În ultimii ani, a existat o schimbare în cultura de afaceri și la locul de muncă. Angajatorii promovează tot mai mult software-ul de birou fără hârtie pentru a facilita accesul rapid, convenabil și mai ușor la informații.
Cu acest tip de birou, angajații pot lucra în jurul programelor lor, iar informațiile sunt mai ușor distribuite în întreaga organizație.
Odată cu preocupările tot mai mari de mediu, companiile devin din ce în ce mai dependente de birourile fără hârtie. În fiecare an, un angajat mediu de birou generează mai mult de 2.000 de kilograme de deșeuri, potrivit unui studiu realizat de Asociația Națională a Furnizorilor de Produse de Birou (NAOP).
Depinde de întreprinderi fie să-și sporească eforturile de reciclare, fie să reducă cantitatea de deșeuri pe care o generează.
Ați putea lua în considerare un model de birou fără hârtie dacă compania dvs. caută o abordare durabilă pentru reducerea producției de deșeuri. Elimină necesitatea documentelor tradiționale, cum ar fi scrisori, rapoarte și facturi, folosind software-ul de birou fără hârtie.
Fotocopiarea și sortarea teancurilor de hârtie pot fi eliminate, economisind timp personalului administrativ. În plus, companiile pot economisi bani la imprimare cu un birou fără hârtie.
Poate părea descurajant să faci fără hârtie în biroul tău, dar nu este atât de dificil pe cât crezi. În acest ghid, vom explica elementele de bază ale utilizării fără hârtie și vom oferi sfaturi pentru a începe.
Următorii pași vă vor ajuta să vă organizați biroul și să îl faceți mai eficient, ușurându-vă viața la locul de muncă.
Cuprins
Impactul asupra mediului datorită birourilor centrate pe hârtie
Hârtia este un material versatil care a fost folosit de secole. Poate fi folosit în diverse scopuri, de la scriere și tipărire până la ambalare și izolare. Odată cu creșterea popularității utilizării hârtiei, este esențial să fim conștienți de impactul deșeurilor asupra mediului.
Are un impact semnificativ asupra mediului datorită ratelor ridicate de producție și consum. De fapt, conform Programului Națiunilor Unite pentru Mediu (UNEP), industria hârtiei este una dintre primele trei industrii cele mai dăunătoare mediului din lume.
Birourile centrate pe hârtie contribuie la deteriorarea mediului atunci când platformele digitale devin noua normalitate.
Ce este biroul fără hârtie?
Birourile fără hârtie sunt o tendință populară în afaceri, unde angajații nu sunt obligați să poarte cu ei nicio documente. Cu biroul fără hârtie, toate documentele care se făceau înainte în birouri pot fi acum făcute electronic.
Acest lucru reduce utilizarea hârtiei și permite angajaților să lucreze de oriunde în lume. Un birou fără hârtie este important din mai multe motive și probabil va deveni și mai popular în următorii ani.
Beneficiile biroului fără hârtie
Nu este un secret pentru nimeni că tehnologia evoluează constant. S-au dus vremurile în care trebuia să amestecăm hârtia în jurul biroului nostru pentru a rămâne organizați.
Software-ul modern de birou fără hârtie poate găsi cu ușurință interogări în cele mai mari documente în câteva secunde. De aceea, birourile se îndreaptă către un birou fără hârtie cu software-ul avansat de birou fără hârtie de astăzi, inclusiv fișiere digitale și înregistrări electronice.
Iată câteva beneficii de ce ar trebui să luați în considerare adoptarea unui birou fără hârtie:
Îmbunătățește comunicarea
Spre deosebire de vremurile când angajații trebuiau să aștepte ore întregi pentru ca documentele să ajungă în cutiile poștale, acum pot accesa informații instantaneu atunci când au nevoie de ele prin sisteme digitale. Aceasta înseamnă timpi mai rapidi de răspuns la solicitările clienților și o comunicare îmbunătățită între angajați și management.
Reduce costurile cu energia
Hârtia necesită multă energie pentru a produce și a expedia, ceea ce se adună în timp. Făcând fără hârtie, puteți reduce consumul de energie al biroului dvs. folosind documente electronice în locul celor fizice. Acest lucru vă poate reduce factura de energie la jumătate sau mai mult.
Economisi timp
Când totul este digital, nu este nevoie să copiați și să lipiți informații dintr-un document în altul.
Puteți accesa cu ușurință orice informație de care aveți nevoie chiar din confortul biroului dvs., fără a pierde timp în plus căutându-le. Acest lucru economisește timp, reduce stresul și presiunea inutile și vă ajută să vă asigurați că nu veți rata niciodată acel termen critic.
