Shadow IT devine din ce în ce mai răspândit astăzi în organizațiile din întreaga lume, deoarece tehnologiile și instrumentele noi și îmbunătățite apar și devin ușor accesibile.
Imaginează-ți asta: în timp ce ai urmat cu sârguință toate protocoalele, există o lume paralelă a tehnologiei care prosperă în liniște între zidurile organizației tale. Se numește shadow IT.
Implică angajații care folosesc instrumente neautorizate pentru îndeplinirea sarcinilor, ceea ce le-ar putea crește productivitatea și eficacitatea, dar include și vulnerabilități și riscuri precum încălcări ale datelor, provocări de conformitate și complicații operaționale.
Prin urmare, găsirea echilibrului potrivit între introducerea de idei noi și asigurarea siguranței este vitală atunci când puneți în practică aceste acțiuni.
În acest articol, voi discuta în detaliu shadow IT, de ce se întâmplă, riscurile sale potențiale și cum să le detectez și să le atenuăm pentru a activa securitatea.
Să începem!
Cuprins
Ce este Shadow IT?
Shadow IT se referă la utilizarea tehnologiilor, instrumentelor și soluțiilor software de către departamente și angajați dintr-o organizație fără știrea departamentului IT sau obținerea aprobării oficiale din partea acestora.
În termeni mai simpli, este ca și cum ai folosi aplicații sau programe pe care compania ta nu le-a aprobat pentru executarea sarcinilor legate de companie. Shadow IT poate proveni din nevoile individuale ale angajaților sau ale departamentelor care nu sunt mulțumite de sistemele IT disponibile. Ei pot găsi anumite instrumente mai convenabile sau utile pentru a-și îndeplini sarcinile.
Să presupunem că utilizați o aplicație de partajare a fișierelor pentru a colabora la un proiect, deoarece este ușor de utilizat, chiar dacă compania dvs. are o altă platformă aprobată în acest scop. Acesta este shadow IT în acțiune.
Deși poate părea inofensiv sau poate oferi o productivitate mai bună, utilizarea acestor instrumente poate avea consecințe semnificative. Deoarece nu sunt verificate de echipa dvs. IT, este posibil să aibă vulnerabilități sau să nu aibă măsuri de securitate adecvate. Acest lucru ar putea duce la expunerea datelor, potențiale încălcări sau alte atacuri cibernetice.
Prin urmare, este important să înțelegeți umbră IT, să aflați dacă cineva practică acest lucru în organizația dvs. și să o atenuați cât mai curând posibil pentru a menține un mediu digital securizat în cadrul organizației dvs.
Motivul din spatele Shadow IT
Anumiți angajați și departamente adoptă shadow IT din mai multe motive care par drăguțe la început, dar care pot avea implicații grave asupra infrastructurii IT a organizației și securității datelor.
Iată câteva motive din spatele shadow IT:
Procese necunoscute
Uneori, rutele oficiale pentru obținerea de noi instrumente într-o companie pot fi destul de complexe și consumatoare de timp. Este de înțeles că angajații, care sunt concentrați pe eficiență, ar putea găsi acest lucru frustrant.
Drept urmare, aceștia pot apela la umbră IT și pot începe să folosească un alt instrument care servește scopului, dar fără aprobare oficială. Ei folosesc această comandă rapidă pentru a rezolva probleme și pentru a crește productivitatea, chiar dacă vine cu potențiale riscuri de securitate.
Nevoi speciale
Diferitele departamente ale unei companii au nevoi diferite pe care soluțiile software aprobate nu le-ar putea îndeplini. E ca și cum ai încerca să te potrivești în rochia altcuiva.
Atunci când angajații se confruntă cu această situație, ar putea duce la frustrări și pierderi de productivitate. Ca rezultat, ei ar putea merge pe propria lor vânătoare pentru unelte care se potrivesc perfect nevoilor lor. În cele din urmă, ajung să folosească în secret software pe care compania lor nu îl recunoaște sau nu îl aprobă oficial.
Ușurință în utilizare
Să presupunem că găsiți un instrument care este foarte ușor de utilizat, cum ar fi o aplicație pentru smartphone. Dacă este disponibil online, angajații ar putea să profite de prima șansă de a-l folosi, chiar dacă nu este aprobat oficial.
Acest lucru se datorează faptului că este rapid și convenabil de utilizat pentru a îndeplini sarcina – un pic ca să luați o scurtătură printr-un pasaj din spate în loc să urmați drumul principal.
Lacune de productivitate
Uneori, angajații văd modalități în care ar putea lucra mai bine sau mai rapid, dar instrumentele aprobate ale companiei nu prea le reduc. Aici intervine shadow IT.
