În orice inițiativă, indiferent de măsurile de precauție implementate sau de eficiența sistemului, dificultățile sunt inevitabile. Totuși, există o metodologie robustă, cunoscută sub denumirea de analiză a cauzei fundamentale (ACF), care facilitează identificarea problemelor.
Specialiștii în management de proiect și liderii din mediul de afaceri utilizează procedura ACF pentru a descoperi aspectele care afectează negativ performanța. Această abordare nu doar ajută la identificarea problemelor, dar și la dezvoltarea de soluții pentru a evita reapariția lor în viitor.
Indiferent dacă ești un manager, lider de proiect, director operațional sau un stagiar în domeniul afacerilor, este esențial să te familiarizezi cu metoda ACF și cu instrumentele și șabloanele conexe.
Vă invităm să continuați lectura pentru a obține informații esențiale despre ACF, incluzând detalii de bază și avansate. De asemenea, veți descoperi șabloane de analiză a cauzei fundamentale ușor de utilizat, care vă vor fi utile de-a lungul carierei în managementul proiectelor.
Ce reprezintă analiza cauzei fundamentale?
ACF este un proces de identificare a cauzelor de bază ale problemelor și obstacolelor, cu scopul de a dezvolta soluții adecvate. Acest proces se axează pe prevenirea și rezolvarea sistematică a cauzelor reale, în loc să gestioneze doar simptomele individuale.
Echipa ta poate implementa ACF printr-o serie de principii, metodologii și tehnici. Este important să configurezi procesul astfel încât echipa să poată utiliza resursele ACF pentru a identifica factorii care generează probleme în cadrul oricărei tendințe de afaceri, proiect sau eveniment.
Un sistem de analiză a cauzei fundamentale te ajută să descoperi factorul primar care contribuie la eșecurile sau blocajele unui proces organizat. De exemplu, gestionarea solicitărilor de service pentru clienți sau fabricarea de bunuri se vor confrunta constant cu noi provocări. Instrumentul tău esențial pentru a aborda aceste probleme este ACF și documentația aferentă.
Această metodă este aplicată în aproape toate industriile și activitățile comerciale pentru a identifica problemele profunde care afectează operațiunile sau procesele de servicii. Nu este rentabil să rezolvi aceeași problemă de fiecare dată, deci este vital să identifici cauza principală și să o elimini definitiv prin tehnica ACF.
De ce este importantă analiza cauzei fundamentale?
#1. Reducerea costurilor
Dacă lipsa de întreținere a echipamentelor dintr-o fabrică duce la defectarea pieselor mobile, poți contacta producătorul pentru înlocuirea acestora. Dacă acest lucru se întâmplă frecvent, costurile de producție vor crește. În schimb, implementând o analiză ACF pentru a identifica cauza principală a problemelor de întreținere, vei economisi timp și bani.
#2. Descoperirea defectelor și a cauzelor principale
Dacă afacerea ta este implicată în dezvoltarea de produse, servicii, procese, tehnologii și sisteme, aplicarea ACF înainte de lansarea unui produs va ajuta la identificarea defectelor de proiectare subiacente. Rezolvând aceste probleme înainte de a livra produse sau servicii, vei câștiga încrederea clienților.
#3. Dezvoltarea unui instrument eficient de depanare a proceselor
Documentele ACF permit oricărui membru al echipei implicat în proces să rezolve problemele viitoare, având la dispoziție un ghid detaliat. Astfel, nu mai este nevoie să apelezi de fiecare dată la un expert sau să plătești terți pentru a rezolva probleme recurente.
#4. Îmbunătățirea siguranței la locul de muncă
Multe companii care desfășoară activități critice și periculoase utilizează ACF pentru a identifica problemele legate de siguranța la locul de muncă. Aceasta ajută organizațiile să respecte normele de siguranță naționale și internaționale.
