Pentru a se menține relevante într-un mediu dinamic, modernizarea procedurilor operaționale (BPI) reprezintă un imperativ pentru fiecare organizație în parte.
Orice afacere se confruntă cu o multitudine de procese. Niciun proprietar nu poate afirma că aceste procese sunt perfect sigure, având în vedere existența permanentă a unor obstacole care implică pierderi de timp și resurse financiare.
Optimizarea sau ameliorarea acestor procese organizaționale poate ajuta la eradicarea dificultăților care generează neplăceri personalului sau clienților. Vom analiza funcționarea modernizării proceselor de afaceri și modul în care aceasta contribuie la progresul afacerii dumneavoastră.
Ce reprezintă optimizarea proceselor de afaceri?
Procesele operaționale sunt acțiunile pe care le efectuați pentru a administra afacerea. Este necesar să îmbunătățiți aceste procese pentru a vă menține competitivitatea într-o piață din ce în ce mai aglomerată. Prin urmare, optimizarea proceselor de afaceri înseamnă rafinarea continuă a acestor procese în scopul creșterii productivității și eficienței.
Procesele operaționale ale unei companii cuprind trei tipuri principale de activități:
- Sarcini operaționale: activități recurente pe care companiile le îndeplinesc zi de zi, cum ar fi producția, logistica și raportarea.
- Sarcini de management: aceste sarcini includ gestionarea bugetului, administrarea generală și dezvoltarea resurselor umane.
- Sarcini suport: aici intră activitățile diverse, cum ar fi suportul tehnic, recrutarea, contabilitatea, etc.
Toate sarcinile incluse în aceste categorii ar trebui să fie evaluate și ajustate periodic, pentru a preveni pierderile de eficiență. Prin intermediul BPI, companiile au posibilitatea de a introduce continuu schimbări benefice în aceste operațiuni, în concordanță cu feedback-ul primit din partea părților interesate, atât din interior, cât și din exterior.
Aceste modernizări introduc fie noi metode de lucru, fie elimină neajunsurile proceselor actuale. În ambele situații, obiectivul este simplificarea procesului.
Importanța modernizării proceselor operaționale
Indiferent de domeniul în care activează organizația, adaptarea la schimbări este esențială pentru a supraviețui concurenței. Optimizarea proceselor de afaceri facilitează această adaptare.
În cadrul acestui proces, firmele pot identifica aspectele care necesită îmbunătățiri și pot localiza orice deficiență ce trebuie remediată. Astfel, organizațiile înțeleg mai bine sistemul și se pot alinia la standardele curente din domeniu.
Mai mult, se oferă o nouă perspectivă asupra procesului operațional, ceea ce duce la îmbunătățirea productivității, calității, relației cu clienții și a dezvoltării de competențe.
Cum funcționează modernizarea proceselor de afaceri?
#1. Selectarea unui proces
Inițial, trebuie să se determine zonele sau procesele care necesită îmbunătățiri. Deși o firmă desfășoară o serie de procese, se recomandă prioritizarea proceselor recurente pentru optimizare.
#2. Identificarea problemelor legate de proces
Apoi, se va pune accent pe procesul ales, pentru a identifica problemele ce trebuie eliminate. Identificarea implică o vizualizare clară a întregii operațiuni și descoperirea blocajelor.
#3. Analiza proceselor de afaceri
În acest pas, se analizează punctele nevralgice pentru a identifica problemele ce pot fi îmbunătățite. Pentru a obține informații, se pot adresa întrebări persoanelor responsabile.
#4. Reproiectarea procesului
În această fază, procesul trebuie reproiectat în vederea îmbunătățirii. Se utilizează cea mai adecvată metodologie pentru a remedia problemele identificate și pentru a eficientiza procesele.
#5. Obținerea Resurselor
Pentru orice fel de optimizare a proceselor operaționale, companiile trebuie să își asigure resursele necesare. Acest lucru poate presupune achiziționarea de software, hardware sau forță de muncă. Pentru toate acestea, este necesară aprobarea managementului.
#6. Testarea noului proces
Înainte de a aplica sistemul BPI în organizație, testarea este un pas obligatoriu. Se va verifica fiecare etapă a fluxului de lucru, pentru a nu se omite niciun aspect critic. Dacă sunt necesare ajustări, acesta este momentul oportun.
