Vă confruntați cu dificultăți în a decide dacă afacerea dumneavoastră are nevoie de Confluence sau SharePoint? Acest ghid aprofundat, care compară Confluence cu SharePoint, vă va ajuta să faceți o alegere informată.
Pentru a facilita colaborarea eficientă între departamente, dar și cu partenerii externi, este esențial să folosiți instrumente performante de gestionare a informațiilor și de colaborare.
Confluence și SharePoint sunt cele mai utilizate soluții în acest domeniu. Continuați să citiți pentru a înțelege cum se diferențiază aceste platforme și pentru a decide care dintre ele se potrivește cel mai bine nevoilor dumneavoastră.
Confluence: Prezentare generală
Confluence este un instrument puternic pentru gestionarea cunoștințelor și brainstorming, potrivit pentru afaceri de orice dimensiune și din diverse industrii. Permite crearea de spații de lucru dedicate diferitelor operațiuni, cum ar fi:
- Elaborarea strategiilor de afaceri
- Proiectarea de produse, servicii și aplicații
- Gestionarea resurselor umane și salarizarea
- Activități de marketing și vânzări
- Documentare și elaborarea de rapoarte
- Planificarea proiectelor
- Gestionarea produselor
- Gestionarea politicilor și reglementărilor interne
În Confluence, creați Spații, iar în interiorul acestora, Pagini dedicate. Structura este organizată eficient cu ajutorul Page Trees, creând o ierarhie clară a Paginilor, completată cu metadate relevante.
Platforma este oferită complet în cloud, dar include și opțiuni de găzduire pe servere proprii sau centre de date. Dacă colaborați cu lideri internaționali, agenții de producție de conținut sau firme de management de proiect, probabil ați primit deja linkuri Confluence către Pagini sau Site-uri pentru a le folosi în activitatea dumneavoastră.
Citește și: Confluence vs. Jira: Asemănări și Diferențe
Rolul Confluence ca Instrument de Colaborare
Confluence oferă platforme intuitive, ideale pentru echipe care lucrează de la distanță sau în regim hibrid. Ajută la crearea unui spațiu de echipă structurat, cu o imagine de ansamblu clară a echipei sau a proiectului, utilizând următoarele câmpuri:
- Imagine de antet
- Descrierea spațiului
- Obiectivele echipei
- Informații de contact
În acest mod, toți membrii echipei, inclusiv angajații și colaboratorii, au acces facil la informațiile necesare. Confluence permite încărcarea de conținut divers, cum ar fi imagini, texte, documente, PDF-uri, multimedia, coduri, devenind astfel o singură sursă de încredere pentru datele companiei, accesibilă oricând și de oriunde.
Platforma susține lucrul mobil prin aplicații disponibile pentru Android și iOS, permițându-vă să efectuați majoritatea sarcinilor de pe telefonul mobil, asigurând astfel continuitatea afacerii chiar și atunci când managerii sunt în vacanță.
Beneficiile Utilizării Confluence
- Confluence facilitează crearea de baze de cunoștințe accesibile tuturor, de pe orice computer sau dispozitiv mobil.
- Instrumentul optimizează procesul de creare și publicare a conținutului prin crearea unui spațiu de lucru colaborativ, automatizarea aprobărilor și protejarea informațiilor.
- Utilizând Confluence pentru afișarea informațiilor afacerii, adăugați un nivel suplimentar de securitate, prevenind accesul neautorizat și atacurile de tip ransomware.
- În cazul în care un dezvoltator web sau de aplicații publică conținut incorect, acesta poate fi rapid remediat și actualizat prin controlul versiunilor pentru texte, coduri și table albe.
- Companiile care utilizează deja Jira Software, Jira Service Management sau Jira Work Management beneficiază de integrarea perfectă cu Confluence, folosindu-l pentru gestionarea conținutului digital.
SharePoint: Prezentare Generală
Microsoft SharePoint este o platformă pentru publicarea paginilor intranet și internet, oferind funcții de arhivare, publicare și distribuire de conținut. Dacă afacerea dumneavoastră necesită portaluri web separate pentru public și angajați, SharePoint este o soluție recomandată.
Cu un site SharePoint, nu mai este nevoie să vă faceți griji cu privire la dezvoltarea, managementul și publicarea paginilor web. Platforma, disponibilă în cloud, oferă șabloane predefinite pentru crearea rapidă a site-urilor, precum Site Hub, Team Site și Communication Site.
SharePoint a fost utilizat intens de companii pentru a organiza volume mari de date generate zilnic. Totuși, complexitatea implementării, a managementului și a securității a condus la o scădere a popularității sale.
Citește și: Instrumente de Monitorizare a Performanței SharePoint
Rolul SharePoint ca Instrument de Colaborare
În principal, SharePoint acționează ca un site intranet sigur. Angajații, indiferent dacă lucrează de la sediu sau de la distanță, pot accesa intranetul de pe dispozitive autorizate. Pot accesa secțiunea „Conținutul și documentele site-ului” pentru a găsi fișierele necesare pentru proiecte sau operațiuni zilnice.
