Contractul dvs. nu trebuie să fie semnat manual pentru a fi obligatoriu din punct de vedere juridic – puteți semna digital un document și puteți economisi timp, bani și bătăi de cap folosind Zoho Sign.
În lumea de astăzi, în care documentele devin treptat învechite, este logic să trecem la semnăturile digitale. Semnăturile digitale nu sunt doar mai rapide și mai convenabile, dar sunt și ecologice.
Deși pe piață există diverse software de semnătură digitală, ar trebui să alegeți o soluție de încredere, cum ar fi Zoho Sign, care este competentă și accesibilă în același timp.
Cuprins
Ce este o semnătură digitală?
O semnătură digitală este o tehnică care validează autenticitatea și integritatea unui document, software sau mesaj digital. Folosește criptografia pentru a proteja documentul de falsificare și uzurpare a identității. Semnăturile digitale sunt considerate obligatorii din punct de vedere juridic în multe țări, inclusiv în SUA.
De ce ai nevoie de o semnătură digitală?
Economisiți timp și bani
Procesarea manuală a documentelor pentru semnături include redactarea, imprimarea, scanarea și trimiterea lor prin poștă către alte părți. Ar putea dura chiar săptămâni pentru a le primi înapoi după ce sunt semnate. Semnătura digitală economisește timp și bani prin eliminarea acestor sarcini.
Eficient și sigur
Semnăturile digitale funcționează ca o alternativă sigură la semnăturile tradiționale realizate pe hârtie. Nu trebuie să imprimați, să scanați sau să trimiteți documentele fizice celorlalte părți. De asemenea, reduce riscul de falsificare.
Accesibilitate
Pentru orice tip de document la distanță și global, semnătura digitală este foarte convenabilă. Ajută părțile să semneze în siguranță documente din orice locație și, astfel, sporește eficiența afacerii.
Imagine mai bună a companiei
Utilizarea hârtiei pentru semnăturile documentelor are, de asemenea, un impact asupra mediului. Cu semnăturile digitale, puteți reduce acest lucru și puteți crea o impresie ecologică în lumea afacerilor.
Valabilitate legală
În multe țări, semnăturile digitale sunt valabile din punct de vedere juridic, precum semnăturile scrise de mână. Fie că este vorba despre un contract, acord, tranzacție electronică sau orice alt document juridic, semnăturile digitale asigură autenticitatea și integritatea acestuia pentru a o face recunoscută ca obligatorie din punct de vedere juridic în instanță.
Integritate
O semnătură digitală este, de asemenea, utilă pentru menținerea integrității unui document digital. Utilizează algoritmi criptografici pentru a genera o valoare hash unică. Dacă cineva modifică acel document, va exista o valoare hash diferită care va funcționa ca dovadă a modificării documentului.
Automatizarea fluxului de lucru
Semnăturile pe hârtie necesită coordonare și urmărire manuală pentru a se asigura că documentele sunt semnate cu acuratețe și că confidențialitatea datelor este protejată. În plus, există șanse de întârzieri, greșeli și încălcări ale politicii în semnăturile manuale.
Trecerea la o semnătură digitală înseamnă trecerea la un flux de lucru standard și automatizat, care este consecvent și fără erori.
Cum poate ajuta Zoho Sign cu semnătura digitală
Dacă încă depindeți de metoda tradițională de pix și hârtie pentru a semna documentele de afaceri, este timpul să alegeți Zoho Sign. Acest software facilitează semnarea și gestionarea securizată a documentelor de afaceri din orice locație globală în câteva clicuri.
Această aplicație completă de semnătură digitală vă ajută să eliminați procesul greoi de a semna manual un document. Cu ajutorul acestuia, puteți obține documente valide din punct de vedere legal și inviolabile, care nu pot fi modificate odată semnate. În plus, acest software vă permite să verificați identitatea semnatarului și să semnați documente de oriunde, cu respectarea legală maximă.
Să ne uităm acum la caracteristicile de top ale Zoho Sign.
Ușurință de semnare și trimitere
Zoho Sign implementează o abordare simplă pentru semnarea și trimiterea documentelor pentru semnătură digitală. Puteți încărca cu ușurință documentul, adăugați destinatarii și plasați câmpuri de formular pentru aceștia înainte de a-l trimite. Pentru a semna, trebuie să deschideți linkul trimis prin e-mail, să introduceți codul de verificare dacă este necesar și să semnați documentul.
Gestionarea fără întreruperi a documentelor
Gestionarea documentelor de pe această platformă este, de asemenea, fără probleme. Vă permite să verificați starea documentului și să luați măsuri suplimentare pe baza acestuia. Mai mult, Zoho Sign poate fi folosit pentru trasee de audit complete. Vă oferă un istoric complet al acțiunilor efectuate asupra unui document și certificarea de finalizare pentru documente fără sarcini în așteptare.
