Colaborarea în cloud este o modalitate eficientă de a vă reuni echipa într-un singur loc și de a le permite să lucreze fără probleme la proiecte, documente, design și alte fișiere.
Multe organizații le permit angajaților să lucreze de la distanță. Acest lucru nu numai că le oferă o oportunitate de a angaja talente din întreaga lume.
Cu toate acestea, poate fi dificil să colaborați și să gestionați toate comunicările și fișierele atunci când lucrați din locații diferite.
Mutarea lucrării în cloud este o soluție excelentă pentru aceasta. Și acum, nu mai este o opțiune pentru organizații, ci o necesitate, mai ales dacă ai o forță de muncă distribuită.
Colaborarea în cloud este accesibilă, scalabilă și accesibilă pentru ca echipele să interacționeze, să colaboreze și să gestioneze volumul de lucru. Iar puterea colaborării în cloud se înmulțește dacă utilizați instrumente adecvate.
În acest articol, voi discuta în detaliu despre colaborarea în cloud, cum vă poate remodela afacerea și cele mai bune instrumente de colaborare în cloud pe care le puteți utiliza.
Începem!
Cuprins
Ce este colaborarea în cloud?
Colaborarea în cloud este o metodă care permite angajaților să lucreze împreună și să acceseze cu ușurință fișierele stocate în cloud cu permisiunile corespunzătoare.
Folosind instrumente de colaborare în cloud, întreprinderile pot permite angajaților să vadă și să editeze documente din orice locație în orice moment și să lucreze simultan la un anumit document. Când sunt efectuate modificări și modificările sunt sincronizate, toți membrii echipei pot vizualiza cu ușurință modificările și pot accesa aceeași versiune a proiectului.
În plus, instrumentele de colaborare în cloud vă permit să vizualizați cine vizualizează documentul. Puteți comunica cu membrii echipei în timp ce lucrați la un proiect folosind o funcție de chat sau de comentarii. Vă ajută echipele să lucreze împreună și să atingă obiectivul fără a fi prezente fizic la locul de muncă. Astfel, este benefic atât pentru forța de muncă hibridă, cât și pentru forța de muncă de la distanță.
Colaborare în cloud vs. colaborare tradițională
Colaborare în cloud Colaborare tradițională Cu soluțiile de colaborare în cloud, puteți lucra de la distanță din orice locație și puteți colabora eficient cu membrii echipei fără a fi prezenți fizic în preajma lor. În colaborarea tradițională, trebuie să vă întâlniți fizic cu membrii echipei pentru a discuta modificările dintr-un document sau fișier. Îmbunătățește productivitatea și eficiența. Poate îmbunătăți productivitatea, dar eficiența poate fi mai mică. Cheltuielile de birou în colaborarea în cloud sunt mai mici decât în colaborarea tradițională. Colaborarea tradițională necesită investiții mai mari în cheltuieli de birou, cum ar fi infrastructură, energie electrică, alimentare cu apă, sisteme, echipamente, întreținere regulată etc. Costurile de administrare și licențiere sunt mai flexibile. costurile de licențiere sunt mai puțin flexibile. Oferă un spațiu de lucru extensibil pentru colaboratori suplimentari. Poate găzdui un număr fix de colaboratori în spațiul de lucru. Centralizează toate actualizările și editările documentelor, păstrând o evidență a modificărilor. Controlul versiunilor este o problemă în colaborarea tradițională, deoarece este complicat să știi cine a făcut modificările la ce oră și în care proiect.
Componentele de bază ale colaborării în cloud
Un sistem de colaborare în cloud poate avea următoarele componente:
- Partajarea și stocarea documentelor: colaborarea în cloud vă permite să stocați și să partajați documente folosind orice dispozitiv prin intermediul funcțiilor de editare colaborativă. Puteți permite accesul membrilor echipei, astfel încât aceștia să poată efectua modificări și să le actualizeze din orice locație în orice moment.
- Gestionarea proiectelor și sarcinilor: Cu soluțiile de colaborare în cloud, puteți gestiona proiecte și sarcini cu ușurință și flexibilitate. În plus, puteți monitoriza progresul revizuind fiecare sarcină și urmărind obiectivele tot timpul pentru a finaliza proiectul în timpul dat.
