Șabloanele de plan de proiect ajută echipele să fie pe drumul cel bun pentru a atinge obiectivele cu o productivitate, colaborare și eficiență mai bune.
Când un proiect se desfășoară fără probleme, fără a pierde niciun pas, toți cei implicați în proces, de la membrii echipei până la manageri, primesc un zâmbet de victorie pe buze.
Există o mulțime de procese și sarcini la pornirea unui proiect, de la brainstorming și producție până la monitorizarea proiectului și analiza rapoartelor.
Echipele trebuie să aibă grijă de fiecare detaliu pentru a menține proiectul pe drumul cel bun, cum ar fi organizarea de întâlniri, alocarea de lucru, primirea de feedback, îmbunătățirea fluxului de lucru și așa mai departe.
Poate deveni puțin complicat și consumator de timp dacă faceți totul manual.
Dar folosind șabloane de plan de proiect, puteți eficientiza fiecare proces și puteți păstra înregistrări într-un singur loc. Acest lucru vă oferă un plan clar care arată de unde să începeți și care sarcină este prioritară.
În acest fel, toată lumea știe ce este necesar de făcut și în ce timp trebuie să ducă la bun sfârșit întregul proiect.
Ca rezultat, puteți accelera fluxul de lucru și puteți atinge rapid obiectivele în timp ce măsurați calitatea.
Să înțelegem câteva lucruri despre planul de proiect, componentele sale esențiale, avantajele, unele lucruri de făcut și ce nu și cele mai bune șabloane de plan de proiect.
Cuprins
Ce este un plan de proiect?
Un plan de proiect definește un document sau o foaie Excel în care puteți păstra toate detaliile cheie ale proiectelor dvs., inclusiv datele de început și de sfârșit, etape, proprietari, sarcini, termene limită etc. Le permite membrilor echipei dvs. să-și gestioneze sarcinile conform prevederilor date instrucțiuni fără a rata nici un pas.
Un plan de proiect perfect include o declarație a muncii tale, lista de resurse, programul proiectului, structura de defalcare a lucrărilor și, evident, un plan de risc. Ajută la prevenirea eforturilor grele și a bugetului excesiv.
Ce înțelegeți prin șablon de plan de proiect?
Un șablon de plan de proiect este un instrument care acționează ca element de bază pentru proiectele dvs. de mare valoare. Utilizarea acestor șabloane vă ajută să începeți munca cu planul de proiect. Șabloanele de plan de proiect includ exemple de sarcini, etichete de sarcini, secțiuni, o filă de prioritate și multe altele.
Cu un plan de proiect ca plan al componentelor, echipa ta poate înțelege proiectul în profunzime pentru a atinge obiectivele. Și un șablon bun de plan de proiect ajută la conturarea rezultatelor proiectului, a programului și a domeniului de aplicare.
Care sunt cele mai importante componente ale unui plan de proiect?
Planurile de proiect pot diferi de la proiect la proiect, dar toate conțin mai mult sau mai puțin același tip de informații. Un plan de proiect perfect conține:
- Un rezumat executiv care rezumă toate informațiile despre proiect pe o singură pagină
- Obiectivele proiectului care conturează scopul final al unui proiect
- Responsabilități cheie care conturează rolurile fiecărui individ din echipă
- Produse cheie și sarcini care evidențiază cele mai necesare livrabile, precum și sarcinile de-a lungul proiectului
- Resurse disponibile pentru a vă asigura că aveți toate resursele pentru a finaliza proiectul și veți adăuga altele dacă este necesar
- Analiza riscurilor ajută la identificarea posibilelor riscuri înainte de începerea proiectului pentru a pune planul în consecință
- Etapele cheie identifică valorile de care aveți nevoie pentru a măsura progresul proiectului
- Un termen limită propus pentru proiect vă arată timpul estimat pentru fiecare sarcină, livrabil și etapă.
- Detaliile bugetului vă arată bugetul propus pentru proiect
- Planuri de contingență
- Strategii de comunicare care trebuie menținute pe toată durata proiectului
- Strategia de evaluare pentru a evalua succesul și eșecurile proiectului
De ce este crucială planificarea proiectelor?
O persoană expertă în gestionarea proiectelor poate spune ce este nevoie pentru a gestiona întregul proiect. Dar lucrurile s-au schimbat în lumea tehnologiei. Acum, veți găsi multe instrumente, cum ar fi șabloanele de plan de proiect, pentru a vă planifica cu ușurință proiectul de la început.