S-ar putea să înceapă să folosească alte instrumente pe care le găsesc singuri, crezând că îi va ajuta să-și facă treaba mai bine. Problema este că aceste instrumente ar putea să nu fie sigure sau sigure.
Neconștientizarea politicilor
Regulile și liniile directoare ale companiei pot fi ușor de ratat, chiar și de cei mai buni dintre angajați. De asemenea, este posibil ca unii angajați să nu știe despre anumite politici IT, așa că merg ei înșiși să caute soluții. Este ca și cum ai încerca să repari ceva acasă fără a citi mai întâi manualul de instrucțiuni.
Preferință pentru instrumente familiare
Gândește-te să folosești instrumentele tale preferate la locul de muncă, cele cu care te-ai obișnuit cu adevărat. Unii angajați pot aduce sisteme sau instrumente din locurile de muncă anterioare sau din viața personală în munca lor actuală, fără să își dea seama că aceste instrumente ar putea să nu fie sigure. Acest lucru este evident în cazul organizațiilor care utilizează politici BYOD.
Presiunea de a livra
Când se apropie un termen limită strâns, angajații ar putea simți căldura să-și termine sarcinile cât mai repede posibil. Această presiune îi poate determina să găsească și să folosească instrumente despre care cred că îi vor ajuta să-și atingă obiectivele mai repede, chiar dacă aceste instrumente nu sunt permise oficial.
Lipsa de antrenament
Dacă o companie introduce instrumente noi, dar nu le arată angajaților cum să le folosească corect, este ca și cum ai oferi cuiva un gadget nou fără un manual de instrucțiuni. În acest caz, angajații ar putea recurge la instrumente pe care le cunosc deja, chiar dacă nu sunt sancționați oficial.
Riscurile și Implicațiile Shadow IT
Utilizarea shadow IT poate părea inițial convenabilă, dar implică riscuri și implicații inerente care pot avea un impact semnificativ asupra organizației dvs.
Scurgeri de date
Atunci când angajații folosesc instrumente neaprobate, șansele unei încălcări a datelor cresc. Astfel de instrumente ar putea să nu aibă măsurile de securitate necesare pentru a proteja informațiile sensibile.
Lipsa de control
Shadow IT funcționează adesea în tăcere, fără știrea departamentelor IT. Această lipsă de vizibilitate înseamnă că organizațiile au control și supraveghere limitate asupra software-ului utilizat.
Din păcate, acest lucru poate duce la diverse provocări, cum ar fi inconsecvențe în gestionarea datelor, probleme de conformitate și chiar conflicte cu strategia IT globală a organizației.
Probleme de compatibilitate
Diferite instrumente adoptate prin shadow IT ar putea să nu fie compatibile între ele sau cu sistemele existente ale organizației. Acest lucru poate crea probleme de integrare, împiedicând colaborarea și productivitatea. Este ca și cum ai folosi piese de puzzle din seturi diferite – pur și simplu nu se potrivesc împreună.
Nerespectarea reglementărilor
Multe industrii au reguli și linii directoare stricte când vine vorba de confidențialitatea și securitatea datelor. Atunci când angajații adoptă instrumente fără știrea departamentului IT, ar putea încălca accidental aceste reglementări. Rezultatul poate fi amenzi mari și o reputație deteriorată.
Costuri crescute
Atractia aplicațiilor gratuite sau low-cost poate fi tentantă, dar costurile ascunse se pot adăuga. IT-ul ar putea avea nevoie să aloce resurse pentru a remedia problemele de compatibilitate, pentru a oferi asistență și pentru a asigura securitatea instrumentelor de care nici măcar nu erau conștienți. Este ca și cum ai cumpăra un articol bugetar care ajunge să coste mai mult în reparații și întreținere.
Pierderea productivității
În mod ironic, cele mai bune instrumente menite să sporească productivitatea pot ajunge să facă opusul. Atunci când instrumentele nu sunt acceptate oficial, angajații petrec timp depanând problemele în loc să se concentreze pe sarcinile lor reale. Este ca și cum ai conduce pe o abatere care durează mai mult decât drumul principal.
Daune reputației
Imaginați-vă că are loc o încălcare din cauza IT-ului umbră, iar vestea incidentului se răspândește. Reputația organizației poate fi afectată. Clienții, partenerii și părțile interesate pot pierde încrederea, influențând relațiile de afaceri și oportunitățile viitoare.
Probleme în depanare și asistență
Atunci când angajații folosesc diverse instrumente fără cunoștințele IT, ar putea crea probleme în depanarea și furnizarea de asistență de calitate. Dacă apar probleme, este posibil ca departamentul IT să nu aibă expertiza sau resursele necesare pentru a oferi suport eficient pentru aceste instrumente neautorizate. Acest lucru poate duce la opriri prelungite, angajați frustrați și întârzieri ale proiectelor.
