E-mailul nedorit ajunge într-un dosar special în Outlook, unde sunt direcționate automat mesajele considerate spam. Pentru a gestiona mai eficient această situație, ai posibilitatea de a personaliza filtrul anti-spam din Outlook. Acesta îți oferă controlul asupra expeditorilor și domeniilor, permițându-ți să blochezi sau să adaugi pe lista sigură. De asemenea, poți opta pentru activarea filtrării automate pentru a șterge direct mesajele nedorite. Vom explora împreună cum poți realiza toate acestea.
Accesarea setărilor pentru e-mail nedorit
Pentru a ajunge la opțiunile dedicate e-mailurilor nedorite, navighează la fila „Acasă” și selectează opțiunea „Nedorit”.
Primele patru opțiuni din meniu vor fi active numai dacă ai selectat deja un mesaj dintr-un folder sau dacă ai deschis un e-mail și apoi accesezi „Mesaj” > „Nedorit”.
Aceste opțiuni sunt accesibile și din meniul contextual, activat prin click dreapta pe un mesaj.
Vom analiza primele patru opțiuni ale acestui meniu în detaliu pe parcursul articolului. Pentru moment, ne vom concentra pe opțiunea „Opțiuni de e-mail nedorit” aflată în partea de jos a meniului.
Apasă pe această opțiune pentru a deschide panoul „Opțiuni de e-mail nedorit”.
Configurarea setărilor de bază în fila „Opțiuni”
În fila „Opțiuni” a ferestrei „E-mail nedorit”, poți configura nivelul de protecție împotriva mesajelor nedorite. Inițial, filtrul este setat pe „Fără filtrare automată”. Astfel, numai e-mailurile de la expeditorii pe care i-ai marcat explicit ca fiind blocați vor fi mutate în folderul de e-mail nedorit.
Poți alege nivelul „Scăzut” pentru a bloca mesajele nedorite mai evidente. Această opțiune este ideală pentru majoritatea utilizatorilor. Dacă dorești ca Outlook să fie mai strict, poți selecta nivelul „Ridicat”. Totuși, această setare poate muta și e-mailuri legitime în folderul de mesaje nedorite, așa că este recomandat să verifici folderul frecvent. Dacă un e-mail valid a fost marcat ca nedorit, poți corecta acest lucru selectând mesajul și navigând la „Acasă” > „Nedorit” > „Nu e nedorit”.
Va apărea o casetă de dialog prin care ești informat că e-mailul va fi mutat în Inbox și ți se oferă posibilitatea de a adăuga expeditorul la lista de expeditori siguri.
Revenind la opțiunile pentru e-mail nedorit, ultimul nivel pe care îl poți selecta este „Doar liste sigure”. Această opțiune va marca ca nedorite toate mesajele care nu provin de la expeditori sau domenii din lista ta sigură. Aceasta este o setare foarte restrictivă și necesită verificarea regulată a folderului de e-mail nedorit. Totuși, după o perioadă, poți antrena eficient filtrul de mesaje nedorite, mai ales dacă primești puține e-mailuri de la expeditori necunoscuți.
Sub opțiunile de filtrare, se găsesc încă două setări suplimentare.
Prima opțiune, „Șterge definitiv e-mailurile nedorite suspecte în loc să le mut în folderul E-mail nedorit”, este foarte utilă când ai setat filtrarea pe „Fără filtrare automată”. În acest caz, doar e-mailurile de la expeditorii blocați sunt mutate în folderul de mesaje nedorite și, deoarece sunt blocate, pot fi șterse definitiv. Însă, la orice alt nivel de filtrare, mai ales la „Ridicat” sau „Doar expeditori siguri”, este posibil ca Outlook să marcheze greșit un e-mail legitim ca fiind nedorit. Dacă mesajele nedorite sunt șterse definitiv, riști să pierzi e-mailuri importante fără să știi că le-ai primit. Din acest motiv, recomandăm să nu activezi această opțiune dacă nu ești absolut sigur ce faci.
A doua opțiune, „Avertizează-mă despre numele de domenii suspecte în adresele de e-mail (recomandat)”, este un instrument anti-phishing oferit de Outlook. Acesta este activ (și va fi activat implicit) doar dacă treci de la „Fără filtrare automată” la „Scăzut”, „Ridicat” sau „Doar expeditori siguri”. Odată activată, Outlook va începe să filtreze potențialele e-mailuri de phishing. Pentru a înțelege mai bine cum funcționează acest instrument, poți consulta explicațiile Microsoft.
