Descoperă cele mai valoroase sfaturi și strategii pentru a concepe propuneri de afaceri convingătoare, care să faciliteze vânzarea produselor sau serviciilor tale unui număr mare de clienți.
O propunere de afaceri bine structurată a fost dintotdeauna un element cheie în atragerea unui client sau a unui contract. Companiile tradiționale investeau resurse considerabile în elaborarea de documente persuasive pentru proiecte sau oferte de vânzare, cu scopul de a câștiga noi clienți.
Odată cu migrarea majorității afacerilor în mediul online, această practică a fost menținută. Singura modificare constă în utilizarea documentelor digitale sau a platformelor de colaborare pentru a redacta propunerile de afaceri.
Întreprinderile mari își pot permite să aloce fonduri pentru o echipă specializată în documente de afaceri. Însă, dacă ești o afacere mică sau mijlocie, această opțiune s-ar putea să nu fie viabilă. În schimb, poți învăța rapid cum să scrii propuneri de afaceri și să creezi documente informative și detaliate pentru viitoarele tale proiecte.
Ce reprezintă o propunere de afaceri?
O propunere de afaceri este un document oficial care prezintă produsele, serviciile, expertiza și realizările tale. Scopul său este de a atrage noi clienți, convingându-i prin intermediul unor documente profesionale și prezentări de vânzări bine argumentate.
În domeniul scrierii de afaceri, documentele de propunere sunt utilizate în principal în cadrul interacțiunilor dintre companii. Cu toate acestea, este posibil să fie necesar să redactezi o propunere de vânzare pentru servicii specializate, adresate direct consumatorilor.
De exemplu, să presupunem că oferi servicii de renovare locuințelor, incluzând instalarea de panouri solare pentru producerea de energie. Alternativ, poți fi o firmă de construcții sau design interior, care dorește să abordeze o asociație de proprietari pentru a propune servicii de renovare a unor ansambluri de apartamente.
Indiferent de tipul clientului, rețeta succesului pentru o propunere de afaceri este destul de simplă. Trebuie să prezinți activitatea ta într-un mod clar și concis, apoi să evidențiezi modul în care afacerea ta poate rezolva problemele clientului.
Odată cu dezvoltarea canalelor digitale, ai la dispoziție numeroase platforme pentru a publica propunerile de afaceri către clienți potențiali. De asemenea, este posibil să fie necesar să trimiți un document personalizat de propunere către companiile care solicită documente formale de afaceri.
Avantajele creării unei propuneri de afaceri
În primul rând, un astfel de document de afaceri servește ca un studiu de caz, oferind clienților o imagine completă asupra afacerii, incluzând realizările, capacitățile, echipele, toate într-un singur document, în loc de informații dispersate online.
Alte beneficii, relevante în industrie, ale utilizării propunerilor de afaceri includ:
- Permite o discuție clară a obiectivelor și scopurilor proiectului între tine și clienții potențiali, asigurând că nimic nu este omis din sfera proiectului.
- Ulterior, odată ce acordul este finalizat, atât clientul, cât și compania pot utiliza documentul ca bază pentru crearea unui plan de tarifare pentru proiect.
- O propunere de afaceri reprezintă cel mai profesionist mod de a prezenta entităților comerciale ofertele tale de servicii sau produse.
- Poți crea un document de propunere standard, pe care să îl personalizezi ulterior pentru a vinde produse, oferi servicii tehnice, atrage investiții sau iniția parteneriate.
- În cazul vânzărilor de servicii sau produse către o companie mare, pe o perioadă de câteva luni, poți elabora previziuni și planuri realiste, utilizând un document de propunere.
- Un document care prezintă intențiile de afaceri te ajută să monitorizezi evoluția unui nou proiect.
- Unele documente de propunere pot evidenția punctele forte și punctele slabe ale afacerii. Astfel, documentul facilitează efectuarea unei analize SWOT, alături de șabloane specifice.
- O propunere de afaceri poate servi drept dovadă într-un contract comercial. Ambele părți pot utiliza documentul în cazul unor litigii între furnizorul de servicii și client.
- Atât furnizorul de servicii, cât și clientul pot înțelege riscurile asociate proiectului, înainte de a încheia tranzacția.
Tipuri de propuneri de afaceri
În mediul de afaceri, există diverse tipuri de propuneri. În funcție de solicitarea documentului, acestea se clasifică după cum urmează:
Solicitată informal
Propunerile de afaceri solicitate informal sunt cele pe care le trimiți clienților potențiali întâlniți la evenimente de afaceri, conferințe sau întâlniri.
Solicitată formal
O companie care dorește să achiziționeze produse sau servicii analizează ofertele mai multor furnizori potențiali, prin intermediul site-urilor web. Atunci când identifică câțiva furnizori potriviți, trimite o solicitare oficială pentru o propunere de afaceri, specificând așteptările și cerințele.
În răspuns, trimiți un document de propunere personalizat. Aceasta este cunoscută ca o propunere solicitată formal.
