Utilizați funcția de măturare încorporată în Outlook Online pentru a șterge e-mailurile nedorite

Outlook oferă un set de instrumente integrate, cum ar fi Clutter, Conversation Clean Up și Focused Inbox, care au rolul de a vă ajuta să organizați și să mențineți curată căsuța de email. În versiunea online, Outlook dispune de o facilitate denumită Sweep, un instrument ce permite ștergerea sau mutarea emailurilor pe baza unor reguli simple, personalizate. Să vedem cum funcționează acesta.

Sweep permite configurarea unor reguli, prin care emailurile primite de la anumiți expeditori sunt direcționate către anumite foldere. Aceste reguli sunt executate automat la fiecare 24 de ore și se pot aplica în orice folder, nu doar în căsuța principală de primire.

Pentru a accesa instrumentul Sweep, acesta se află în bara de instrumente din partea superioară a interfeței Outlook Online. El devine vizibil imediat ce selectați un email din folderul curent (cu excepția mesajelor trimise de sistemul Clutter sau de Microsoft).

Sweep acționează ca un instrument de mutare, oferind opțiuni variate privind emailurile vizate și folderele de destinație.

În mod implicit, Sweep va muta toate emailurile de la expeditorul selectat către folderul Elemente Șterse. Așadar, deși este un instrument de mutare, poate fi utilizat și pentru a șterge emailurile rapid și eficient.

Destinația mutării poate fi schimbată din „Elemente Șterse” în orice alt folder, inclusiv Inbox. Această flexibilitate demonstrează că Sweep nu este conceput doar pentru a curăța căsuța de primire.

În cazul în care doriți să clasificați emailurile, puteți folosi Sweep pentru a muta rapid toate mesajele de la un anumit expeditor din folderul Arhivă într-un folder dedicat și să le atribuiți simultan o categorie. Această operațiune este mult mai rapidă decât sortarea manuală a emailurilor.

A doua opțiune, „Mutați toate mesajele din folder și orice mesaje viitoare”, va muta toate emailurile de la expeditorul ales, dar va direcționa automat și mesajele viitoare de la același expeditor.

Această a doua opțiune are un potențial mai mare decât pare la prima vedere. Funcționând în orice folder, poate fi utilizată pentru a automatiza sistemul de arhivare al emailurilor. De exemplu, dacă preferați un sistem de fișiere pentru emailuri, Sweep vă scutește de mutarea manuală a fiecărui mesaj în folderul potrivit. Puteti configura o regulă Sweep în dosarul Arhivă, pentru ca fiecare email de la un anumit expeditor să fie direcționat automat către folderul corect. Astfel, după ce ați analizat un mesaj din inbox, îl mutați în Arhivă, iar regula Sweep va prelua rolul de a-l trimite la destinația finală.

A treia opțiune, „Păstrează întotdeauna cel mai recent mesaj și mutați restul din dosar”, este o variantă automatizată a instrumentului „Curățare conversație” din Outlook. Acest instrument, care necesită activare manuală, este foarte util, dar versiunea Sweep rulează automat.

Această opțiune poate să nu fie utilă pentru mesajele de la persoane, deoarece acestea pot trimite emailuri pe diverse subiecte. Este, în schimb, ideală pentru mesajele de memento de la sisteme de pontaj sau alerte automate.

Ultima opțiune, „Mutați întotdeauna mesajele mai vechi de 10 zile din dosar”, este utilă pentru cei care au inboxul supraîncărcat de emailuri vechi.

Multe emailuri, dacă nu sunt procesate într-o săptămână, nu vor mai fi niciodată. De ce să nu le mutați automat din Inbox? Opțiunea poate fi utilizată și pentru emailurile cu informații sensibile la timp, cum ar fi evenimente locale. Dacă aveți timp să le citiți, le procesați manual, altfel, Sweep le va muta automat.

Nu este obligatoriu să ștergeți emailurile, deoarece acestea pot fi direcționate către orice folder. Astfel, ofertele promoționale pot fi șterse, iar emailurile de la asociații astronomice pot fi arhivate.

Pentru a vizualiza și gestiona regulile Sweep, accesați Setări > Vedeți toate setările Outlook.

Apoi, selectați E-mail > Sweep.

Aici veți vedea toate regulile Sweep create și le puteți șterge după cum doriți.

În concluzie, Sweep este un instrument puternic și versatil. Poate fi utilizat atât pentru a curăța căsuța de email, cât și ca instrument de gestionare a fluxului de lucru, direcționând emailurile între foldere. Credem că este un adaos valoros în arsenalul Outlook, care vă ajută să mențineți controlul asupra emailurilor.