Microsoft Teams permite distribuirea de fișiere direct în conversații. Orice tip de document poate fi încărcat într-un chat, fiind ulterior listat în secțiunea „Fișiere” a canalului corespunzător. Deși procesul de încărcare este intuitiv, localizarea ulterioară a unui fișier într-un flux de conversație poate deveni complicată.
Deși Microsoft Teams dispune de instrumente pentru gestionarea fișierelor partajate, acestea nu sunt accesibile direct din secțiunea „Postări” a unui canal. Facilitățile de chat nu oferă opțiuni de gestionare a documentelor. De exemplu, imaginile multiple nu sunt grupate într-un folder separat. Pentru o administrare eficientă a fișierelor, este necesară familiarizarea cu secțiunea „Fișiere”.
Gestionarea Fișierelor în Microsoft Teams
Secțiunea „Fișiere” este prezentă în fiecare canal creat în cadrul unei echipe. Fiecare canal are alocat un folder dedicat în site-ul SharePoint asociat echipei. Documentele încărcate într-un canal pot fi accesate direct din acest folder SharePoint.
Prin intermediul secțiunii „Fișiere”, utilizatorii pot:
- Încărca orice tip de fișier de pe unitatea locală.
- Încărca un întreg folder de pe unitatea locală.
- Crea un folder nou în secțiunea „Fișiere”.
- Crea documente noi Microsoft Word, Excel, PowerPoint, OneNote sau Formular direct în aplicație.
1. Crearea de Foldere în Secțiunea „Fișiere”
Pentru a crea un folder nou în secțiunea „Fișiere”, urmați acești pași:
- Deschideți Microsoft Teams.
- Accesați echipa și canalul unde doriți să creați folderul.
- Selectați fila „Fișiere”.
- Apăsați butonul „Nou”.
- Selectați opțiunea „Folder” din meniu.
- Introduceți un nume pentru folder.
- Apăsați „Creare”.
2. Încărcarea Fișierelor într-un Folder
După crearea unui folder, încărcarea fișierelor se realizează similar cu încărcarea în secțiunea principală „Fișiere”.
- Deschideți Microsoft Teams.
- Accesați echipa și canalul unde ați creat folderul.
- Accesați fila „Fișiere”.
- Selectați folderul pentru a-l deschide.
- Apăsați butonul „Încărcare”.
- Selectați „Fișier” pentru a încărca documente sau „Folder” pentru a crea un subfolder.
3. Încărcarea unui Folder Întreg în Microsoft Teams
Microsoft Teams permite încărcarea unui întreg folder cu fișiere direct într-un canal. Folderul își menține structura și numele, iar fiecare fișier este încărcat corespunzător.
- Deschideți Microsoft Teams.
- Accesați echipa și canalul dorit.
- Selectați fila „Fișiere”.
- Apăsați „Încărcare” și selectați „Folder” din meniu.
- Alegeți folderul de pe unitatea locală și apăsați „Încărcare”.
- Așteptați finalizarea procesului.
Notă: Durata încărcării depinde de dimensiunea și numărul fișierelor.
4. Distribuirea Link-urilor către Fișiere și Foldere
Fișierele și folderele încărcate într-un canal Microsoft Teams sunt stocate pe un site SharePoint și au alocat un link direct pentru partajare. Accesul este restricționat la membrii echipei, nefiind posibilă partajarea publică.
- Deschideți Microsoft Teams.
- Accesați echipa și canalul dorit.
- Accesați fila „Fișiere”.
- Selectați un fișier sau folder și apăsați „Copiați linkul”.
- Partajați linkul.
5. Fixarea Fișierelor și Folderelor în Partea Superioară
Fișierele sau folderele importante pot fi fixate în partea superioară a unui folder sau în secțiunea „Fișiere” pentru un acces mai rapid.
- Accesați fila „Fișiere” a unui canal.
- Apăsați butonul „Mai multe opțiuni” lângă fișierul sau folderul dorit.
- Selectați „Fixați în partea de sus”.
- O secțiune nouă va fi creată în partea de sus, unde va apărea elementul fixat.
6. Sincronizarea Fișierelor și Folderelor Noi
Fișierele și folderele încărcate într-un canal sunt sincronizate automat în secțiunea „Fișiere”. În cazul în care nu apar, butonul „Sincronizare acum” forțează sincronizarea.
Concluzii
Microsoft Teams oferă funcționalități complete pentru partajarea privată a fișierelor, permițând limitarea accesului la membrii unei echipe sau ai unui canal. Fișierele pot fi adăugate, mutate, fixate și eliminate direct din platformă.