Să aruncăm o privire asupra avantajelor utilizării șabloanelor de planificare a proiectelor.
Îmbunătățește performanța echipei
Atunci când managerii au planuri perfecte pentru proiectele lor, ei pot urmări fiecare membru al echipei în funcție de sarcinile și termenele limită. Îți încurajează echipa să lucreze eficient.
Acest lucru funcționează în special atunci când lucrați la proiecte lungi în care echipa ar putea avea lipsă de motivație pe drum. Folosind șabloanele de plan de proiect, echipa dvs. își poate urmări progresul și poate învăța din greșelile lor pentru a performa mai bine. Cu o imagine clară a tuturor, performanța dvs. poate crește semnificativ.
Crește productivitatea
Când lucrați la un proiect fără o planificare solidă a proiectului, va trebui să vă gândiți ce pași să faceți în continuare și cât de departe ați ajuns în proiect. Dar, odată cu planificarea proiectului, veți cunoaște starea exactă a proiectului și ce trebuie să faceți în continuare. În acest fel, economisiți timp și muncă grea, rezultând o productivitate mai mare.
O mai bună colaborare în echipă
Un instrument perfect de planificare a proiectelor spune tuturor celor din echipă exact ce trebuie făcut în termen pentru atingerea obiectivului. Prin urmare, toți membrii echipei sunt pe aceeași pagină, permițând managerului să atribuie roluri cu ușurință, să evalueze progresul și performanța și să caute zone de îmbunătățire. De asemenea, echipele pot comunica cu ușurință între ele cu detaliile complete pe care le dețin.
Îmbunătățește calitatea proiectului
Când nu există confuzii sau îndoieli din cauza unui plan clar stabilit, puteți lucra cu încredere. În fiecare zi în care începi sarcina, știi de unde să începi și ce să termini în aceeași zi. Lucrezi în consecință și termini munca la timp. În planificarea perfectă a proiectului, există și un timp tampon pentru a realiza dacă trebuie să refaceți orice sarcină.
Ce să faci și ce să nu faci în planificarea proiectelor
Ce face:
- Gândiți-vă la o nouă dezvoltare
- Fii un membru susținător
- Protejați-vă echipa de perturbări inutile
- Rămâneți pozitiv pe tot parcursul proiectului
- Fă-ți timpul necesar pentru a-ți îndeplini sarcinile
- Stabiliți obiective și lucrați la ele
- Asumați-vă responsabilitatea
- Stabiliți repere și termene limită
Nu:
- Nu ignora veștile proaste
- Încercați să nu vă asumați riscuri inutile în timp ce planificați
- Evitați să împărtășiți orice plan înainte de discuție
- Împiedicați-vă echipa să se implice în lucruri inutile
- Nu intrați niciodată în panică în legătură cu rezultatul; continua sa te imbunatatesti
Acum, să explorăm unele dintre cele mai bune șabloane de plan de proiect.
Smartsheet
Obțineți o listă cuprinzătoare de șabloane cu Planul de proiect Smartsheet pentru Microsoft Word. Puteți folosi șabloanele pentru a vă direcționa, ghida și gestiona proiectul în desfășurare. Utilizarea șabloanelor simple de plan de proiect vă va ajuta să urmăriți detaliile proiectului, să gestionați termenele și să vizualizați starea proiectului.
Smartsheet vă ajută să păstrați toate detaliile esențiale sub formă de document, cum ar fi datele de început și de sfârșit, detaliile bugetului, resursele necesare și multe altele, cu șablonul ușor de utilizat și cuprinzător. Este o platformă bazată pe cloud, care permite echipei dvs. să planifice bine, să gestioneze fiecare detaliu al proiectului și să trimită rapoarte.
Stabiliți-vă obiectivul principal, identificați acțiunile necesare pentru a atinge acel obiectiv și atribuiți o persoană care este responsabilă pentru fiecare sarcină cu șablonul planului de acțiune. În plus, puteți acorda prioritate sarcinilor, a enumera date și a vedea starea pentru a menține proiectul în mișcare.
Cu Smartsheet, nu ratați niciodată niciun pas de-a lungul proiectului. Șabloanele proiectate profesional vă pot menține pe părțile interesate interne și externe, conducerea superioară și clienții la curent cu fiecare fază a proiectului.
