În cazul în care deții o afacere sau ai un program încărcat, este foarte probabil să trimiți și să primești zilnic e-mailuri importante.
Totuși, aceste e-mailuri esențiale se pot pierde uneori. Pot fi șterse accidental sau eliminate intenționat din inbox. Unele mesaje electronice importante pot fi, de asemenea, greu de găsit în mulțimea de e-mailuri pe care le primești zilnic.
Din totalul de e-mailuri zilnice, unele sunt vitale și poate dorești să le accesezi ulterior. Aici intervine utilitatea arhivării e-mailurilor. Prin arhivarea anumitor e-mailuri, poți proteja datele cruciale pe care nu dorești să le pierzi din cauza supraaglomerării inbox-ului sau a altor evenimente neprevăzute.
Deși arhivarea e-mailurilor este foarte utilă, este surprinzător cât de mulți oameni nu folosesc această funcție. În acest articol, vom explora beneficiile arhivării e-mailurilor și vom prezenta cele mai bune programe software de arhivare pe care ar trebui să le iei în considerare.
Avantajele Arhivării E-mailurilor
Prin arhivarea unui e-mail, practic îl salvezi pentru referință ulterioară. Mulți profesioniști folosesc arhivarea pentru a-și proteja datele sau pentru a putea accesa rapid un e-mail important în viitor. Iată câteva motive pentru care arhivarea e-mailurilor poate fi benefică:
#1. Spațiu de Stocare 📦
Fiecare e-mail pe care îl primești este stocat pe servere active. Un flux constant de e-mailuri poate încetini performanța serverului. Pentru a îmbunătăți viteza, va trebui să ștergi e-mailurile. Dar dacă acestea conțin date importante? Aici intervine arhivarea e-mailurilor.
Aceasta îți permite să transferi date importante de e-mail pe un server extern securizat sau în cloud, de unde le poți accesa cu ușurință.
Citește și: Servicii de găzduire de e-mail sigure pentru companii mici și mari
#2. Securitate 🔒
Când e-mailurile sunt arhivate, ele sunt protejate într-un mediu sigur, cu copii de rezervă regulate ale datelor.
Există instrumente de arhivare a e-mailurilor care oferă funcții excelente de recuperare în caz de dezastru, dar doar dacă alegi software-ul potrivit. Un aspect important al unui software bun de arhivare a e-mailurilor este timpul de funcționare garantat de 99,9%.
#3. Productivitate 👨💻
Un inbox plin poate face căutarea unui anumit e-mail dificilă. Dacă munca ta presupune găsirea unui anumit e-mail, va trebui mai întâi să sortezi printre multe alte mesaje.
Prin arhivarea e-mailurilor, poți accesa rapid mesajele necesare din arhivă și din backup-ul datelor. De asemenea, pentru a menține echipa pe aceeași lungime de undă, este indicat să folosești instrumente comune de e-mail pentru a gestiona și e-mailurile echipei.
#4. Conformitate ⚖️
Organizațiile din multe sectoare păstrează înregistrări ale comunicațiilor prin e-mail pentru scopuri oficiale. Acestea pot fi solicitate în timpul unui audit sau al unei investigații. Ștergerea tuturor e-mailurilor nu este cea mai bună idee dacă vrei să fii în conformitate cu legea și să eviți probleme cu autoritățile.
Poți arhiva și stoca e-mailuri importante în arhivă și să fii mai liniștit. În general, arhivarea e-mailurilor poate aduce multe beneficii atât la nivel personal, cât și organizațional.
Introducere în Software-ul de Arhivare a E-mailurilor
Software-ul de arhivare a e-mailurilor este conceput pentru recuperarea în caz de dezastru, ajutându-te să stochezi e-mailurile importante și să le recuperezi la cerere. Aceste instrumente ajută, de asemenea, la eliminarea e-mailurilor nedorite, eliberând spațiul de stocare pe server și accelerând operațiunile de e-mail. În același timp, poți folosi soluții de securitate pentru e-mail pentru a te proteja și de atacurile de spam și phishing.
Software-ul de arhivare a e-mailurilor poate fi util în multe situații, fie pentru uz personal, fie profesional.
Dacă conduci o companie, ai nevoie de o soluție de arhivare a e-mailurilor pentru a asigura conformitatea cu reglementările din domeniu, astfel încât toate comunicările prin e-mail din cadrul organizației să poată fi păstrate în cazul unei investigații oficiale sau al unui audit.