- Comunicare și mesagerie: comunicarea și mesageria devin ușoare cu colaborarea în cloud. Include conferințe video, funcții de mesagerie instantanee, chat de grup, sisteme telefonice și multe altele. Veți obține o gamă largă de funcții la îndemână pentru o colaborare mai bună printr-o comunicare eficientă.
Beneficiile colaborării în cloud
#1. Colaborare îmbunătățită în echipă
Când toate documentele legate de proiect sunt stocate într-un loc centralizat, este mai ușor să le găsiți, să le accesați și să le editați. Nu mai este nevoie să trimiți în mod constant e-mail membrilor echipei despre versiunea actualizată a unui fișier.
În timp ce membrii echipei dvs. au acces la versiunea corectă a fișierului, discuțiile dintre membri devin mai fluide, asigurându-vă că toți membrii echipei sunt pe aceeași pagină și îmbunătățind colaborarea echipei. Acest lucru oferă o șansă egală tuturor membrilor echipei de a se implica activ în proiect.
#2. Sprijină forța de muncă de la distanță
Colaborarea în cloud permite întreprinderilor să angajeze talente din întreaga lume care pot lucra de la distanță. În plus, facilitează colaborarea echipelor de la distanță din orice locație în orice moment. Acest lucru va crește flexibilitatea în munca lor, împreună cu productivitatea și eficiența.
#3. Acces mai rapid la date
Multe servere de e-mail nu reușesc să gestioneze fișiere mai mari de 20-25 MB. Pentru a partaja aceste fișiere cu membrii echipei, trebuie să le partajați prin hard disk-uri externe și USB-uri. Acesta este un proces care necesită timp.
Colaborarea în cloud permite echipei dvs. să partajeze rapid fișiere mari, fără nicio întârziere. Odată ce încărcați documentul online, puteți partaja linkul membrilor echipei și le puteți permite să-l acceseze.
#4. Flux de lucru simplificat
Colaborarea în cloud vă ajută echipa să lucreze mai eficient și mai rapid prin eficientizarea fluxului de lucru. Oferă flexibilitatea de a programa munca și de a o împărtăși între colaboratori cu orele lor de lucru preferate în diferite fusuri orare. Folosind cloud-ul înseamnă că fiecare membru are acces la documente și capacitatea de a partaja fișiere din orice locație.
#5. Actualizări în timp real
Când orice membru al echipei tale editează sau actualizează un document în cloud, modificările vor apărea în timp real în acel fișier pe care alții îl pot accesa și vizualiza. Instrumentele de colaborare în cloud oferă un sistem de alertă pentru a vă ajuta să primiți alerte instantanee atunci când un document este actualizat.
Cele mai bune practici pentru colaborarea în cloud
- Este important să vă auditați fluxul de lucru în mod regulat, să colaborați cu echipa și să faceți modificările necesare.
- Deoarece securitatea este o preocupare majoră, puteți colabora cu echipa de securitate online pentru a discuta problemele de acces și permisiuni.
- Se recomandă dezvoltarea unei strategii de training și onboarding pentru scalabilitate.
Să cercetăm mai profund câteva instrumente de colaborare în cloud și modul în care acestea vă pot ajuta afacerea.
Colaborare la întâlnire
Doodle
Programați-vă întâlnirea într-un mod mai ușor și mai rapid cu ajutorul Doodle instrument de colaborare pentru întâlniri. Vă ajută să rezervați mai rapid orice tip de client sau întâlnire de lucru cu membrii echipei.
Indiferent dacă sunteți o firmă de recrutare, vânzări, educație, non-profit sau freelancer, Doodle vă permite să vă remodelați afacerea cu doar câteva clicuri și simplifică întâlnirile de grup prin eliminarea rezervărilor duble.
Calendly
Calendly vă permite să programați întâlniri mai rapid ca niciodată cu platforma sa de automatizare, astfel încât să puteți elimina timpul inutil în verificarea întâlnirii programate în e-mailuri.
