Gestionarea proiectelor și prioritizarea lucrurilor devin prea complicate pentru tine? Cât de grozav ar fi dacă ar exista o modalitate de a vă ajuta să înțelegeți ce sarcini necesită ce fel de atenție și energie.
Acolo intră în joc Impact Effort Matrix sau matricea 2×2. Este un instrument care simplifică stabilirea priorităților și ajută echipele și indivizii să reia legătura cu obiectivele lor și să identifice pași acționați pentru a începe munca.
Dacă sunteți în căutarea unui șablon de matrice a efortului de impact ușor, acest articol este o introducere excelentă. Dar mai întâi, să vă punem la curent cu elementele de bază ale matricei efortului de impact.
Cuprins
Ce este o matrice de efort de impact?
O matrice de efort de impact sau o matrice 2×2 nu este altceva decât un instrument pe care companiile și persoanele fizice le folosesc pentru a prioritiza sarcinile în mod eficient. Prioritizarea are loc prin analizarea efortului care trebuie depus pentru o sarcină și comparându-l cu impactul pe care îl va avea.
În cea mai mare parte, o matrice a efortului de impact este creată prin brainstorming cu echipa ta. Acest lucru vă permite să identificați numărul total de sarcini și proiecte pentru toți membrii echipei. Vă puteți da seama apoi de importanța și urgența acestor sarcini.
Cu acest exercițiu, puteți identifica ordinea sarcinilor care trebuie făcute pentru a obține cel mai bun impact cu cel mai mic efort.
De obicei, sarcinile cu cel mai mic efort și cel mai mare impact sunt cele asupra cărora trebuie să vă concentrați. Cu toate acestea, asta nu înseamnă că efortul redus și sarcinile cu impact redus sunt inutile. Uneori, chiar și aceștia pot ajuta într-un fel sau altul.
Cele 4 cadrane ale matricei efortului de impact
Cele 4 cadrane ale matricei efortului de impact sunt prezentate mai jos:
Aceste patru blocuri sunt separate prin impact pe axa X și efort pe axa y. Fiecare dintre blocuri este după cum urmează:
#1. Câștiguri rapide – Efort redus și impact ridicat
Acest bloc include toate sarcinile care pot fi realizate ușor sau rapid, dar care au un impact semnificativ asupra companiei sau asupra muncii dumneavoastră. Sarcinile din acest bloc au cea mai mare prioritate.
#2. Proiecte majore – Efort mare și impact ridicat
Acest bloc include toate sarcinile care necesită un efort semnificativ și au un impact uriaș. Acestea sunt considerate obiectivele pe termen lung ale companiei și au o prioritate decent.
#3. Completari – Efort redus și impact redus
Acest bloc include toate sarcinile care pot fi realizate cu ușurință, dar care nu oferă un impact suficient de mare. Deci, sarcinile din acest bloc nu sunt cea mai mare prioritate.
Cu toate acestea, puteți face aceste sarcini în timpul suplimentar sau când nu vă simțiți productiv, doar pentru a elimina aceste sarcini.
#4. Sarcini nemulțumitoare – Efort mare și impact redus
Acest bloc include toate sarcinile care necesită mult timp și efort, dar care nu oferă suficient impact. Aceste sarcini sunt extrem de inutile și ar trebui lăsate nerealizate dacă toate celelalte sarcini trebuie făcute.
Când să folosiți o matrice de efort de impact?
Matricea efortului de impact este o necesitate pentru a lucra ori de câte ori dumneavoastră sau echipa dumneavoastră aveți mai multe proiecte sau sarcini cu o gamă largă de beneficii potențiale.
De asemenea, aveți nevoie de el ori de câte ori sunteți confuz în ceea ce privește cel mai bun curs de acțiune sau decideți de unde să începeți.
Uneori, matricea 2×2 vă poate ajuta chiar să vă organizați fluxul de lucru și să îl faceți fără dezordine.