Cum Funcționează Software-ul de Arhivare a E-mailurilor
Când arhivezi anumite e-mailuri, practic le muți din inbox-ul principal într-un dosar de arhivă separat. Astfel, poți păstra e-mailul pentru referințe ulterioare și îl poți accesa fără probleme.
Cu o soluție eficientă de arhivare a e-mailurilor, poți muta mesajele electronice importante într-o locație mai sigură, permițând recuperarea în caz de dezastru.
Principalul avantaj al utilizării software-ului de arhivare a e-mailurilor este că respectă cerințele de conformitate organizaționale, dar acest lucru variază de la un software la altul. De asemenea, companiile pot configura instrumentul de arhivare în funcție de nevoile lor. De exemplu, o companie poate arhiva toate e-mailurile primite, dacă este necesar, reducând nevoia de a curăța frecvent inbox-ul.
Înainte de a căuta o soluție de arhivare a e-mailurilor, este bine să analizezi caracteristicile și regulile de conformitate ale acesteia și să decizi în consecință.
Caracteristici Cheie de Căutat în Software-ul de Arhivare a E-mailurilor
Înainte de a te angaja într-o soluție de arhivare a e-mailurilor, există câteva caracteristici esențiale pe care nu ar trebui să le neglijezi.
Acestea sunt cerințele minime dacă vrei un software care să funcționeze bine și eficient pentru stocarea fără probleme și backup-ul e-mailurilor importante. Iată care sunt caracteristicile obligatorii ale software-ului de arhivare a e-mailurilor:
- Funcție de căutare rapidă și intuitivă pentru a accesa datele de e-mail stocate în software
- Gestionarea fără întreruperi a unor cantități mari de date cruciale de e-mail
- Conformitate cu reglementările
- Cost-eficient și eficient
Dacă poți găsi un instrument care bifează ✅toate cerințele de mai sus, atunci ai găsit soluția perfectă.
Acum că am aflat mai multe despre software-ul de arhivare a e-mailurilor, haideți să descoperim cele mai bune opțiuni pe care le poți folosi pentru nevoile tale.
Mimecast
Mimecast oferă o soluție bazată pe cloud pentru problemele de arhivare ale organizațiilor cu o listă de arhive de e-mail aparent nesfârșită. Permite gestionarea eficientă a arhivelor de e-mail, cu funcții robuste menite să faciliteze procesul.
Spre deosebire de software-ul obișnuit de arhivare a e-mailurilor, Mimecast este excelent pentru companiile în creștere care caută o soluție mai rentabilă.
Deoarece întreținerea software-ului de arhivare a e-mailurilor poate fi costisitoare și complexă, capacitățile de gestionare a arhivelor de e-mail oferite de Mimecast sunt extrem de utile. Dacă dorești să stochezi e-mailurile esențiale într-un loc sigur, accesibil și ușor de gestionat, Mimecast este o alegere bună.
Mailstore Acasă
Dacă ai nevoie de o locație unică pentru e-mailuri de pe mai multe computere, sisteme și programe, Mailstore Home este o opțiune excelentă și, în plus, este gratuită. Acesta stochează comunicațiile esențiale prin e-mail într-o arhivă centrală sigură și robustă.
Datorită capabilităților avansate ale acestei soluții de arhivare a e-mailurilor, nu mai trebuie să îți pierzi e-mailurile din cauza fișierelor PST corupte, a backup-ului de date incomplet sau a altor probleme.
Cu funcția de căutare inteligentă, MailStore Home face mai ușoară găsirea unui anumit e-mail, chiar și dintr-o arhivă mare. Poți migra e-mailurile înapoi în inbox-ul principal și le poți restaura din arhivă oricând dorești.
Arhiva de E-mail Pro
Email Archive Pro face arhivarea extrem de simplă. Cu un singur clic, poți arhiva mai multe conturi de e-mail și foldere și le poți stoca într-o locație sigură pentru referințe viitoare. Le poți transforma, de asemenea, în fișiere PDF care pot fi căutate pentru recuperare rapidă și ușoară.
Această soluție de arhivare a e-mailurilor oferă și suport nativ pentru G-suite prin integrarea cu API-ul Gmail. Cu Gmail OAuth, poți beneficia de securitate îmbunătățită și acces la e-mail doar pentru citire.
Pentru o experiență perfectă de arhivare a e-mailurilor, Email Archive Pro este o alegere bună.
