Eficientizați-vă procesul de achiziție pentru IMM-uri cu aceste aplicații software de achiziții de top.
Gestionarea procesului de achiziții este complex, deoarece implică achiziții, inventar, comenzi, facturi, furnizori, plăți și multe altele. Dar, în același timp, este vital pentru succesul companiei. De aceea, companiile trebuie să automatizeze și să gestioneze acest proces cu aplicații.
Dacă așteptați până în ultimul moment pentru a implementa software-ul de achiziții în compania dvs., vor exista consecințe ale procesării manuale. Prin urmare, este înțelept să începeți implementarea acestor instrumente de îndată ce observați frecarea proceselor manuale ineficiente.
Să ne aprofundăm în elementele de bază ale software-ului de achiziții și să aflăm despre cele mai bune instrumente din acest domeniu.
Cuprins
Ce este software-ul pentru achiziții?
Achiziția înseamnă găsirea și achiziționarea bunurilor și serviciilor de care o afacere are nevoie. Prin urmare, software-ul de achiziții se referă la o soluție de afaceri care automatizează diferite faze ale procesului de achiziții.
Fie că este vorba despre analizarea cheltuielilor, gestionarea contractelor sau efectuarea plăților, astfel de instrumente vă pot ajuta să aveți control total asupra fiecărei operațiuni de proces. Acestea se pot integra și cu diverse platforme ERP pentru a face procesul mai ușor.
În plus, unele instrumente permit tuturor angajaților să acceseze și să execute sarcini de la o unitate centrală cu permisiunea de utilizator pepper.
Ce fac aceste instrumente?
O aplicație software de achiziții poate face mai multe sarcini pentru a face procesul de achiziție fără efort pentru echipa dumneavoastră. Angajații pot comanda achiziții de oriunde și pot comunica cu membrii echipei. Iată principalele sarcini pe care acest software le poate îndeplini:
- Generați o comandă de achiziție și verificați-o
- Automatizați transmisia electronică a comenzilor de cumpărare
- Vă reamintim de comenzile și anulările recente de achiziție
- Trimiteți comenzile de cumpărare în așteptare personalului corespunzător pentru acțiuni ulterioare
- Efectuați tranzacții financiare și de inventar după sosirea comenzii
- Evitați lipsurile spot prin menținerea unui inventar
- Colectați date și analizați tendințele pentru profitabilitate maximă
- Eficientizați procesul de standardizare pe diferite platforme
Acum, să discutăm când utilizați instrumente software de achiziții.
Cine folosește software-ul de achiziții?
Aveți nevoie de software de achiziții atunci când cumpărați materii prime, hardware de computer, rechizite de birou etc., în cantități vrac pe tot parcursul anului. Prin urmare, orice afacere care achiziționează frecvent consumabile de la furnizori terți și dorește să facă sistemul de achiziții transparent.
Veți găsi în mare parte următoarele companii care folosesc instrumente de achiziții:
- Producători de bunuri de larg consum și electrocasnice
- Producătorii de vehicule
- comerț electronic și afaceri cu amănuntul
Dar, există o afacere specializată care folosește și acest software, și anume consultanții sau agențiile de achiziții.
Majoritatea mărcilor își externalizează operațiunile de achiziții către aceste agenții pentru comoditate și accesibilitate. Afaceri precum Capgemini, Bain & Company, GEP Worldwide, Accenture etc., sunt lideri în consultanța în achiziții.
Cum ajută software-ul pentru achiziții companiile?
#1. Automatizarea achizițiilor
Automatizarea proceselor de afaceri este evidentă în fiecare domeniu, inclusiv în achiziții. Puteți automatiza cu succes întreaga operațiune de achiziție folosind software-ul de achiziții.
De la descoperirea furnizorilor până la înregistrare, selecția produselor până la verificarea calității și, în sfârșit, semnarea ofertelor, totul se înscrie sub un singur software.
În cele mai multe cazuri, instrumentul procesează automat cererile interne de cumpărare de aprovizionare. Are nevoie doar de aprobarea unui manager înainte de a trimite comanda de cumpărare.
#2. Transparență în cumpărare
Părțile interesate de afaceri, cum ar fi managerii și directorii financiari, pot analiza tendințele de cumpărare dintr-un software central. Nu este nevoie să săriți printre cercuri pentru a obține rapoarte despre achiziții.
