Nu puteți decide dacă aveți nevoie de Confluence sau SharePoint pentru afacerea dvs.? Citiți acest ghid suprem despre Confluence vs. SharePoint pentru a lua o decizie în cunoștință de cauză.
Pentru a promova colaborarea de date între departamente și chiar entități externe, căutați instrumente de gestionare a cunoștințelor și de colaborare a datelor.
Confluence și SharePoint sunt cele mai populare două instrumente din această nișă. Continuați să citiți pentru a afla cum se compară aceste două aplicații. De asemenea, învață cum să iei deciziile corecte dacă să obții Confluence sau SharePoint.
Cuprins
Confluență: o privire de ansamblu
Confluence este un instrument robust de gestionare a cunoștințelor și de brainstorming pentru afaceri de toate dimensiunile și industriile. În Confluence, puteți crea spații de lucru în echipă pentru mai multe operațiuni de afaceri, după cum este prezentat mai jos:
- Elaborarea strategiei de afaceri
- Proiectarea de servicii, produse, aplicații etc.
- Resurse umane și salarizare
- Marketing si vanzari
- Documentare și raportare
- Planificarea proiectului
- Gestionarea produselor
- Politicile și reglementările companiei
Creați Spații în cadrul instrumentului și apoi creați multe Pagini în aceste Spații dedicate. Pentru o organizare mai bună, puteți utiliza Page Trees pentru a crea o ierarhie de Pagini cu metadate.
Funcționează complet pe cloud cu opțiuni de găzduire pe centre de date sau servere on-premise. Dacă lucrați cu editori internaționali de top, agenții de producție de conținut și companii de management de produse și proiecte, există șanse mari să primiți linkuri Confluence către Pagini și Site-uri destinate utilizării în afaceri.
Citește și: Confluence vs. Jira: Cunoașterea asemănărilor și diferențelor lor
Rolul confluenței ca instrument de colaborare în muncă
Confluence vine cu platformele intuitive de care o echipă la distanță și hibridă are nevoie pentru colaborare. Vă ajută să creați un spațiu de echipă cu o imagine de ansamblu excelentă a echipei sau a proiectului folosind următoarele câmpuri:
- Imagine de antet
- Descrierea spațiului
- Obiectivele echipei
- Informații de contact
Prin urmare, tu și angajații și contractanții tăi ai totul la îndemână dacă folosești Confluence. Deoarece instrumentul vă permite dvs. și echipa dvs. să încărcați conținut cum ar fi imagini, texte, documente, PDF-uri, multimedia, coduri și așa mai departe, devine singura sursă de adevăr pentru datele de afaceri oricând și oriunde.
Promovează munca mobilă și gestionarea conținutului prin aplicațiile sale pentru Android și iOS. Puteți îndeplini aproape toate sarcinile de pe un dispozitiv mobil, astfel încât afacerea dvs. continuă să crească chiar dacă dvs. și câțiva manageri cheie sunteți în vacanță.
Beneficiile utilizării Confluence
- Confluence ajută companiile să creeze baze de cunoștințe fără efort pe care oricine le poate accesa de pe un computer sau telefon mobil.
- De asemenea, instrumentul eficientizează și organizează procesul de creare și publicare a conținutului prin crearea unui spațiu de editare colaborativ, automatizarea aprobării conținutului și protecția conținutului.
- Afișând conținut de afaceri folosind Confluence, puteți crea un nivel suplimentar de securitate și puteți preveni duplicarea conținutului neautorizat sau atacurile ransomware.
- Dacă o aplicație mobilă sau un dezvoltator web trimite public conținutul greșit, puteți să vă amintiți rapid acest lucru și să actualizați paginile cu conținutul potrivit utilizând controlul versiunilor pentru texte, coduri și table albe.
- Companiile care folosesc deja Jira Software, Jira Service Management, Jira Work Management etc., instrumentele folosesc în mare parte Confluence pentru tot ceea ce privește conținutul digital.
SharePoint: o prezentare generală
Microsoft SharePoint este un instrument de publicare a paginilor intranet și internet, împreună cu funcționalități pentru arhivarea, publicarea și distribuirea conținutului. Dacă sunteți o companie și aveți nevoie de portaluri web separate pentru conținut public și angajați, vă recomandăm să obțineți Microsoft SharePoint.