Am discutat mult despre e-mailurile de tip phishing, v-am arătat cum să folosiți instrumentele software pentru a vă proteja și am vorbit despre inițiativele de a separa e-mailurile legitime de cele periculoase. Nu este clar de ce un instrument atât de util nu este activat implicit și mai promovat de Microsoft.
Dacă utilizezi Outlook la birou, este posibil ca administratorii tăi să folosească tehnologii anti-phishing despre care nu știi. Dar dacă folosești Outlook pentru un cont personal, îți recomandăm să activezi această opțiune. Setarea nivelului filtrului nedorit pe „Scăzut” și activarea opțiunii „Avertizează-mă despre numele de domenii suspecte în adresele de e-mail (recomandat)” te vor proteja mai bine.
Gestionarea expeditorilor siguri
Următoarea filă, „Expeditori siguri”, conține lista persoanelor și a domeniilor pe care Outlook nu le va considera niciodată e-mailuri nedorite.
Dacă ai selectat „Acasă” > „Nedorit” > „Nu nedorit” pentru un mesaj din folderul de e-mail nedorit și ai acceptat opțiunea de a adăuga expeditorul la lista sigură, adresa va ajunge aici. De asemenea, poți marca un expeditor ca „sigur” navigând la „Acasă” > „Nedorit” > „Nu bloca niciodată expeditorul” (sau „Nu bloca niciodată domeniul expeditorului” dacă dorești ca toate e-mailurile de pe acel domeniu să ocolească filtrele nedorite).
Pentru a adăuga manual o adresă sau un domeniu la lista de expeditori siguri, apasă pe butonul „Adăugați”.
Va apărea o fereastră în care poți introduce adresa sau domeniul pe care dorești să le adaugi.
Această metodă este potrivită pentru una sau două adrese sau domenii. Dacă ai multe de adăugat, este destul de consumatoare de timp. Pentru a accelera lucrurile, ai opțiunea de a importa o listă de expeditori și domenii sau de a exporta o listă cu expeditorii și domeniile sigure existente.
Importul unei liste este foarte util, dar numai dacă lista este în formatul potrivit. Din fericire, Outlook solicită doar un fișier text cu expeditorii și domeniile separate prin retur, care este ușor de creat. Poți exporta aceste informații dintr-un alt program de e-mail sau le poți scrie manual. Această metodă este mult mai rapidă decât să apeși pe „Adăugați”, să introduci datele, să dai click pe „OK” și apoi să repeți acest proces pentru fiecare expeditor. Având în vedere că lista expeditorilor siguri poate necesita mult timp pentru a fi construită, îți recomandăm să o exportați periodic. În cazul în care trebuie să reinstalezi Outlook sau să-l instalezi pe alt calculator, vei economisi mult timp și vei menține filtrul de mesaje nedorite așa cum dorești.
Poți utiliza funcțiile de import/export și pentru a face modificări sau ștergeri în masă. Exporți lista, faci modificările (sau ștergi anumite intrări) într-un editor de text și apoi imporți lista modificată. Procesul de import nu șterge intrările existente înainte de a le importa pe cele noi și tratează modificările ca intrări noi (de exemplu, dacă schimbi o intrare de la ebay.co.uk la ebay.com, va adăuga ebay.com, în loc să înlocuiască ebay.co.uk). Pentru a evita duplicarea intrărilor, este necesar să golești lista înainte de a importa lista modificată. Pentru a șterge toate intrările, selectează prima intrare, ține apăsată tasta SHIFT și selectează ultima intrare. Apoi apasă pe „Eliminare”.
Ultimele două opțiuni de pe pagină te ajută să adaugi expeditori în listă în mod automat, pe baza unor presupuneri sensibile.
Dacă activezi „Are încredere în e-mailul de la Contactele mele”, e-mailurile de la adresele din lista ta de contacte vor fi ignorate de filtrul de e-mail nedorit. Practic, lista ta de contacte devine o a doua listă de expeditori siguri, fără a fi nevoie să adaugi manual toate adresele la lista de expeditori siguri.
Activarea opțiunii „Adaugă automat persoanele cărora le trimit în lista de expeditori siguri” înseamnă că toate persoanele cărora le trimiți e-mailuri vor fi considerate expeditori siguri. Această funcție presupune că este normal să primești un răspuns la un e-mail pe care l-ai trimis. Totuși, acest lucru nu este întotdeauna valabil, deoarece este posibil să răspunzi cuiva pentru a-i cere să nu te mai contacteze. Din acest motiv, opțiunea trebuie folosită cu precauție.