De asemenea, instrumentul urmărește fiecare pas până la finalizarea tranzacției, asigurând transparență corporativă la nivel înalt pentru a evita corupția.
#3. Optimizarea aprobării
Astfel de instrumente vin cu algoritmi inteligenți pentru a separa ordinele de cumpărare autentice de risipă. Prin urmare, managerii de aprobare primesc numai cereri de cumpărare care sunt autentice de cele mai multe ori. Ulterior, managerii pot aproba rapid comenzile de cumpărare.
#4. Vizibilitatea la cheltuieli
Tabloul de bord al instrumentului vă arată instantaneu cheltuielile totale ale companiei pentru achiziționarea de consumabile, cine sunt furnizorii dvs., cât de mult îi plătiți și așa mai departe. Vă ajută să bugetați proiecte, să economisiți din achiziții inutile etc.
Caracteristici de căutat atunci când alegeți software-ul pentru achiziții
Majoritatea instrumentelor de achiziție oferă un set standard de funcționalități. Cu toate acestea, înainte de a cumpăra unul, asigurați-vă că oferă cel puțin următoarele caracteristici:
- Instrumentul ar trebui să vină cu un tablou de bord de gestionare a furnizorilor în care puteți include furnizori noi sau puteți revizui contractele cu cei existenți.
- Va fi convenabil dacă software-ul oferă și o funcție de descoperire a furnizorilor.
- Trebuie să existe un utilitar de gestionare a riscurilor care va bloca cheltuielile inutile sau ordinele de cumpărare necorespunzătoare.
- Instrumentul dvs. de achiziții trebuie să includă o funcționalitate de audit, astfel încât să puteți audita comenzile de achiziție, plățile furnizorilor etc.
- Cel mai bun instrument de achiziții va oferi, de asemenea, o funcționalitate de bugetare în care puteți introduce un buget lunar sau trimestrial și puteți menține achizițiile în această cifră.
- De asemenea, ar trebui să existe o funcționalitate de comunicare care să notifice utilizatorul software-ului despre noi comenzi de cumpărare, facturi, comenzi scadente etc.
- Este bine dacă aplicația oferă o versiune mobilă pentru urmărirea cheltuielilor, aprobările comenzilor, finalizarea ofertelor și multe altele.
- Software-ul de încredere pentru achiziții ar trebui să vă permită să stabiliți politica corporativă privind achizițiile.
- În cele din urmă, instrumentul trebuie să permită reprezentanților de achiziții să creeze fluxuri de lucru personalizate de achiziții dacă software-ul nu are șabloane pentru anumite scenarii de achiziție.
Acum că știți despre conceptul acestui instrument și despre sarcinile pe care le poate îndeplini, uitați-vă la cele mai bune aplicații software de achiziții pe care le pot folosi IMM-urile.
Precoro
Dacă aparțineți unei echipe mici sau mijlocii, Precoro vă poate ajuta prin eficientizarea procesului de achiziție și eliminarea lucrărilor manuale. Vă economisește timp și bani prețios și vă permite să vă concentrați pe chestiuni mai stringente.
Acest software inovator și extrem de rapid poate optimiza sistemul de achiziție la plată al organizației dumneavoastră pentru o mai bună eficiență a muncii. Se ocupă eficient de sarcinile implicate în procesul de achiziție, cum ar fi rechiziționarea, comandarea și facturarea.
În plus, Precoro vă îmbunătățește sistemul de achiziții prin îmbunătățirea fluxului de lucru de aprobare. Etapele fluxului de lucru, cum ar fi procesul de solicitare, comenzile de achiziție, aprobarea, facturarea și gestionarea facturilor pot fi efectuate electronic cu acest instrument.
Aplicația facilitează, de asemenea, controlul procesului, aprobarea și analiza cheltuielilor din mers.
Folosind această soluție de încredere, companiile pot avea rapoarte regulate și analize de date. Rapoartele detaliate și cuprinzătoare acoperă toate procesele diagramei flux și datele privind achizițiile.
