În domeniul spațiilor comerciale, firmele dau peste proiecte complexe pe care trebuie să le execute cu o precizie meticuloasă. În acest scop, este esențial să eficientizați operațiunile, astfel încât să nu existe nicio problemă în ultimul moment.
Spațiile comerciale utilizează instrumente vizuale pentru operațiunile lor fără întreruperi și pentru managementul proiectelor. În rețeaua complexă de fluxuri de lucru, un astfel de instrument vizual este diagrama SIPOC. Oferă claritate și planificare strategică în domeniul managementului proiectelor de afaceri.
Astfel, dacă te străduiești să atingi excelența operațională într-o organizație, valorificarea puterii acesteia ajută. Dar ce este un instrument SIPOC și cum să creați unul?
Diagramele SIPOC oferă o vedere de pasăre prin înregistrarea modului în care intrările vor fi transformate în rezultate acționabile pentru a obține rezultatele dorite. Mai mult, include și modul în care clienții vor obține aceste livrabile.
SIPOC înseamnă Furnizori, Intrări, Procese, Ieșiri și Clienți, care mapează întregul ciclu de management al proiectelor de afaceri. Acesta cuprinde pași care conturează procesul și îi luminează funcționarea interioară. Acest scurt vizual poate fi, de asemenea, imaginat ca un plan pentru un proiect.
Astfel, echipa ta poate colabora eficient în timp real pentru rezolvarea activă a problemelor. Pentru o organizație, nu este mai puțin decât o busolă care vă ajută să cunoașteți direcția în care ar trebui să mergeți.
Deci, eforturile dumneavoastră nu vor fi vagi, deoarece veți avea o abordare strategică și structurată pentru a continua. Să ne lansăm în călătoria captivantă a diagramelor SIPOC și a celor mai simple abordări de creare!
Cuprins
Din ce constă o diagramă SIPOC?
Acum că știi ce diagrame SIPOC te-ai întreba ce înseamnă fiecare dintre elementele sale. Fără nicio altă prelungire, haideți să pătrundem în detalii!
✔Furnizori: Fiecare afacere sau proiect are nevoie de resurse care să conducă proiectul la finalizare. Partea furnizorilor a diagramei se ocupă de cine furnizează resursele, inclusiv forța de muncă, materialele, investițiile etc., necesare pentru proiect.
✔ Intrări: în timp ce partea Furnizorului spune cine va acționa ca furnizorul dvs. pentru proiect, partea de intrare va conține ceea ce aveți nevoie. Acestea sunt materii prime, finanțele exacte, echipamente și altele asemănătoare.
✔Proces: Procesul este planul de acțiune pentru executarea proiectului într-o serie de sarcini.
✔Resultări: Rezultatele conțin rezultatul proiectului care ar fi generat după încheierea procesului. Acestea includ livrabile precum produsele și alte rezultate tangibile sau intangibile.
✔Clienți: Aceștia sunt oamenii care vor primi produsul sau rezultatul proiectului. Clienții sunt de obicei părți interesate sau clienți interni.
Fiecare dintre elementele cheie este definit pentru a crea o diagramă SIPOC adecvată.
Care este rolul unei diagrame SIPOC?
O diagramă SIPOC este o parte esențială a managementului proiectelor de afaceri (BPM). Nu este esențial pentru fiecare proiect pe care compania îl întreprinde, dar le simplifică pe cele mai mari și mai complexe. Astfel, este un instrument vizual care ajută la îmbunătățirea rezultatului.
Oferă o scurtă înțelegere a cine va furniza proviziile, ce este necesar, cum se execută planul, rezultatele finale care vor rezulta și când consumatorii vor primi produsele.
Cum ajută diagrama SIPOC?
Mulți dintre voi ar considera diagramele SIPOC ca formalități inutile și ar discuta ideea de a pregăti una. Deși ați avea o mulțime de motive pentru care să nu alegeți o diagramă SIPOC, avem mai multe motive principale pentru modul în care v-ar îmbunătăți proiectele de afaceri.
✔Ajută la economisirea costurilor: este un plan al ceea ce aveți nevoie pentru un proiect, inclusiv forță de muncă, costuri, resurse și alte lucruri. Primești și o listă a profiturilor. SIPOC-urile, deoarece mapează întregul proiect, vă ajută să vizualizați ce aveți nevoie și ce nu. Vă puteți concentra asupra zonelor în care puteți economisi bani, făcând astfel proiectul rentabil.
✔Începe procesul strategic: ați crede că Diagrama SIPOC nu este o entitate în timp real și nici unii dintre clienții dvs. nu ar cere așadar cum este un proces al proiectului.
Ei bine, prin crearea diagramei SIPOC, începi deja să planifici despre provizii, furnizori, care dintre personal ar contribui etc. Astfel, cu o abordare strategică, rezultatul ar fi mai bun, rezultând un randament îmbunătățit și evitând ultimul minut. bătaie de cap.
✔Un avantaj asupra resurselor: prin prezentarea unei diagrame SIPOC în fața echipei sau personalului dvs. implicat, mai mulți oameni primesc o scurtă privire asupra acesteia. Astfel, mai multe persoane își pot împărtăși opiniile, sfaturile și ideile care pot fi considerate a executa lucrurile mai bine și de cele mai multe ori au ca rezultat o utilizare mai mică a resurselor.
Astfel, Diagrama SIPOC este o parte esențială a managementului de proiect care ajută la îmbunătățirea eficienței și, astfel, la creșterea proiectelor.
Exemplu de diagramă SIPOC
Ideea de bază a diagramei SIPOC este de a înțelege intrarea și ieșirea unui proces de la inițierea acestuia până la finalizare. În acest exemplu, vom discuta despre procesul de cumpărare a mașinii.