Pierderea guvernanței centralizate a datelor
Într-o configurație IT oficială, guvernarea și gestionarea datelor sunt centralizate, asigurând coerența, securitatea și acuratețea. Cu shadow IT, datele pot fi împrăștiate pe diferite instrumente, platforme și dispozitive. Această pierdere a controlului centralizat poate duce la confuzie, erori și chiar răspunderi legale dacă nu sunt păstrate înregistrări exacte.
Metode pentru detectarea Shadow IT
Detectarea shadow IT în cadrul organizației dvs. este crucială pentru menținerea securității datelor și a controlului operațional. Iată câteva metode eficiente de identificare a cazurilor de shadow IT:
#1. Audituri regulate
Pentru a vă asigura că peisajul tehnologic al organizației se aliniază cu instrumentele aprobate, trebuie să efectuați audituri periodice.
Comparând lista de software curent cu cele sancționate oficial, puteți identifica disparități sau aplicații neaprobate. Aceste audituri servesc ca o măsură proactivă pentru a menține controlul asupra mediului tehnologic și pentru a preveni adoptarea de instrumente neautorizate care pot compromite securitatea și conformitatea.
#2. Sondajele utilizatorilor
Sondajele utilizatorilor reprezintă o modalitate directă de a implica angajații în înțelegerea soluțiilor tehnologice pe care le folosesc zilnic. Aceste sondaje oferă informații valoroase pentru a identifica cazurile de IT umbră, în care angajații adoptă software care nu este recunoscut de departamentul IT.
#3. Monitorizarea rețelei
Monitorizarea rețelei implică observarea îndeaproape a fluxului de date în cadrul infrastructurii de rețea a unei organizații. Echipele IT pot identifica diverse programe sau instrumente neautorizate acordând o atenție deosebită oricăror modele neregulate sau neașteptate din traficul de rețea.
#4. Monitorizarea punctelor finale
Monitorizarea punctelor finale este un proces care implică instalarea de software specializat de monitorizare pe dispozitivele angajaților. Acest software poate urmări și înregistra cu ușurință toate instrumentele și serviciile instalate pe dispozitivele angajaților.
Comparând aplicațiile înregistrate cu lista aprobată a organizației, puteți detecta abaterile.
#5. Analiza jurnalelor de acces
Analizarea jurnalelor de acces implică revizuirea cu atenție a înregistrărilor, cum ar fi instrumentele neautorizate, persoanele care le folosesc și momentul fiecărui acces.
#6. Monitorizarea serviciului cloud
Astăzi, tehnologia cloud facilitează accesul ușor la o varietate de instrumente pe care angajații le-ar putea prefera datorită ușurinței și confortului. Acesta este motivul pentru care monitorizarea serviciului cloud este crucială. Aceasta implică efectuarea de activități de monitorizare, cum ar fi urmărirea și detectarea prin folosirea de servicii și instrumente bazate pe cloud.
#7. Colaborare IT și HR
Colaborarea dintre departamentul IT și Resurse Umane (HR) este crucială, în special în timpul procesului de onboarding pentru noii angajați.
Lucrând împreună pentru a gestiona adoptarea tehnologiei, ambele departamente se pot asigura că noii angajați sunt echipați cu aplicații, dispozitive, servicii și politici aprobate de companie.
#8. Detectarea anomaliilor de comportament
Anomaliile de comportament sunt abateri de la tiparele tipice de utilizare a tehnologiei. Folosind instrumente bazate pe inteligență artificială, organizațiile pot analiza aceste anomalii pentru a identifica orice comportament neobișnuit care ar putea indica prezența IT-ului umbră.
Cum să reduceți riscurile Shadow IT?
Atenuarea riscurilor IT umbre necesită pași proactivi pentru a recâștiga controlul asupra peisajului tehnologic al organizației dvs.
Iată câteva strategii eficiente de luat în considerare:
Politici IT clare
Stabilirea unor politici IT clare și cuprinzătoare este piatra de temelie a gestionării riscurilor IT umbre. Aceste politici ar trebui să enumere în mod explicit software-ul și aplicațiile care sunt aprobate oficial pentru utilizare în cadrul organizației.
Asigurați-vă că aceste politici sunt disponibile pentru fiecare angajat care utilizează platforme precum intranetul companiei sau bazele de date partajate.
Făcând aceste linii directoare disponibile, le oferiți angajaților posibilitatea de a cunoaște ce instrumente sunt sancționate și ce intră în domeniul IT-ului umbră.