Cu un site web SharePoint, nu trebuie să vă supărați durerea de cap a dezvoltării paginilor web, a gestionării conținutului și a publicării. Doar implementați SharePoint în cloud și folosiți șabloanele sale încorporate pentru a intra rapid cu site-uri uimitoare, cum ar fi Site Hub, Team Site și Communication Site.
În mare parte, întreprinderile au folosit SharePoint pentru a organiza terabytes de date de afaceri generate în fiecare zi. Cu toate acestea, utilizarea SharePoint este în scădere din cauza cerințelor sale complexe de dezvoltare, management și furnizare de securitate.
Citiți și: Instrumente puternice de monitorizare a performanței SharePoint
Rolul SharePoint ca instrument de colaborare în muncă
În primul rând, SharePoint funcționează ca un site intranet de încredere. Angajații, atât la fața locului, cât și la distanță, pot accesa intranetul de pe dispozitive autorizate. Apoi, ei pot accesa fila Conținutul și documentele site-ului pentru a accesa fișierele de afaceri pentru proiectele lor sau în scopuri obișnuite de lucru.
Stocarea documentelor SharePoint funcționează ca sistem de control al versiunilor. Stochează toate fișierele, documentele, imaginile și multimedia încărcate în diferite versiuni. Dacă trebuie să colaborați la un singur fișier, puteți face acest lucru utilizând instrumente online Microsoft Office precum Word, Excel, PowerPoint etc.
Caracteristica sa Checkout este o funcționalitate interesantă pentru întreprinderile la nivel de întreprindere. Puteți verifica un document din SharePoint. Până când nu verificați documentul, acesta nu va fi disponibil pentru editare de către alți membri ai echipei.
Deși limitate, există încă afaceri corporative vechi și giganți ai tehnologiei informației care folosesc SharePoint pentru site-uri web interne și aplicații mobile.
Beneficiile utilizării SharePoint
- Organizațiile mari și guvernele folosesc în mare parte SharePoint pentru a comunica în siguranță date și fișiere pe internetul public.
- Utilizarea SharePoint ca soluție intranet reduce costul dezvoltării intranet-urilor și al angajării dezvoltatorilor web.
- De asemenea, puteți utiliza site-urile SharePoint ca magazine de comerț electronic, gestionarea dispozitivelor IT, arhivarea conținutului și așa mai departe.
- Se integrează bine cu toate aplicațiile Microsoft 365, astfel încât să puteți produce rapoarte, diapozitive, aplicații mobile etc., din mers, folosind un browser web pe un laptop sau dispozitiv mobil.
- Listele SharePoint vă ajută cu listele de activități, luarea de note etc.
- Importați și exportați calendarul Outlook pentru programarea sau gestionarea evenimentelor.
Confluență vs. SharePoint: Procesul de lucru
Diferența principală dintre Confluence și SharePoint este procesul de lucru. Începeți cu Confluence este cu adevărat ușor. Instrumentul vă va ghida până când configurați Spații și Pagini după cum aveți nevoie de ele.
Dimpotrivă, SharePoint este o soluție complicată de gestionare a conținutului. Configurarea sa este la fel de complexă ca arhitectura sa pe internet sau intranet. Dvs. sau administratorul care vă va gestiona site-urile și activele SharePoint trebuie să aveți experiență funcțională cu instrumentul. Deși oricine poate configura un site și o pagină Confluence, este nevoie de un administrator IT expert pentru a configura un site SharePoint funcțional.
Procesul de lucru al confluenței
Confluence funcționează oferindu-vă un tablou de bord unde puteți obține o privire asupra sarcinilor, cele mai recente din organizația dvs., activitățile Spaces și așa mai departe. Pentru aceasta, Atlassian a furnizat următoarele interfețe în acest instrument de gestionare a conținutului și a cunoștințelor:
- Numele și spațiul tău
- Reluați de unde ați rămas – pentru a relua sarcinile
- Descoperiți ce se întâmplă — un flux de conținut popular și urmărit
- Spații — fiecare spațiu de lucru și pagină pe care le-ați creat sau pe care vi le-ați partajat
- Anunturi
- Calendare — calendare personale și de echipă
Spaces on Confluence găzduiește toată activitatea dintr-un proiect, echipă, departament sau organizație. O afacere mică poate avea un singur Spațiu, în timp ce o entitate multinațională poate avea sute de Spații.