De obicei, start-up-urile sau organizațiile mai mici au o mulțime de activități diferite care trebuie făcute de un grup foarte mic de oameni. Într-o structură atât de haotică, multe idei și proiecte ar putea fi împiedicate. Deci, o matrice poate sorta mizeria și poate pune organizația în funcțiune.
Iată o listă de beneficii uimitoare pe care matricea efortului de impact le are pentru tine și echipa ta:
Beneficiile Impact Effort Matrix
#1. Păstrați pe toți la curent și sincronizați
Cel mai bun beneficiu al matricei efortului de impact este de fapt modul în care îi aduce pe toți pe aceeași pagină pentru a lucra spre un obiectiv. Echipa ta poate folosi, de asemenea, șabloane de matrice de efort de impact pentru a adăuga un alt nivel de organizare a muncii.
#2. Optimizați resursele și alocarea acestora
Când știi ce sarcini trebuie făcute și când trebuie făcute, îți poți gestiona resursele și le aloca în mod corespunzător. Deci, resursele critice sunt păstrate pentru sarcinile prioritare.
#3. Creează o secvență de sarcini de lucru și prioritizează sarcinile
Matricea efortului de impact ajută la crearea unei secvențe de acțiuni/sarcini organizate în funcție de priorități. Acest lucru creează o cale liniară pe care echipa să o urmeze.
#4. Aliniază echipa la obiectivele companiei
Pe lângă găsirea sarcinilor prioritare, matricea explică și de ce sarcinile trebuie să fie prioritizate. Deci, echipa înțelege obiectivele din spatele ei și, la rândul său, înțelege obiectivele companiei.
#5. Economisirea timpului și maximizarea eficienței fluxului de lucru
Cu matricea, puteți evita să petreceți timp cu lucruri care necesită mult prea mult timp pentru un impact mult mai mic. Deci, fluxul dvs. de lucru devine mai sensibil la timp, iar eficiența muncii dvs. crește.
Oricât de ușor pare matricea efortului de impact, există încă câteva lucruri pe care le puteți face pentru a maximiza beneficiile și utilitatea acestei practici.
Sfaturi pentru a facilita matricea efortului de impact
#1. Definiți obiective clare pentru matrice
De ce a tuturor lucrurilor este important peste tot. Asigurați-vă că găsiți asta și pentru matrice. Având obiective și motive clare pentru a crea matricea vă va oferi o direcție precisă pentru a efectua corect această practică.
#2. Gândește-ți toate activitățile și sarcinile împreună cu colegii tăi
Brainstormingul permite întotdeauna o discuție holistică despre lucruri. Făcând acest lucru cu colegii tăi va aduce o perspectivă diferită asupra matricei, iar sarcinile pot fi prioritizate având în vedere toată lumea.
#3. Creați un plan de acțiune solid pentru procesul după crearea matricei
Doar realizarea matricei efortului de impact nu va duce la bun sfârșit lucrurile. De fapt, a avea un plan solid de acțiune și a-l executa este singurul lucru care va fi. Așadar, asigurați-vă că aveți un plan pregătit pentru toate sarcinile și secvențele acestora pentru un flux de lucru fără probleme.
#4. Aveți o comunicare puternică în cadrul echipei și faceți rapoarte pentru sarcini
Odată ce munca a început, va trebui să comunicați în mod proactiv cu echipa dacă secvența sau prioritățile au fost suficient de precise.
Dacă au existat zone de îmbunătățire, asigurați-vă că ați creat un raport despre cum a mers pentru a face ajustări pentru data viitoare când veți face o altă matrice a efortului de impact.
Asta era tot ce trebuia să știi despre Impact Effort Matrix. Acum, să vedem câteva șabloane Impact Effort Matrix care vă vor face viața mai ușoară!
Miro
Miro este un instrument fantastic conceput pentru echipe și indivizi pentru a crea diagrame, tabele, hărți și multe altele pentru planificarea și organizarea lucrurilor.