Reduce deșeurile
O mare parte a reducerii deșeurilor este limitarea a ceea ce merge în coșul de gunoi. Făcând hârtie fără hârtie, puteți evita tipărirea a nenumărate bucăți de hârtie care sunt aruncate în coșul de reciclare.
În schimb, stocați toate informațiile digital pe computer sau în fișiere digitale. Acest lucru înseamnă mai puține deșeuri și mai puține călătorii la centrul de reciclare.
Cum să implementezi ideea de birou fără hârtie la locul de muncă?
Gestionarea întregii hârtii pe care o acumulați în lumea digitală de astăzi poate fi dificilă. Dar atunci când implementați un mediu fără hârtie, nu numai că vă face afacerea mai eficientă, ci vă ajută și în probleme precum reciclarea și depozitarea. Iată câteva modalități de a face fără hârtie pentru afacerea dvs.:
#1. Utilizați platforme de stocare în cloud
Trecerea la un birou fără hârtie devine din ce în ce mai populară, dar nu este lipsită de provocări. Una dintre cele mai mari provocări este că mulți angajați încă se bazează pe documente pe hârtie pentru a-și finaliza munca.
Aceasta înseamnă că au nevoie de acces la aceste documente oriunde s-ar afla, ceea ce poate fi o problemă dacă sunt departe de birou sau dacă computerul se blochează.
O modalitate de a rezolva această problemă este utilizarea platformelor de stocare în cloud. Aceste platforme permit angajaților să-și stocheze documentele electronic și să le acceseze de pe orice dispozitiv. Acest lucru le elimină nevoia de a transporta o mulțime de documente pe hârtie și face mai ușor să țină evidența a tot ceea ce au nevoie.
Un alt beneficiu al utilizării acestor platforme este că vă pot ajuta să economisiți bani. Dacă vă stocați documentele electronic, nu va trebui să plătiți pentru spațiul lor pe hard disk. Acest lucru este important mai ales dacă aveți multe documente de stocat.
În general, utilizarea platformelor de stocare în cloud este o modalitate excelentă de a îmbunătăți eficiența biroului fără hârtie. Ele oferă angajaților o modalitate ușoară de a-și accesa documentele, ceea ce reduce la minimum timpul lor în căutarea acestora.
#2. Implementați instrumente de comunicare electronică
Nu este un secret pentru nimeni că instrumentele de comunicare electronică devin din ce în ce mai comune la locul de muncă de astăzi. Angajații de birou de toate nivelurile adoptă aceste instrumente precum e-mailul, Microsoft Office 365 sau Slack pentru a crește eficiența și a reduce risipa de hârtie.
Unul dintre cele mai semnificative beneficii ale utilizării acestor instrumente este că pot ajuta la eliminarea documentelor inutile. Acest lucru economisește timp și energie și reduce riscul de eroare umană.
În plus, instrumentele de comunicare electronică pot ajuta, de asemenea, la îmbunătățirea eficienței și a productivității la birou. Permițând angajaților să partajeze fișiere și să colaboreze la proiecte în timp real, aceste instrumente pot crește eficiența cu până la 50%.
Companiile care au implementat cu succes aceste instrumente au crescut semnificativ productivitatea și satisfacția angajaților.
#3. Instruiți angajații cu privire la software-ul electronic
Pe măsură ce întreprinderile se îndreaptă către un loc de muncă fără hârtie, angajații trebuie să fie instruiți corespunzător pentru a evita potențialele accidente. Prin instruirea angajaților despre cum să lucreze fără acte, puteți fi sigur că se pot ocupa de orice fișiere sau documente care trebuie stocate electronic.
Acest lucru nu numai că vă va economisi timp și bani pentru afacerea dvs., dar vă va ajuta și echipa să rămână productivă și în siguranță în timp ce lucrați într-un mediu fără hârtie.
#4. Creați un spațiu de lucru electronic
Birourile fără hârtie devin din ce în ce mai populare, nu doar pentru că sunt mai ecologice, ci și pentru că sunt mai bune pentru productivitatea angajaților tăi.
Crearea unui spațiu de lucru electronic adaptat nevoilor dvs. asigură că toți cei din biroul dvs. sunt productivi și se pot concentra asupra muncii lor.
Software-ul de birou fără hârtie facilitează utilizarea fără hârtie
Efectuarea manuală a fiecărui pas implicat în crearea unui spațiu de lucru fără hârtie poate fi enervantă.
Mai mult, gestionarea unui astfel de nexus complex de aplicații diferite este o sarcină. Iată câteva software de birou fără hârtie, adaptate pentru a permite birourilor să treacă cu ușurință la modul digital, fără prea multă instruire sau alocare de resurse.