Ateliere Shadow IT
Atelierele Shadow IT sunt sesiuni informative menite să informeze angajații despre posibilele riscuri ale utilizării instrumentelor neautorizate și implicațiile acestora.
Aceste ateliere oferă informații valoroase asupra securității, conformității și consecințelor operaționale ale IT-ului umbră, permițând angajaților să ia decizii bine informate, prevenind în același timp accidentele.
Educatie si antrenament
Pentru a spori gradul de conștientizare a riscurilor asociate shadow IT-ului, este esențial să organizați periodic sesiuni de instruire pentru angajați.
Educând angajații despre posibilele vulnerabilități de securitate, încălcări ale datelor și încălcări ale reglementărilor care pot apărea din utilizarea instrumentelor neautorizate, aceștia pot înțelege mai bine consecințele din viața reală. Este esențial să oferim exemple concrete care ilustrează astfel de implicații.
În plus, este important să promovăm adoptarea instrumentelor aprobate și să subliniem contribuția acestora la menținerea integrității datelor, a securității și a sănătății generale a ecosistemului tehnologic organizațional.
Abordare colaborativă
Adoptarea unei abordări colaborative este esențială, IT lucrând îndeaproape alături de diferite departamente. Aceasta înseamnă implicarea activă a angajaților în discuțiile tehnologice, obținerea unei înțelegeri aprofundate a nevoilor lor specifice și încorporarea feedback-ului lor în procesele de luare a deciziilor.
Implicarea angajaților promovează un sentiment de proprietate asupra peisajului tehnologic, asigurându-se că instrumentele aprobate îndeplinesc cerințele lor funcționale. Această abordare nu numai că reduce tentația de a se baza pe IT-ul din umbră, dar cultivă și o cultură a responsabilității și a răspunderii în utilizarea tehnologiei.
Depozit de software aprobat
Creați un depozit centralizat care să conțină instrumente și aplicații software aprobate oficial, care răspund diferitelor nevoi ale organizației. Acest depozit ar trebui să fie ușor accesibil pentru angajați, servind ca o sursă de încredere atunci când au nevoie de instrumente specifice pentru sarcinile lor.
Oferind o selecție de instrumente pre-selecționate, angajații sunt mai puțin probabil să caute alternative neautorizate.
Suport IT prompt
Asigurați-vă că suportul IT este ușor accesibil și receptiv la preocupările angajaților legate de tehnologie. Atunci când angajații întâmpină provocări sau necesită asistență cu instrumentele lor autorizate, este esențială o rezolvare rapidă și eficientă din partea departamentului IT.
Sprijinul prompt reduce probabilitatea ca angajații să caute soluții alternative, neaprobate, din frustrare. Adresându-le cu promptitudine nevoile, creați un mediu în care angajații se simt sprijiniți și mai puțin înclinați să practice shadow IT.
Îmbrățișați soluțiile cloud
Prin adoptarea și promovarea soluțiilor cloud aprobate, care sunt avansate și care servesc bine scopurilor lor, puteți menține un control mai bun asupra ecosistemului dvs. tehnologic, în timp ce vă adaptați preferințelor utilizatorilor.
Când angajații găsesc serviciile cloud oficiale ușor de utilizat și potrivite pentru sarcinile lor, este mai puțin probabil să exploreze orice aplicație cloud neaprobată.
Mecanism de feedback
Încurajează comunicarea deschisă între angajați și departamentul IT prin crearea unui sistem de feedback. Oferiți angajaților posibilitatea de a propune noi instrumente sau tehnologii care le-ar putea îmbunătăți procesele de lucru. Acest lucru vă ajută să obțineți informații valoroase despre ceea ce au nevoie și ce preferă angajații.
Această abordare interactivă promovează inovația, reducând în același timp tentația de a folosi software neautorizat (Shadow IT).
Concluzie
Pentru a proteja datele, operațiunile și reputația organizației dvs., este esențial să înțelegeți și să abordați riscurile asociate cu shadow IT.
Pentru aceasta, detectați în mod regulat incidentele de umbră IT prin efectuarea de audituri regulate, efectuarea de sondaje, utilizarea instrumentelor de monitorizare și analizarea jurnalelor. De asemenea, implementați strategii de atenuare, cum ar fi definirea unor politici IT clare, furnizarea de educație angajaților și menținerea unui depozit de software aprobat.
Prin implementarea acestor strategii, nu numai că puteți preveni riscurile de securitate și de conformitate, ci și puteți cultiva o cultură orientată spre tehnologie și puteți stimula inovația în limitele instrumentelor autorizate. Acest lucru contribuie în cele din urmă la construirea unui peisaj IT organizațional mai rezistent și mai sigur.
De asemenea, puteți explora unele dintre cele mai bune software-uri de management al auditului IT.