Oamenii își asumă sau interpretează greșit rolurile Managerilor de Resurse (RM) și Managerilor de Proiect (PM), dar rolurile și responsabilitățile acestora diferă semnificativ în cadrul organizației.
PM și RM joacă un rol crucial în atingerea acestui obiectiv dacă o companie dorește să livreze un proiect la timp și în limita bugetului. Ambele funcții sunt esențiale pentru realizarea cu succes a angajamentului.
PM lucrează la proiecte specifice, în timp ce RM lucrează la nivelul unității de afaceri. Managerul de proiect asigură livrarea proiectului într-un interval de timp stipulat și în buget, în timp ce RM se asigură că resursele adecvate sunt alocate proiectelor.
Munca RM începe după ce organizația câștigă contractul. RM se asigură că resursele potrivite sunt îmbarcate și, odată ce resursele sunt finalizate, trec la alt proiect.
Sarcina PM este să gestioneze aceste resurse și să livreze proiectul în limitele domeniului și SLA (acord de nivel de serviciu).
Un punct important de remarcat aici este că, fără resursele adecvate, proiectul nu începe și, prin urmare, în orice sector de afaceri, rolurile RM și PM merg mână în mână.
Cuprins
Rolul de manager de proiect (PM)
PM este responsabil pentru livrarea de la capăt la capăt a proiectelor și de a se ocupa de unul sau mai multe proiecte. Sarcina principală a PM este să atingă etapele de referință ale proiectului în cadrul SLA definit (acord de nivel de serviciu) și, mai important, în limitele bugetului.
Rolul PM este specific proiectului și se concentrează pe implementarea proiectului în limitele sferei și programului, cu ajutorul echipei de proiect. Pe scurt, managerii de proiect sunt posesorii proiectelor, iar misiunea lor este să se asigure că proiectul este livrat satisfăcător, în conformitate cu obiectivele companiei și cu așteptările clienților.
Responsabilitati manager de proiect
- Planificarea, monitorizarea și dezvoltarea planurilor de management de proiect și comunicarea între părțile interesate și management.
- Elaborarea bugetului și asigurarea unei execuții rentabile a proiectului fără a compromite standardele.
- Monitorizarea SLA (acord de nivel de serviciu) pentru a urmări performanța proiectului.
- Livrarea proiectului în limitele bugetului și domeniului de aplicare.
- Managementul riscurilor – Identificați riscurile și creați un plan de diminuare a riscurilor.
- Lucrați la CSI (Continuous Improvement of Services) pentru servicii soft și hard dollar.
- Responsabil pentru SOP (procedură de operare standard), cărți de rulare și alte documentații.
- Responsabil pentru CSAT (Customer Satisfaction Assessment) – urmărire, îmbunătățire și închidere.
- Responsabil pentru evaluarea proiectului și procesul de calitate ca Six Sigma.
- Managementul oamenilor – Motivarea echipei, evaluări, promovare, structurarea carierei, etc.
Rolul de manager de resurse (RM)
Rolul principal al RM este de a se asigura că managerii de proiect au resurse suficiente pentru a livra proiectul. PM operează la nivel de proiect, iar RM lucrează la nivelul unității de afaceri (BU) pentru a se asigura că BU are suficiente resurse pentru a-și îndeplini angajamentele.
RM nu este asociat cu niciun proiect anume, dar, de fapt, rolul lor este temporar pentru proiectul respectiv și, odată ce resursele sunt îndeplinite, trec la alt proiect.
Responsabilitățile managerului de resurse
- Înțelegerea bugetului proiectului și alocarea resursei potrivite proiectului
- Plan de disponibilitate: RM trebuie să se asigure că banca este întotdeauna ocupată cu resursele potrivite și ar trebui să fie la curent cu proiectele în curs.
- Scanați și filtrați resursele în funcție de experiență, abilități și disponibilitate
- Coordonarea cu PM pentru a localiza suprautilizarea și subutilizarea angajaților și a persoanelor calificate potrivite sunt aliniate la proiecte.
- De asemenea, RM poate lucra cu PM pentru a realoca resurse, pentru a ajusta cerințele și pentru a marca cerințele critice de resurse pentru recrutarea externă.
