Analiza datelor din afaceri implică frecvent gestionarea valorilor de tip dată în Excel, pentru a răspunde la întrebări precum: „Câți bani am generat astăzi?” sau „Cum se compară performanța cu aceeași zi a săptămânii trecute?”. Această sarcină poate fi dificilă dacă Excel nu recunoaște corect datele.
Această situație este destul de comună, în special atunci când informațiile sunt introduse de mai mulți utilizatori, copiate și lipite din diverse sisteme sau importate din baze de date.
În acest material, vom prezenta patru scenarii distincte și soluțiile corespunzătoare pentru a transforma textul în valori de dată.
Date care folosesc punct ca separator
O eroare frecventă, mai ales în rândul utilizatorilor începători, este utilizarea punctului pentru a delimita ziua, luna și anul la introducerea datelor în Excel.
Excel nu va interpreta aceste informații ca o dată, ci ca text. Cu toate acestea, puteți remedia problema cu ajutorul instrumentului „Găsire și înlocuire”. Prin înlocuirea punctelor cu bare oblice (/), Excel va identifica automat valorile ca date.
Începeți prin a selecta coloanele care conțin datele pe care doriți să le modificați.
În meniul „Acasă”, alegeți „Găsire și selectare” și apoi „Înlocuire” (sau apăsați tastele Ctrl+H).
În fereastra „Găsire și înlocuire”, introduceți un punct (.) în câmpul „Găsire” și o bară oblică (/) în câmpul „Înlocuire”. Apoi, dați clic pe „Înlocuire totală”.
După înlocuire, toate punctele vor fi transformate în bare oblice, iar Excel va recunoaște noul format ca dată.
Pentru situațiile în care datele din foaia de calcul se modifică frecvent, iar doriți o soluție automată, puteți utiliza funcția SUBSTITUTE.
=VALUE(SUBSTITUTE(A2,".","/"))
Funcția SUBSTITUTE este destinată manipulării textului și nu convertește singură textul în dată. De aceea, funcția VALUE va transforma textul în valoare numerică, care va putea fi ulterior formatată ca dată.
Rezultatele sunt prezentate mai jos, iar valoarea trebuie formatată ca dată.
Puteți face acest lucru accesând lista „Format număr” din fila „Acasă”.
Exemplul de mai sus cu punctul ca separator este foarte des întâlnit. Aceeași tehnică poate fi folosită pentru a înlocui orice alt caracter separator.
Conversia formatului aaaammzz
Dacă primiți date într-un format similar cu cel prezentat mai jos, va fi necesară o abordare diferită.
Acest format este standard în domeniul tehnologic, eliminând orice confuzie legată de modul în care diferite țări își formatează datele. Totuși, Excel nu va interpreta datele corect în mod implicit.
Pentru o soluție manuală rapidă, puteți utiliza funcția „Text în coloane”.
Selectați intervalul de valori pe care doriți să-l transformați și apoi accesați „Date” > „Text în coloane”.
Se va deschide expertul „Text în coloane”. Dați clic pe „Următorul” în primii doi pași, până când ajungeți la pasul trei, prezentat în imaginea de mai jos. Selectați „Data” și alegeți formatul de dată corespunzător celulelor din listă. În acest exemplu, ne ocupăm de formatul „YMD” (an, lună, zi).
Dacă preferați o soluție cu formulă, puteți utiliza funcția „DATE” pentru a construi data.
Aceasta se va folosi împreună cu funcțiile text „STÂNGA”, „MID” și „DREAPTA” pentru a extrage cele trei componente ale datei (zi, lună, an) din conținutul celulei.
Formula de mai jos ilustrează această metodă, utilizând datele noastre de exemplu.
=DATE(STÂNGA(A2,4),MID(A2,5,2),DREAPTA(A2,2))
Cu ajutorul acestor tehnici, puteți converti orice valoare de număr de opt cifre. De exemplu, este posibil să primiți data în formatele „zzmmyaaaa” sau „zzzzaaaa”.
Funcțiile DATEVALUE și VALUE
Uneori, problema nu este cauzată de un anumit separator, ci de structura neconvențională a datei, stocată ca text.
Mai jos este o listă cu date în diverse formate, care pentru noi sunt date inteligibile. Din nefericire, ele au fost stocate ca text și trebuie convertite.
În aceste situații, conversia se poate face ușor cu diverse metode.
În acest material, am ales să prezentăm două funcții importante: DATEVALUE și VALUE.
Funcția DATEVALUE transformă textul într-o valoare de dată, iar funcția VALUE transformă textul într-o valoare numerică generală. Diferențele dintre ele sunt minore.
În imaginea de mai sus, una dintre valori conține și informații despre oră. Acesta va fi un exemplu al diferențelor minore dintre cele două funcții.
Formula DATEVALUE de mai jos va transforma fiecare valoare într-o valoare de dată.
=DATEVALUE(A2)
Observați cum ora a fost eliminată din rezultatul rândului 4. Această formulă returnează doar valoarea datei. Rezultatul va trebui formatat în continuare ca dată.
Formula următoare folosește funcția VALUE.
=VALUE(A2)
Această formulă va afișa rezultate similare, cu excepția rândului 4, unde este păstrată și valoarea orei.
Rezultatele pot fi apoi formatate ca dată și oră, sau doar ca dată pentru a ascunde valoarea orei (fără a o elimina).