În interiorul unui spațiu, există mai multe pagini. Dacă utilizați spațiul de management al proiectelor preconfigurat al Confluenței, obțineți aceste pagini:
- Plan de proiect
- Documentație de decizie
- Raport de stare
Spre deosebire de SharePoint, nu puteți lăsa pe nimeni să vă acceseze spațiile, paginile sau blogurile Confluence. Puteți trimite o invitație colaboratorilor externi, dar aceștia trebuie să se înregistreze pentru un cont Confluence gratuit sau cu plată înainte de a putea colabora cu dvs.
Procesul de lucru al SharePoint
În primul rând, accesarea SharePoint pentru prima dată este la fel de dificilă ca și gestionarea acestui instrument. Trebuie să accesați portalul Microsoft 365 Home și să vizitați meniul Aplicații din panoul de navigare din stânga pentru a găsi SharePoint.
Când vă aflați pe pagina de pornire SharePoint, puteți crea site-uri sau postări noi. Nu puteți crea postări independente până când nu configurați un site SharePoint. Un site SharePoint constă din următoarele elemente:
- Acasă
- Conversații
- Documente
- Caiet
- Pagini
- Conținutul site-ului
- Cos de gunoi
- Editați | ×
Când accesați crearea de site-uri pe SharePoint, puteți alege Între site-ul echipei și site-ul de comunicare. După ce creați unul, îl puteți face public sau privat, în funcție de conținutul găzduit. Indiferent dacă este un site public sau închis, trebuie să invitați vizitatorul pe site din panoul Partajare site. Site-ul dvs. vă permite dvs. și angajaților să rămâneți productivi, permițându-vă să utilizați Teams, Lists, OneNote, OneDrive etc., pe SharePoint.
Confluență vs. SharePoint: Utilizare
Utilizări ale confluenței
Găsiți mai jos utilizarea principală a Confluence:
- Dezvoltarea site-urilor și paginilor wiki ale companiei
- Gestionarea sarcinilor și proiectelor împreună cu conținutul
- Crearea unui flux de lucru de publicare de conținut pentru media online sau offline
- Crearea de planuri de dezvoltare a carierei pentru indivizi și angajați
- Crearea unui glosar de design de conținut
Utilizări ale SharePoint
Găsiți mai jos utilizarea demnă de remarcat a SharePoint:
- Proiectarea si publicarea site-urilor intranet pentru afaceri
- Crearea unei biblioteci de documente pentru echipe sau întreaga organizație
- Configurați un spațiu de stocare a fișierelor pentru fișiere de afaceri mari, cum ar fi videoclipuri, coduri, module de aplicații etc.
- Automatizați fluxurile de lucru de afaceri folosind instrumente Microsoft suplimentare, cum ar fi Power Automate și Power Apps
Confluență vs. SharePoint: o comparație în funcție de caracteristici
CaracteristiciConfluenceSharePointEditare în timp realDisponibilDisponibil Comentarii inlineDisponibilDisponibil Descoperire conținut Fără efortComplicat Acces la conținut în mod implicitDeschis Îngropat în elementele interfeței de utilizareNavigație superioarăIntuitiv Necesită instruire excesivă Ierarhia de organizare a conținutului Spații > Arbore de pagini > Pagini > Bloguri Tablouri de site-uri/Bibliotecă de documente > Tablouri și documente de comunicare ; trebuie să creați acest lucru utilizând aplicații și paginiSpaces sau Pages analyticsUșor accesibil din panoul de navigare din partea stângă Analizele standard nu sunt disponibile; puteți accesa utilizarea Site-ului; analiza avansată poate fi configurată utilizând aplicații terță parte. Pagini flexibile cu crearea de câmpuri modulare. trebuie să creați site-uri voluminoase macrocomenzi de formatare a conținutuluiDisponibilNedisponibil; trebuie să utilizați scripturi Power Automate complicate. Tablă digitală vizuală. Disponibil cu integrări precum Miro, Lucidchart, Mural etc. Tablă albă nu este disponibilă. Șabloane pentru spațiu de lucru. Mai mult de 100 de șabloane gratuite. Nu există șabloane disponibile. Stocare în cloud și atașamente de fișiere250 GB pentru Standard și nelimitat pentru Premium/ Enterprise1 TB pentru Planul SharePoint Online 1 1 nelimitat pentru SharePoint Online Plan 2 sau Office 365 E3 sau un plan mai bun Abonament gratuit Gratuit pe viață pentru până la 10 utilizatori. Nicio încercare gratuită sau plan gratuit nu este disponibil
Confluență vs. SharePoint: cazuri de utilizare
Cazuri de utilizare de confluență
#1. Planificarea capacitatii
Puteți folosi Confluence pentru a planifica capacitatea întregii echipe pentru o anumită afacere. Și clasificați în continuare capacitatea membrilor echipei pentru proiecte specifice. În foaia de alocare individuală a timpului, membrii echipei trebuie să-și introducă numele, sarcinile, orele necesare și orele per sarcină.
