Organizarea Eficientă a Documentelor Lungi în MS Word
Microsoft Word oferă o funcționalitate extrem de practică, ce permite gestionarea facilă a documentelor extinse și a diferitelor lor părți, prin divizarea în fișiere separate. Aceste subdocumente, cum sunt numite, simplifică procesul de actualizare și export al anumitor porțiuni dintr-un document complex. Această metodă este utilă nu doar pentru documentele voluminoase, ci și pentru cele mai mici, dar structurate pe secțiuni distincte. Transformarea unui document în document principal se poate face în MS Word 2016 oricând, nu este necesar să configurați aceasta de la început. În primul pas, trebuie să desemnați un document drept document principal, iar apoi să identificați subdocumentele componente. Acestea pot fi ulterior separate sau combinate între ele. Vom explora în continuare modul de realizare a acestor operațiuni, inclusiv adăugarea unui document existent ca subdocument într-un document principal. Iată cum se creează un document principal și cum se adaugă subdocumente în MS Word 2016.
Pentru a iniția crearea unui document principal, deschideți un fișier MS Word existent sau creați unul nou. Navigați la fila „Vizualizare” și selectați opțiunea „Schiță”. Dacă folosiți un document existent, stilurile de text și titlurile aplicate vor fi vizibile în modul Schiță. Titlurile marchează secțiunile ce pot fi transformate în subdocumente. Dacă doriți ca o secțiune să devină subdocument, mergeți la fila „Acasă”, oferiți un nume secțiunii și aplicați un stil de titlu. Puteți adăuga oricând titluri noi.
În modul Schiță, veți observa o bară de instrumente numită „Document principal”. Odată activat modul Schiță, accesați această bară și selectați „Afișați documentul”.
Bara se va extinde, dezvăluind noi butoane. Documentul curent este acum considerat principal și puteți începe adăugarea subdocumentelor. Toate titlurile și textul vor fi afișate în mod corespunzător. Pentru a selecta un titlu, faceți clic pe butonul minus (pentru titluri extinse) sau pe butonul plus (pentru titluri restrânse). Odată ce titlul este selectat, apăsați butonul „Creați”.
Titlul și tot conținutul de sub acesta vor fi tratate ca subdocument, fiind marcat cu un contur specific. Puteți utiliza și butonul „Inserați” pentru a adăuga un fișier Word existent ca subdocument în cadrul documentului principal. Continuați prin crearea a cel puțin două subdocumente.
Pentru a separa un subdocument, selectați-l și apăsați butonul „Divizați” din bara „Document principal”. Această acțiune va exporta secțiunea selectată într-un fișier Word separat, salvat în același folder cu documentul principal. Numele fișierului va fi identic cu titlul dat în documentul principal.
Pentru a combina două sau mai multe subdocumente, selectați-le (mențineți tasta Shift apăsată pentru selectarea multiplă) și faceți clic pe butonul „Îmbinare”.
Acestea sunt etapele necesare. Acum puteți reveni la modul Aspect de imprimare și continuați editarea. Reveniți la modul Schiță ori de câte ori este necesară adăugarea, separarea sau combinarea subdocumentelor. Această funcție este disponibilă atât în MS Word 2007, cât și în 2010.