Nesolicitată
Propunerile de afaceri nesolicitate sunt contactări directe sau e-mailuri trimise de o companie altei companii, cu intenția de a oferi un anumit produs sau serviciu.
În funcție de intenția documentului, propunerile de afaceri pot fi clasificate în următoarele cinci tipuri:
#1. Propunere de vânzare
Dacă afacerea ta se bazează pe vânzarea de produse sau servicii, atunci vei avea de-a face cu numeroase propuneri de vânzare. Scopul este de a convinge departamentul de achiziții al unei alte companii să cumpere produsele sau serviciile tale.
#2. Propunere pentru investitori
Dacă afacerea ta, fie că e mică, mijlocie sau un startup, se află în plină dezvoltare, este posibil să ai nevoie de fonduri suplimentare pentru extindere. Poți obține finanțare de la bănci de investiții, firme de administrare a fondurilor etc., trimițând propuneri pentru investitori.
#3. Propunere de proiect
Dacă ai o idee de proiect care poate rezolva o problemă urgentă în organizația ta sau o afacere terță parte, poți aborda părțile interesate cu o propunere de proiect.
Documentul trebuie să conțină o prezentare clară a proiectului, incluzând sarcini, sub-sarcini și dependențe. De asemenea, ar trebui să includă bugetul proiectat, necesarul de personal, echipamentele, etc.
#4. Propunere RFP
Aceasta este o altă formă de propunere de vânzare, pe care o trimiți conform cerințelor specifice solicitate de compania cumpărătoare.
Poți utiliza un software specializat pentru propuneri, care îți poate oferi asistență structurată în crearea acestor documente de afaceri.
#5. Propunere de grant
Pentru organizațiile non-profit, diverse fundații caritabile lansează periodic apeluri pentru propuneri de granturi. În aceste situații, propunerea de afaceri trebuie să conțină elemente similare cu o cerere de propuneri și o propunere pentru investitori.
În plus, în funcție de cerințele de informații ale clientului, un document de propunere poate avea următoarele trei variante:
#1. Propunere de achiziție pentru produse sau servicii (RFP)
RFP este cel mai frecvent tip de document de propunere de afaceri, utilizat de companii în procesul de achiziții.
Într-o cerere de propuneri, compania cumpărătoare va publica o descriere detaliată a proiectului, alături de cerințele materialelor și standardele de calitate. Furnizorii vor răspunde la aceste cereri cu ofertele lor pentru întregul proiect.
#2. Solicitare de ofertă (RFQ)
Atunci când prețul reprezintă un factor decisiv pentru achiziția de servicii sau produse, companiile lansează solicitări de ofertă. În cadrul unui RFQ, furnizorii prezintă un preț în funcție de specificațiile, calitatea și cantitatea cerută de compania achizitoare.
#3. Solicitare de informații (RFI)
Majoritatea companiilor care achiziționează produse sau servicii solicită un RFI online, prin intermediul avizierelor sau prin publicații naționale, cu scopul de a obține următoarele informații:
- Cataloage de produse
- Capacități
- Prețuri
- Servicii oferite
Format standard pentru o propunere de afaceri
Formatul unui document de propunere variază de la caz la caz. Totuși, o propunere de afaceri standard ar trebui să includă elementele de mai jos:
- Un titlu sugestiv
- Un index sau un cuprins
- Un rezumat al documentului sau un rezumat executiv
- Descrierea problemei pe care intenționezi să o rezolvi
- Soluția propusă
- O secțiune detaliată privind calificările echipei sau companiei tale
- Cronologia proiectului
- Riscuri și limitări legale
- Detalii privind facturarea, metodele de plată, etc.
- Termeni și condiții detaliate
- O clauză de acceptare
Dacă propunerea de afaceri este personalizată pentru o anumită cerință, este posibil să fie necesară și adăugarea unui catalog de produse.
Lungimea unei propuneri de afaceri
Evită să faci documentul de propunere excesiv de lung. Încearcă să prezinți problema, strategia de rezolvare, capacitățile și specificațiile produsului cât mai succint, la începutul documentului.
De asemenea, volumul total al documentului nu ar trebui să depășească 50 de pagini pentru un proiect cu o valoare de 10.000 USD. Alternativ, încearcă să te încadrezi într-o lungime care să permită citirea întregului document în 10-15 minute.
Cum să scrii o propunere de afaceri
Poți urma acești pași pentru a crea o propunere de afaceri standard, adecvată pentru majoritatea industriilor:
#1. Colectarea informațiilor despre capacitățile de afaceri
Creează o bază de date cu toate informațiile relevante despre capacitățile afacerii tale, care sunt relevante pentru proiectul sau problema pe care dorești să o rezolvi. Aceste informații vor demonstra că ai resursele și competențele necesare pentru a oferi servicii de calitate clientului.