#7. Implementarea Metodologiei
După testarea cu succes și aprobarea din partea conducerii, se poate trece la implementarea metodologiei de îmbunătățire a proceselor de afaceri. Se recomandă începerea la o scară mai mică, extinzând ulterior domeniul de aplicare pentru a obține rezultate superioare.
#8. Revizuirea și Ajustarea
Procesul nu se încheie odată cu implementarea. Trebuie monitorizat în mod constant dacă noile metode îmbunătățesc procesul sau nu. Uneori, este necesară ajustarea, care trebuie implementată corespunzător.
Metode de optimizare a proceselor de afaceri
În funcție de procesul de afaceri și de industria în care activați, se pot alege următoarele metodologii pentru BPI.
#1. Metodologia Agile
Această metodologie eliberează un proiect de un termen limită strict și oferă posibilitatea de a încorpora mai multe iterații. Pe baza feedback-ului echipei și al clienților, Agile permite corectarea problemelor evidențiate. De asemenea, îmbunătățește comunicarea și colaborarea între toți participanții.
#2. Lean Manufacturing
Obiectivul acestei metodologii este eliminarea risipei și, prin urmare, reducerea costurilor. Pe lângă industria de producție, și alte sectoare pot implementa principiile sale de bază. Aici, echipele trebuie să înțeleagă percepția cumpărătorului pentru a elimina risipa și redundanța.
#3. Six Sigma
Această abordare populară poate reduce variabilitatea și erorile prin valorificarea datelor și statisticilor, maximizând în același timp valoarea. Six Sigma implică utilizarea DMAIC și DMADV pentru a obține un proces simplificat și o creștere a rentabilității investiției.
#4. Managementul calității totale (TQM)
Companiile care utilizează această metodologie trebuie să implice întreaga echipă pentru a îmbunătăți satisfacția clienților. Se oferă angajaților un mediu de lucru și o cultură în care experiențele sunt apreciate și în care sunt încurajați să aibă un obiectiv comun.
#5. Teoria constrângerilor
Metodologia Teoria Constrângerilor este folosită de obicei atunci când este necesară o îmbunătățire rapidă. Se pot identifica blocajele procesului, care apoi sunt îmbunătățite până la eliminare.
#6. Kaizen
Această metodologie de îmbunătățire a proceselor de afaceri se concentrează pe practicile lean și agile. Se modifică ușor modul de lucru și cultura organizațională pentru o îmbunătățire a calității și productivității proceselor.
#7. Kanban
Kanban este o tehnică vizuală a fluxului de lucru care permite identificarea problemelor și eliminarea blocajelor. Ca rezultat, se poate crește eficiența și se poate monitoriza progresul inițiativei.
#8. Just-in-Time
Această metodă este ideală pentru companiile producătoare care doresc să reducă la minimum costurile de stoc prin fabricarea de bunuri în funcție de cerere. În majoritatea cazurilor, este utilizată împreună cu metodologia Kanban pentru o prognoză precisă și pentru a evita supracapacitatea de muncă.
#9. Maparea proceselor
Firmele pot elabora un plan de îmbunătățire a proceselor folosind această tehnică de vizualizare a fluxului de lucru. De asemenea, se poate folosi pentru a dezvolta hărți pentru anumite roluri sau obiective de afaceri.
#10. PDCA
Acest model reprezintă acronimul planifică, execută, verifică și acționează. Fiind parte a metodologiei Kaizen, ajută organizațiile să identifice procesele ineficiente.
Beneficiile modernizării proceselor operaționale
Agilitatea afacerii
Prin optimizarea proceselor, firmele pot deveni mai abile în a răspunde cerințelor în continuă schimbare ale clienților. Ele pot reacționa rapid la cerințe și pot ajusta proiectele în mod corespunzător.
O vizibilitate mai bună a proceselor
Pentru a implementa BPI, firmele trebuie să vizualizeze întregul flux de lucru. Acest lucru le permite să monitorizeze procesele și să măsoare eficiența fiecărei etape.
Eficient din punct de vedere al costurilor 💰
Scopul optimizării proceselor este eliminarea blocajelor și a ineficienței. Deoarece permite identificarea și eliminarea cheltuielilor inutile, se vor reduce automat costurile totale.
Mai multă productivitate
Pentru a eficientiza procesele, BPI elimină toate sarcinile repetitive și inutile din fluxul de lucru. Ca rezultat, productivitatea angajaților crește semnificativ.
