Microsoft Flow reprezintă o platformă intuitivă, bazată pe evenimente, destinată creării de fluxuri de lucru automatizate. Deși sunt disponibile numeroase șabloane predefinite, vă vom ghida cum să construiți un flux personalizat, de la zero, dacă acestea nu răspund nevoilor dumneavoastră.
Pentru a utiliza Flow, este necesar un abonament, fie gratuit, fie plătit. Dacă nu aveți deja unul, înregistrați-vă aici. Accesați apoi lansatorul de aplicații Office 365 (reprezentat de cele nouă puncte din colțul stânga sus) și selectați Flow pentru a lansa aplicația.
Primul pas: Inițierea unui nou flux
Pagina inițială prezintă o selecție de șabloane, dar scopul nostru este crearea unui flux de la zero. Pentru aceasta, dați clic pe „Fluxurile mele” din meniul lateral stâng.
Dacă este prima dată când utilizați Flow, pagina va fi goală. Altfel, veți vedea lista tuturor fluxurilor create anterior. Pentru a iniția un nou flux personalizat, selectați opțiunea Nou > Creare din gol.
Veți vedea o opțiune de a începe cu un declanșator popular, dar noi ne vom concentra pe crearea unui flux complet personalizat. Apăsați butonul „Creați din gol”.
Al doilea pas: Alegerea unui declanșator
În această etapă, este necesar să alegeți un declanșator, adică evenimentul care va iniția fluxul. Puteți căuta un serviciu anume sau puteți alege unul din listă. Dați clic pe săgeata de sub cele două rânduri de pictograme pentru a vizualiza toate serviciile disponibile.
Vom configura un flux simplu care trimite o notificare prin e-mail atunci când un fișier dintr-un anumit folder OneDrive este modificat. Această funcție este utilă dacă ați partajat un director cu alte persoane și doriți să fiți informat când aceștia fac modificări. Pentru a configura acest flux, va trebui să selectăm un eveniment declanșator, mai exact o modificare a fișierului din OneDrive. Începeți prin a selecta serviciul OneDrive.
Asigurați-vă că ați selectat corect OneDrive, deoarece există opțiunile „OneDrive” (inclus cu abonamentele Office 365 gratuite și personale) și „OneDrive for Business” (inclus cu planurile business). După selectarea serviciului OneDrive, veți fi solicitat să vă conectați din nou la Office 365. Odată autentificat, va fi afișată o listă cu declanșatoarele OneDrive. Noi vom alege declanșatorul „Când un fișier este modificat”, situat la finalul listei.
Dați clic pe „Când un fișier este modificat” pentru a deschide opțiunile asociate acestui declanșator. Singura setare necesară este selectarea folderului care conține fișierele pe care doriți să le monitorizați. Faceți clic pe pictograma folderului.
Se va deschide o fereastră de dialog cu structura folderelor din OneDrive, începând cu „Root”. Puteți selecta „Root” dacă doriți să fiți notificat când un fișier din întregul OneDrive este modificat. Alternativ, dați clic pe săgeata de lângă „Root” pentru a naviga prin structura de directoare și selectați folderul specific pe care doriți să îl monitorizați.
Am ales folderul nostru /How-To Geek.
Al treilea pas: Stabilirea unei acțiuni
Acum că am configurat declanșatorul, urmează să stabilim acțiunea pe care fluxul o va executa. Dați clic pe „Pas nou” pentru a vizualiza opțiunile disponibile.
Dorim să trimitem o notificare prin e-mail ori de câte ori un fișier din folderul How-To Geek este modificat. Așadar, va trebui să selectăm serviciul Outlook.com. Există o multitudine de servicii din care puteți alege (care, neconvenabil, nu sunt ordonate alfabetic). Tastați „Outlook” ca termen de filtrare și alegeți serviciul Outlook.com.
Selectați acțiunea „Trimiteți un e-mail”.
Se vor afișa opțiunile acțiunii „Trimiteți un e-mail”. Puteți observa că structura fluxului începe să prindă contur, cu declanșatorul în partea de sus și acțiunile dedesubt.
În câmpul „Către”, adăugați adresa de e-mail la care doriți să primiți notificările. Când dați clic în câmpul „Subiect”, veți observa că se deschide un panou lateral denumit „Conținut dinamic”. Acesta vă oferă opțiunea de a adăuga un subiect e-mailului pe baza fișierului modificat. Dorim ca subiectul să fie de forma „[numele fișierului] a fost modificat”, unde „[numele fișierului]” va fi înlocuit de numele fișierului efectiv. Pentru a realiza acest lucru, selectați „Nume fișier” din panoul „Conținut dinamic”.
„Numele fișierului” va apărea acum în câmpul „Subiect”. Adăugați textul „a fost modificat” (nu uitați să introduceți un spațiu înainte de cuvântul „a”).
Pentru a face mai ușoară găsirea fișierului modificat, în