Șabloane de documente reutilizabile
Funcția de șabloane a Zoho Sign vă scutește de a crea noi acorduri de la zero de fiecare dată când doriți să le utilizați. În calitate de utilizator al planului Professional și Enterprise, puteți crea șabloane pentru contracte de vânzare, contracte de angajare și politici de social media pe care este posibil să fie necesar să le utilizați frecvent.
După ce ați creat șabloanele pentru nevoile dvs. de afaceri, puteți să vizualizați și să editați aceste șabloane pentru fiecare ocazie unică, să schimbați proprietarul, să creați SignForm (disponibil numai pentru administratorii organizației) și să ștergeți șabloanele. Aceste șabloane vor fi în contul dvs. până când le ștergeți manual.
Trimiterea documentelor în vrac
Zoho Sign vă permite să trimiteți unul sau mai multe documente către mai mulți destinatari simultan, folosind funcția de trimitere în bloc. Disponibil numai cu planul Enterprise, este util atunci când directorii de resurse umane trebuie să obțină politica actualizată semnată de angajații amm ai unei organizații.
Suport pentru integrarea Open AI
Dacă aveți un abonament Zoho Sign plătit folosind centre de date din SUA și o cheie API OpenAI validă generată de utilizatori, puteți utiliza ChatGPT și integrarea OpenAI prin asistentul AI al Zoho, Zia. Folosind această integrare, datele documentului sunt partajate cu Open AI și pot fi utilizate în diverse scopuri, inclusiv obținerea unui rezumat al documentului.
AES și QES
Utilizatorii tuturor planurilor plătite și centrelor de date din SUA pot obține certificate AES (Advanced Electronic Signature) pentru semnăturile lor prin TrustFactory cu sediul în Africa de Sud. Utilizatorii trebuie să se înregistreze la TrustFactory și să configureze această integrare pentru a obține această funcție.
Zoho Sign colaborează și cu Uanataca SA, care este un furnizor de servicii de verificare a identității din UE. Cu ajutorul acestuia, utilizatorii abonamentului Enterprise pot semna documente prin QES (Semnătura electronică calificată).
Aplicații mobile Zoho Sign
Dacă sunteți mereu în mișcare, puteți instala aplicațiile Zoho Sign pentru Android sau iOS pe dispozitivele dvs. mobile. Aceste aplicații sunt la fel de eficiente în semnarea, urmărirea și trimiterea documentelor, împreună cu gestionarea șabloanelor.
API-urile Zoho Sign
Zoho Sign oferă, de asemenea, API-uri pentru integrarea semnăturii digitale în orice aplicație. Indiferent de cerințele proiectului dvs., puteți aplica cu ușurință exemplele de cod în limbajul de programare preferat.
API-urile flexibile și scalabile pot fi implementate în câteva minute. Toate documentele semnate folosind aceste API-uri sunt 100% admisibile în instanță. Obțineți cel mai înalt nivel de securitate cu protocolul OAuth 2.0 standard din industrie.
Integrare cu platforme de top
Este posibil să utilizați instrumente de afaceri și de comunicare pentru organizația dvs. Zoho Sign poate fi integrat cu aplicații importante precum Microsoft 365, Google Workspace, Zoho CRM, Zoho HRMS, Zapier, Box, MS Teams, Formstack Documents și Integromat.
Generați rapoarte
Administratorii organizației pot accesa rapoartele detaliate generate de Zoho Sign pentru toate documentele semnate și trimise folosind contul tău. Filtrele de categorii sunt disponibile și pentru tipul documentului, starea documentului (finalizat, rechemat, refuzat, expirat), valabilitatea documentului și istoricul activității.
Acesta generează în mod implicit rapoarte pentru ultimele 30 de zile; cu toate acestea, puteți genera rapoarte săptămânal și lunar. De asemenea, puteți descărca rapoartele în sistemul local în format de fișier CSV.
Prețuri Zoho Sign
Utilizatorii singuri pot opta pentru planul Free Zoho Sign, care vă permite să semnați cinci documente pe lună. Dacă aveți mai multe cerințe, puteți alege dintre planurile Standard, Professional și Enterprise, începând de la 10 USD/utilizator/lună.
Există o perioadă de încercare gratuită de 14 zile disponibilă pe Zoho Sign, unde puteți încerca toate caracteristicile planului Enterprise. Are chiar și un plan API de semnătură digitală, simplu și transparent, cu plata pe măsură ce utilizați.
Cuvinte finale
Semnătura digitală nu oferă doar confort pentru semnătura documentelor de la distanță, dar adaugă și un strat suplimentar de securitate împotriva falsificării. Este un proces prietenos cu mediul, care nu implică documente și care poate fi urmărit pentru urmăririle de audit.
Zoho Sign este o aplicație de semnătură digitală accesibilă, care vă permite să creați documente și să le trimiteți altora pentru semnătură rapidă. Companiile mici și mari și utilizatorii personali pot folosi acest software pentru documentarea juridică.
Companiile pot opta și pentru alte aplicații Zoho precum Zoho Assist și Zoho Payroll.