O sarcină esențială pentru orice proprietar de afacere sau manager de proiect este crearea unui WBS (Structură de Defalcare a Muncii) eficient. Aceasta este o unealtă de bază pentru organizarea oricărui proiect comercial, făcând instrumentele WBS extrem de valoroase pentru managerii de proiect.
Dacă te confrunți cu dificultăți în crearea unui șablon WBS pentru proiectul tău viitor, ai ajuns unde trebuie! Vom explica conceptul de WBS în managementul proiectelor într-un mod simplu. Vom prezenta, de asemenea, câteva instrumente populare și apreciate pe care managerii de proiect le utilizează pentru a dezvolta tabele WBS eficiente.
Ce este o Structură de Defalcare a Muncii (WBS)?
O Structură de Defalcare a Muncii (WBS) este un tabel care identifică și detaliază componentele și rezultatele unui proiect. Un WBS în managementul proiectelor servește ca un instrument care oferă managerilor o perspectivă clară asupra conținutului, produsului sau serviciului pe care proiectul trebuie să-l livreze clientului.
În esență, un șablon WBS ar trebui să fie conceput ca o ierarhie a componentelor pe care proiectul trebuie să le producă. Această structură ajută, de asemenea, managerii de proiect să organizeze sarcinile și responsabilitățile echipei de proiect în părți mai mici, mai ușor de gestionat.
Majoritatea instrumentelor WBS pentru proiecte de afaceri au mai mult de trei niveluri de profunzime. Totuși, pentru proiecte mai mici, se poate utiliza o ierarhie de doar 2 până la 4 niveluri de rezultate și componente în cadrul unui tabel WBS.
Care sunt tipurile de WBS?
#1. WBS bazat pe rezultate
După cum sugerează și numele, acest tip de tabel WBS se concentrează pe rezultatele proiectului. Acestea pot fi un produs fizic, conținut digital sau un serviciu online (website/aplicație mobilă). Acesta corelează cu ușurință domeniul de aplicare al proiectului cu fiecare rezultat. Managerii de proiect utilizează adesea acest șablon WBS pentru a estima bugetul proiectului, resursele necesare etc.
Un exemplu concret ar fi un tabel WBS pentru producția de automobile. Interiorul, caroseria și sistemele electronice sunt elementele de prim nivel ale ierarhiei. Apoi, se pot adăuga componentele necesare pentru fabricarea fiecărui element.
#2. WBS bazat pe proces
Acest tip de instrument WBS definește proiectul în funcție de etapele de lucru, funcțiile și pașii necesari. Acesta permite atribuirea diferitelor etape către abilități și discipline variate. Ajută la identificarea instrumentelor necesare, cerințelor de competențe etc.
Un exemplu ar fi un proiect WBS pentru dezvoltarea unei aplicații mobile. În acest caz, fazele dezvoltării aplicației, cum ar fi configurarea, testele de sistem, revizuirea sistemelor critice și sistemele utilizatorilor, formează ierarhia de prim nivel. Apoi, se pot conecta alte faze la secțiunile corespunzătoare.
De ce este WBS o soluție ideală pentru managerii de proiect?
#1. Oferă o claritate superioară în ceea ce privește resursele responsabile pentru sarcinile proiectului. Astfel, managerii de proiect pot contacta imediat membrul echipei potrivit dacă au nevoie de informații despre starea sarcinilor.
#2. Nu se vor omite niciodată pași sau rezultate importante ale proiectului atunci când se utilizează un șablon WBS eficient.
#3. Deoarece tabelul WBS evidențiază vizual toate rezultatele și etapele, managerii de proiect pot asigura finalizarea la timp a fiecărei părți de sarcini sau livrabile.
#4. Instrumentul WBS ajută, de asemenea, la remedierea erorilor și problemelor din proiect, care nu sunt ușor de identificat la început.
Iată o listă finală a instrumentelor de top care ajută la crearea unui tabel eficient de structură de defalcare a muncii:
monday
Pe lângă faptul că este un software de top pentru managementul proiectelor, monday.com oferă și un șablon WBS. Cu ajutorul acestuia, managerii pot planifica și controla eficient proiectele. Acest șablon este gratuit și gata de utilizare, permițând crearea unui program de lucru imediat.
Utilizatorii pot descărca acest șablon intuitiv pentru a elabora un plan personalizat, adăugând elemente de acțiune și reorganizând sarcinile pe baza matricei de prioritizare a proiectului. Cu acest șablon, executarea planului devine un proces simplu.
Tot ce trebuie să faci este să aloci fiecare element de acțiune membrilor echipei. Acesta permite monitorizarea progresului în fiecare etapă prin diverse valori. Șablonul include și funcții cum ar fi adăugarea unui element nou cu un singur clic, căutarea sau filtrarea panoului, partajarea etc.