Furnizor: Dealeri auto, Persoane fizice, Companii.
Intrare: model de mașini, specificații, prețuri.
Proces: Implementarea Test Drive, Selectarea modelelor de mașini care trec cu succes pretest Drive, Proces.
Ieșire: mașină, documente, contract de service.
Client: Cumpărători de mașini, Companii, Revânzător.
Acesta descrie pur și simplu procesul urmat și pașii urmăriți pentru a ajunge la rezultatul final. Cu ajutorul instrumentelor menționate mai jos, vă puteți crea propria diagramă SIPOC conform cerințelor.
Lucidchart
Lucidchart este una dintre cele mai prietenoase instrumente vizuale pentru începători. Puteți crea diagrame SIPOC folosind instrumentul online sau puteți descărca aplicația sa pentru Android. Există un șablon specific pe care îl puteți personaliza în funcție de nevoile dvs. Cu toate acestea, înainte de a utiliza șablonul, trebuie să vă înscrieți sau să vă înregistrați cu Google, Slack sau Office 365.
Caracteristici
- Puteți adăuga până la 60 de forme într-o singură diagramă în planul gratuit și mai multe în planul plătit.
- Se poate integra cu platforme precum Jira, GitHub, Slack și altele și chiar să își importe datele.
- Creați versiuni mai bune comparând două documente, deoarece evidențiază diferențele.
- Colaborarea în timp real este mai ușor de gestionat cu comanda de marcaj de timp, versiunile de denumire și astfel de funcții de control al accesului.
- Aspect ușoară și interfață grafică bine organizată pentru a ajunge rapid din urmă.
Nu e de mirare că Lucidchart este un instrument excelent de diagramă pentru crearea SIPOC și mai multe astfel de diagrame. Cu versiunea gratuită, îl puteți folosi pentru diagrame de bază. Pentru progrese, trebuie să faceți upgrade la versiunea pro.
Paradigma vizuală
Visual Paradigm, așa cum sugerează și numele, vă ajută să mapați paradigmele implicate în orice proces. Astfel, puteți crea orice diagramă cu acesta, iar utilizatorilor le-a plăcut pentru crearea diagramelor SIPOC. Are o gamă decentă de 200 de șabloane pe care le puteți personaliza pentru proiectul dvs.
Caracteristici
- O gamă largă de instrumente încorporate pentru a crea în mod convenabil SIPOC dorit.
- Desenați diagrame SIPOC ca desene Visio și importați-le în Visual Paradigm pentru colaborare în timp real.
- Vă permite să încorporați diagrame și să le integrați în Word, PowerPoint, Outlook și platforme similare Microsoft Office.
- Acceptă exportul diagramelor SIPOC în PNG, JPG, PDF, SVG și formate de fișiere similare.
Ceea ce le place utilizatorilor la instrument este că nu au nevoie de instruire practică pentru a-l folosi, deoarece este prietenos pentru începători. În plus, nu există nicio limitare a numărului de forme, linii sau elemente pe care le puteți utiliza. Astfel, este un instrument cuprinzător pentru a facilita proiectarea diagramelor SIPOC.
Creately este un alt instrument de diagramă care este bine și pentru colaborare. Pânza sa are multe caracteristici pentru a personaliza inteligent șabloanele SIPOC. Cunoscută anterior ca platformă de management al muncii, este numărul unu datorită pânzei sale universale inteligente. Așadar, haideți să ne apucăm de ceea ce îl face incredibil!
Caracteristici
- Editare ușoară cu o funcție intuitivă de glisare și plasare.
- Vă permite să acordați controale de acces echipei dvs.
- Are caracteristica de restructurare a graficelor atunci când este necesar.
- Are o funcție de vot încorporată pentru opiniile despre instrument.
- CMS Integrations vă permit să salvați diagramele acolo sau să importați date din acestea în diagramele SIPOC.
- Conține o opțiune încorporată de partajare a ecranului pentru a proiecta diagrame în întâlniri.
Îl poți folosi atât online, cât și offline. Pentru cazul inițial, puteți folosi linkul pentru acces oricând. În plus, pentru cel din urmă, puteți descărca instrumentul, care poate rula pe computere Windows, Mac și Linux.
Asana este în principal un CRM, dar vă permite să vă creați diagramele sau șabloanele SIPOC fără costuri. Deși este mai distinctiv decât altele, caracteristicile sale sunt destul de avansate pentru diagramele de management al proiectelor de afaceri de nivel superior. Hai să facem un sneak-peak peste ei.
Caracteristici
- Creați SIPOC fără cod folosind câteva clicuri și, de asemenea, puteți să automatizați cu Workflow Builders
- Integrarea cu Slack, Creative Cloud și Zoom vă ajută să demonstrați rapid diagramele în întâlnirea dvs.
- Se poate personaliza și din șabloanele existente.
- Diferite forme și culori pentru a crea o diagramă bine indicată.
Asana este unul dintre cele mai avansate instrumente folosite în spațiul comercial datorită avansării și automatizării locului de muncă pe care le oferă. În plus, cu o interfață grafică ușoară, face crearea procesului mai ușoară.
Cuvinte finale
Diagramele SIPOC sunt o parte esențială a managementului proiectelor de afaceri. Îl puteți folosi pentru a vă planifica proiectul și, prin urmare, puteți urmări fiecare dintre furnizorii, consumabilele, personalul implicat, planurile așteptate, rezultatul și livrarea către client.
Apoi, îl poți împărți în etape și știi ce fază va fi finalizată în timpul necesar. O implementare strategică ajută la economisirea costurilor, oferă un avantaj față de resurse, economisește timp, îmbunătățește eficiența și, în consecință, crește profiturile.
De asemenea, puteți explora câțiva creatori de diagrame de flux inteligente pentru a crea procese, diagrame și multe altele.