Puteți genera mai multe venituri, puteți încheia mai multe oferte, vă puteți accelera vânzările, puteți intra în legătură cu oamenii potriviți și puteți obține rezultate reale. În plus, vă puteți împărtăși disponibilitatea pentru a permite potențialilor și candidaților să programeze întâlniri cu dvs.
Colaborarea în cunoștințe
Coda
Aduceți-vă instrumentele și echipele împreună cu Coda pentru o muncă organizată. Acesta îmbină structura foilor de calcul, puterea aplicațiilor, flexibilitatea documentelor și inteligența AI.
Coda permite tuturor să proiecteze aplicații folosind automatizări, butoane și formule. Puteți elimina foile de calcul plictisitoare în tabele, editări și vizualizări. În plus, puteți oferi echipei dvs. un loc centralizat pentru a construi o strategie și a programa sarcini.
În plus, Coda permite echipei dvs. să se implice rapid în documente sau aplicații, să colaboreze eficient și să ia decizii mai rapid.
Cofluenta
Cofluenta aduce oamenii potriviți în sală pentru a forma o conversație strategică cu accent pe obținerea de rezultate excelente. Permite participarea colaborativă și deschisă pentru echipa dvs. pentru a crea și proiecta împreună foi de parcurs și noi abordări.
În plus, Cofluence vă ajută să proiectați sesiuni interactive chiar și în perioadele incerte, complexe, ambigue și volatile, recunoscând contextul viitor imediat și circumstanțele actuale.
Noţiune
Experimentați un spațiu de lucru conectat în care puteți lucra mai rapid și mai bine folosind funcțiile AI cu Notion. Vă oferă toată munca într-un singur loc centralizat. Puteți comunica cu ușurință cu documentele sale de ultimă generație, simple și puternice.
În plus, puteți gestiona orice proiect fără a utiliza niciun sistem separat. Notion AI vă oferă acces la puterea nelimitată de a gândi mai mare, de a lucra mai repede și de a scrie mai bine. Puteți vizualiza, sorta și filtra orice sarcini sau elemente în funcție de urgență sau prioritate.
Distribuire a unui fisier
Google Drive
Google Drive vă permite să stocați și să partajați documente sau fișiere de pe computer, tabletă sau dispozitiv mobil. De asemenea, vă permite să colaborați în siguranță la fișierele și folderele dvs. Fișierele pe care le partajați sunt scanate în mod proactiv pentru a elimina spam-ul, malware-ul și ransomware.
Puteți crea cu ușurință conținut și puteți colabora mai eficient cu membrii echipei dvs. integrând Drive cu documente, diapozitive și foi. Capacitatea puternică de căutare a Google este încorporată în unitate pentru a oferi fiabilitate, viteză și colaborare.
Sincronizare
Obțineți un spațiu sigur pentru toate cele mai bune lucrări cu Sync și rămâneți conectat și în siguranță în cloud. Este o platformă de stocare și colaborare pentru fișierele și documentele dvs. Sincronizarea vă permite să vă accesați fișierele de pe orice dispozitiv de la distanță și să gestionați permisiunile pentru a vă proteja munca importantă.
Vă puteți conecta cu echipele interne, clienții, documentele, clienții și partenerii externi cu ușurință cu Sync. De asemenea, vă permite să vă conectați la computerele, dispozitivele mobile și fișierele, astfel încât toată lumea să fie pe aceeași pagină și să fie mereu la curent cu modificările.
Microsoft 365 OneDrive
Salvați fișierele și fotografiile în Microsoft 365 OneDrive pentru a le accesa de oriunde și de pe orice dispozitiv. Chiar dacă vă pierdeți dispozitivul, nu vă veți pierde fotografiile și fișierele atunci când sunt în OneDrive.
OneDrive oferă 1 TB de stocare în cloud, recuperare de ransomware, partajare de documente și multe altele. Cu dispozitivul dvs. mobil, puteți scana și stoca cărți de vizită, chitanțe, note, documente etc. Instrumentul oferă un strat suplimentar de protecție pentru fotografiile și fișierele dvs. importante.