Apoi, pe Capacitatea echipei pentru proiect, se populează valorile pentru rol, % din timpul săptămânal dedicat proiectului, Orele săptămânale pe proiect și așa mai departe.
#2. Document de management al schimbării
Dacă intenționați să faceți schimbări în afacerea dvs., Confluence vă va ajuta. Deoarece acesta este un editor de text cu suport multimedia, puteți crea toate schițele procesului de transformare a afacerii pe o pagină Confluence. Enumerați pașii de management al schimbării, cum ar fi declarația problemei, principiul ghid, mesajele către angajați, canalele de comunicare, fluxul de lucru pentru managementul schimbărilor, rolurile și responsabilitățile etc.
Cazuri de utilizare SharePoint
#1. Gestionarea vânzărilor
Unul dintre cele mai frecvente cazuri de utilizare a unui site de echipă SharePoint este gestionarea operațiunilor de vânzări. Pagina de pornire funcționează ca tablou de bord pentru cele mai recente știri din echipă sau organizație.
Fila Conversație poate fi modificată pentru a accesa comunicarea în timp real prin Teams sau comunicarea asincronă prin Outlook. Reprezentanții de vânzări și managerii pot folosi fila Documente pentru a accesa oferte de vânzări, contracte, broșuri, facturi etc. Fila Notebook vă permite să luați note rapide atunci când vizitați clienți sau furnizori.
#2. Creați o bibliotecă de documente
O altă modalitate excelentă de a vă folosi abonamentul SharePoint este prin crearea de biblioteci de documente pentru echipe, departamente sau întreaga organizație. În acest fel, puteți preveni silozările de date. Puteți adăuga foldere noi pentru a clasifica în continuare documentele și fișierele într-un director amplu. Biblioteca de documente vă permite, de asemenea, să creați fișiere Word, Excel, PowerPoint etc.
Confluență vs. SharePoint: Verdictul
Acum ar trebui să vă fie clar dacă aveți nevoie de Confluence sau SharePoint pentru afacerea dvs. În primul rând, dacă organizația dvs. de afaceri dorește să reducă costurile de întreținere a serverelor și de personal IT, ar trebui să obțineți Confluence.
În al doilea rând, Confluence este o alegere excelentă dacă cauți crearea fără efort de bază de cunoștințe, colaborarea documentelor, brainstorming în timp real, managementul sarcinilor etc. Planul de abonament Confluence începe de la 5,75 USD/utilizator/lună cu acces la șabloane preconfigurate grozave, potrivite pentru orice afacere. .
Dimpotrivă, SharePoint este potrivit dacă afacerea dvs. se bazează deja în mare măsură pe aplicațiile Microsoft 365. Deoarece dacă vă abonați doar la SharePoint, veți pierde diversele sale funcții care necesită alte instrumente Microsoft precum Outlook, OneDrive, Power Apps, Power Automate, Exchange etc.
Un abonament SharePoint demn de afaceri începe de la 10,00 USD/utilizator/lună, ceea ce este mai costisitor decât Confluence, ca să nu mai vorbim de tot timpul și efortul de care aveți nevoie pentru a investi în configurarea site-urilor.
Prin urmare, Confluence este un software de gestionare a conținutului și colaborare în muncă mai inteligent și mai accesibil decât SharePoint.
Apoi, consultați software-ul de automatizare a documentelor pentru a economisi orele de lucru.