În prezent, fenomenul „Shadow IT” (IT umbră) se extinde tot mai mult în organizațiile de pretutindeni, odată cu apariția și accesibilitatea crescută a tehnologiilor și instrumentelor noi.
Gândește-te la următorul scenariu: în timp ce tu te conformezi cu rigurozitate protocoalelor stabilite, în interiorul organizației tale funcționează, discret, un univers tehnologic paralel. Acesta este ceea ce numim „Shadow IT”.
Acest concept se referă la angajații care utilizează instrumente neautorizate pentru a-și îndeplini sarcinile. Deși acest lucru poate spori productivitatea și eficacitatea, generează și vulnerabilități și pericole, cum ar fi breșe de securitate a datelor, dificultăți de conformitate și complicații operaționale.
Prin urmare, este esențial să găsim un echilibru optim între adoptarea inovațiilor și protejarea securității, în implementarea acestor acțiuni.
În acest material, voi analiza în detaliu conceptul de „Shadow IT”, motivele apariției sale, riscurile potențiale pe care le implică și modul în care pot fi identificate și atenuate, pentru a consolida securitatea.
Să începem!
Ce reprezintă Shadow IT?
Prin „Shadow IT” ne referim la folosirea tehnologiilor, instrumentelor și soluțiilor software de către diverse departamente și angajați ai unei organizații, fără ca departamentul IT să fie informat sau să ofere o aprobare formală.
Mai simplu, este ca și cum ai utiliza aplicații sau programe pe care compania ta nu le-a validat pentru activități profesionale. „Shadow IT” poate proveni din necesitățile specifice ale angajaților sau departamentelor care nu sunt mulțumite de sistemele IT disponibile. Aceștia ar putea considera anumite instrumente mai comode sau mai utile pentru a-și realiza sarcinile.
Să presupunem că folosești o aplicație de partajare de fișiere pentru a colabora la un proiect, deoarece este facilă, chiar dacă firma ta are o altă platformă validată în acest scop. Acesta este un exemplu de „Shadow IT” în acțiune.
Deși poate părea nevinovat sau chiar productiv, utilizarea acestor instrumente poate avea repercusiuni serioase. Din moment ce nu sunt verificate de echipa IT, acestea pot avea puncte slabe sau pot lipsi de măsuri de siguranță adecvate, crescând riscul de expunere a datelor, posibile breșe de securitate sau alte atacuri cibernetice.
Prin urmare, este important să înțelegi fenomenul „Shadow IT”, să determini dacă acesta este practicat în organizația ta și să îl atenuezi cât mai curând posibil, pentru a menține un mediu digital sigur în cadrul organizației.
Care sunt cauzele apariției Shadow IT?
Anumiți angajați și departamente adoptă „Shadow IT” din diverse motive care, inițial, par rezonabile, dar care pot avea implicații grave asupra infrastructurii IT a organizației și asupra securității datelor.
Iată câteva cauze ale fenomenului „Shadow IT”:
Procese complicate
Uneori, procedurile formale de obținere a unor instrumente noi într-o companie pot fi destul de complexe și de lungă durată. Este de înțeles că angajații, care pun accent pe eficiență, pot considera acest lucru frustrant.
Ca urmare, aceștia pot apela la „Shadow IT” și pot începe să folosească un alt instrument care să servească scopului, dar fără aprobare oficială. Ei folosesc această scurtătură pentru a rezolva problemele și pentru a spori productivitatea, chiar dacă aceasta vine cu potențiale riscuri de securitate.
Necesități speciale
Diferitele departamente ale unei companii au nevoi specifice, pe care soluțiile software standardizate nu le pot satisface. Este ca și cum ai încerca să te încadrezi într-o haină care nu este a ta.
Atunci când angajații se confruntă cu această situație, pot apărea frustrări și pierderi de productivitate. Ca urmare, aceștia pot porni pe cont propriu în căutarea unor instrumente care să se potrivească perfect nevoilor lor, ajungând să folosească în secret software pe care compania lor nu îl recunoaște sau nu îl aprobă oficial.
Ușurința utilizării
Să presupunem că găsești un instrument foarte ușor de utilizat, cum ar fi o aplicație pentru smartphone. Dacă este disponibil online, angajații pot profita de prima ocazie de a-l utiliza, chiar dacă nu este validat oficial.
Acest lucru se datorează faptului că este rapid și comod de folosit pentru a îndeplini sarcina – cam ca și cum ai lua o scurtătură printr-o alee, în loc să urmezi drumul principal.
Lacune de productivitate
Uneori, angajații identifică modalități prin care ar putea lucra mai eficient sau mai rapid, însă instrumentele validate de companie nu sunt suficiente. Aici intervine fenomenul „Shadow IT”.