Gestionarea destinatarilor siguri
Fila „Destinatari siguri” poate fi ușor confundată. Nu ai control asupra modului în care un destinatar va trata corespondența ta, așa că nu acesta este scopul ei. Nici nu te împiedică să trimiți e-mailuri la adresele din listă. Atunci, ce face ea? Destinatarii siguri sunt, de fapt, liste de corespondență la care ești abonat. De regulă, adresa „Către” pentru o listă de corespondență este numele listei (de exemplu, [email protected]). Adăugând această adresă la lista de destinatari siguri, te asiguri că e-mailurile respective nu sunt tratate ca nedorite.
Restul opțiunilor sunt similare cu cele pentru expeditorii siguri. Poți marca o listă de corespondență ca fiind „sigură” navigând la „Acasă” > „Nedorit” > „Nu bloca niciodată acest grup” sau „Listă de corespondență”, dacă vrei ca e-mailurile din acea listă sau grup să ocolească filtrele de mesaje nedorite.
Blocarea expeditorilor
În fila „Expeditori blocați” adaugi adrese individuale sau domenii întregi pe care le consideri nedorite. Orice adaugat aici va fi direcționat direct către folderul de e-mailuri nedorite.
Opțiunile sunt similare cu cele pentru expeditorii siguri. Poți adăuga, edita sau șterge intrări, și poți importa sau exporta liste de adrese și domenii. De asemenea, poți adăuga un expeditor sau domeniul acestuia în lista de expeditori blocați selectând un mesaj și navigând la „Acasă” > „Nedorit” > „Blocare expeditor”.
Orice e-mail care ajunge în folderul de mesaje nedorite, fie că provine de la expeditori blocați, fie pentru că Outlook a considerat mesajul suspect, va avea linkurile dezactivate și conținutul transformat în text simplu. Outlook afișează o notificare cu această informație pentru fiecare mesaj pe care îl deschizi din folderul de e-mail nedorit.
Reține: dacă adaugi un expeditor atât în lista de expeditori siguri, cât și în cea de expeditori blocați, lista de expeditori siguri are prioritate. E-mailurile de la expeditorul respectiv vor ajunge în inbox-ul tău.
Blocarea domeniilor de nivel superior și a codificărilor
Ultima filă, „Internațional”, îți permite să blochezi domenii și e-mailuri de la anumite țări, precum și e-mailuri cu anumite codificări.
Apasă pe „Lista de domenii de nivel superior blocate” pentru a deschide fereastra cu același nume. Aici poți selecta domeniile țărilor pe care vrei să le blochezi.
De exemplu, dacă vrei să blochezi e-mailurile din Andorra, bifează căsuța „AD (Andorra)” și apoi apasă pe „OK”. Outlook va trata e-mailurile de la un domeniu care se termină cu „.ad” ca fiind nedorite.
Această funcție este utilă dacă primești multe mesaje nedorite de la anumite domenii de țară, cum ar fi .cc (Insulele Cocos), care, la momentul scrierii acestui articol, avea cel mai mare număr de ISP-uri care permit spam-ul. Dacă nu aștepți un e-mail legitim de la domeniul respectiv, îl poți adăuga la lista de domenii nedorite. Reține că această acțiune nu va opri toate e-mailurile care provin din Insulele Cocos, ci doar cele de la un domeniu care se termină cu .cc. De exemplu, dacă ești deranjat de spam-ul de la expeditorii ruși, blocarea .ru îi va bloca doar dacă domeniul lor se termină cu .ru. Un expeditor rus care folosește un domeniu .com nu va fi afectat de blocarea domeniului .ru.
Dacă vrei să blochezi o anumită zonă geografică, poți bloca codificări întregi apăsând pe „Lista de codificări blocate”. Aici poți selecta codificări de e-mail de blocat.
Codificările sunt un subiect complex, pe care nu îl vom aborda aici. Dacă dorești să afli mai multe, poți consulta acest articol de pe Wikipedia. Pe scurt, codificările determină modul în care un caracter este reprezentat digital. Diverse codificări reprezintă caracterele diferit. Clientul tău de e-mail (și browserul) poate traduce între anumite seturi de caractere, un proces numit transcodare. Dacă primești în mod regulat mesaje nedorite într-o anumită codificare, poți bloca codificarea respectivă. Selecteaz-o din lista de codificări blocate și apasă pe „OK”. Dacă nu ești sigur ce sunt codificările sau cum să afli codificarea mesajelor pe care le primești, este mai bine să nu modifici această setare. Riști să blochezi e-mailuri legitime.
Aceste setări pentru mesajele nedorite sunt o modalitate excelentă de a-ți menține căsuța de e-mail curată. Dacă investești timp blocând expeditorii pe măsură ce primești e-mailuri pe care le consideri nedorite, vei avea mai puține mesaje nedorite în inbox și un pic mai puțin stres.