A avea o bună înțelegere a modului în care arată un succes (viitor) pentru un proiect acum ar trebui să fie întotdeauna scopul final al lansării fiecărui proiect.
Un lucru care vă poate aduce cu siguranță acolo este un domeniu de proiect bine definit. Crearea unuia nu este, totuși, o activitate banală.
Domeniul de aplicare al proiectului nu este doar o descriere a obiectivelor și etapelor proiectului dvs., o listă de livrabile, sarcini obligatorii de gestionat, enumerarea costurilor defalcate, resursele necesare sau termenele-limită angajate de respectat.
Adesea, de asemenea, subliniază în mod specific ceea ce proiectul nu va oferi. Acest lucru ar putea suna puțin complicat, deoarece aș susține că un proiect nu va oferi în afară de ceea ce este în domeniu. Oricum, unora le place să sublinieze asta doar de dragul siguranței personale suplimentare.
Este o documentație care precizează acordurile dintre toate părțile interesate și se așteaptă ca toată lumea să le facă referire pe toată durata proiectului. Deci, să aruncăm o privire la modul în care putem aborda construirea unui astfel de document.
Cuprins
Dezvoltarea domeniului de aplicare
Înainte de a exista ceva, trebuie să aveți o abordare pentru a genera o cantitate bună de idei și conținut care va forma potențialul viitor proiect. Există mai multe tehnici pe care le puteți folosi pentru asta și iată o listă cu câteva dintre ele.
#1. Brainstorming
Este o metodă atât de veche, probabil că toată lumea a auzit deja despre ea, dar totuși, a vedea o sesiune bună de brainstorming, în realitate, este la fel de surpriză ca acum 20 de ani.
Intenția este de a aduna un grup de părți interesate și de a genera cât mai multe idei posibil. Apoi, parcurgeți-le încă o dată, lustruiți ceea ce este necesar, prioritizați rezultatele și, în sfârșit, convineți asupra setului final de declarații care formează cerințele proiectului.
Moderatorul unei astfel de discuții este o piesă foarte importantă a succesului, deoarece discuția va merge întotdeauna înainte și direct la scop, păstrând totuși libertatea de generare a ideilor.
Puteți, de asemenea, să creați grupuri de discuții și să faceți practic același lucru, dar cu mai multe grupuri de părți interesate decât unul singur. Poate că părțile interesate au puține domenii distinse de competențe și atunci acest lucru poate avea sens.
#2. Interviuri
O altă abordare ar putea fi să stabiliți sesiuni individuale dedicate în care intervievați părțile interesate unul după altul separat. Acest lucru poate elimina un anumit haos pe parcurs, dar necesită și stabilirea unor așteptări mari de la intervievator.
#3. Sondajele
O metodă mai puțin eficientă, dar încă posibilă, este efectuarea unor sondaje detaliate cu opțiuni predefinite pentru răspunsuri. Acest lucru va elimina o bună cantitate de autenticitate din partea părților interesate. Dar hei, poate că știți opțiunile mai bine decât ei, iar atunci acest lucru va avea din nou sens.
#4. Benchmarking
Puteți să cercetați și să colectați rezultatele proiectului din mai multe proiecte similare cu cel pe care urmează să-l începeți. Apoi, colectarea celor mai bune practici și a potențialelor provocări poate simplifica întregul proces. De asemenea, nu vei implica nimic deosebit de revoluționar, dar dacă acesta este scopul tău final, așa să fie.
#5. Prototiparea
Aceasta este o metodă foarte interesantă, care probabil nu este folosită suficient de des. Este vorba despre crearea unei machete a proiectului final și identificarea cerințelor și chiar a potențialelor probleme chiar din acest prototip (deja funcțional). Acest lucru vă va oferi un sentiment de informații pe care o puteți atinge literalmente înainte ca proiectul să înceapă.
#6. Structura de defalcare a muncii (WBS)
WBS este o tehnică veche a modului de structurare a sarcinilor viitoare ale proiectului. Problema cu aceasta este că vă cere să cunoașteți și să anticipați toate sarcinile de care veți avea nevoie în timpul proiectului chiar de la început.
