Un plan de management al schimbării vă permite afacerii să evolueze constant și să îmbrățișeze noile tehnologii și practici de marketing pentru a se alinia cu piața dinamică. Dacă nu o faci, riști să stagnezi sau să îndepărtezi afacerea.
Dacă dețineți sau gestionați o afacere, trebuie să învățați cum să inițiați, să implementați și să analizați un plan de management al schimbării. Potrivit unui raport de cercetare recent de la WalkMe, 79,7% dintre companii și-au exprimat nevoia de a se adapta la schimbare la fiecare cinci ani sau mai puțin. Cu toate acestea, doar 34% dintre aceste unități de schimbare au reușit.
Statisticile managementului schimbării arată că procesul este o provocare. Dar o poți stăpâni citind acest articol până la sfârșit.
Cuprins
Ce este managementul schimbării?
Managementul schimbării este abordarea sistematică pentru implementarea și navigarea eficientă a schimbărilor organizaționale. Include planuri de a anticipa blocajele, de a atenua aceste blocaje și de a ghida organizația printr-o transformare de succes.
Schimbarea sau transformarea poate include orice, de la înlocuirea aplicației de e-mail existente cu una nouă până la schimbarea completă a produselor și serviciilor companiei dvs.
În principal, companiile se bazează pe departamentul de resurse umane sau pe o agenție de consultanță terță parte pentru transformarea anticipată a afacerii. Acest lucru creează o distanță între schimbare și managerii de afaceri, supervizorii și membrii echipei. Cu toate acestea, cel mai bun mod de a realiza o tranziție de succes implică implicarea fiecărui individ și echipă afectat.
Rolul managementului schimbării în succesul organizației
Schimbarea este inevitabilă în condițiile economice și de piață de astăzi. Organizațiile care adoptă în mod eficient astfel de transformări ale pieței sunt susceptibile de a prospera. Iată un plan de management al schimbării. Asigură o strategie fără greșeală pentru a implementa schimbarea și pentru a evita fricțiunile din partea angajaților, vânzătorilor, contractorilor etc.
Dacă schimbarea necesită efort și abilități suplimentare din partea angajaților sau contractorilor, acest plan vă ajută să obțineți astfel de rezultate. Acest concept de management al afacerii vă permite să includeți angajații de sus până la cei de jos în toate etapele de transformare, astfel încât aceștia să înțeleagă criticitatea schimbării.
În plus, managementul schimbării permite afacerii dvs. să se adapteze la schimbările drastice de pe piață, forță de muncă sau economie, astfel încât să puteți rămâne operațional.
Beneficiile managementului schimbării
- Compania dvs. poate aborda în mod proactiv rezistența la schimbare și poate ușura potențialele blocaje către o tranziție mai ușoară.
- Stabilirea unor obiective clare pentru inițiativele de schimbare vă permite să urmăriți progresul și să măsurați eficacitatea eforturilor dvs. de transformare a afacerii.
- Puteți crea un plan de management al schimbărilor. Standardizați-l și salvați-l pentru viitoare proiecte de transformare a afacerii.
- Managementul schimbării abordează mai multe aspecte ale schimbării, inclusiv oamenii, procesele și tehnologia. Astfel, puteți asigura o abordare echilibrată și cuprinzătoare a transformărilor afacerii.
- În timpul unui proces de management al schimbării, puteți oferi suport adecvat, instruire și îndrumare angajaților existenți pentru a le spori productivitatea.
Planul de management al schimbării și componentele acestuia
Un plan de management al schimbării este planul pentru toate proiectele de transformare a afacerii. Acesta prezintă pașii necesari pentru a impune schimbarea în întreaga organizație. De asemenea, include fluxuri de lucru pentru comunicare, utilizarea tehnologiei, implementarea de noi aplicații de afaceri și așa mai departe. Găsiți mai jos componentele unui astfel de plan:
#1. Domeniul de aplicare
În domeniul de aplicare, trebuie să definiți limitele și amploarea modificării. Ar trebui să subliniați zonele, departamentele sau procesele specifice care se vor schimba ca urmare a transformării. În plus, atunci când definiți clar domeniul de aplicare, vă ajută să stabiliți un efort de schimbare concentrat și gestionabil.
#2. Obiective
Ar trebui să subliniați rezultatele sau obiectivele dorite pe care organizația dvs. își propune să le atingă în Obiectiv. Urmați strategia SMART pentru a vă crea obiectivele, astfel încât să puteți evalua cu ușurință performanța. Obiectivele pot include îmbunătățirea eficienței operațiunilor de afaceri, creșterea satisfacției cu serviciile clienților sau implementarea de noi tehnologii.