Barracuda
Compania ta vrea să minimizeze cerințele de stocare a e-mailurilor și să crească productivitatea utilizatorilor? Barracuda este soluția ideală pentru a realiza aceste obiective. Cu acest instrument, poți muta în siguranță informațiile vitale într-un cloud, tratându-le ca un nivel de stocare secundar pentru o protecție suplimentară a datelor de e-mail.
Deoarece datele sunt stocate în afara mediului operațional de e-mail, ele sunt păstrate în siguranță, fără riscul de ștergere sau corupere. Prin gestionarea volumului de date de pe serverul de e-mail, poți reduce considerabil costurile, menținând în același timp nivelurile ideale de eficiență operațională.
Barracuda asigură, de asemenea, conformitatea cu cerințele guvernamentale și de reglementare și eficientizează descoperirea electronică.
Jatheon
Jatheon oferă o soluție solidă de arhivare a e-mailurilor la nivel local, care te ajută să stochezi, să găsești, să gestionezi și să verifici un volum mare de date de e-mail și informații de business nestructurate.
Suita avansată de arhivare Jatheon îți permite să analizezi datele arhivate și să obții informații care pot fi folosite în toate departamentele. Aceasta eficientizează descoperirea electronică, permițând accesul pentru gestionarea și protejarea datelor, oferind în același timp funcționalități specifice de căutare pentru a facilita găsirea și recuperarea datelor.
Pentru o soluție completă de arhivare a e-mailurilor, Jatheon este o alegere excelentă. Poate îmbunătăți guvernanța datelor, detectând problemele înainte ca acestea să escaladeze și prevenind conduita neadecvată a angajaților.
Quest
O soluție de arhivare a e-mailurilor care simplifică stocarea, gestionarea și recuperarea datelor de e-mail, Quest poate fi implementată destul de ușor.
Cu această soluție, poți reduce nevoile de stocare a datelor pe termen lung și necesitatea de a gestiona performanța serverului de e-mail prin stocarea atașamentelor de e-mail unice separat de servere.
Quest oferă, de asemenea, capabilități eficiente de retenție prin respectarea politicilor de conformitate cu reglementările. În plus, poți crea etichete pentru clasificare, permițându-ți să transferi și să preiei doar datele dorite.
Libraesva
Libraesva este una dintre cele mai bune soluții de arhivare a e-mailurilor pentru protejarea informațiilor importante de afaceri, îmbunătățirea eficienței angajaților și simplificarea conformității.
Dacă cauți o soluție simplă, dar eficientă, de guvernanță a e-mailului, gestionare a riscurilor și conformitate, Libraesva este o opțiune bună.
Indiferent dacă folosești un server de e-mail local sau în cloud, Libraesva poate oferi cele mai bune soluții de arhivare a e-mailurilor. Acesta are integrare nativă cu Office 365 și Microsoft Exchange, iar suplimentul exclusiv Outlook al software-ului îți permite să accesezi cu ușurință e-mailul arhivat, fie că este pe Windows sau Mac.
ArcTitan
ArcTitan este un instrument integrat și automatizat cu Office 365, care oferă o căutare super-rapidă prin e-mail pentru datele stocate în arhivă. Vei aprecia configurarea ușoară și implementarea rentabilă a acestui software. Acesta transformă datele cruciale ale e-mailurilor într-un depozit prin stocarea lor în arhivă.
Fie că ai nevoie de o soluție de arhivare a e-mailurilor pentru afacerea ta, educație sau MSP, ArcTitan este o opțiune excelentă pentru nevoile dinamice de arhivare. În plus, accesul de la distanță la e-mailuri face ca experiența să fie și mai plăcută.
N-able
Dacă preferi soluții bazate pe cloud pentru stocarea și protejarea datelor de e-mail, N-able este una dintre cele mai bune opțiuni. Este o soluție robustă și criptată de arhivare a e-mailurilor în cloud, care asigură siguranța datelor.
Poți proteja datele prin intermediul acestuia și poți respecta cerințele de conformitate stabilite de organismele de reglementare din domeniu, cum ar fi HIPAA, FRCP și SOX.
MSP-urile pot gestiona cerințele de stocare a e-mailurilor de intrare și de ieșire eficient cu N-able, reducând în același timp costurile de stocare a infrastructurii locale.
Smarsh
Un instrument eficient pentru înregistrarea comunicării esențiale prin e-mail, Smarsh poate stoca e-mailuri, inclusiv atașamente, permițând în același timp organizației să respecte reglementările guvernamentale și regulile de păstrare a înregistrărilor.