#2. Cercetare de piață
Efectuează o cercetare de piață amănunțită pentru bunurile necesare. Analizează și competențele de specialitate pe care va trebui să le angajezi. Apoi, elaborează o estimare a costurilor, înainte de a stabili prețul proiectului.
#3. Crearea unui rezumat executiv
Acum, trebuie să creezi un rezumat executiv convingător al propunerii tale de afaceri. Aici trebuie să îți prezinți compania, realizările și să convingi clientul că echipa ta este cea mai potrivită pentru a rezolva problema sa.
#4. Planificarea și schițarea proiectului
De asemenea, trebuie să planifici proiectul pentru care intenționezi să semnezi un contract cu clientul. Analizează problema clientului sau planul de achiziții în detaliu, pentru a estima un termen realist pentru proiect.
În această etapă, este necesar să creezi o schiță a sarcinilor și sub-sarcinilor și să identifici cele mai potrivite resurse pentru fiecare activitate.
Cum să urmărești o propunere de afaceri
Cel mai eficient mod de a urmări propunerea, după trimiterea unui document, este printr-o întâlnire virtuală sau un apel telefonic. Totuși, această metodă nu este întotdeauna posibilă.
De exemplu, este posibil să fi trimis propuneri de afaceri către diverse companii, în scopul de a obține contracte. Încă nu știi dacă clienții sunt interesați, sau dacă deții numărul lor de telefon.
Prin urmare, poți încerca să trimiți un e-mail acestor clienți. Atunci când trimiți e-mailul, oferă următoarele:
- Reamintește-le că ești un furnizor de servicii de top
- Menționează câteva realizări remarcabile ale afacerii
- Solicită o întâlnire virtuală, dacă sunt interesați de portofoliul tău
- Adresează întrebări deschise, pentru a iniția o conversație
- Evidențiază conținutul important din propunerile de afaceri și oferă link-uri către documentul original
Exemple de propuneri de afaceri
Vei găsi numeroase documente de propunere de calitate în secțiunea de șabloane de mai jos. Cu toate acestea, iată câteva exemple de propuneri de afaceri selectate manual, pe care le poți utiliza imediat:
#1. Propunere de afaceri și marketing minimalistă
- Un document de propunere minimalist, cu un stil infografic
- Combinația de culori a acestui document include: #222524, #fffffe, #f2c745 și #939496
- Fonturi: Montserrat și Roboto
- Format hârtie: 21 × 29,7 cm
#2. Propunere de marketing minimalistă curată
- Potrivită pentru o propunere de marketing
- Paleta de culori a documentului include: #f2f3f7, #b8b7bb, #768285, #2c3837 și #050707
- Fonturi: Roboto, Poppins Medium, Montserrat și Poppins ExtraBold
- Format hârtie: 21 × 29,7 cm
#3. Propunere de parteneriat modernă, cu accent pe portocaliu
- Dacă propui un parteneriat de afaceri, încearcă acest șablon
- Vei găsi următoarele culori în acest document: #9ab3bb, #e7e6e6, #4a6162, #e88e38 și #f8b03a
- Fonturi: Montserrat și Montserrat Classic
- Format hârtie: 21 × 29,7 cm
#4. Propunere de eveniment profesională, minimalistă, negru și maro
- Potrivită pentru propuneri de proiecte corporative
- Acest document este realizat cu următoarele culori: #22263f, #fefefe, #1c1f1f, #696b72 și #b4b5ba
- Fonturi: Montserrat Classic, Montserrat, Roboto
- Format hârtie: 21 × 29,7 cm
Șabloane populare de propuneri de afaceri
Șablon de propunere de afaceri de la Canva
Pentru documentele de propunere, prima destinație ar trebui să fie biblioteca de șabloane Canva Business Proposals. Vei avea acces la peste 1.000 de șabloane. Cu siguranță vei găsi un document potrivit pentru nișa afacerii tale.
PandaDoc
Dacă ești în căutarea unor șabloane profesionale și testate, pentru a prezenta un proiect, oferte de produse sau RFP, poți consulta biblioteca de șabloane PandaDoc. Acestea sunt șabloane gratuite, așadar nu necesită abonamente sau drepturi de autor.
Jotform
Jotform oferă o colecție de peste 50 de documente de propunere, pe care le poți utiliza în diferite scenarii, precum propuneri pentru dezvoltarea de aplicații mobile, servicii de curățenie, consultanță, licitații și multe altele.
În plus, poți edita gratuit conținutul documentului în editorul Jotform. Mai mult, poți trimite documentul către mai mulți destinatari pentru semnături electronice.
Concluzie
Până acum, ai explorat diverse aspecte fundamentale legate de propunerile de afaceri, inclusiv tehnici de scriere. Ai descoperit și câteva platforme profesionale care oferă șabloane pentru propuneri de afaceri.
Poți utiliza cunoștințele acumulate pentru a crea propriile documente de propunere sau pentru a activa ca freelancer pe platforme unde companiile caută și angajează colaboratori.