Angajații pot începe să folosească alte instrumente, pe care le găsesc singuri, considerând că îi vor ajuta să-și îndeplinească sarcinile mai bine. Problema este că aceste instrumente ar putea să nu fie sigure sau securizate.
Nerespectarea regulilor
Regulile și directivele companiei pot fi trecute cu vederea cu ușurință, chiar și de cei mai conștiincioși angajați. De asemenea, este posibil ca unii angajați să nu cunoască anumite politici IT, așa că se descurcă singuri, căutând soluții pe cont propriu. Este ca și cum ai încerca să repari ceva acasă fără a citi mai întâi manualul de instrucțiuni.
Preferința pentru instrumente familiare
Gândește-te la folosirea la locul de muncă a instrumentelor tale preferate, cu care te-ai obișnuit. Unii angajați pot aduce sisteme sau instrumente de la locuri de muncă anterioare sau din viața personală în activitatea curentă, fără a realiza că aceste instrumente pot fi nesigure. Acest lucru este evident în cazul organizațiilor care utilizează politici BYOD (Bring Your Own Device).
Presiunea timpului
Atunci când se apropie un termen limită, angajații pot simți presiunea de a-și finaliza sarcinile cât mai repede. Această presiune îi poate determina să caute și să folosească instrumente despre care cred că îi vor ajuta să-și atingă obiectivele mai rapid, chiar dacă acestea nu sunt permise oficial.
Lipsa instruirii
Dacă o companie introduce instrumente noi, dar nu le arată angajaților cum să le utilizeze corect, este ca și cum ai oferi cuiva un gadget nou fără un manual de instrucțiuni. În această situație, angajații pot recurge la instrumente pe care le cunosc deja, chiar dacă acestea nu sunt validate oficial.
Riscurile și implicațiile Shadow IT
Deși utilizarea „Shadow IT” poate părea convenabilă la început, aceasta implică riscuri și consecințe care pot afecta semnificativ organizația.
Breșe de securitate a datelor
Atunci când angajații folosesc instrumente nevalidate, crește riscul unei încălcări a datelor. Aceste instrumente s-ar putea să nu dispună de măsurile de securitate necesare pentru a proteja informațiile sensibile.
Lipsa controlului
„Shadow IT” operează adesea discret, fără ca departamentele IT să fie informate. Această lipsă de vizibilitate înseamnă că organizațiile au un control și o supraveghere limitate asupra software-ului utilizat.
Din nefericire, acest lucru poate genera diverse probleme, cum ar fi neconcordanțe în gestionarea datelor, probleme de conformitate și chiar conflicte cu strategia IT generală a organizației.
Probleme de compatibilitate
Instrumentele adoptate prin intermediul „Shadow IT” ar putea să nu fie compatibile între ele sau cu sistemele existente ale organizației, generând dificultăți de integrare, care împiedică colaborarea și productivitatea. Este ca și cum ai folosi piese de puzzle din seturi diferite – pur și simplu nu se potrivesc.
Nerespectarea reglementărilor
Multe sectoare au reguli și directive stricte privind confidențialitatea și securitatea datelor. Atunci când angajații adoptă instrumente fără informarea departamentului IT, pot încălca accidental aceste reglementări, ceea ce poate atrage amenzi mari și poate afecta negativ reputația.
Costuri suplimentare
Atractia aplicațiilor gratuite sau cu costuri reduse poate fi tentantă, însă se pot adăuga costuri ascunse. Departamentul IT ar putea trebui să aloce resurse pentru a remedia probleme de compatibilitate, pentru a oferi asistență și pentru a asigura securitatea instrumentelor despre care nici nu știa. Este ca și cum ai achiziționa un produs ieftin, care ajunge să coste mai mult în reparații și întreținere.
Scăderea productivității
Ironic, instrumentele care se presupune că ar trebui să crească productivitatea pot ajunge să facă contrariul. Atunci când instrumentele nu sunt validate oficial, angajații petrec timp depanând probleme în loc să se concentreze pe sarcinile lor reale. Este ca și cum ai conduce pe o rută ocolitoare care durează mai mult decât drumul principal.
Afectarea reputației
Imaginează-ți că are loc o încălcare de securitate din cauza fenomenului „Shadow IT”, iar vestea incidentului se răspândește. Reputația organizației poate fi afectată. Clienții, partenerii și părțile interesate pot pierde încrederea, influențând negativ relațiile de afaceri și oportunitățile viitoare.
Probleme de depanare și asistență
Atunci când angajații folosesc diverse instrumente fără cunoștința departamentului IT, pot apărea dificultăți în depanare și în oferirea de asistență de calitate. Dacă se ivesc probleme, este posibil ca departamentul IT să nu aibă competența sau resursele necesare pentru a oferi suport eficient pentru aceste instrumente neautorizate. Acest lucru poate duce la perioade prelungite de nefuncționare, angajați frustrați și întârzieri ale proiectelor.