Dropbox
Obțineți suita completă de instrumente cu Dropbox pentru a crea, gestiona, partaja și urmări fișiere mai eficient. Vă oferă spațiul de stocare de care aveți nevoie cu funcții de securitate precum protecția cu parolă, istoricul vizualizatorului, filigranul și recuperarea fișierelor.
Puteți partaja linkuri urmăribile pentru a urmări când cineva accesează un anumit fișier partajat. De asemenea, puteți elimina accesul pentru oricine fără a afecta permisiunile altora. Dropbox vă ajută să colaborați la munca dvs. și să vă gestionați afacerea cu diferite instrumente.
Idee de colaborare
Capricios
Capricios este centrul pentru idei și colaborare vizuală, unde puteți combina tablă albă, diagrame și multe altele. Oferă patru formate puternice pentru colaborare – diagrame, wireframes, hărți mentale și documente.
Puteți obține o gamă largă de blocuri și șabloane pentru a vă aduce ideile în realitate. Eliminați frecarea dintre designeri, ingineri și manageri de proiect pentru a construi produse mai rapid.
În plus, puteți combina diagrame cu documentație detaliată, astfel încât toată lumea să fie aliniată cu procesul de dezvoltare.
Miro
Construiți și proiectați mai rapid cu spațiul de lucru vizual – Miro pentru inovare. Oferă un loc pentru care toată lumea să creeze împreună, indiferent de locație. Vă ajută să capturați informații bazate pe date, să le structurați cu tabele și diagrame și să le distribuiți într-un loc centralizat.
Puteți asigura implicarea continuă în strategia companiei și nevoile clienților prin definirea inițiativelor și obiectivelor, vizualizarea dependențelor și priorităților și păstrând o filă asupra planurilor.
Lucidchart
Experimentați o aplicație inteligentă de diagramă – Lucidchart, care vă poate aduce echipa împreună pentru a colabora și a lua decizii informate. Ajută la clarificarea complexității, la alinierea perspectivelor și la propulsarea afacerii dvs. la noi culmi.
Diagramarea inteligentă a Lucidchart vă permite să vizualizați ideile complicate în mod clar, mai rapid și mai colaborativ. De asemenea, puteți vizualiza sistemele, procesele și structura organizațională ale echipei. În plus, îi puteți pune pe toți pe aceeași pagină, puteți aduce planurile în realitate și puteți folosi inteligența de nouă generație.
Colaborarea documentelor
Google Workspace
Google Workspace oferă o soluție inovatoare și flexibilă pentru ca organizațiile să își atingă obiectivele. Vă permite să fiți la curent cu evenimentele, cele mai recente povești și multe altele.
Puteți chiar să descoperiți noi perspective despre viitorul dvs. profesional. Cu ajutorul Duet AI, puteți colabora mai ușor și vă puteți crește productivitatea, asigurându-vă că fiecare membru al unei organizații are control asupra informațiilor sale.
Microsoft 365
Creșteți-vă productivitatea cu Microsoft Excel, Word, Teams, PowerPoint și multe altele. Microsoft 365 vă permite să creați postări sociale, modele, invitații și multe altele cu o aplicație de proiectare grafică bazată pe inteligență artificială.
Indiferent dacă doriți să învățați de la distanță, să vă conectați cu familia și prietenii sau să colaborați cu organizația, Microsoft 365 este tot ce aveți nevoie. În plus, puteți aduce idei cu colegii de clasă, membrii familiei sau colegii de echipă pe dispozitivele dvs. cu aplicațiile Microsoft.
Colaborare în comunicare
Google Meet
Google Meet oferă un singur serviciu pentru întâlniri video și apeluri sigure și de înaltă calitate pe orice dispozitiv pentru toată lumea.
Îți poți aduce întregul echipaj în Meet, unde poți colabora la sarcini, poți prezenta propuneri de afaceri, clarifica îndoielile sau pur și simplu poți avea conversații față în față.
Zoom
Faceți colaborări semnificative cu membrii echipei sau cu studenții prin chat în echipă, telefon, tablă, întâlniri și multe altele cu Zoom. Vă permite să colaborați, să conectați oameni și să consolidați comunicațiile într-o sală de clasă, sală de consiliu, sală de operație etc.
