Ei spun: „Timpul înseamnă bani”.
Și nu aș putea fi mai de acord!
În această lume rapidă și competitivă, fiecare secundă contează. Contează peste tot, fie că este vorba de viața personală sau profesională. Dacă îți poți gestiona bine timpul, acesta decide o mulțime de aspecte importante ale vieții tale.
Se traduce chiar prin conducerea unei afaceri sau organizații. Gestionarea adecvată a timpului poate influența rata de succes a organizației dvs. De ce nu; cu cât echipa ta poate fi mai productivă, cu atât potenţialul de câştig va fi mai mare.
Acesta este motivul pentru care organizațiile moderne acordă acum multă atenție gestionării și utilizării adecvate a timpului lor. Ei optează pentru modalități de cronometrare pe care un angajat le folosește pentru a îndeplini o anumită sarcină.
Cuprins
În primul rând, ar trebui să urmăriți timpul angajaților?
În general, urmărirea timpului este considerată o rudă apropiată a productivității, care calculează cât de eficientă este o persoană în a-și finaliza munca. Managerii îmbunătățesc operațiunile și reduc costurile pe baza acestui input pentru maximizarea profiturilor.
Potrivit unui raport de Harvard Business Review, economia SUA pierde în jur de 50 de milioane de ore pe zi, ceea ce reprezintă 7,4 miliarde de dolari.
Motivul ar putea fi atât de multe, încât există o mulțime de distrageri, cum ar fi rețelele sociale, discuțiile ocazionale cu colegii, citirea știrilor și așa mai departe. Credeți sau nu – urmărirea timpului, de fapt, respectă Legea Parkinson, afirmând că munca se extinde cu timpul disponibil, care este alocat pentru finalizarea acesteia.
S-ar putea să fi experimentat-o la un moment dat. De exemplu, îi acordați unui angajat două zile de timp pentru a îndeplini o sarcină de 5 ore, iar apoi îi ia toate două zile. Se datorează faptului că oamenii presupun că au nevoie de mai mult timp pentru finalizarea sarcinii și, chiar dacă ar putea să o facă mai repede, continuă să ajusteze lucrul până la sosirea termenului limită.
În plus, urmărirea timpului a devenit și ea importantă, mai ales atunci când aveți o echipă de la distanță de gestionat. Aici, nu puteți urmări fiecare angajat și nu le puteți deranja computerul cu apeluri video sau telefonice care îi distrag și mai mult atenția.
Care este atunci soluția?
Ei bine, un instrument de urmărire a timpului este conceput tocmai pentru a aborda astfel de probleme și poate ajuta la menținerea productivității.
Ce este software-ul de urmărire a timpului?
Un program de calculator care vă permite să vă urmăriți timpul prin înregistrarea timpului total pe care un angajat îl petrece pentru îndeplinirea unei anumite sarcini. Poate oferi rapoarte și statistici.
Scopul principal al acestui software este de a crește productivitatea și de a urmări pierderile de timp. Acest proces de urmărire a timpului a început în principal în industriile de servicii, iar acum s-a extins la afaceri de toate scarile și nișele.
Astăzi, marile companii, agenții și chiar liber profesioniști au început să folosească software-ul de urmărire a timpului pentru a-i menține productivi în timpul orelor de lucru.
Cum ajută?
Dacă puteți urmări timpul, puteți măsura timpul real față de timpul alocat pentru finalizarea sarcinii. Și dacă o puteți măsura și găsi factorii care influențează performanța, puteți lucra la ea și o puteți îmbunătăți.
Înțelegeți când, unde și cum se petrece timpul ⁉️
Un software de urmărire a timpului vă ajută să obțineți o imagine completă despre când, unde și cum își petrec timpul angajații. Dacă observați orice discrepanță, puteți vorbi cu ei, puteți stabili prioritățile corect și îi puteți ajuta acolo unde le lipsește.
Creșteți profiturile 📈
Urmărind timpul cu precizie și urmărind cum și unde sunt utilizate resursele dvs., puteți înțelege ce dă roade și ce nu. Pe baza acestui lucru, puteți monitoriza și planifica bugetele proiectelor în timp ce re-prioritizați sarcinile.