Sistemul de stocare a documentelor SharePoint funcționează ca un sistem de control al versiunilor. Toate fișierele încărcate, inclusiv documente, imagini și multimedia, sunt salvate în diferite versiuni. Pentru colaborarea simultană pe un fișier, se pot utiliza instrumentele Microsoft Office online, cum ar fi Word, Excel sau PowerPoint.
Funcția „Checkout” este deosebit de utilă pentru companiile mari. Un document poate fi „scos” pentru editare, blocând accesul altor membri ai echipei până la finalizare.
În ciuda limitărilor, unele companii mari și giganți IT continuă să folosească SharePoint pentru site-uri interne și aplicații mobile.
Beneficiile Utilizării SharePoint
- Organizațiile mari și guvernamentale utilizează SharePoint pentru a comunica în siguranță informații și fișiere pe internet.
- Utilizarea SharePoint ca soluție intranet reduce costurile asociate cu dezvoltarea intranetului și cu angajarea dezvoltatorilor web.
- Site-urile SharePoint pot fi folosite ca magazine de comerț electronic, pentru gestionarea dispozitivelor IT sau pentru arhivarea conținutului.
- Integrarea cu aplicațiile Microsoft 365 permite crearea facilă de rapoarte, prezentări și aplicații mobile, direct din browser, de pe laptop sau dispozitiv mobil.
- Listele SharePoint facilitează gestionarea sarcinilor și luarea de notițe.
- Funcția de import/export al calendarului Outlook ajută la programarea și gestionarea evenimentelor.
Confluence vs. SharePoint: Procesul de Lucru
Principala diferență între Confluence și SharePoint este procesul de lucru. Confluence este simplu de utilizat de la început, ghidându-vă pas cu pas în configurarea Spațiilor și Paginilor.
SharePoint, pe de altă parte, este o platformă complexă de gestionare a conținutului. Configurarea sa este la fel de complicată ca arhitectura internetului sau intranetului. Administrarea site-urilor și resurselor SharePoint necesită experiență. În timp ce oricine poate configura rapid un site Confluence, configurarea unui site SharePoint funcțional necesită un administrator IT calificat.
Procesul de Lucru al Confluence
Confluence funcționează oferind un tablou de bord care vă prezintă sarcinile, cele mai recente evenimente din organizație, activitățile din Spații etc. Atlassian a inclus următoarele interfețe în această platformă:
- Numele și spațiul dumneavoastră
- „Reluați de unde ați rămas” – pentru a reveni la sarcinile în desfășurare
- „Descoperiți ce se întâmplă” – un flux cu conținut popular și urmărit
- Spații – toate spațiile de lucru și paginile create sau partajate cu dumneavoastră
- Anunțuri
- Calendare – calendare personale și de echipă
Spațiile din Confluence găzduiesc activitățile unui proiect, ale unei echipe, ale unui departament sau ale unei organizații. O afacere mică poate folosi un singur Spațiu, în timp ce o companie multinațională poate avea sute de Spații.
Într-un Spațiu există mai multe pagini. Dacă utilizați spațiul de gestionare a proiectelor preconfigurat de Confluence, veți găsi pagini precum:
- Planul proiectului
- Documentația deciziilor
- Rapoarte de stare
Spre deosebire de SharePoint, nu se poate oferi acces public la Spații, Pagini sau bloguri Confluence. Colaboratorii externi trebuie invitați, dar aceștia trebuie să se înregistreze pentru un cont Confluence, gratuit sau cu plată, înainte de a colabora.
Procesul de Lucru al SharePoint
Primul acces la SharePoint poate fi dificil. Trebuie să mergeți la portalul Microsoft 365 Home și să deschideți meniul „Aplicații” din panoul de navigare din stânga pentru a găsi SharePoint.
Pe pagina de start SharePoint, puteți crea site-uri sau postări noi. Nu se pot crea postări independente până când nu este configurat un site SharePoint. Un site SharePoint include următoarele elemente:
- Acasă
- Conversații
- Documente
- Caiet
- Pagini
- Conținutul site-ului
- Coș de gunoi
- Editați
La crearea unui site SharePoint, puteți alege între „Site de echipă” și „Site de comunicare”. Odată creat, site-ul poate fi setat public sau privat. Indiferent de tip, vizitatorii trebuie invitați din panoul „Partajare site”. Site-ul permite utilizarea Teams, Lists, OneNote sau OneDrive, sporind productivitatea.