#5. Accelerarea lansării produselor pe piață
Prin realizarea atentă a analizei ACF înainte de începerea producției, pot fi corectate erorile de proiectare care apar frecvent atunci când utilizatorii finali utilizează produsul. Acest lucru permite lansarea rapidă pe piață a produselor de calitate, înaintea concurenței.
#7. Reacție rapidă la probleme
ACF ajută companiile să dezvolte proceduri operaționale standard (POS) pentru diverse probleme, cum ar fi cele legate de siguranță, defecțiuni software, probleme de proces sau calamități naturale. Astfel, echipa ta poate urma procedurile SOP și reacționa rapid la problemele existente sau noi.
Componentele esențiale ale unui șablon de analiză a cauzei fundamentale
Când creezi un șablon ACF sau îl personalizezi pe unul existent, este important să incluzi următoarele elemente:
#1. Descrierea evenimentului
Trebuie creată o procedură operațională standard (POS) detaliată pentru descrierea evenimentului într-un document ACF. De asemenea, ar trebui să existe un format standardizat la nivelul companiei, în care personalul sau directorii pot introduce informații relevante. Datele descrierii trebuie să includă data, ora, definirea incidentului, martorii, eventualele victime etc.
#2. Cronologia evenimentelor sau tendințelor
Secțiunea de cronologie trebuie să includă descrierea detaliată a tuturor incidentelor, atât înainte, cât și în timpul și după producerea accidentului sau problemei. Aceasta va facilita identificarea cauzelor subiacente ale evenimentului. Cronologia poate include date precum ora, data, persoanele implicate, echipamentele avariate, informații despre datele blocate etc.
#3. Metoda și echipa de investigare
Succesul întregului proces ACF depinde de metodologia utilizată și de echipa care realizează investigația. Metoda ACF trebuie să urmeze principii, instrumente și șabloane standard. Cu toate acestea, anumite aspecte ar putea necesita personalizare, în funcție de procesul de producție sau de sistemul de furnizare a serviciilor.
După finalizarea procedurii ACF, redactați un document și distribuiți-l în cadrul departamentelor pentru revizuire și feedback. Analizați feedback-ul și observațiile pentru a finaliza șablonul de analiză a cauzei principale pe care departamentul sau compania îl va utiliza.
Apoi, adună specialiști cu experiență în proces și prezintă-le procedura ACF. Aceasta va fi echipa responsabilă de aplicarea riguroasă a metodei ACF propuse de companie.
#4. Cauzele fundamentale/Descoperirile investigației
Odată ce ai implementat ACF, trebuie să investighezi problemele la nivelul maxim de granularitate posibil. Și de această dată este necesară o echipă specializată. În funcție de specificul afacerii, poți include manageri de operațiuni, specialiști de proces, ingineri, specialiști în date etc.
Procesul de investigare va necesita, de asemenea, proceduri aprobate pentru înregistrarea, analiza și raportarea datelor.
#5. Plan de acțiune pentru corectarea procesului/produsului
După ce anchetatorii identifică soluții la problemele descoperite prin ACF, aceste sugestii trebuie documentate. Apoi, trebuie elaborat un nou POS pentru a instrui angajații relevanți cu privire la modul de abordare a unor astfel de incidente în viitor.
Uneori, companiile vor necesita aprobarea acestor POS de către directori tehnici, de control al calității sau de producție, pentru a se asigura că toată lumea este informată.
Câteva instrumente populare de analiză a cauzei fundamentale
#1. Diagrama Pareto
Acest instrument ACF este cunoscut și pentru regula 80-20. Poate fi utilizat pentru a vizualiza frecvența incidentelor și efectele lor cumulative. Conform teoriei lui Vilfredo Pareto, creatorul diagramei, 20% dintre erorile potențiale pot cauza 80% dintre eșecurile unui proces.