Pierderea controlului centralizat al datelor
Într-o configurație IT formală, guvernanța și gestionarea datelor sunt centralizate, asigurând coerența, securitatea și acuratețea. În cazul „Shadow IT”, datele pot fi împrăștiate pe diferite instrumente, platforme și dispozitive. Această pierdere a controlului centralizat poate duce la confuzie, erori și chiar responsabilități legale, dacă nu sunt păstrate înregistrări exacte.
Cum poate fi detectat Shadow IT?
Detectarea fenomenului „Shadow IT” în cadrul organizației tale este esențială pentru menținerea securității datelor și a controlului operațional. Iată câteva metode eficiente de identificare a cazurilor de „Shadow IT”:
#1. Audituri periodice
Pentru a te asigura că infrastructura tehnologică a organizației se aliniază cu instrumentele aprobate, trebuie să efectuezi audituri periodice.
Comparând lista de software actuală cu cea validată oficial, poți identifica discrepanțe sau aplicații neautorizate. Aceste audituri sunt o măsură preventivă de menținere a controlului asupra mediului tehnologic și de prevenire a adoptării de instrumente neautorizate care pot compromite securitatea și conformitatea.
#2. Chestionare adresate utilizatorilor
Chestionarele adresate utilizatorilor reprezintă o modalitate directă de a implica angajații în înțelegerea soluțiilor tehnologice pe care le folosesc zilnic. Aceste chestionare oferă informații valoroase pentru a identifica cazurile de „Shadow IT”, în care angajații adoptă software care nu este recunoscut de departamentul IT.
#3. Monitorizarea rețelei
Monitorizarea rețelei presupune observarea atentă a fluxului de date în infrastructura de rețea a unei organizații. Echipele IT pot identifica diverse programe sau instrumente neautorizate acordând o atenție deosebită oricăror modele neobișnuite sau neașteptate în traficul de rețea.
#4. Monitorizarea punctelor finale
Monitorizarea punctelor finale este un proces care implică instalarea de software specializat de monitorizare pe dispozitivele angajaților. Acest software poate urmări și înregistra cu ușurință toate instrumentele și serviciile instalate pe dispozitivele angajaților.
Comparând aplicațiile înregistrate cu lista aprobată a organizației, poți detecta abaterile.
#5. Analiza jurnalelor de acces
Analizarea jurnalelor de acces presupune examinarea atentă a înregistrărilor, cum ar fi instrumentele neautorizate, persoanele care le folosesc și momentul fiecărui acces.
#6. Monitorizarea serviciilor cloud
În prezent, tehnologia cloud facilitează accesul facil la o varietate de instrumente pe care angajații le pot prefera datorită ușurinței și comodității. Acesta este motivul pentru care monitorizarea serviciului cloud este esențială. Aceasta presupune efectuarea de activități de monitorizare, cum ar fi urmărirea și detectarea prin folosirea serviciilor și instrumentelor bazate pe cloud.
#7. Colaborarea dintre departamentele IT și Resurse Umane
Colaborarea dintre departamentul IT și Resurse Umane (HR) este crucială, mai ales în timpul procesului de integrare a noilor angajați.
Lucrând împreună pentru a gestiona adoptarea tehnologiei, ambele departamente se pot asigura că noii angajați sunt echipați cu aplicații, dispozitive, servicii și politici aprobate de companie.
#8. Detectarea anomaliilor de comportament
Anomaliile de comportament sunt abateri de la tiparele tipice de utilizare a tehnologiei. Prin utilizarea unor instrumente bazate pe inteligență artificială, organizațiile pot analiza aceste anomalii pentru a identifica orice comportament neobișnuit care ar putea indica prezența fenomenului „Shadow IT”.
Cum pot fi reduse riscurile Shadow IT?
Atenuarea riscurilor „Shadow IT” necesită acțiuni proactive pentru a recâștiga controlul asupra infrastructurii tehnologice a organizației.
Iată câteva strategii eficiente de luat în considerare:
Politici IT clare
Stabilirea unor politici IT clare și cuprinzătoare reprezintă piatra de temelie a gestionării riscurilor „Shadow IT”. Aceste politici ar trebui să enumere în mod explicit software-ul și aplicațiile aprobate oficial pentru utilizare în cadrul organizației.
Asigură-te că aceste politici sunt disponibile pentru fiecare angajat care utilizează platforme precum intranetul companiei sau bazele de date partajate.
Făcând aceste linii directoare disponibile, oferi angajaților posibilitatea de a afla ce instrumente sunt validate și ce intră în domeniul „Shadow IT”.