Desigur, acest lucru este rareori cazul, așa că WBS este actualizat, reluat sau refactorizat în timpul proiectului. Deci, își cam pierde scopul de origine. Totuși, este o modalitate validă de definire a domeniului de aplicare a proiectului prin enumerarea tuturor sarcinilor așteptate pe care le va face proiectul.
De ce este important domeniul de aplicare al proiectului?
Scopul proiectului definește limitele proiectului și stabilește așteptările pentru ceea ce va oferi proiectul. Iată câteva motive mai specifice pentru care domeniul de aplicare al proiectului este important:
#1. Claritate
O înțelegere clară a modului în care va arăta livrabilul este esențială. Fără această viziune, nimeni nu poate spune clar cum va arăta binele.
#2. Stabilirea așteptărilor
Domeniul de aplicare stabilește așteptările pentru echipă, părțile interesate și utilizatori. Îndepărtează sau (cel puțin) minimizează foarte mult conflictele sau neînțelegerile viitoare. Definește ce să faci într-o situație de colț (pe care nimeni nu presupune că se va întâmpla, dar desigur, se va întâmpla).
#3. Ghid
Un proiect bun va defini liniile directoare pentru decizii. Scopul final este ca fiecare decizie să se alinieze cu obiectivele proiectului.
Orientările vor ajuta, de asemenea, proiectul să rămână în limitele inițiale și să nu se extindă dincolo de acestea.
#4. Managementul resurselor
Sfera de aplicare a proiectului gestionează resursele prin identificarea sarcinilor și livrabilelor necesare pentru finalizarea proiectului. Acest lucru, la rândul său, ajută la asigurarea unei alocări adecvate a resurselor.
Componentele domeniului proiectului
Acum că știm cum să începem dezvoltarea domeniului de aplicare și de ce avem nevoie de el, este important să înțelegem care sunt componentele pe care ar trebui să le conțină un proiect bun.
- Ele descriu obiectivele generale și scopul proiectului și ce anume va realiza proiectul.
- Lista de documente, servicii sau produse complete care fac parte din rezultatul așteptat al proiectului.
- Chiar dacă programul proiectului este pentru un anumit interval de timp, există momente cheie sau puncte de control în cronologia proiectului, care vor declara progresul corect al întregului proiect. Definiția lor precisă asigură că dacă obiectivele de referință sunt atinse, atunci proiectul este pe drumul cel bun.
- Aceasta este o definiție explicită a ceea ce este în domeniu și a ceea ce este potențial în afara domeniului de aplicare. Este corect să se includă în lista care nu intră în domeniul de aplicare, în special acele elemente pe care, altfel, unii dintre părțile interesate ar putea presupune că sunt într-adevăr încă în domeniu.
- Documentați orice ipoteze care au fost făcute cu privire la proiect. Acestea pot include, de exemplu, calendare, etape, previziuni bugetare sau alocarea de resurse pe perioada proiectului. Poate include, de asemenea, ipoteze legate de conținut despre livrabile specifice.
- Dacă există constrângeri care ar putea afecta progresul proiectului, atunci enumerați-l aici.
- Trebuie să identificați orice riscuri potențiale care ar putea pune în pericol sau ar putea afecta în mare măsură proiectul, dacă acestea devin probleme reale. Și mai important este definirea strategiilor pentru modul în care proiectul poate atenua astfel de riscuri.
- În această secțiune, doriți să identificați toate părțile interesate cheie care participă la proiect, alături de rolurile și responsabilitățile lor.
- Aceasta este o secțiune critică care definește când exact livrabilul este considerat reușit sau complet. Ce anume trebuie îndeplinit pentru a marca proiectul ca finalizat?