Semnează acum
Mulți oameni sunt familiarizați cu metoda tradițională pe hârtie atunci când semnează documente. Cu toate acestea, acest proces poate consuma uneori timp și nu există nicio garanție că toate semnăturile vor fi exacte.
Din fericire, un nou instrument online numit Sign Now facilitează procesul fără hârtie pentru semnarea documentelor online.
Sign Now permite utilizatorilor să creeze semnături digitale folosind computerul sau dispozitivul mobil. După ce ați completat semnătura, o puteți salva într-un fișier sau o puteți partaja altora. În plus, Sign Now oferă sfaturi și instrucțiuni utile pentru a vă asigura că semnăturile dvs. sunt corecte și lizibile.
Serviciul este gratuit și poate fi accesat de pe orice computer cu acces la internet. Documentele pot fi semnate de oriunde din întreaga lume și nu este nevoie să tipăriți sau să trimiteți documentul prin fax.
Introduceți detaliile lucrării, alegeți un tip de semnătură, apoi trimiteți formularul. Serviciul va crea automat o copie digitală a documentului și o va trimite la adresa dvs. de e-mail.
În plus, acest instrument poate fi utilizat în diverse scopuri, cum ar fi semnarea documentelor online, generarea de acorduri și negocierea contractelor. Pe scurt, dacă sunteți în căutarea unei modalități ușoare de a vă semna documentele legale, semnați acum merită încercat.
Umplere PDF
Vă va plăcea completarea PDF-ului dacă sunteți un profesionist ocupat cu multe documente de gestionat. Acest instrument online vă permite să editați, să creați și să gestionați documente rapid și ușor.
Completați câmpurile, faceți clic pe Trimite, iar modificările sunt salvate automat. În plus, dacă trebuie să imprimați o copie sau să o partajați cu altcineva, completarea PDF vă poate ajuta și să faceți asta.
Este un instrument versatil care poate fi folosit pentru a vă transforma PDF-ul static într-o experiență interactivă pentru expeditor și destinatar.
PDF Filler are diverse caracteristici care îl fac o alegere ideală pentru persoanele care au nevoie să-și actualizeze sau să-și gestioneze fișierele rapid. În plus, este excelent și pentru persoanele care au nevoie să automatizeze crearea și completarea documentelor PDF online.
Consultați cele mai bune instrumente pentru a comprima PDF [Online + Software].
DeskTime
Gestionarea timpului personal și de lucru este dificil, dar dacă sunteți în căutarea unei aplicații care să vă ajute în acest sens, atunci DeskTime este un instrument perfect.
Cu această aplicație, puteți urmări cu ușurință tot ceea ce necesită atenția dvs. cu ajutorul unui instrument de urmărire automată a timpului. Fie că este vorba de ore petrecute la muncă sau de cât timp ai dormit noaptea trecută, această aplicație are toate clopotele și fluierele care vă fac să vă gestionați mai ușor programul.
DeskTime este aplicația supremă pentru gestionarea programului și a afacerii online cu succes. Aplicația oferă o varietate de caracteristici pentru a o face instrumentul perfect pentru gestionarea și organizarea timpului.
Aplicația se poate descărca gratuit și nu există achiziții în aplicație. De asemenea, poate fi folosit pentru a vă urmări timpul propriu și timpul altora.
De asemenea, puteți utiliza această aplicație pentru a vă gestiona activitățile de afaceri online, inclusiv urmărirea cifrelor de vânzări și a actualizărilor din rețelele sociale. Acest instrument de urmărire a timpului este instrumentul perfect pentru oricine dorește să-și îmbunătățească eficiența și productivitatea.
Descărcare– Web | Android | IOS
Juro
Complexitatea contractelor legale este destul de descurajantă, dar o soluție digitală precum Juro este ideală pentru astfel de cazuri. Este un instrument de automatizare a contractelor legale care vă poate ajuta echipa să eficientizeze crearea, semnarea și urmărirea contractelor legale.
Prin automatizarea sarcinilor contractuale de zi cu zi, puteți economisi timp și puteți asigura acuratețea în crearea contractului. De asemenea, oferă o interfață cu utilizatorul care ușurează utilizarea tuturor celor din echipa ta.
Acest lucru face procesul mai ușor și mai accesibil pentru toți cei implicați. În plus, Juro se integrează cu mai multe programe software juridice populare, astfel încât să vă puteți gestiona și urmări cu ușurință contractele dintr-un singur loc.