Ateliere Shadow IT
Atelierele „Shadow IT” sunt sesiuni informative menite să instruiască angajații despre riscurile posibile ale utilizării instrumentelor neautorizate și implicațiile acestora.
Aceste ateliere oferă informații valoroase despre securitate, conformitate și consecințele operaționale ale fenomenului „Shadow IT”, permițând angajaților să ia decizii informate, prevenind în același timp incidentele.
Educație și instruire
Pentru a crește gradul de conștientizare asupra riscurilor asociate cu „Shadow IT”, este esențial să se organizeze periodic sesiuni de instruire pentru angajați.
Educând angajații despre posibilele vulnerabilități de securitate, breșe de date și încălcări ale reglementărilor care pot apărea din utilizarea instrumentelor neautorizate, aceștia pot înțelege mai bine consecințele în viața reală. Este esențial să se ofere exemple concrete care să ilustreze aceste implicații.
În plus, este important să se promoveze adoptarea instrumentelor validate și să se sublinieze contribuția acestora la menținerea integrității datelor, a securității și a bunei funcționări a ecosistemului tehnologic organizațional.
Abordare colaborativă
Adoptarea unei abordări colaborative este esențială, departamentul IT lucrând îndeaproape alături de diverse departamente. Aceasta presupune implicarea activă a angajaților în discuțiile despre tehnologie, obținerea unei înțelegeri profunde a nevoilor lor specifice și încorporarea feedback-ului lor în procesele decizionale.
Implicarea angajaților promovează un sentiment de responsabilitate asupra infrastructurii tehnologice, asigurându-se că instrumentele aprobate le îndeplinesc cerințele funcționale. Această abordare nu doar reduce tentația de a se baza pe „Shadow IT”, ci cultivă și o cultură a responsabilității în utilizarea tehnologiei.
Depozit de software aprobat
Creează un depozit centralizat care să conțină instrumente și aplicații software aprobate oficial, care să răspundă diverselor nevoi ale organizației. Acest depozit ar trebui să fie ușor accesibil pentru angajați, servind ca sursă de încredere atunci când aceștia au nevoie de instrumente specifice pentru sarcinile lor.
Oferind o selecție de instrumente pre-selectate, angajații sunt mai puțin predispuși să caute alternative neautorizate.
Suport IT rapid
Asigură-te că suportul IT este ușor accesibil și reacționează la preocupările angajaților legate de tehnologie. Atunci când angajații întâmpină dificultăți sau necesită asistență cu instrumentele autorizate, este esențială o rezolvare rapidă și eficientă din partea departamentului IT.
Suportul rapid reduce probabilitatea ca angajații să caute soluții alternative, neaprobate, din frustrare. Răspunzând cu promptitudine nevoilor lor, se creează un mediu în care angajații se simt sprijiniți și mai puțin înclinați să practice „Shadow IT”.
Adoptarea soluțiilor cloud
Prin adoptarea și promovarea soluțiilor cloud validate, care sunt avansate și potrivite pentru scopurile lor, poți menține un control mai bun asupra infrastructurii tehnologice, adaptându-te în același timp preferințelor utilizatorilor.
Când angajații consideră că serviciile cloud oficiale sunt ușor de utilizat și adecvate pentru sarcinile lor, este mai puțin probabil să exploreze aplicații cloud neaprobate.
Sistem de feedback
Încurajează comunicarea deschisă între angajați și departamentul IT, prin crearea unui sistem de feedback. Oferă angajaților posibilitatea de a propune noi instrumente sau tehnologii care le-ar putea îmbunătăți fluxul de lucru. Acest lucru ajută la obținerea de informații valoroase despre ceea ce au nevoie și ce preferă angajații.
Această abordare interactivă promovează inovația, reducând în același timp tentația de a folosi software neautorizat (Shadow IT).
Concluzie
Pentru a proteja datele, operațiunile și reputația organizației, este esențial să înțelegi și să abordezi riscurile asociate cu „Shadow IT”.
Pentru aceasta, detectează în mod regulat incidentele „Shadow IT” prin efectuarea de audituri periodice, chestionare, utilizarea instrumentelor de monitorizare și analiza jurnalelor. De asemenea, implementează strategii de atenuare, cum ar fi definirea unor politici IT clare, instruirea angajaților și menținerea unui depozit de software aprobat.
Prin implementarea acestor strategii, nu numai că poți preveni riscurile de securitate și de conformitate, dar poți cultiva și o cultură orientată spre tehnologie și poți stimula inovația, în limitele instrumentelor autorizate. Acest lucru contribuie în cele din urmă la construirea unui mediu IT organizațional mai rezistent și mai sigur.
Poți analiza și unele dintre cele mai bune programe software de gestionare a auditului IT.