Conformitate și securitate
Implementarea optimizării proceselor operaționale înseamnă existența unui loc de muncă reglementat și gestionat corespunzător. Prin urmare, companiile pot respecta reglementările și măsurile de securitate în vigoare.
Satisfacția clienților și a angajaților
Orice proces îmbunătățit va aduce un plus de valoare clienților. Cu clienți satisfăcuți, o afacere va prospera. De asemenea, eficientizează echipa și o face mai productivă, prin eliminarea sarcinilor inutile.
Provocările modernizării proceselor de afaceri
#1. Rezistența din partea angajaților
Cea mai mare dificultate întâmpinată de BPI este rezistența angajaților. Majoritatea persoanelor sunt împotriva schimbărilor și preferă să continue să lucreze în mod tradițional. Prin urmare, companiile trebuie să-i determine pe angajați să înțeleagă beneficiile acestei îmbunătățiri. În caz contrar, inițiativa se va transforma într-un eșec total.
#2. Incapacitatea de a stabili obiective
În timpul acestui proces, conducerea ar trebui să aibă obiective clare și precise. Fără obiective clare, nu se va putea obține o imagine completă a direcției în care se îndreaptă firma. Deși obiectivele arată unde să se investească timpul și resursele, lipsa acestora va cauza dificultăți în optimizarea proceselor operaționale.
#3. Ajustare de timp ⏲️
Pentru ca lucrurile să funcționeze, este nevoie de timp. Multe companii consideră că modernizarea proceselor este imposibilă din cauza activităților zilnice. Însă, adesea, este posibilă simplificarea fluxurilor de lucru și desemnarea unei singure persoane pentru implementarea acestui proces. Firmele pot chiar angaja un antreprenor sau un freelancer pentru a analiza procesul.
#4. Introducerea de noi tehnologii
Majoritatea îmbunătățirilor proceselor operaționale implică renunțarea la aplicațiile vechi și adoptarea de noi tehnologii. Multe companii consideră acest lucru dificil. Pe lângă costurile implicate, este necesară și familiarizarea angajaților cu noile tehnologii.
Resurse de învățare
Fundamentele îmbunătățirii proceselor de afaceri: Udemy
Acest curs, Fundamentele optimizării proceselor de afaceri, vă învață cadrul și pașii necesari pentru BPI. Alinierea proceselor de afaceri cu obiectivele și găsirea de soluții practice de îmbunătățire sunt, de asemenea, incluse în acest curs.
De asemenea, din această resursă se poate învăța cum se utilizează diferite instrumente pentru a crea noi procese și tehnici de afaceri, în vederea măsurării obiectivelor.
Optimizarea eficientă a proceselor operaționale: Udemy
Acest curs de optimizare eficientă a proceselor de afaceri vă învață impactul îmbunătățirii proceselor, astfel încât să se poată reproiecta procesele organizaționale.
În cadrul acestui curs se predă dezvoltarea modelului BPI, implementarea acestuia în proiect și măsurarea progresului. Include 2,5 ore de video la cerere și un certificat la finalizarea cursului.
Îmbunătățirea proceselor de afaceri
Această carte despre optimizarea proceselor de afaceri explică modul de implementare a tehnicilor de îmbunătățire a calității în sectorul serviciilor.
Se oferă toate informațiile necesare pentru a începe imediat BPI. Din această resursă, se poate învăța și cum se creează și se instruiesc echipe pentru BPI, cum se simplifică procesul, cum se reduce timpul și cum se urmărește progresul.
Caseta de instrumente pentru îmbunătățirea proceselor de afaceri
Această carte, Caseta de instrumente pentru îmbunătățirea proceselor operaționale, va oferi o perspectivă practică și completă asupra dezvoltării unui sistem BPI coerent.
Se analizează modelul BPI folosind măsurarea performanței și se prezintă instrumentele adecvate. Mai mult, se poate învăța cum să se utilizeze aceste instrumente și se oferă câteva șabloane pentru implementare.
Concluzie
Fără modernizarea proceselor operaționale, este imposibil să se mențină competitivitatea. Se oferă posibilitatea de a identifica punctele slabe și ineficiențele, în vederea implementării unor noi metode de îmbunătățire.
Aici am analizat modul de optimizare a proceselor de afaceri, împreună cu câteva cursuri și cărți utile pentru a înțelege acest concept. Odată ce se obțin suficiente cunoștințe, se pot începe implementările necesare pentru a duce afacerea la un alt nivel.
De asemenea, se pot afla informații despre software-ul de management al proceselor operaționale.