- Din când în când, RM se conectează cu PM pentru a afla despre proiectele viitoare și pentru a înțelege cerințele de resurse.
- În unele cazuri, RM poate contacta departamentul relevant pentru a discuta despre performanța angajaților, instruirea, dezvoltarea resurselor etc.
- Lucrați cu echipa de dezvoltare a afacerii pentru a estima necesarul de resurse
- RM trebuie să se conecteze cu furnizori externi pentru a completa temporar resursele în cazul unor cerințe urgente.
- Întotdeauna la curent cu cele mai recente legi ale muncii, documentarea proceselor, menținerea înregistrărilor etc.
Diferența dintre un manager de proiect (PM) și un manager de resurse (RM)
Rolurile PM și RM se diferențiază unul de celălalt, dar apoi ambii trebuie să lucreze împreună pentru a duce proiectul cu succes.
Goluri
Scopul managerului de proiect este de a livra proiecte fără a încălca SLA (acordul de nivel de serviciu), în limitele domeniului și bugetului. Ei folosesc cele mai bune practici precum ITIL, Six Sigma etc. și livrează proiecte cu ajutorul resurselor echipei. Acestea urmăresc să genereze profituri și să atingă satisfacția clienților.
RM face un management eficient al resurselor. Scopul lor este de a oferi resursele potrivite pentru proiect și de a se asigura că scorul de satisfacție al angajaților rămâne ridicat și obiectivele lor de carieră sunt îndeplinite.
Metoda de livrare
Odată ce compania câștigă contractul, PM conturează domeniul de aplicare al proiectului și oferă o estimare a resurselor managerului de resurse. RM începe să integreze resurse de pe canalele interne, cum ar fi bench, resurse care sunt eliberate din alte proiecte etc. În unele scenarii, poate semnaliza să angajeze resurse din resurse externe, cum ar fi recrutarea sau baza contractuală.
Execuţie
RM urmărește utilizarea resurselor folosind instrumente precum PeopleSoft sau alte instrumente. Ei continuă să verifice suprautilizarea, subutilizarea, facturabil, nefacturabil etc. și, în consecință, aliniază planul și îl discută cu PM.
Dacă RM nu poate oferi resurse în timp util, atunci există probabilități mari de escaladare, penalizare și chiar în unele cazuri de pierdere a proiectelor.
PM analizează proiectul pentru risc, iar dacă prevăd vreun risc, elaborează un plan de diminuare a riscului. Odată cu aceasta, ei evaluează în mod regulat performanța proiectului. Pentru a realiza acest lucru, ei folosesc repere. PM se asigură că proiectul este finalizat în termenele și bugetul fără întreruperi, escaladare și încălcare a SLA.
Setul de abilități necesare pentru PM și RM
Deoarece un manager de proiect are responsabilități diversificate, ar trebui să posede câteva abilități esențiale, inclusiv:
- Adaptabilitate
- Management de proiect
- Responsabilitate
- Abilitati excelente de comunicare
- Abilitatea de a gândi ieșit din cutie
- Cunoștințe și când să delegați
- Prognoza
- Conducere
- Rezolvarea problemelor
- Gandire strategica
Un manager de resurse are nevoie de seturile de abilități specifice de mai jos pentru a-și îndeplini cu succes rolul.
- Abilitati excelente de comunicare
- Conștientizarea tehnologiilor
- Abilități remarcabile de negociere
- Flexibilitate
- Luare rapidă a deciziilor
- Angajament
- Analiza si Prognozator
- Abilități de prezentare
Instrumente utilizate de managerul de proiect (PM) și managerul de resurse (RM)
Managerul de proiect are un rol cu mai multe fațete care se ocupă de o echipă, termene, management, costuri, raportare și domeniul de aplicare. Este o provocare să te ocupi manual de toate aceste activități cu acuratețe precisă, astfel încât instrumente și software speciale sunt disponibile pentru a ajuta managerii.
Instrumentele de management de proiect sunt un atu excelent pentru managerii de proiect în organizarea și gestionarea eficientă a proiectelor și sarcinilor lor. Aceste instrumente pot fi adaptate la diferite dimensiuni și în alte scopuri în funcție de cerințele proiectului.
