, înregistrarea jurnalului va fi Mașini către Numerar A/C.
Exemplul 3: Achiziționarea de bunuri pe credit de la Smith, în valoare de 2000 USD
| Conturi implicate | Natura | Dr./Cr. | Înregistrare jurnal |
| Cont achiziții | Cont nominal | Debit (cheltuială) | Achiziții A/C Dr. |
| Cont creditor | Cont personal | Credit (dator) | Către Smith A/C |
În această situație, sunt implicate contul lui Smith (creditorul) și Achiziții A/C. Achiziții A/C fiind un cont nominal este debitat ca cheltuială, iar Smith, cel care furnizează bunurile, este creditat ca datorie. În consecință, contul lui Smith este creditat, iar contul de achiziții este debitat.
Exemplul 4: Plata salariilor în valoare de 5000 USD
| Conturi implicate | Natura | Dr./Cr. | Înregistrare jurnal |
| Cont salarii | Cont nominal | Debit (cheltuială) | Salarii A/C Dr |
| Cont bancar | Cont personal | Credit (dator) | Către bancă A/C |
În acest caz, sunt implicate conturile de Salarii A/C și Bancă A/C. Salarii A/C este debitat ca cheltuială pentru companie, fiind un cont nominal. Contul bancar, aparținând firmei, este creditat, deoarece suma iese din contul companiei. Prin urmare, înregistrarea jurnalului va fi Salarii A/C către Bancă.
Rezumat
Cele trei reguli de aur ale contabilității sunt folosite pentru a înregistra tranzacțiile financiare în registre, ajutând compania să înțeleagă poziția sa economică. Aceste înregistrări precise sprijină factorii de decizie în luarea deciziilor rationale și oferă suport în aspecte fiscale și juridice.