Astfel, cu ajutorul acestei diagrame, te poți concentra pe 20% dintre elementele potențiale ale produsului sau serviciului tău, care sunt cele mai susceptibile să cauzeze defecțiuni ale produsului sau probleme ale serviciului.
Diagrama Pareto este, de fapt, un grafic cu bare care evidențiază cauzele și frecvența defecțiunilor. Dacă este creat corect, acest grafic va vizualiza clar diferența dintre eșecuri și cauze. Majoritatea managerilor de procese sunt surprinși de faptul că factori minori pot cauza majoritatea eșecurilor.
#2. Cele 5 De ce
Aceasta este cea mai simplă procedură pentru realizarea unei analize ACF. Tot ce trebuie să faci este să creezi un șablon de analiză a cauzei principale cu întrebări bazate pe „de ce”. În mod obișnuit, trebuie să întrebi „de ce” un incident s-a produs de 5 ori. Această metodă te va ajuta să analizezi cauza principală a oricărei defecțiuni de proces sau produs.
Totuși, analizele ACF bazate pe „cele 5 De ce” pot conține mai mult de 5 întrebări. Deoarece procesul necesită abilități de investigare și interogare, ar trebui urmat un proces standard la nivelul companiei pentru un astfel de tip de analiză ACF. Altfel, concluziile bazate pe întrebări aleatorii nu vor fi de încredere.
Analiza „5 De ce” include o declarație a problemei și apoi 5 întrebări care vizează această problemă. De exemplu, de ce un agent a încetat să mai proceseze solicitările clienților? Dacă răspunsul este „din cauza internetului”, atunci întrebarea va fi „de ce a căzut internetul?”. Trebuie să continui să pui întrebări până ajungi la cauza fundamentală.
#3. Diagrama scheletului de pește
Diagrama Ishikawa sau „schelet de pește” este o altă metodă vizuală populară de analiză ACF. Diagrama finală are aspectul unui schelet de pește, de unde și numele. Creatorul instrumentului este Kaoru Ishikawa, un inovator celebru în domeniul managementului calității din Japonia.
Partea dreaptă sau stângă a diagramei reprezintă eșecul sau problema. Apoi, trasați o linie dreaptă și includeți categorii de cauze potențiale, precum proceduri, mediu, oameni, echipamente etc. În aceste secțiuni trebuie să plasezi motivele specifice.
Companiile folosesc frecvent acest instrument în șablonul lor de analiză a cauzei fundamentale pentru o problemă necunoscută sau care nu a mai apărut niciodată. De asemenea, experții folosesc diagrama „schelet de pește” pentru a analiza probleme complexe, a descoperi diverse aspecte ale cauzei fundamentale și a identifica blocajele de proces.
#4. Graficul de dispersie
Acesta este un instrument ACF care te ajută să creezi un șablon de proces ACF pentru probleme complexe. Când există mai multe cauze fundamentale decât cele prevăzute de regula 80-20, este esențial să vizualizezi relația dintre cauză și efect.
Graficele de dispersie sunt utilizate pe scară largă pentru a identifica corelațiile dintre variabilele măsurabile. În acest caz, este necesar să creezi un grafic de dispersie pentru variabilele de cauză și efect. Efectele vor fi plasate pe axa X, iar cauzele pe axa Y.
Dacă graficul de dispersie rezultat indică o curbă sau o linie dreaptă, înseamnă că acele componente sunt corelate. În caz contrar, continuă să modifici valorile variabilelor de pe axa X.
#5. FMEA
Analiza modului și efectelor defecțiunilor, sau FMEA, este un instrument foarte popular de analiză ACF, utilizat în special de dezvoltatorii și designerii de produse. Acesta ajută echipa de dezvoltare să identifice probleme potențiale înainte de fabricarea produsului în serie. În mod obișnuit, echipa folosește unul sau două prototipuri pentru a identifica defectele de proiectare și alte probleme.