În funcție de câte ore va dura o sarcină pentru finalizare, managerii pot oferi prețul clienților lor. Urmărirea timpului îi ajută pe oameni să rămână dedicați și productivi în timp ce lucrează la sarcinile curente. Ei pot întotdeauna să măsoare cât de mult timp trebuie acordat unor sarcini specifice și să planifice în consecință pentru a le îndeplini, în loc să lucreze la întâmplare, fără obiective clare.
Transmite progresul 🚧
Oricine poate să comită greșeli sau să piardă câte o bătaie; la urma urmei, suntem oameni. Așadar, dacă cineva nu poate finaliza o sarcină într-un anumit timp sau durează mai mult decât era anticipat, poate transmite acest mesaj managerilor urmărindu-și timpul înainte de termenul limită.
Incită la disciplină
Urmărirea timpului dă un sentiment de responsabilitate și incită la disciplină. Deci, sunteți motivat să finalizați o anumită sarcină într-o perioadă prevăzută, în loc să amânați.
Acum este momentul să aruncați o privire la unele dintre cele mai bune software de urmărire a timpului disponibile pe piață, care vă pot ajuta echipa să rămână productivă, să vă eficientizați proiectele și să le finalizați la timp.
DeskTime
Creșteți productivitatea echipelor dvs. și monitorizați progresul proiectelor dvs. cu o aplicație sigură și simplă de urmărire a timpului – DeskTime.
Software-ul vă ajută să vă gestionați cu ușurință proiectele, precum și facturile. Puteți programa cu ușurință zilele libere și timpul de vacanță sub o singură umbrelă. În plus, DeskTime vă ajută să monitorizați concediile medicale, activitățile zilnice și, în timp, să înțelegeți fluxul de lucru.
Puteți personaliza rapoartele, le puteți trimite clienților pentru o mai mare transparență și le puteți descărca oricând doriți. Acceptă integrarea cu aplicații precum Asana, JIRA, Zapier, Basecamp, Trello, GitLab și multe altele.
DeskTime oferă securitate superioară a datelor prin respectarea standardelor din industrie prin criptare, firewall-uri, certificare pentru centre de date conform ISO 27001 9001, protecție a autentificarii și cu parolă și stocarea datelor pe servere Tier-3.
Alte caracteristici incluse sunt:
- Capturi de ecran automate și monitorizare a ratei de activitate
- Urmărire URL și aplicație
- Calculul costurilor
- Urmărirea titlului documentului
- Urmărirea proiectelor
Mai mult, au o echipă de asistență dedicată prin e-mail și chat.
Bonsai
(Bună ziua) Bonsai este o suită de utilități pentru profesioniștii care lucrează pe cont propriu, inclusiv urmărirea excelentă a timpului.
Acest instrument vă permite să setați o rată personalizată pe oră pentru diferite proiecte și orele de facturare către clienții dvs. cu doar un clic. În plus, puteți alege să rotunjiți timpul pentru ca calculele să pară ușoare.
Dar Bonsai strălucește cu adevărat atunci când urmăriți timpul pentru întreaga echipă. În acest caz, veți primi o foaie de pontaj rezumat care indică numărul total de ore și suma facturabilă.
Un alt lucru bun este că Bonsai funcționează pe mai multe platforme, inclusiv pe macOS, iOS, Andriod și ca extensie de browser pentru Chrome.
Nu există o versiune gratuită pentru totdeauna, dar puteți beneficia de versiunea de încercare gratuită, completă, de 14 zile.
Și abonamentele nu vă vor limita doar la urmărirea timpului, ci vin cu câteva instrumente integrate la îndemână pentru facturare, contabilitate, management al sarcinilor, planificare fiscală etc.
RescueTime
Instrumentul premiat de urmărire a timpului al RescueTime vă permite să vă „salvați” timpul prețios și să-l transformați în ore productive.
RescueTime urmărește automat timpul fără introducerea manuală activată. Vă solicită să adăugați la urmărirea timpului offline cu 1 clic, deoarece nu totul are loc online. Deci, chiar dacă sunteți plecat, puteți obține o imagine completă a ceea ce se întâmplă în jurul vostru.