#3. Roluri
Un proiect de management al schimbării trebuie să includă următoarele roluri:
- Un profesionist în managementul schimbării
- Sponsorii sau părțile interesate de afaceri care emit bugete și monitorizează toate schimbările în afaceri
- Liderii de echipă și managerii forței de muncă care vor încuraja angajații să accepte schimbarea
- Managerii de proiect creează sarcini și atribuie sarcini echipelor
- Manager de formare și dezvoltare pentru pregătirea forței de muncă
#4. Evaluarea impactului schimbării
Trebuie să efectuați o evaluare la nivel de organizație sau departament a impactului pe care schimbarea le va crea. Pentru aceasta, puteți redacta un anunț de modificare și puteți trimite un e-mail tuturor angajaților împreună cu un formular online. Cereți angajaților să împărtășească feedback sincer cu privire la schimbarea planificată, astfel încât echipa dvs. să poată crea un raport de evaluare a impactului pentru sponsorul schimbării.
#5. Evaluare a riscurilor
Componenta de evaluare a riscurilor implică determinarea riscurilor potențiale asociate cu schimbarea și următoarele:
- Evaluarea probabilității riscurilor
- Impactul unor astfel de riscuri
- Dezvoltarea de strategii pentru atenuarea acestor riscuri
Cum să planificați și să implementați un plan de management al schimbării
Șabloane de management al schimbărilor
Cu un șablon de management al schimbărilor, nu trebuie să planificați totul de la zero. Puteți utiliza pur și simplu orice instrument de management de proiect cu un șablon de transformare a afacerii pentru a începe.
Mulți dezvoltatori de software pentru managementul proiectelor și lucrărilor cercetează și standardizează planurile de management al schimbărilor pentru afaceri. Apoi, ei postează acele planuri ca șabloane online sau în cadrul software-ului. Prin urmare, este destul de ușor să obțineți șabloane gratuite sau plătite pentru a gestiona schimbarea viitoare în afacerea dvs.
Importanța șabloanelor
- Astfel de șabloane vă ajută să economisiți timp și efort
- Obțineți și un format profesional pe care îl puteți utiliza
- Șabloanele gratuite vă economisesc taxele suportate de la externalizarea sarcinii către un consultant
- Sunt disponibile șabloane de diferite formate, elemente grafice și reclame
- Șabloanele bazate pe software se integrează automat cu instrumentul dvs. de management al schimbărilor
#1. Șablon de foaie de parcurs pentru managementul schimbărilor
monday.com are un șablon de foaie de parcurs de gestionare a modificărilor ușor de personalizat și predefinit pe care îl puteți utiliza. Vine cu reperele, instrumentele și procesele de care aveți nevoie pentru a implementa o schimbare. Dacă trebuie să prezentați o prezentare generală a întregului proces de transformare, utilizați acest șablon.
#2. Șablon de comunicare pentru managementul schimbărilor
De asemenea, va trebui să creați un plan de comunicare pentru schimbările viitoare pe care doriți să le faceți în afacere. Ajută la reducerea dezacordurilor dintre angajați. Pentru a organiza, standardiza și salva pentru viitor, puteți utiliza un șablon de comunicare pentru gestionarea modificărilor din Smartsheet. Este în Foi de calcul Google și o puteți descărca ca foaie de calcul Excel dacă lucrați cu soluții Microsoft 365.
#3. Șablon de cerere de modificare
O solicitare de modificare este un document pe care îl puteți utiliza pentru a urmări modificările în desfășurare a afacerii. Este o metodă fără efort de a înregistra toate solicitările de modificare. Acesta urmărește următoarele:
- Descrierea modificării solicitate
- Beneficiul sau motivul cererii de modificare
- Se solicită modificări tehnice
Puteți utiliza acest șablon de formular de cerere de modificare gratuit din Jotform. Există două moduri de a edita acest formular: creați un cont Jotform plătit sau editați anonim gratuit.
#4. Șablon de proces de control al schimbării
Un șablon de control al modificării este similar cu un format de cerere de control al modificării. Singura diferență este că trebuie să fii mai specific cu privire la schimbarea din primul. Controlul procesului de schimbare se concentrează pe modul de implementare a aspectului schimbării. Astfel, aprobatorii pot vedea imaginea de ansamblu a schimbării înainte de a o aproba sau de a o respinge. Puteți utiliza acest șablon Miro pentru a crea un proces de control al schimbărilor.
Software util pentru planificarea managementului schimbărilor
#1. Ce remediere
Dacă planificați gestionarea schimbărilor, verificați acum Whatfix. Este un instrument de încredere pentru a gestiona transformarea afacerii la nivel de întreprindere. Caracteristicile sale includ următoarele:
- Pop-up: trimiteți anunțuri direct pe ecranele angajaților
- Self Help: Creați videoclipuri, linkuri și fluxuri pentru schimbarea viitoare, astfel încât angajații să poată învăța
- Beacon: Managerii de afaceri pot crea conținut fără a implica echipa IT
#2. Serviciu proaspăt
Căutați un management controlat al schimbărilor IT? Ar trebui să încercați Freshservice. Instrumentul îmbunătățește procesul de lansare a schimbării și minimizează impactul asupra afacerii ca urmare a schimbării. De asemenea, puteți integra procesul cu procesele de configurare, incidente și gestionarea activelor. Instrumentul vă permite să creați un flux de lucru pentru a vizualiza starea transformării în faze precum Planificare, Așteaptă aprobare, Lansare în așteptare, Revizuire în așteptare etc.