În plus, aceste rapoarte vă permit să urmăriți și să rezolvați erorile, să personalizați formatele de raport pentru părțile interesate și să exportați date în timp real pentru contabilitate și analiză financiară.
Kissflow
Doriți să aveți control asupra procesului de achiziție până la plată, dar cu suficientă flexibilitate? Kissflow vă permite să aveți asta cu soluția sa simplă și personalizabilă. Pentru cererile de achiziție, oferă formulare fluide, astfel încât să puteți colecta, aproba și urmări cererile de achiziție.
Odată ce o solicitare este aprobată, aceasta generează automat comenzi și emite OP-uri. Pentru gestionarea furnizorilor, acest instrument oferă un portal eficient pentru integrarea, gestionarea și întreținerea furnizorilor.
Pe măsură ce utilizați această aplicație, devine posibilă aprobarea facturilor din mers. De asemenea, acceptă potrivirea automată în trei direcții, verificarea facturilor cu contracte, comenzi de achiziție și foi de intrare a serviciilor.
Kissflow poate genera, de asemenea, informații bazate pe date și acționabile despre tendințele de achiziție, cheltuielile și performanța furnizorilor. Folosind acest software, utilizatorii pot genera și rapoarte instantanee care includ parametri personalizabili.
De asemenea, acceptă integrarea perfectă cu diverse instrumente terțe. Scăpați de orice redundanță utilizându-l cu diverse aplicații ERP și financiare, inclusiv Microsoft Dynamics, Quickbooks, Xero, SAP și NetSuite. Această soluție vă permite, de asemenea, să utilizați pluginuri și API-uri puternice.
Echipa Procure
În calitate de IMM, este timpul să simplificați procesul de achiziție cu Team Procure. Cu toate acestea, acest software poate satisface și nevoile întreprinderilor care se ocupă de operațiuni complexe de achiziții la nivel internațional.
Această platformă unică bazată pe cloud vă poate gestiona toate aprobările, comenzile de cumpărare și inventarul. Când vine vorba de solicitări de achiziție, soluția le poate sorta în funcție de buget, departament și severitate. Din aceste solicitări, utilizatorii pot, de asemenea, să genereze PO și să monitorizeze programele de livrare.
Team Procure oferă, de asemenea, o funcție de matrice de prețuri, prin care companiile pot gestiona ofertele făcute de mai mulți furnizori achiziționați de la cel mai mic ofertant. Deoarece diferite organizații au nevoi diferite, acesta permite organizațiilor să creeze fluxuri de lucru personalizate de aprobare.
Aici, integrarea furnizorilor și vânzătorilor este ușoară. De asemenea, are KPI-uri încorporate pentru urmărirea performanței. Chiar dacă aveți depozite în mai multe locații, acest instrument vă ajută să aveți un sistem integrat de management al depozitelor. Puteți chiar să integrați serviciul său în sistemul dvs. existent prin intermediul API-ului personalizat.
Procurement Express
ProcurementExpress este un software de achiziții ideal care poate eficientiza toate fluxurile de lucru aferente. De asemenea, vă ajută să eliminați procesele manuale îndelungate, urmele de hârtie și posibilele incidente de fraudă.
Sistemul său inovator de aprobare vă permite să stabiliți cheltuieli maxime și să determinați lanțurile de aprobare. De asemenea, companiile pot atribui niveluri de aprobare predeterminate diferiților angajați. În plus, organizațiile pot personaliza și automatiza toți pașii unui lanț de aprobare pentru o eficiență optimizată.
Aplicația vă permite să creați PO-uri rapide și precise pe baza relației dvs. cu furnizorii individuali. Puteți include câmpuri și meniuri derulante necesare pentru a crea OP-uri profesionale și contextuale.
În funcție de structura financiară a companiei dvs., puteți aloca costuri în diferite locații pentru a evita cheltuirea excesivă. Folosind funcția de raportare în aplicație, utilizatorii pot analiza, de asemenea, defalcările complete ale cheltuielilor. Mai mult, soluția poate crea bugete pentru diferite proiecte și departamente.
Procură
Spuneți la revedere proceselor de hârtie, aprobării lente și soluțiilor complexe cu Procurify. Acest software proactiv de gestionare a cheltuielilor oferă vizibilitate și control complet asupra cheltuielilor companiei.