Puteți folosi FocusTime pentru a bloca aplicațiile și site-urile web care vă distrag atenția în timpul orelor de lucru. Integrați RescueTime cu aplicații utile precum Google Calendar, Slack și alte sute de aplicații. Funcționează perfect cu macOS, Windows, Android, iOS și Chrome.
Puteți încerca acest software gratuit timp de 14 zile pentru a vedea cum vă poate ajuta.
Teamdeck
Monitorizați munca echipei dvs. prin foile de pontaj și software-ul de urmărire a timpului – Teamdeck. Vă permite să urmăriți orele facturabile din departamentele organizației dvs. și din diferite proiecte. De asemenea, vă permite să comparați programul unui proiect cu foile de pontaj ale înregistratorului și să identificați partea corectă înainte de a discuta bugetul.
Teamdeck vă permite să monitorizați performanța echipei dvs. și să comparați estimarea cu cea reală. Cu informațiile disponibile, puteți crea cu ușurință rapoarte din foile de pontaj, calculând KPI-uri.
În plus, Teamdeck este util pentru a urmări rezultatul final și a gestiona cu ușurință volumul de lucru al echipei. Este un instrument excelent pentru agenții creative, case de software, echipe de produse, OP și finanțe.
Software-ul este gratuit pentru până la doi membri. Plătiți pentru oamenii care folosesc Teamdeck și adăugați mai multe în viitor, pe măsură ce echipa dvs. crește la 3,99 USD/membru/lună. Faceți o încercare gratuită de 7 zile cu planul, aflați ce funcționează cu dvs. și economisiți timp.
Timecamp
Software-ul puternic, dar simplu de urmărire a timpului – Timecamp este ideal pentru mai multe industrii, afaceri și profesioniști.
Uită de micromanagement și fii pe aceeași pagină cu angajații tăi, dându-i putere cu Timecamp. Folosind software-ul, aceștia își pot auto-urmări activitățile și pot lucra conform responsabilităților lor, știind că ar putea fi trași la răspundere pe motivul pierderii timpului.
Poate scana automat numele de domenii ale aplicațiilor și le poate organiza în diferite categorii. Rapoartele perspicace vă ajută să măsurați profitabilitatea și să urmăriți bugetele. Caracteristica sa de facturare vă permite să marcați timpul urmărit ca nefacturabil sau facturabil și accelerează procesul de facturare.
Treceți peste prezența plictisitoare și fișele de pontaj, deoarece acest instrument vă ajută să automatizați aceste activități cu doar un clic. Timecamp se integrează cu peste 100 de aplicații, inclusiv Trello, Asana, Slack, Outlook, Google Calendar, Xero și multe altele.
Disponibil Timecamp la doar 5,25 USD/lună atunci când este facturat anual.
Doctorul timpului
Nu, nu vorbim despre Lordul Timpului, Doctor Who!
Doctorul timpului este un software de urmărire a timpului care ajută la îmbunătățirea instantanee a productivității și a concentrării echipei dumneavoastră. Rapoartele zilnice și foile de pontaj prezintă valori pentru întreaga zi pentru a vă ajuta să înțelegeți cât de productiv ați rămas pe parcursul zilei. După cum arată, poți să stabilești singur o țintă și să încerci să o învingi.
Tabloul de bord intuitiv face urmărirea timpului fără efort, unde puteți vedea sarcinile, clienții și distragerile care vă consumă timpul. Time Doctor este complet personalizabil, astfel încât să puteți utiliza doar funcțiile de care aveți nevoie și să dezactivați alte funcții atunci când nu aveți nevoie de ele.
Urmăriți utilizarea unei anumite aplicații sau program împreună cu timpul petrecut de angajați pe anumite site-uri web. Veți ști imediat dacă cineva își petrece prea mult timp pe YouTube sau Facebook. Cu Time Doctor, este, de asemenea, posibil să faceți capturi de ecran ale monitoarelor angajaților, astfel încât să puteți ști exact ce fac aceștia pentru a identifica distragerile, ineficiențele și pentru a preveni pierderea de timp.