#3. Wrike
Wrike este ideal pentru a planifica procesul, a utiliza toate tehnicile pentru transformările afacerii și pentru a implementa într-o cultură de lucru hibridă. Vă oferă vizibilitate deplină asupra tehnicilor și instrumentelor de management al schimbării împreună cu procesul. Instrumentul are reprezentări grafice ale obiectivelor, fluxurilor de lucru, sarcinilor și oamenilor, care constă într-un plan de transformare.
#4. ServiceDesk Plus
ServiceDesk Plus vă ajută să configurați rolurile, stările, tipurile și șabloanele întregului proiect de management al schimbărilor IT. Dacă întâmpinați probleme și erori în timpul procesului, le puteți salva ca jurnal. De asemenea, există fluxuri de lucru automatizate, astfel încât să puteți automatiza sarcinile repetate ale proiectului de schimbare. Ca să nu mai vorbim de șabloanele sale includ și valori de management al schimbărilor pentru a măsura succesul.
#5. SysAid
Instrumentul SysAid pentru managementul schimbării vă ajută să conduceți procesul de transformare a afacerii în conformitate cu ghidurile Bibliotecii de infrastructură a tehnologiei informației (ITIL) pentru managementul schimbării. Fazele sale de gestionare a schimbărilor includ file de introducere a datelor pentru Modificare detalii, Analizare, Aprobare CAB, Implementare, Lansare, Revizuire, Închidere și Istoric, tot ceea ce solicită ghidurile ITIL.
#6. Managementul schimbării – WalkMe
WalkMe vă poate ajuta să implementați o transformare a afacerii în mod inteligent, calculând bugetul de investiții în tehnologie. De asemenea, analizează dacă acest buget va susține o schimbare pe termen lung, astfel încât să nu aveți nevoie să treceți prin procese de transformare frecvente. Ar trebui să utilizați acest instrument pentru a obține o imagine completă a procesului de schimbare și pentru a spori impactul transformării.
#7. Magazinul de schimbare
Puteți alege The Change Shop în timpul planificării managementului schimbării pentru accesibilitate, tehnologii integrate și o mai bună gestionare a feedback-ului angajaților. Toate funcționalitățile vin cu un singur abonament. Interesant este că The Change Shop a dezvoltat un instrument de simulare a schimbărilor, astfel încât să puteți crea câteva scenarii de tip „What-If” înainte de a investi timp, bani și efort.
#8. Giva
Software-ul simplu de activare a modificărilor, Giva, oferă o modalitate ușoară de a planifica și urmări modificările bazate pe ITIL într-un tablou de bord organizat. Puteți crea și aplica fluxuri de lucru pentru controlul modificărilor, astfel încât conducerea să poată verifica și aproba modificarea. Mai mult, puteți revizui toate proiectele de transformare a afacerii cu rezultate mixte, de succes și nereușite dintr-o aplicație bazată pe cloud.
#9. Busola Schimbării
Doriți un instrument pentru o prezentare grafică a impactului unei schimbări planificate într-o afacere? Încearcă The Change Compass. De asemenea, vă permite să creați informații din date suplimentare, astfel încât să puteți modifica strategia de transformare pentru un beneficiu maxim. În plus, puteți implementa rapid modificări în cadrul departamentelor, fără a perturba operațiunile de afaceri.
#10. Issuetrak
O aplicație avansată de management al schimbărilor, Issuetrak, crește probabilitatea de succes a transformării afacerii. Acesta oferă toate instrumentele pentru a solicita o modificare, a revizui cererea și a o aproba. Instrumentul vă ajută oferind un manager de activități de gestionare a schimbărilor, un utilitar de control al conformității, un flux de lucru de atribuire automată a sarcinilor și formulare pentru a colecta sau a oferi feedback.
Cele mai bune practici de management al schimbării
Găsiți mai jos cele mai bune practici pe care ar trebui să le urmați atunci când vă transformați afacerea:
Concluzie
Calea către managementul schimbării este simplă și liniară dacă implementați planul corect. De asemenea, nu treceți cu vederea nevoia de implicare a angajaților în timpul procesului. Este posibil să aveți nevoie de instrumente inteligente pentru a documenta, planifica și automatiza unele dintre fazele sale, așa că verificați și instrumentele de management al schimbărilor menționate mai sus.
O transformare a afacerii va implica cheltuieli bugetare. Deci, verificați aceste soluții de gestionare a cheltuielilor potrivite pentru orice dimensiune și tip de companie.