Beneficiile utilizării Juro includ automatizarea procesului de creare a contractelor, monitorizarea și urmărirea conformității și automatizarea negocierii și îndeplinirii contractelor.
De asemenea, oferă o serie de funcții pentru a ajuta companiile să își îmbunătățească eficiența și eficacitatea în cadrul contractelor lor legale. Deci, dacă căutați o modalitate de a vă automatiza procesul de creare a contractului, nu căutați mai departe decât Juro.
Filecenter
Cu numărul tot mai mare de fișiere digitale pe care le aveți, este ușor să fiți copleșit de cantitatea de date pe care trebuie să o gestionați. Dar o modalitate de a rezolva acest lucru este utilizarea unui instrument precum Filecenter.
Cu ajutorul acestui instrument, vă puteți organiza rapid documentele și gestiona toate fișierele digitale, făcându-le ușor de găsit.
Filecenter este un sistem de gestionare a fișierelor bazat pe cloud, care facilitează accesul, partajarea și colaborarea la fișiere de pe orice dispozitiv sau locație. Puteți accesa acest instrument de pe orice computer cu conexiune la internet.
Nu aveți nevoie de niciun software sau hardware special pentru a utiliza FileCenter. Doar deschideți site-ul web și începeți să căutați fișierele de care aveți nevoie. De asemenea, puteți utiliza acest instrument pentru a partaja foldere sau pentru a stoca fișiere mari pe cloud.
Dacă căutați o modalitate simplă de a vă simplifica fluxul de lucru și de a vă ajuta să rămâneți organizat, atunci Filecenter este soluția perfectă.
M-Files
Dacă sunteți ca majoritatea lucrătorilor din domeniul cunoașterii, sunteți mereu în căutarea modalităților de a fi mai productiv. Dar, odată cu afluxul constant de noi informații și proiecte, poate fi greu să ții pasul. Aici intervine M-Files.
Această platformă de gestionare a documentelor bazată pe metadate este concepută pentru a ajuta lucrătorii să-și deblocheze potențialul de productivitate. Platforma M-Files vă permite să accesați și să colaborați cu ușurință la fișiere de pe orice dispozitiv sau computer, oferind o locație centralizată pentru toate documentele dvs.
În plus, platforma M-Files oferă capabilități puternice de căutare care vă permit să găsiți exact ceea ce căutați rapid și ușor.
Unul dintre cele mai bune lucruri despre M-Files este că pot ajuta companiile să-și crească profiturile. Examinarea și crearea unui M-File asigură că toate datele esențiale de afaceri sunt organizate și ușor accesibile.
Acest lucru facilitează urmărirea progresului dvs. și rămânerea la curent cu finanțele dvs. Un alt mare avantaj al M-Files este că sunt private. Datele dvs. comerciale nu sunt disponibile public pentru ca alții să le vadă. Acest lucru vă poate proteja reputația afacerii și secretele comerciale valoroase.
Cloudli
Soluțiile puternice de virtualizare de fax prin IP de la Cloudli vă permit să vă virtualizați operațiunile, păstrând în același timp datele critice în siguranță.
Soluțiile lor vă permit să creați, să gestionați și să implementați rapid și ușor mașini virtuale în cloud, fără a vă face griji cu privire la infrastructura necesară pentru a le susține.
Cu soluțiile de fax/IP de la Cloudli, puteți trimite și primi în siguranță faxuri în întreaga lume, fără a avea nevoie de o linie de fax sau un aparat dedicat.
Cloudli oferă mai multe beneficii pentru companiile care trebuie să-și virtualizeze operațiunile. În primul rând, vă ajută să vă consolidați infrastructura și să îmbunătățiți eficiența, permițându-vă să rulați mai multe aplicații pe un singur server.
Acest lucru vă economisește timp și bani, deoarece nu mai trebuie să achiziționați servere separate pentru fiecare aplicație. De asemenea, vă protejează datele, permițându-vă să vă virtualizați serverele.
Dacă un server eșuează, celelalte vor continua să funcționeze. În cele din urmă, Cloudli poate ajuta la reducerea costurilor prin automatizarea comunicării dintre serverele și clienții dvs.
Concluzie
Birourile fără hârtie devin din ce în ce mai populare, nu numai datorită beneficiilor ecologice, ci și pentru că vă pot economisi mulți bani.
În acest ghid, am discutat despre modalități prin care vă puteți ajuta biroul să nu aibă hârtie. Am menționat, de asemenea, cel mai bun software fără hârtie pentru a vă ajuta biroul să devină fără hârtie cu ușurință.
Acum puteți verifica cele mai bune soluții de desktop virtual pentru persoane fizice și companii.