Una dintre cele mai bune caracteristici ale acestui software este că acceptă captarea directă a sursei în format nativ, pentru a asigura păstrarea întregului context al datelor.
Poate ajuta la separarea mesajelor interne, externe, de intrare și de ieșire. În plus, oferă și acces la arhiva personală, care permite angajaților să își acceseze istoricul e-mailurilor.
Smarsh este cu siguranță o soluție completă pentru arhivarea e-mailurilor.
MailMeter
MailMeter are toate caracteristicile pe care te-ai aștepta să le găsești într-un software bun de arhivare a e-mailurilor. De la navigarea inbox-ului la efectuarea de e-descoperire și căutări DSAR și oferirea de gestionare a e-mailurilor în cloud și local, este o soluție unică pentru nevoile tale de arhivare.
Interfața avansată a instrumentului facilitează restrângerea domeniului de căutare a e-mailurilor, indiferent de motiv, folosind criterii definite.
MailMeter este o soluție excelentă dacă conduci o afacere și ai de-a face cu un volum mare de date de e-mail. Investiția în acest software poate preveni pierderea datelor și poate proteja informațiile tale importante.
Arcserve
Arcserve face gestionarea e-mailului cât se poate de simplă, prin eficientizarea captării și stocării e-mailurilor în mai multe locații, divizii și utilizatori finali.
Software-ul se poate integra cu diverse platforme terțe, inclusiv Gmail, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange și IBM Domino. Așadar, indiferent de serviciul pe care îl folosești, ai nevoie doar de Arcserve pentru a le conecta pe toate.
Crioserve
Pentru a facilita captarea, stocarea și căutarea e-mailurilor, Cryoserve este o soluție excelentă. Popularitatea acestui software se datorează versatilității sale. Poate fi folosit ca soluție de arhivare a e-mailurilor, ca SaaS bazat pe cloud, ca dispozitiv hardware și ca soluție hibridă pentru a se adapta infrastructurii tale IT.
Stocând copii ale tuturor e-mailurilor primite și trimise, Cryoserve transformă datele într-o resursă pentru uz zilnic. Poți fi liniștit, știind că toate datele tale critice sunt în siguranță și pot fi recuperate ușor atunci când este nevoie.
Intradyn
Vrei să îți securizezi datele de e-mail în cazul oricărui litigiu viitor, al unei anchete privind dreptul de a cunoaște sau al unei cereri de eDiscovery? Intradyn te poate ajuta să faci asta cu ușurință. Salvează e-mailurile primite și trimise pentru a te asigura că ai o evidență a tuturor comunicațiilor, protejând în același timp datele pentru referințe viitoare.
Intradyn îți permite să imporți e-mailuri brute în format RFC822 și să migrezi e-mailurile istorice. În plus, funcționează cu toate cele mai bune servicii de e-mail, inclusiv MS Exchange, Gmail, Office 365 și multe altele.
Microfocus
Microfocus se ocupă de toate nevoile tale de arhivare a e-mailurilor într-un mod flexibil, cu o arhivă și multiple platforme. Acest instrument simplifică captarea, stocarea, păstrarea, căutarea și descoperirea tuturor comunicărilor interne și externe prin e-mail, rețele sociale și mesaje text.
Dacă ești în căutarea unei soluții care să țină cont de comunicarea pe toate platformele pe care le folosește compania ta, Microfocus este instrumentul potrivit.
Putem spune că este o soluție completă de arhivare a e-mailurilor.
Gânduri de Încheiere
Soluțiile de arhivare a e-mailurilor simplifică stocarea și protejarea e-mailurilor, asigurând în același timp acces rapid și ușor. De asemenea, ajută la respectarea regulilor din industrie privind înregistrarea comunicărilor prin e-mail în scopuri oficiale. Aceasta reduce sarcina administrativă a gestionării e-mailurilor, deoarece procesul este automatizat. Pentru a crește și mai mult productivitatea, poți folosi și un software de generare de șabloane de e-mail.
În cele din urmă, totul depinde de software-ul pe care îl alegi. Cele prezentate în acest articol au fost alese cu atenție și funcționează foarte bine în ceea ce privește viteza, eficiența costurilor și fiabilitatea.
Apoi, verifică și cele mai bune soluții de filtrare și protecție împotriva spam-ului prin e-mail.