Smartsheet oferă șabloane cu care ți-ar plăcea să lucrezi, cum ar fi planul de execuție a proiectului, planul de proiect de o pagină, planul de proiect imprimabil, planul de proiect agil, planul de proiect de construcție, planul de management al programului, diagrama de reper, lista de verificare a proiectului, lista de sarcini de proiect, urmărire, raport de stare și multe altele.
Încercați gratuit Smartsheet și bucurați-vă echipa cu șabloanele cuprinzătoare.
Șabloane Wrike
Eliminați barierele, atingeți-vă obiectivele și găsiți o mai bună claritate în proiectul dvs Wrike. Acest instrument robust poate transforma modul în care ați planificat proiectul și vă poate ajuta să faceți totul la îndemână.
Obțineți cu ușurință vizibilitate la 360 de grade, automatizare puternică și colaborare între departamente. Wrike oferă diverse șabloane care vă ajută în continuare să vă stabiliți obiectivul, reperele și termenele limită pentru proiect, atribuind sarcini fiecărui membru.
Un șablon de plan de comunicare vă ajută să structurați informațiile critice de-a lungul proiectului, definind cine este responsabil pentru ce, ce conțin acestea și care este frecvența. Cu acest șablon, puteți ține părțile interesate la curent.
Șabloanele Wrike oferă o abordare eficientă a gestionării proiectului dvs. prin împărțirea proiectelor complexe în proiecte gestionabile. Puteți să alocați date limită, să urmăriți vizual progresul și să vă livrați proiectul în limita bugetului și a timpului. De asemenea, cu ajutorul șabloanelor de planificare a proiectelor, puteți gestiona cererile primite printr-un formular și puteți urmări performanța generală cu rapoarte acționabile.
Porniți Wrike gratuit.
TemplateLab
TemplateLab oferă 48 de șabloane profesionale pentru Microsoft Excel, Word și PDF pentru a vă planifica și executa proiectul. Fie că este vorba despre planificarea unui proiect de evenimente, planificarea renovării casei, planificarea renovării bucătăriei sau planificarea proiectelor IT, veți obține totul în șablon pentru a gestiona proiectele în mod eficient.
Cu ajutorul acestor șabloane, puteți vedea cu siguranță ce este acolo și ce urmează. Puteți stabili obiective, identifica rezultate, planifica planuri, puteți face planuri de sprijin în timpul unei urgențe, puteți gestiona comunicarea, resursele umane etc. TemplateLab vă ajută, de asemenea, să finalizați lucrurile cu ușurință în intervalul de timp și bugetul dat.
Folosind șabloane de planificare a proiectelor, puteți defini fiecare sarcină majoră, puteți oferi un cadru de revizuire și control de management și puteți estima resursele și timpul necesar. În timp ce vizualizați șabloanele preferate, veți înțelege ce să includeți în ce rând sau coloană pentru a obține rapoartele perfecte.
Puteți descărca exemplele de șabloane de plan de proiect în format PDF pentru a vedea cum va arăta totul în timp ce începeți proiectul. TemplateLab oferă, de asemenea, șabloane gratuite de plan în format Word, Excel sau PDF pentru a vă ajuta să vă planificați proiectele.
Monday.com
Începeți cu șabloanele gata făcute oferite de Monday.com pentru o mai bună planificare a proiectelor în organizația dvs. Centrul său de șabloane oferă diverse șabloane pentru diverse afaceri, industrii și echipe.
Aduceți reperele, termenele limită, bugetul, părțile interesate, sarcinile și multe altele într-un singur loc pentru a planifica și gestiona perfect fiecare aspect al proiectului. Urmăriți progresul și asigurați-vă că nicio sarcină nu poate trece. De asemenea, vă ajută să înțelegeți fluxul fazelor cu diverse vederi, astfel încât să puteți urmări termenele limită care vin.
Puteți construi grupuri în funcție de stadiul sau categoria proiectului și apoi le puteți rafina pentru a arăta proprietatea individuală și a echipei. Clasificați fiecare sarcină în funcție de prioritate și statut, astfel încât echipa dvs. să aibă o vedere clară a tot ceea ce trebuie să știe.