În plus, puteți eticheta clienții permițându-le să acceseze rapoarte de activitate și capturi de ecran pentru a mapa progresul. Calculați automat salariile pe baza orelor fixe sau a salariilor, pe lângă gestionarea salariilor angajaților și a facturării clienților. Software-ul este compatibil cu Windows, Android, Mac, Linux, iPhone și Chrome.
Integrați-l cu GitHub, JIRA, Trello, Slack, Google Apps, Salesforce, Zoho și multe altele. O altă caracteristică interesantă este că oferă alerte pop-up și ghionturi atunci când angajații folosesc prea multe aplicații care nu sunt de lucru sau stau inactiv pentru mult timp. De asemenea, puteți urmări prezența pentru a identifica întârziații și puteți urmări, de asemenea, timpul de pauză.
Avail Time Doctor la doar 10 USD/lună. Dacă nu vi se pare util, anulați oricând, deoarece nu există contracte.
Recolta
Urmărirea timpului este ușoară cu interfața prietenoasă a Recolta. A fost înființat în anul 2006, iar astăzi, peste 50.000 de companii din întreaga lume au încredere în acest software.
Harvest adună datele brute preluate din foile de pontaj într-un rezumat în care poți vedea cum se descurcă echipa ta. Puteți folosi aceste rapoarte vizuale cu răspunsuri la întrebări vitale și puteți menține proiectele și sarcinile pe calea normală.
Transformați-vă cheltuielile și timpul facturabil în facturi cu aspect profesional, transmiteți-le clienților și colectați plățile online fără nicio bătaie de cap. O prognoză este o aplicație parte a lui Harvest, care vă permite să vă programați timpul pentru a fi utilizat în viitor. Puteți extrage aceste informații în Harvest și vă puteți gestiona mai bine proiectele.
Încercați o încercare complet funcțională de 30 de zile pentru a măsura eficacitatea software-ului.
Comutare
Comutare este unul dintre cele mai simple software de urmărire a timpului care vă ajută să vă finalizați sarcinile la timp.
Tot ce aveți nevoie este doar un clic pentru a începe cu introducerea timpului nou și pentru a continua să urmăriți sarcinile anterioare. În cazul în care ați uitat să porniți instrumentul de urmărire a timpului, aplicațiile Toggl Desktop și Butonul de comutare vă reamintesc. În mod similar, vă ajută și atunci când uitați să opriți temporizatorul detectând timpul inactiv.
Toggl este capabil de peste 100 de integrări populare. Vă permite să introduceți manual ora după încheierea unei săptămâni sau a unei zile și, de asemenea, puteți transforma evenimentele din calendar în intrări de timp.
Filtrați informațiile de urmărire a timpului, astfel încât să puteți extrage date specifice atunci când este necesar. Puteți exporta rapoarte în diferite formate de fișiere, inclusiv PDF, CSV și Excel. Tabloul de bord al proiectului este clar și ușor de înțeles cu date vizuale, permițându-vă să identificați problemele în stadiu incipient și să le combateți.
Alocați rate facturabile direct tuturor proiectelor dvs., asigurându-vă că sunteți plătit corect. Nu contează pe ce dispozitiv „activați”; vă sincronizează datele în timp real. Porniți și opriți timpul în browser, telefon sau laptop cu ușurință.
TMetric
Eliberați-vă de raportarea timpului plictisitor și alegeți TMetric ca aplicație de pontaj a organizației dvs. Are peste 20 de ani de experiență în furnizarea de servicii excelente companiilor din întreaga lume.
TMetric vă poate urmări eficient sarcinile pe minut, în timp ce analizează productivitatea pe o durată mare. Stabiliți un buget de activitate, urmăriți cheltuielile de dezvoltare și obțineți o imagine clară a câștigurilor dvs.
Nu vă faceți griji în timp ce gestionați angajații, atât la fața locului, cât și la distanță. Pentru că TMetric vă permite să monitorizați zilele de lucru, prezența, orele de lucru, orele suplimentare, nivelurile de activitate, orele facturabile etc. Creați facturi profesionale și precise.