Să vedem cele mai importante instrumente pe care managerul de proiect le folosește pentru a livra proiectul
#1. luni
Monday este un instrument cuprinzător bazat pe cloud pentru managementul proiectelor. PM pot folosi acest instrument pentru a planifica, urmări și actualiza starea proiectului.
Are peste 200 de șabloane încorporate care facilitează crearea fluxurilor de lucru și gestionarea activităților echipei.
Interfața de utilizator atrăgătoare din punct de vedere vizual este ușor de utilizat fără instruire, iar funcționalitatea de glisare și plasare ajută la personalizarea articolelor și sub-articolelor și la actualizarea fluxurilor de lucru în timp real.
Reprezentarea sa unică a datelor permite PM să reprezinte fluxul de lucru al proiectului folosind diagrame Gantt. Cadrul Kanban le permite membrilor echipei să monitorizeze starea actuală a postului în orice moment.
Software-ul este disponibil în trei versiuni – Basic, Standard și Pro, iar prețurile sunt de 8 USD, 10 USD și, respectiv, 16 USD/loc/lună. Există chiar și o versiune de întreprindere care acceptă funcții personalizate și medii foarte complexe.
#2. Wrike
Software-ul Wrike asigură execuția fără probleme a proiectelor. Instrumentul îi ajută pe managerii de proiect să gestioneze, să urmărească și să prevină întârzierile în execuția activităților proiectului.
Instrumentul oferă vizibilitate completă a unui proiect pentru a asigura gestionarea fără efort a resurselor, sarcinilor și ajută la respectarea programului.
Software-ul său de urmărire a timpului, plăcile Kanban personalizate, securitatea la nivel de întreprindere și automatizarea fluxului de lucru oferă control și vizibilitate completă a proiectului.
Indiferent de verticala sau unitatea dvs. de afaceri, acest instrument face o treabă pentru un manager de proiect fără încetare. Instrumentul poate fi utilizat de diverse sectoare precum IT, marketing digital, management de produse și proiecte, proiecte de consultanță, servicii profesionale, operațiuni de afaceri etc.
Puteți consulta mai multe instrumente de management de proiect aici.
Instrumente utilizate de Resource Manager
Managerii de resurse folosesc instrumente și șabloane pentru a face munca eficient.
În funcție de dimensiunea proiectului sau de echipa și profilul companiei, managerii de resurse pot alege dintr-un număr mare de instrumente de management al resurselor disponibile în prezent pe piață.
Teamdeck
Teamdeck este un software eficient și complet de gestionare a resurselor bazat pe cloud. Software-ul beneficiază în ceea ce privește planificarea resurselor, urmărirea timpului, verificarea disponibilității și generarea de rapoarte personalizate.
Consola sa flexibilă de gestionare a resurselor oferă toate detaliile resurselor alocate proiectelor și vizibilitatea volumului de lucru actual și viitor.
Fie că sunt permanente, temporare sau chiar independente, toate resursele pot fi urmărite, iar foile de pontaj pot fi păstrate.
Una dintre cele mai bune adaptabilitate este că oferă integrare software API cu alte instrumente precum Slack, Zapier etc. Șabloanele încorporate, care pot fi personalizate în continuare, pot fi folosite pentru raportare.
Software-ul este disponibil pentru a fi încercat gratuit timp de șapte zile, după care costă 3,99 USD/membru al echipei/lună.
Unele mai populare instrumente de management al resurselor umane bazate pe SaaS sunt explicate aici.
Concluzie 👩🏫
Managerii de proiect și managerii de resurse sunt două puncte focale importante pentru executarea cu succes a angajamentelor. Folosirea instrumentelor pentru a le facilita și automatiza munca va contribui în mare măsură la accelerarea responsabilităților de zi cu zi, la consolidarea comunicării bine organizate și, cel mai important, la monitorizarea bugetelor și cheltuielilor.
Selectarea instrumentelor specifice se bazează pe nevoi, proiect și companie. Așa că, pentru început, sugerez implementarea unei perioade de probă a instrumentului, verificarea fezabilității și apoi luarea unei decizii finale.
Ați putea fi, de asemenea, interesat de cel mai bun software de management de proiect cu sursă deschisă