În timp ce folosim acest șablon, iată câteva lucruri pe care le-am aflat:
- Aspectul de proiectare este foarte ușor de utilizat și oricine are cunoștințe de bază despre modificarea acestor șabloane de design poate folosi acest instrument
- Nu există prea multă asistență în explicarea modului în care funcționează șablonul de matrice a efortului de impact, așa că un începător ar putea fi nevoit să cerceteze ce este și cum se face.
- Când începeți primul dvs. design, instrumentul vă solicită experiența în utilizarea instrumentelor de proiectare precum Miro, ceea ce îl face prietenos pentru începători în ceea ce privește designul.
Miro este un instrument freemium, așa că îl puteți folosi pentru a crea șabloane gratuit. Cu toate acestea, îl puteți actualiza și pentru a accesa funcții premium, cum ar fi proiecte nelimitate, colaborare cu mai mulți membri ai echipei etc.
Lucidspark
Lucidspark este un alt instrument de proiectare creat special pentru productivitate și sarcini legate de muncă. Dispune de o interfață de utilizare simplă și de creare și editare ușoară de șabloane.
Iată caracteristicile șablonului de matrice a efortului de impact Lucidspark:
- Interfața de utilizare este simplă și rapidă; puteți crea rapid matricea adăugând proiectele în casete
- Șablonul are un design de bază, dar puteți adăuga imagini și schimba culorile și fonturile pentru a-l deveni proprii
- Aspectul de bază al celor patru cadrane este realizat pentru a prezenta sarcini cu niveluri variabile de efort și impact, nu doar să le definiți într-un singur bloc, dar le puteți muta în consecință.
Puteți începe cu Lucidspark gratuit, dar îl puteți face și upgrade pentru a accesa alte funcții premium.
Canva
Canva este un instrument de proiectare care poate fi folosit pentru toate tipurile de nevoi de proiectare. Îl puteți folosi pentru a realiza diagrame de productivitate, cum ar fi matricea efortului de impact, logo-uri, infografice și multe altele.
Iată câteva lucruri despre șablonul Canva pentru matricea efortului de impact:
- Prezintă o serie de caracteristici de design, cum ar fi adăugarea de elemente, modificări de culoare și font, adăugarea de imagini și videoclipuri, realizarea de animații etc., ceea ce este oarecum exagerat.
- Instrument excelent pentru utilizatorii care îl vor folosi frecvent pentru alte cerințe de design și crearea de conținut
- Șablonul de matrice a efortului de impact prezintă un design tradițional care poate enumera doar sarcini sub blocuri și nu are niveluri personalizate pentru acestea.
Numai pentru utilizarea productivității, Canva poate părea puțin prea avansat pentru mulți începători.
Cu toate acestea, poate fi un instrument excelent pentru utilizatorii intermediari sau avansați pentru a crea modele și șabloane unice.
Este gratuit de utilizat, dar având versiunea premium vă va permite să accesați diferite șabloane și alte elemente.
Creativ
Creativ este un instrument de proiectare a productivității creat special pentru companii și organizații pentru a gestiona sarcini organizaționale, cum ar fi crearea unui șablon de matrice de efort de impact.
Iată caracteristicile șablonului de matrice a efortului de impact Creately:
- Șablonul este ușor și colorat, cu modalități foarte simple de a nota sarcinile sub fiecare cadran
- Aspectul matricei îl face ușor de înțeles, dar nu oferă un nivel mai ridicat de personalizare
- Utilizabil pentru începători, dar restricționează utilizatorii să personalizeze șablonul pentru un design și un aspect mai bun pentru matrice
Chiar dacă Creately nu este cel mai bun pentru personalizare, își face treaba foarte bine și este o soluție excelentă pentru liderii de echipă și managerii care doresc să realizeze sarcina cu ușurință și rapiditate.
Harta grupului
Harta grupului este unul dintre cele mai bune instrumente din această listă pentru un șablon de matrice de efort de impact. Combină tot ce este mai bun din ambele lumi, adică designul și eficiența.