Model pentru crearea domeniului de aplicare al proiectului
Adunarea tuturor va forma un șablon pentru crearea cu succes a unui domeniu de activitate care va defini întreaga durată de viață a unui proiect. Iată o metodă pas cu pas pentru crearea unei declarații privind domeniul de aplicare a unui proiect pentru un proiect de dezvoltare software, aplicație sau web:
➡️ Definiți obiectivele proiectului folosind una dintre tehnicile de dezvoltare descrise mai sus. Începeți prin a defini obiectivele generale și apoi transformați-vă la cerințe specifice. Aceasta ar trebui să includă o definiție a ceea ce software-ul sau site-ul web va realiza ca rezultat final.
➡️ Identificați livrabilele proiectului, cum ar fi produse, documente, servicii sau orice activitate importantă din timpul proiectului care este supusă măsurii succesului. Aceasta poate include o listă cu toate caracteristicile și funcționalitățile software-ului sau site-ului web.
➡️ Definiți limitele proiectului, inclusiv ceea ce este inclus și ce nu este inclus în sfera proiectului. Aceasta ar trebui să includă o descriere clară a limitărilor și excluderilor proiectului.
➡️ Identificați ipotezele proiectului care sunt valabile pentru proiect, cum ar fi ipotezele despre resurse, termene sau bugete.
➡️ Definiți constrângerile proiectului care pot avea impact asupra proiectului. Aceasta poate include chiar și zone similare cu secțiunea ipoteze, dar de data aceasta din punct de vedere al limitării (ce ar fi dacă asta sau asta se va întâmpla în loc de ceea ce sa convenit înainte).
➡️ Identificați riscurile proiectului și strategiile pentru a le depăși. Riscurile sunt practic probleme care nu sunt încă dezvoltate, așa că este bine să le rezolvați înainte ca acestea să devină probleme reale.
➡️ Enumerați părțile interesate implicate în proiect, inclusiv rolurile și responsabilitățile acestora.
➡️ Definiți criteriile de acceptare a proiectului care trebuie îndeplinite pentru ca proiectul să fie considerat finalizat și de succes. Aceasta este practic o descriere cuprinzătoare a ceea ce înseamnă a avea un rezultat de succes pentru proiect.
Cele mai bune practici pentru crearea unui scop de proiect
În timp ce urmați acest șablon și construiți domeniul perfect pentru următorul dvs. proiect, este întotdeauna bine să luați în considerare câteva experiențe din trecut.
Până la urmă, au fost deja multe proiecte livrate și pe bună dreptate; ați putea presupune că acest subiect este deja mult explorat și, prin urmare, fiecare nouă definiție de proiect trebuie să fie un succes.
Este interesant de știut că acest lucru este de fapt departe de adevăr. Totuși, chiar și astăzi, există o cantitate masivă de proiecte care nu au succes. Ar putea exista multe motive pentru asta, dar unul dintre ele este, cu siguranță, definiția slabă a domeniului de aplicare al proiectului. Așadar, iată câteva dintre cele mai bune practici pentru crearea unui domeniu de proiect de încredere.
#1. Implicați părțile interesate
Implicați toate părțile interesate cât mai devreme și cât mai mult posibil. Cu cât sunt mai puține ipoteze și cu cât mai multe fapte reale, cu atât este mai bine pentru proiect. Lăsarea deoparte ideile și dorințele părților interesate cheie are potențialul de a duce la probleme semnificative pe durata proiectului.
Cele mai multe dintre ele vor ieși la lumină în faza de criterii de acceptare a proiectului, care este cel mai prost moment pentru a rezolva problemele în termenele inițiale ale proiectului.
#2. Respectați șabloanele și procesele
Cu cât procesele sunt mai puțin solide, cu atât mai multă acceptare a haosului și a impredictibilității. Procesele vor oferi proiectului o structură. Șabloanele vor defini implicit așteptările de formulare, iar livrabilele sunt atunci mai probabil să fie acceptate mai devreme.
#3. Fii specific și măsurabil
Folosiți un limbaj bine-cunoscut și familiar tuturor părților interesate. Comunicați cu fapte specifice, nu cu emoții sau afirmații neclare. Nu formulați afirmația în așa feluri care ar putea acoperi spatele cuiva în cazul în care ceva nu merge conform dorințelor. Dacă formularea este deschisă, sinceră și măsurabilă pentru toate părțile, aceasta este cea mai bună asigurare a unei relații bune pe care o puteți obține.