Apoi, se efectuează o analiză a modului de defecțiune a prototipului pentru a identifica toate defecțiunile posibile. Acum, aceste probleme sunt evidențiate într-un tabel, se caută cauzele principale și se efectuează o analiză a efectului.
Până acum, ai învățat elementele de bază ale analizei cauzei fundamentale și instrumentele asociate. Mai jos vei găsi câteva șabloane utile pentru instrumentele de analiză a cauzei principale (RCAT) prezentate mai sus, disponibile din următoarele resurse gratuite:
Smartsheet
Poate că deja cunoști Smartsheet ca unul dintre cele mai bune instrumente de afaceri pentru spațiul de lucru digital, colaborarea la distanță și automatizarea fluxului de lucru. Te va surprinde să afli că poți folosi biblioteca de șabloane și pentru a crea documente ACF eficiente.
Biblioteca Smartsheet oferă diverse exemple de analize ale cauzelor principale, potrivite pentru multe proiecte de afaceri sau medii de lucru. De exemplu, oferă acces facil la următoarele:
- Șablon ACF simplu
- Metoda Six Sigma DMAIC pentru ACF
- Șablon ACF bazat pe instrumentul „5 De ce”
- Harta cauzelor din domeniul sănătății
- ACF pentru o companie chimică
Șabloanele de mai sus sunt disponibile în diferite formate, cum ar fi fișiere Microsoft Word, șabloane Microsoft Excel și fișiere Adobe PDF. Poți descărca cu ușurință aceste formate.
Guru
Șablonul Guru pentru procedura ACF este o altă resursă de încredere pentru crearea documentației ACF în afaceri. Acesta prezintă diverse exemple și instrumente gratuite pentru metoda ACF, cum ar fi:
- Un document ACF bazat pe diagrama Pareto, care te ajută să identifici probleme precum lipsa de pregătire, personalul insuficient din centrul de servicii sau pregătirea slabă, care cauzează dificultăți în afaceri.
- Tehnica celor „5 De ce” pentru a identifica de ce rata de fluctuație a personalului companiei este mai mare decât media pieței sau a concurenților.
- O diagramă „schelet de pește” ca instrument ACF pentru identificarea cauzelor principale care sunt noi sau necunoscute.
- Six Sigma și DMAIC pentru ACF
- FMEA pentru a urmări problemele care apar în timpul oricărui ciclu de viață al dezvoltării unui produs.
TemplateLab
TemplateLab este o altă resursă valoroasă pentru diverse șabloane din domenii precum artă, imobiliare, afaceri, juridic sau financiar. Prin urmare, poți apela cu încredere și la această resursă pentru conținut ACF de înaltă calitate, cum ar fi formulare, exemple și șabloane.
Conținutul disponibil pe această platformă este ușor accesibil prin descărcări printr-un singur clic. Vei găsi documente ACF în diverse formate, precum Adobe PDF, Microsoft Excel și Microsoft Word.
Depozitul de documente ACF include exemple din lumea reală, cum ar fi rapoarte de investigații ACF, formulare goale de colectare a datelor ACF, documente ACF pentru începători, diagrame ACF de tip „schelet de pește” și analize ACF pentru echipe de dezvoltare a afacerilor.
Editarea șabloanelor va fi mai ușoară atunci când descarci fișiere Word sau Excel. Dacă obții fișiere PDF, vei avea nevoie de un editor PDF pentru a personaliza documentele.
Concluzii
În acest articol, am prezentat o discuție detaliată despre analiza cauzei fundamentale. Articolul prezintă, de asemenea, câteva dintre instrumentele și șabloanele esențiale pentru analiza cauzei principale, pe care le poți utiliza în scenarii reale.
Ar trebui să devii mai încrezător și mai competent în rezolvarea problemelor de la locul de muncă sau de proiect, folosind analiza cauzei principale.
De asemenea, s-ar putea să fii interesat de aceste instrumente pentru structura defalcării muncii, utile în managementul proiectelor.