Confluence vs. SharePoint: Utilizare
Utilizările Confluence
Principalele utilizări ale Confluence sunt:
- Dezvoltarea site-urilor și paginilor wiki ale companiei
- Gestionarea sarcinilor și a proiectelor împreună cu conținutul
- Crearea unui flux de lucru pentru publicarea de conținut online sau offline
- Elaborarea de planuri de dezvoltare a carierei pentru angajați
- Crearea unui glosar de design de conținut
Utilizările SharePoint
Cele mai importante utilizări ale SharePoint sunt:
- Proiectarea și publicarea site-urilor intranet pentru afaceri
- Crearea unei biblioteci de documente pentru echipe sau întreaga organizație
- Configurarea unui spațiu de stocare a fișierelor pentru date mari, cum ar fi videoclipuri, coduri sau module de aplicații
- Automatizarea fluxurilor de lucru prin integrarea cu instrumente Microsoft, ca Power Automate și Power Apps
Confluence vs. SharePoint: Comparație bazată pe caracteristici
| Caracteristici | Confluence | SharePoint |
| Editare în timp real | Disponibil | Disponibil |
| Comentarii inline | Disponibil | Disponibil |
| Descoperire conținut | Fără efort | Complex |
| Acces la conținut în mod implicit | Deschis | Îngropat în elementele interfeței |
| Navigație superioară | Intuitiv | Necesită instruire |
| Ierarhia de organizare a conținutului | Spații > Arbore de pagini > Pagini > Bloguri | Tablouri de site/Bibliotecă de documente > Tablouri de comunicare; necesită crearea structurii prin aplicații |
| Analiza spațiilor sau paginilor | Ușor accesibilă din panoul de navigare | Analizele standard nu sunt disponibile; se pot accesa datele de utilizare; analiza avansată necesită aplicații terțe |
| Flexibilitate pagini, câmpuri modulare | Disponibil | Necesită crearea de site-uri complexe |
| Macrocomenzi formatare conținut | Disponibil | Indisponibil; necesită scripturi Power Automate |
| Tablă digitală vizuală | Disponibil cu integrarea Miro, Lucidchart, Mural | Nu este disponibilă |
| Șabloane pentru spațiul de lucru | Peste 100 de șabloane gratuite | Nu sunt disponibile |
| Stocare în cloud și atașamente | 250GB pentru Standard; Nelimitat pentru Premium/Enterprise | 1TB pentru Planul SharePoint Online 1; nelimitat pentru SharePoint Online Plan 2 sau Office 365 E3 |
| Abonament gratuit | Gratuit pentru 10 utilizatori | Nu există versiune gratuită |
Confluence vs. SharePoint: Cazuri de Utilizare
Cazuri de utilizare Confluence
#1. Planificarea capacității
Confluence poate fi utilizat pentru planificarea capacității întregii echipe și a membrilor individuali pentru proiecte specifice. Într-o foaie de alocare a timpului, membrii echipei pot introduce date precum numele, sarcinile, timpul necesar și orele per sarcină.
Pe pagina de capacitate a echipei, se vor afișa date precum rolul, timpul săptămânal dedicat proiectului sau orele săptămânale pe proiect.
#2. Document de management al schimbării
Confluence este ideal pentru gestionarea schimbărilor în cadrul afacerii. Ca editor de text cu suport multimedia, acesta permite crearea schițelor procesului de transformare a afacerii. În paginile Confluence pot fi detaliate etapele de management al schimbării, precum declarația problemei, principiile directoare, mesajele către angajați, canalele de comunicare, fluxul de lucru, rolurile și responsabilitățile.
Cazuri de utilizare SharePoint
#1. Gestionarea Vânzărilor
Unul dintre cele mai frecvente cazuri de utilizare pentru un site SharePoint este gestionarea operațiunilor de vânzări. Pagina principală funcționează ca un tablou de bord cu cele mai recente știri din echipă sau organizație.
Secțiunea „Conversație” poate fi adaptată pentru comunicarea în timp real prin Teams sau asincronă prin Outlook. Reprezentanții și managerii pot accesa fila „Documente” pentru a găsi oferte, contracte, broșuri sau facturi. Secțiunea „Notebook” permite luarea rapidă de notițe în timpul vizitelor la clienți.
#2. Crearea unei biblioteci de documente
Abonamentul SharePoint poate fi folosit pentru crearea de biblioteci de documente pentru echipe, departamente sau întreaga organizație, prevenind izolarea datelor. Se pot adăuga noi foldere pentru clasificarea documentelor. De asemenea, biblioteca permite crearea de fișiere Word, Excel și PowerPoint.
Confluence vs. SharePoint: Verdictul
Ar trebui să fie clar acum dacă aveți nevoie de Confluence sau SharePoint. Dacă doriți să reduceți costurile de întreținere a serverelor și a personalului IT, Confluence este o opțiune mai bună.
Confluence este excelent și pentru crearea simplă de baze de cunoștințe, colaborarea la documente, brainstorming în timp real sau managementul sarcinilor. Planul de abonament Confluence începe de la 5,75 USD/utilizator/lună, oferind acces la șabloane preconfigurate, adaptate oricărei afaceri.
SharePoint, pe de altă parte, este potrivit pentru afacerile care folosesc deja intensiv aplicațiile Microsoft 365. Un abonament doar la SharePoint va limita funcționalitățile, deoarece necesită și instrumente precum Outlook, OneDrive, Power Apps sau Power Automate.
Abonamentul SharePoint pentru afaceri începe de la 10 USD/utilizator/lună, fiind mai scump decât Confluence, fără a include timpul și efortul necesar pentru configurarea site-urilor.
Prin urmare, Confluence este o platformă mai accesibilă și mai eficientă pentru gestionarea conținutului și colaborare decât SharePoint.
De asemenea, consultați software-urile de automatizare a documentelor pentru a economisi timp prețios.