Lucidchart
Lucidchart este un software inteligent de diagramare care ajută la inovare prin diagrame și colaborare. Folosind creatorul WBS, utilizatorii pot dezvolta structuri de defalcare a muncii pentru proiecte în câteva minute. Instrumentul are o interfață intuitivă și funcții solide pentru personalizarea unui WBS în funcție de necesitățile specifice ale proiectului.
Utilizatorii pot începe crearea structurii trăgând forme pe pânză și adăugând sarcini în formele respective. De asemenea, permite definirea responsabilităților sarcinilor și diferențierea între sarcini și subsarcini prin funcțiile sale extinse de formatare.
Lucidchart oferă colaborare în timp real, chat în editor și menționarea comentariilor pentru actualizări și partajare instantanee. Acest instrument bazat pe cloud este accesibil de oriunde și de pe orice dispozitiv. Are și formatare condiționată care ajută la codificarea sarcinilor cu culori și la organizarea rolurilor și a altor elemente ale structurii.
Creately
Cu instrumentul WBS de la Creately, se pot gestiona livrabilele proiectului într-un mod mai eficient. Cu acest software pentru structura de defalcare a activității, managerii de proiect pot vizualiza domeniul de aplicare al proiectelor. Pe această platformă vizuală ușor de utilizat, utilizatorii pot împărți un proiect în etape mai ușor de gestionat pentru o organizare mai simplă a muncii.
Creately permite adăugarea de documente detaliate, link-uri și atașamente la fiecare livrabil WBS. De asemenea, acceptă importul de date din instrumentele de management de proiect, permițând utilizatorilor să identifice lacunele și suprapunerile din cerințele proiectului.
Platforma WBS conține diverse instrumente încorporate pentru crearea de tablouri de bord, prezentări și rapoarte pentru părțile interesate. În plus, acceptă multiple integrări de aplicații pentru exportul și importul de date de proiect.
Acest instrument a fost conceput pentru o colaborare eficientă în echipă. Echipele interfuncționale pot rămâne aliniate prin comunicare și colaborare în timp real. Include funcții precum colaborarea cu mai mulți utilizatori, mențiunile de comentarii, urmărirea stării la nivel de spațiu de lucru, mai multe niveluri de acces și roluri și notificări inteligente pentru a conecta pe toată lumea.
EdrawMax
Dorești un software pentru structura de defalcare a muncii care să ofere șabloane gratuite și ușor de personalizat? Alege EdrawMax pentru a vizualiza întregul domeniu de aplicare al proiectului prin crearea unui WBS interactiv. Cu ajutorul acestui instrument, se pot organiza obiectivele într-un mod simplu și previzibil.
Aici se poate alege dintre mai multe șabloane de structură de defalcare a muncii care pot fi folosite direct. Are, de asemenea, o bibliotecă bogată de simboluri din care se pot adăuga simboluri utile trăgându-le și plasându-le pe pânză. Pentru cei care doresc să elaboreze conținutul diagramei, EdrawMax permite importul și exportul de date suplimentare pentru personalizare.
Utilizatorii pot descărca structura din acest instrument WBS în diferite formate, inclusiv PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, HTML, SVG și PNG. Apoi, pot partaja și încărca aceste fișiere pe diferite platforme. De asemenea, permite încorporarea diagramei în e-mailuri, rețele sociale și site-uri web.
PlanHammer
PlanHammer este o platformă pentru crearea online facilă a graficelor WBS. Este un software puternic cu capabilități solide de management de proiect. Software-ul permite utilizatorilor să-și defalce proiectele, să aloce sarcini colegilor și să colaboreze simultan.
Întrucât acest instrument WBS permite crearea unei structuri flexibile, se pot extinde și restrânge arbori de sarcini, afișând doar ramura curentă. Prin accesarea butonului de informații, utilizatorii pot obține și detalii despre orice sarcină.
PlanHammer facilitează adăugarea și eliminarea sarcinilor și subsarcinilor în WBS. De asemenea, pentru fiecare sarcină părinte, există libertatea de a afișa subsarcinile în stil extins sau listă.
Acest generator interactiv de diagrame WBS facilitează partajarea ecranului și transmisia pe Chromecast pentru o prezentare impresionantă.
Praxie
Folosind Praxie, se poate excela în managementul proiectelor WBS în două moduri. Se poate folosi aplicația interactivă pentru a crea un WBS de la zero sau se poate utiliza șablonul WBS pentru a-l personaliza în funcție de cerințe.
Pentru a utiliza șablonul, utilizatorii trebuie să-l analizeze și să ia în considerare sarcinile incluse în proiect, pas cu pas. Apoi, trebuie să enumere toate subsarcinile și să finalizeze tabelul cu datele necesare. Pe măsură ce lucrul progresează, membrii echipei trebuie să-l actualizeze, astfel încât managerul de proiect să aibă o idee clară despre situație.