Integrați TMetric cu aplicațiile pe care le utilizați frecvent. Puteți folosi un plan gratuit de TMetric pentru a vă urmări echipa formată din până la 5 membri sau puteți alege planuri plătite sau mai multe funcții.
BeeBole
BeeBole oferă o urmărire flexibilă și fără efort a timpului pe care o pot folosi toate tipurile de afaceri. Ei pot urmări timpul lunar, săptămânal sau zilnic și pot gestiona vacanțele și absențele.
Puteți bloca intrările; utilizați-l de oriunde, deoarece software-ul este disponibil pentru mai multe browsere și dispozitive. Integrați BeeBole cu software-ul de facturare și ERP prin API-ul lor. De asemenea, acceptă integrarea Office 365 și Google Suite utilizând aplicația sa Google Time-sheet.
Obțineți un control mai bun prin fluxul de aprobare, acces managerial și mementouri automate. Tabloul de bord este personalizabil, unde puteți genera rapoarte privind prezența, orele facturabile, bugetul, profitul și marja. Le puteți exporta, audita și imprima oricând.
Pentru securitate, BeeBole menține criptarea pe 256 de biți, backup-uri zilnice, parole cu hashing, piste de audit și locații restrictive ale serverului pentru a securiza datele clienților.
Aplicația BeeBole Timesheet are aprobare DCAA și respectă GDPR. Este disponibil în mai multe limbi, inclusiv engleză, franceză, spaniolă, germană, italiană, olandeză, poloneză și portugheză. Acestea garantează un timp de funcționare de 99,9% pentru a vă servi cel mai bine și sunt disponibile pentru a-l încerca gratuit timp de 30 de zile.
Workpuls
Fii cu ochii pe productivitatea ta alegând Workpuls.
Gestionați-vă proiectele cu ușurință și accesați toate datele proiectelor dintr-un panou Kanban clar. Primiți notificări despre site-urile web și aplicațiile pe care angajații le folosesc frecvent în timpul proiectelor. De asemenea, vă ajută cu capturi de ecran pentru a obține dovezi cu privire la munca lor.
Urmăriți angajații în timp real, luați prezența automat și analizați productivitatea cu ajutorul unor rapoarte perspicace. Instrumentul vă permite să accesați date cu o vechime de până la 2 ani. Puteți alege să primiți rapoarte lunar, săptămânal sau zilnic prin e-mail.
Workpuls permite introducerea manuală a timpului, etichetarea productivității pentru site-uri web și aplicații și gestionează cu acuratețe facturile pentru a asigura profitabilitatea. Împuternicește-ți clienții, permițându-le să acceseze datele referitoare la proiectele lor, astfel încât să poată urmări progresul.
Puteți alege să vă stocați datele fie în cloud, fie on-premise. Ei profită de infrastructura robustă a Google Cloud pentru a vă stoca datele pentru o mai bună securitate.
Hubstaff
Concentrați-vă pe productivitate cu urmărirea timpului angajaților Hubstaff.
Oferă un tablou de bord bogat în funcții, pe care îl puteți folosi pentru a defalca orele angajaților, pentru a gestiona timpul cu ușurință și pentru a vizualiza foile de pontaj aprofundate. Vedeți ce fac angajații dvs. folosind GPS-ul Hubstaff, precum și dispozitivele de urmărire a timpului geofence. Puteți seta aplicațiile mobile pentru Android și iOS să înceapă sau se dezactivează automat.
De asemenea, puteți trimite memento-uri echipelor dvs. atunci când accesează site-uri web neproductive. Hubstaff oferă capturi de ecran opționale, astfel încât să puteți alege să vedeți monitoarele angajaților și vă permite să înregistrați locația și orele de lucru ale fiecărui membru al echipei pentru a vă asigura că totul este făcut corect.
Urmăriți ratele și orele de plată pentru a le plăti pentru munca lor și setați orele sau bugetul maxim pentru a primi alerte în cazul în care atingeți limitele.
Clockify
Aplicația foaie de pontaj și trackerul de timp minimalist – Clockify este eficient pentru a vă menține productiv toată ziua.