Pe măsură ce utilizați acest instrument, devine posibil să aprobați toate comenzile de achiziție dintr-un singur loc. Aici, puteți vedea, de asemenea, cheltuielile în timp real în raport cu bugetele. De asemenea, oferă carduri de cheltuieli fizice și virtuale pentru cheltuieli fără întreruperi.
Procurify acceptă, de asemenea, crearea unui flux de lucru pentru automatizarea și urmărirea fiecărei etape a călătoriei de achiziție. De asemenea, puteți seta permisiunea de cumpărare în funcție de departament și locație. Abilitatea de a sorta toate comenzile pentru un furnizor este o altă caracteristică evidențiată a acestui instrument.
Aplicația poate efectua o analiză a performanței furnizorului, astfel încât să puteți lua decizii informate de cumpărare și de afaceri. Aici, puteți importa articole și detalii din catalog, inclusiv imagini.
Această soluție se integrează direct cu aplicațiile dvs. preferate de afaceri, cum ar fi Amazon Business, Oracle, Quickbooks și Slack.
Coupa
Coupa este o platformă care vă oferă vizibilitatea și controlul cheltuielilor de care aveți nevoie pentru gestionarea procesului de achiziție. Alegerea acestei soluții pentru compania dvs. înseamnă că vă puteți procura cu ușurința cumpărăturilor de către consumatori, economisind în același timp timp prețios angajaților.
Caracteristicile de top ale acestei aplicații sunt:
- Simplificarea proceselor de solicitare de achiziție și comenzi
- Urmărirea în timp real a comenzii de cumpărare
- Alerte pentru prețuri reduse și alte beneficii
- Formulare flexibile pentru introducerea datelor pentru serviciile bazate pe SOW
- Tabloul de bord pentru gestionarea bugetului în timp real
În plus, instrumentul acceptă aprobarea prin e-mailuri și telefoane mobile. De asemenea, companiile îl pot folosi pentru gestionarea stocurilor și a contractelor.
Bellwether
Cu Bellwether, puteți face procesul de achiziție transparent și rapid. Vă ajută să eliminați aprobările verbale și comunicarea îndelungată prin e-mailuri și apeluri telefonice.
Acest software vă permite să configurați solicitări, comenzi de achiziție și facturi folosind timp și efort minim. Caracteristici precum fluxul de lucru avansat și bugetarea asigură o mai mare vizibilitate și control asupra cheltuielilor.
Acest instrument bazat pe cloud oferă flexibilitatea și personalizarea necesare pentru nevoile dvs. Dacă compania dumneavoastră are nevoie de mai multe limbi sau câmpuri personalizate, Bellwether vă poate oferi acest lucru. Mai mult, vă permite să accesați aplicația în afara site-ului.
PairSoft
PairSoft este un software ușor de utilizat pe care companiile îl pot folosi pentru a automatiza fluxul de lucru în procesul P2P. De asemenea, este util pentru obținerea vizibilității cheltuielilor și pentru a avea o relație bună cu furnizorii și vânzătorii.
Software-ul poate fi implementat rapid pe sistemul dumneavoastră sau ERP existent și utilizat cu ușurință. Vă permite să gestionați OP-urile prin eficientizarea întregului proces. De asemenea, obțineți informații complete despre cheltuieli pe categorii.
PairSoft poate facilita, de asemenea, comunicarea în timp real între companii și furnizori. Procesarea și validarea facturilor sunt alte automatizări ale sarcinilor pe care le puteți face cu acest software. De asemenea, acceptă analize și raportare.
Cuvinte finale
În această eră a digitalizării, este o provocare pentru companii să-și gestioneze procesul de achiziții fără niciun software sau soluție automată. Aceste instrumente pot deschide mai multe oportunități noi în fiecare etapă a acestui proces.
În plus, aplicațiile asigură o eficiență optimă chiar și atunci când îți extinzi afacerea. Consultați cea mai bună listă de software de achiziții pentru a selecta cel mai potrivit pentru nevoile dvs. De asemenea, vă puteți uita la caracteristicile esențiale pe care ar trebui să le aibă un instrument robust pentru achiziții automate.
În calitate de IMM, poate doriți să aflați și despre cele mai bune instrumente de gestionare a documentelor.