Integrați-vă cu instrumentele dvs. de afaceri existente pentru a sincroniza datele scadente, fișierele și multe altele, făcându-vă munca mai ușoară și rapidă. De asemenea, îl puteți integra cu Gmail, Dropbox, Excel, Jira, Google Calendar, Outlook și Drive.
Click Up
Indiferent dacă planificați un proiect simplu sau complex, Click Up vă oferă cele mai utile șabloane pentru planificarea perfectă a proiectelor, astfel încât să nu pierdeți niciodată nimic din fluxul dvs. De asemenea, oferă un document prefabricat care vă ajută să organizați diferite elemente ale proiectului într-un singur document.
Șablonul Roadmap vă permite să informați membrii echipei despre cronologia proiectului într-o formă vizuală completă. Subliniați așteptările și legați-vă la sarcinile desemnate pentru o experiență mai bună. De asemenea, șablonul de buget vă ajută să vizualizați cu ușurință cheltuielile și să planificați bugetul viitor.
Șabloanele ClickUp vă oferă încredere în prioritizarea planificării proiectului, a stării de organizare și multe altele. Organizați-vă fluxurile de lucru, termenele limită și fișierele, astfel încât să vă puteți concentra pe crearea de muncă. De asemenea, oferă un șablon de diagramă Gantt care oferă o imagine clară a proiectului.
Începeți să utilizați șabloanele gratuit.
În continuare, să cercetăm câteva programe de management de proiect care vă permit să vă gestionați cu ușurință întregul proiect.
Monday.com
Colaborați, gestionați și planificați orice proiect cu luni, de la proiecte de bază la cele complexe. Permiteți membrilor echipei dvs. să dea tot ce au mai bun, conectați fiecare parte în mișcare a proiectului dvs. într-o singură platformă și obțineți un impact mai mare pentru a vă atinge obiectivele.
Puteți chiar să gestionați mai multe proiecte cu acest software de management de proiect. Monday.com vă permite să creați tablouri de bord, să înțelegeți blocajele, să cunoașteți riscurile, să atribuiți sarcini echipelor dvs. și multe altele, astfel încât să vă puteți mișca mai rapid.
Automatizați aprobările proiectelor și prioritizați sarcinile pentru a economisi timp și efort prețios. Veți primi, de asemenea, formulare personalizabile pentru a crea elemente instantaneu pe panouri și pentru a urmări cu ușurință lucrurile pe drum. De asemenea, puteți monitoriza performanța și puteți lua decizii eficiente cu ușurință.
Încercați proiecte individuale gratuit și înțelegeți cum sunt folosite.
Smartsheet
Bun venit într-o nouă lume a managementului muncii cu Smartsheet, care vă permite să vă gestionați proiectele, să automatizați procesele și să extindeți programele de întreprindere într-o singură platformă. Oferă un set de fluxuri de lucru, tablouri de bord, rapoarte și vizualizări pentru a urmări și a captura planurile, programele și resursele dvs.
Companiile de toate dimensiunile se pot scala cu ușurință cu încredere pentru a oferi cea mai mare valoare posibilă cu șabloanele și instrumentele necesare. Smartsheet se integrează și cu software-ul pe care îl utilizați deja în organizația dvs. Este util pentru profesioniștii IT, designeri și alții care depind de proiecte.
Găsiți resursele de care aveți nevoie și începeți să vă gestionați proiectul de la început.
lucru in echipa
Rulați-vă proiectul important cu software-ul de management al proiectelor Teamwork. Vă permite să vizualizați totul de la început până la sfârșit într-un singur loc, astfel încât să puteți gestiona cu ușurință proiectele.
Obțineți funcțiile avansate pe care le doriți pentru gestionarea proiectului dvs., de la urmărirea timpului până la alocarea resurselor și bugetarea. Adăugați Desk, Chat, Spaces sau CRM la gestionarea de proiect configurată fără probleme pentru a avea o experiență și mai bună.
Începeți versiunea de încercare gratuită astăzi și îmbunătățiți-vă productivitatea și profitabilitatea.
Concluzie
Gestionarea proiectelor de la început până la sfârșit este o provocare pentru organizații. Utilizați cele mai bune șabloane de planificare a proiectelor și software-ul pentru a vă planifica și executa proiectele cu o mai mare flexibilitate, ușurință și încredere. Vă ajută să economisiți timp și să reduceți efortul și stresul mental.
Puteți, de asemenea, să vă uitați la unele dintre șabloanele de foi de parcurs ale proiectului.