Acesta este un software gratuit pe care îl puteți folosi pentru totdeauna pentru utilizatori, urmărire și proiecte nelimitate. Îl poți folosi fără probleme atât pe desktop, cât și pe mobil. Porniți și opriți cronometrul când doriți și introduceți orele manual.
Conectați-vă la foaia dvs. de pontaj săptămânală într-un minut, vedeți timpul total/activitatea dintr-o zi, încărcați rapid activitățile și adăugați note pentru mai multe informații. Tabloul de bord uimitor vă permite să vedeți activitățile de top, subliniind locurile în care membrii echipei dvs. și-au petrecut o mare parte din timp. Diagramele vizuale vă permit să vizualizați banii și timpul petrecut împreună cu starea live a muncii dvs.
Filtrați rapoartele după utilizator, activitate și zi; exportați rapoarte prin Excel, CSV sau PDF; și partajați-le clienților dvs. folosind un link. Invitați-vă echipa să înregistreze prezența, să ofere permisiuni suplimentare și să vă stabilească tarifele pentru fiecare utilizator.
în timp util
Automatizați urmărirea timpului și luarea de note cu în timp util pentru o mai mare precizie.
Înregistrați-vă munca împreună cu timpul petrecut cu diferite aplicații. Apoi, lăsați AI să creeze foi de pontaj cu mare precizie pentru dvs. Programarea sa sincronizată și tabloul de bord în timp real mențin vizibilă munca fiecărui membru al echipei.
Obțineți o revizuire rapidă a orelor înregistrate, a orelor lipsă, a activităților săptămânale și a capacității, în timp și așa mai departe. Gestionați cu ușurință proiectele prin vizualizarea și programarea resurselor proiectului dintr-un singur spațiu inteligent.
Puteți apoi să vă urmăriți bugetele și să obțineți un raport pentru a vedea cum își petrec oamenii timpul pe proiect. Timely nu implică capturi de ecran terțe sau invazive pentru a vă păstra datele private. Acceptă o gamă largă de integrări și permite urmărirea locației.
TrackingTime
TrackingTime este o aplicație de pontaj ușor de utilizat, care vă ajută să înregistrați orele totale de lucru și să vizualizați starea proiectelor dvs. în timp real, astfel încât să puteți măsura productivitatea.
Prezintă o flexibilitate superioară pentru bugetarea proiectelor, salarizarea, facturarea clienților, analiza muncii și multe altele. TrackingTime este compatibil cu mai multe aplicații, cum ar fi Todoist, Smartsheet, Trello, Microsoft Teams și multe altele.
Sfaturi bonus pentru a aduce echipele la bord pentru a-și urmări timpul
- Nu lăsa niciodată angajații în întuneric; fiți sincer să le explicați din timp nevoia ca ei să urmărească timpul și beneficiile acestuia pentru ei înșiși și pentru companie.
- Fă-i flexibil și ușor pentru ei, astfel încât să nu se simtă epuizați. Automatizați procesul utilizând un instrument intuitiv și ușor de utilizat pentru a automatiza procesul
- Elaborați linii directoare clare, fără confuzie sau dezordine, deoarece finalizarea sarcinilor este importantă, dar finalizarea lor corectă este și mai importantă.
- Toată lumea dintr-o echipă trebuie să urmeze aceleași linii directoare; fie că este vorba de angajați sau de manager. Când văd managerii care își urmăresc timpul, angajații îl percep ca neintruziv și îl consideră o practică valoroasă.
- Colectați feedback cu privire la modul în care a fost experiența generală de urmărire a timpului pentru ei. Înțelegeți punctele lor dureroase, ajutați-i și bineveniți sugestiile dacă au sens.
Concluzie
Gestionarea timpului nu este o sarcină ușoară. Este nevoie de dăruire, perseverență și un obiectiv realizabil în minte. Folosind software-ul de urmărire a timpului, puteți face lucrurile puțin mai ușoare pentru membrii echipei dvs., astfel încât aceștia să poată fi mai productivi și mai disciplinați, ceea ce se dovedește a fi o situație câștigătoare pentru toți membrii echipei.