Tastatura
Stimulați vânzările, sprijiniți clienții și colaborați cu echipa cu o aplicație all-in-one și frumoasă, bazată pe inteligență artificială – Tastatura. Ofera:
- Cea mai avansată platformă de implicare pentru clienți și echipe
- Vânzări externe, împreună cu coaching live
- Cel mai inteligent sistem de telefonie din lume pentru afacerea dvs
- Întâlniri video cu transcrieri încorporate
Slack
Ajungeți instantaneu la echipa dvs. cu Slack și începeți să colaborați, să discutați, să trimiteți videoclipuri și audio și să faceți multe altele. Oferă spații organizate pentru tot și pentru toți de care aveți nevoie, pentru a permite munca colaborativă fără efort.
Colaborare la proiect
luni.com
Obțineți o platformă creată pentru colaborarea la diferite proiecte pentru echipa dvs. cu monday.com. Îmbunătățește eficiența, productivitatea și alinierea echipei dvs. prin personalizarea fluxului de lucru pentru a se potrivi nevoilor dvs. de lucru.
În plus, puteți lua decizii bazate pe date folosind tablouri de bord la nivel înalt și permiteți echipelor să genereze impact.
Smartsheet
Smartsheet este un singur loc în care puteți gestiona proiecte, procese și programe care se extind. Vă ajută să vă capturați planurile, programele și resursele.
Veți obține o gamă largă de fluxuri de lucru, tablouri de bord, rapoarte și vizualizări pentru a se potrivi nevoilor dvs., de la inițiativele proiectului până la finalizare.
Asana
Experimentați o platformă de colaborare pentru proiecte ușoară și flexibilă pentru echipele dvs., astfel încât acestea să poată oferi o muncă eficientă. Asana oferă vizualizarea listei, cronologie, panouri și multe altele pentru a vă oferi flexibilitatea de a gestiona proiecte complexe.
Colaborare secretă și parolă
Abonare
Pârghie Abonare pentru o muncă eficientă în echipă și permiteți angajaților să-și acceseze parolele rapid într-un mediu sigur. De asemenea, împuternicește administratorii dvs. de sistem să supravegheze toate acțiunile și drepturile de acces într-un efort de a păstra securitatea și confidențialitatea.
În plus, puteți invita colegii să gestioneze drepturile utilizatorului și folderele partajate și să obțină rapoarte despre fiecare activitate.
Portar
Keeper vă oferă control, vizibilitate și capabilități de securitate, astfel încât să puteți consolida postura de securitate cibernetică a organizației dvs. Puteți să configurați și să eliminați rapid utilizatori, să creați roluri, să aplicați politici, să monitorizați securitatea datelor și să mențineți rapoarte de activitate și jurnalele utilizatorilor.
Colaborare în proiectare
Figma
Lucrați împreună și împuterniciți-vă designerii să creeze fluxuri de lucru mai eficient cu Figma. Acest instrument vă permite să proiectați prototipuri pentru o iterație rapidă asupra stărilor și fluxurilor.
Dezvoltatorii pot aduce claritate design-urilor lor cu modul său Dev. În plus, puteți păstra lucrurile consistente și puteți economisi timp cu active reutilizabile.
Adobe Creative Cloud
Adobe Creative Cloud vă permite dvs. și designerilor dvs. să creați conținut pe marcă și de înaltă calitate la scară. Vă permite să colaborați mai bine cu echipele dvs. pe un flux de lucru conectat, asigurând coerența mărcii.
Concluzie
Instrumentele de colaborare în cloud permit echipelor de proiect, studenților, designerilor, dezvoltatorilor și altora să colaboreze eficient din orice locație, în orice moment, pentru a-și atinge obiectivele și a spori productivitatea.
Am discutat despre unele dintre cele mai bune instrumente de colaborare în cloud care sunt potrivite pentru diferite scopuri și vă pot ajuta să vă transferați afacerea sau instituția.
Apoi, consultați cele mai bune instrumente de colaborare pentru documente pentru echipele de la distanță.
A fost de ajutor articolul?
Multumim pentru feedback-ul dvs!