Iată caracteristicile șablonului de matrice a efortului de impact Groupmap:
- Șablonul este extrem de bine realizat, unde puteți face clic oriunde și puteți începe să scrieți sarcinile și va arăta în continuare uimitor
- Aspectul este foarte fluid și puteți micro-ajusta nivelurile de impact și efort necesare pentru acea sarcină
- Nu sunt multe de făcut în ceea ce privește proiectarea, dar șablonul prezintă un design atractiv care își face treaba
Din punct de vedere al designului, există o limită a personalizării dvs. în care puteți modifica aspectul fundalului și al axelor pentru a se potrivi nevoilor dvs. Cu toate acestea, puteți realiza o matrice excelentă și eficientă cu un efort minim.
Ayoa
Ayoa este un instrument de proiectare a hărților de productivitate în care puteți găsi șabloane pentru diagrame de flux de proiect, grafice, matrice etc.
Iată caracteristicile șablonului de matrice a efortului de impact Ayoa:
- Șablonul este ușor de lucrat și are suficiente opțiuni de design pentru a adăuga un pic de personalizare
- Dispunerea matricei de efort de impact prezintă un design fluid cu casete de proiect individuale pentru a identifica corect fiecare dintre ele
- Interfața de utilizare este prietenoasă pentru începători, dar este oarecum mai lentă decât restul instrumentelor din această listă
Versiunea de încercare gratuită a Ayoa durează doar 7 zile, după care trebuie să obțineți versiunea premium pentru a crea șabloane noi.
Figma
Figma este un instrument de proiectare care oferă diverse șabloane pentru diferite tipuri de hărți și diagrame de care organizațiile au nevoie pentru productivitate și managementul echipei.
Iată caracteristicile șablonului de matrice a efortului de impact Figma:
- Când începeți orice diagramă sau șablon pe Figma, sunteți întâmpinat cu un tutorial despre utilizarea instrumentului, care este o caracteristică excelentă pentru începători.
- Există, de asemenea, o cutie de instrucțiuni despre cum să utilizați șablonul pentru matricea efortului de impact și cum îl puteți personaliza pentru o mai bună eficacitate.
Instrumentul este minimalist și oferă suficientă îndrumare pentru un începător complet pentru a crea o matrice respectabilă de efort de impact fără ajutorul nimănui altcuiva. Este uimitor pentru utilizatorii începători și chiar și pentru veteranii care doresc să o facă și să curgă rapid praful.
Venngage
Venngage este un instrument de design freemium folosit pentru a realiza diferite șabloane de design și grafice. Impact Effort Matrix face parte din versiunea de afaceri a Venngage, care este o versiune plătită a instrumentului.
Iată caracteristicile șablonului de matrice a efortului de impact Venngage:
- Șablonul de matrice a efortului de impact oferă un aspect fluid excelent în care puteți ajusta cantitatea de efort și impactul pe care îl are proiectul
- Din punct de vedere al designului, instrumentul oferă personalizare excelentă și un șablon de pornire decent pentru a crea un design atractiv pentru a vă afișa proiectele în mod eficient.
Șablonul de matrice de efort de impact de la Venngage este un instrument excelent, dar nivelul de personalizare pe care îl oferă nu este suficient de bun pentru a garanta achiziția. Indiferent, dacă sunteți în căutarea unui software de design bun pentru mai multe proiecte de design, acesta este un instrument bun de avut!
Încheierea
Matricea Efortului de Impact este o practică esențială pentru a evalua cronologia și prioritățile pentru munca dvs. Pentru a merge cu asta, aveți nevoie și de un șablon ideal care funcționează exact așa cum aveți nevoie.
După ce am folosit toate aceste instrumente, am constatat că nu trebuie să aveți niveluri ridicate de personalizare pentru a obține un șablon matrice decent.
Cu toate acestea, dacă alegeți instrumentele care oferă acest lucru, puteți maximiza atractivitatea și eficacitatea matricei.
Puteți, de asemenea, să vă uitați la câteva șabloane de arbore de decizie.