Orice echipă sau companie poate începe să utilizeze instrumentele de colaborare Praxie prin definirea sarcinilor și crearea de elemente de acțiune. Software-ul său bazat pe cloud include, de asemenea, funcții precum tablouri de bord de progres, import de date din diverse aplicații sau documente SaaS și o interfață intuitivă.
OpenProject
OpenProject oferă un software de management de proiect open-source care este robust și sigur. Acest instrument susține procesul end-to-end de gestionare a unui proiect cu structura de defalcare a muncii.
În instrumentul OpenProject, se poate descompune întregul proiect în rezultate și activități gestionabile cu ajutorul vizualizării listei. Mai mult, se poate crea rapid o sarcină cu opțiunea de creare în linie sau se poate utiliza vizualizarea pe ecran complet pentru sarcini cu informații detaliate. De asemenea, afișează progresul sarcinii și timpul alocat pentru o analiză mai bună a proiectului.
MatchWare MindView
MatchWare MindView este un instrument de cartografiere mentală cu capacitatea de a dezvolta o structură de defalcare a muncii. Acest software eficient de dezvoltare a conceptului oferă 6 vederi interschimbabile pentru crearea unui WBS. Se poate crea cu ușurință structura în format de sus în jos sau stânga-dreapta.
Dacă este necesar, datele pot fi exportate într-o diagramă Gantt încorporată în aplicații precum MS Excel și MS Projects. MindView este un instrument ideal pentru crearea diagramelor WBS, deoarece permite introducerea rapidă a diferitelor elemente și organizarea lor într-o structură care se potrivește cu proiectul. De asemenea, structura poate fi editată cu ușurință dacă este nevoie de modificări.
JadeALM
JadeALM permite crearea diagramelor WBS pentru proiecte, astfel încât să existe o structură clară. Graficul ierarhic este perfect pentru defalcarea progresului de sus în jos. Se poate vedea cu ușurință unde se încadrează fiecare subsarcină și sarcină în imaginea de ansamblu a proiectului.
Această structură informează, de asemenea, ce se întâmplă și unde. Deoarece utilizatorii pot împărți proiectul în subsarcini mai mici simplu și practic, aceștia nu își pierd niciodată concentrarea asupra valorii și obiectivului de bază. JadeALM ajută, de asemenea, cu reorganizarea și predictibilitatea prin gestionarea dependențelor dintre oameni, sarcini, caracteristici și procese.
În plus, acest instrument WBS este foarte util pentru gestionarea livrabilelor mai mici. Actualizarea sa în timp real permite monitorizarea progresului, resurselor și alocațiilor dintr-un singur instrument, cu consistență, transparență și uniformitate deplină.
Cacoo
Cacoo este un instrument esențial pentru echipele care doresc să efectueze o defalcare organizată și vizuală a sarcinilor și subsarcinilor. Oferă un șablon WBS sofisticat pe care utilizatorii îl pot personaliza în funcție de nevoile proiectelor individuale.
Pe lângă utilizarea acestuia pentru un singur proiect cu mai multe sarcini alocate unor persoane diferite, se poate utiliza și pentru proiecte mai mari care implică mai multe echipe.
Chiar dacă estești un utilizator începător, nu va dura mult timp pentru a învăța cum să operezi acest instrument. Oferă o gamă largă de tutoriale care includ ghiduri și videoclipuri dedicate și detaliate. Se poate accesa, de asemenea, blogul și baza de cunoștințe pentru a afla despre funcționarea instrumentului.
Cacoo permite integrarea cu diverse instrumente, precum Google Drive, Google Docs, AWS, Dropbox, Slack, Adobe Creative Cloud, OneDrive, MS Teams, Visio și Zapier. Această funcție facilitează sarcina de gestionare a proiectelor.
Se poate utiliza diagrama Gantt ca WBS?
O diagramă WBS prezintă domeniul de aplicare al proiectului și obiectivele sale. O diagramă Gantt ajută la vizualizarea cronologiei activității proiectului.
O diagramă Gantt este adesea considerată o formă de WBS pentru managementul proiectelor. Utilizatorii își pot organiza WBS ca o diagramă Gantt, care include legături între dependențele sarcinilor și obiectivele proiectului.
Concluzie
Acum ai o înțelegere aprofundată a elementelor de bază ale WBS în managementul proiectelor. Ai descoperit și câteva instrumente de top care te pot ajuta să creezi un șablon WBS profesional și fără erori.
În cariera profesională a unui manager de proiect, abilitatea de a crea un instrument WBS îl distinge de novici. În mod similar, prin adoptarea șablonului WBS, se pot reduce blocajele, se poate crește productivitatea și, în cele din urmă, se pot obține venituri mai mari decât companiile amatoare care nu folosesc acest instrument.
De asemenea, ar putea fi util să afli despre statutele echipei care facilitează colaborarea eficientă într-o echipă.