#4. Abordare colaborativă
De fiecare dată când este necesară o decizie, utilizați o abordare colaborativă. Implicați cât mai multe părți și părți interesate posibil, chiar și pentru a-și exprima punctele de vedere. Apoi, puteți să le luați și să le luați în considerare atunci când formulați concluziile. Viziunea și punctele de vedere ale fiecăruia sunt importante într-un fel sau altul. Așadar, căutați înțelegere înainte ca părțile interesate să vă poată înțelege.
#5. Examinați și actualizați des
Efectuați revizuirile și actualizările domeniului de aplicare cât mai devreme posibil în intervalul de timp al proiectului. Cu cât astfel de schimbări vor intra mai târziu în vigoare, cu atât va fi mai greu să rezolvi implicațiile pe care le vor aduce la masă. Așteptarea cu potențialele probleme pentru a vedea dacă vor dispărea de la sine s-a dovedit niciodată a fi strategia potrivită, așa că faceți exact opusul în fiecare situație aplicabilă.
Beneficiile unui proiect bun
Deci, ați urmat toate sfaturile bune de mai sus, ați creat un șablon și procese solide, ați implicat toate părțile interesate și ați format un domeniu de aplicare al proiectului precis structurat. Dacă întrebați acum care vor fi beneficiile acestui efort și muncă bun, atunci iată câteva dintre beneficiile din lumea reală pe care le puteți observa mai devreme sau mai târziu.
În primul rând, vă puteți aștepta la îmbunătățiri mari în planificarea proiectelor. Deoarece oricum ați investit deja ceva timp considerabil în planuri (de exemplu, cu definiția WBS), sunteți mai bine pregătit pentru orice activități de planificare din timpul proiectului.
De asemenea, s-ar putea să observați o comunicare mai bună între întregul spectru de părți și părți interesate, nu numai în interiorul echipei dvs. interne. Mai simplu spus, toată lumea este pe aceeași pagină și are obiective clare în minte, care sunt aceleași pentru toată lumea. Dacă oamenii descriu succesul în aceleași cuvinte, înseamnă că sunteți sincronizat în portofoliu.
Reducerea riscurilor neplanificate este un alt efect secundar mare al unui proiect bun. Cu cât se depune mai mult efort în definirea riscurilor și atenuarea acestora în sfera proiectului, cu atât este mai puțin probabil să apară un alt scenariu de risc neașteptat. De asemenea, sunteți mai bine poziționat pentru a executa dinamic modificările la planul proiectului în cazul în care situația actuală o cere.
Apoi, există îmbunătățirea managementului resurselor. Un plan bun are ca rezultat alocarea optimă a oamenilor potriviți pentru fazele potrivite ale proiectelor. Acesta nu este magie, ci un rezultat natural implicit al unei bune planificări a proiectului.
Un alt efect secundar direct este că părțile interesate vor fi fericiți, iar măsurarea satisfacției va atinge cifre ridicate. Oamenilor le va plăcea să lucreze la proiect și, probabil, vor investi mai mult timp creativ în proiect, deoarece vor simți că acesta este lucrul potrivit de făcut. Va avea atât de mult sens. Evident, definirea slabă a domeniului de aplicare al proiectului duce direct la opinii că nimic nu contează, deoarece, oricum, nu funcționează bine.
În cele din urmă, rezultatele proiectului dumneavoastră vor câștiga în calitate. Rezultatele sunt rezultatul direct al activităților pe care le executați în timpul proiectului. Dacă activitățile au un plan și o descriere bune, este mult mai probabil ca rezultatele să urmeze exemplul.
Concluzie
Iată-l. Un plan concret cu privire la modul de abordare a creării unui domeniu de aplicare a proiectului. Evident, nu este tot ceea ce veți avea nevoie pentru a reuși în această sarcină, dar sperăm că va aduce câteva îndrumări importante care vă vor arăta calea corectă.
Apoi, consultați cele mai bune șabloane de carte de proiect pentru un început fără probleme al proiectului dvs.