Un contract nu trebuie neapărat semnat fizic pentru a fi valabil din punct de vedere legal. Cu Zoho Sign, poți semna digital documente, economisind timp, resurse financiare și evitând complicații inutile.
Într-o lume în care documentele fizice devin tot mai anacronice, tranziția către semnăturile digitale este o evoluție logică. Acestea nu sunt doar mai rapide și mai comode, ci și mai prietenoase cu mediul înconjurător.
Deși piața abundă în software-uri pentru semnături digitale, este esențial să alegi o soluție demnă de încredere, cum este Zoho Sign, care combină eficiența cu accesibilitatea.
Ce reprezintă o semnătură digitală?
O semnătură digitală este o metodă prin care se confirmă autenticitatea și integritatea unui document, software sau mesaj electronic. Aceasta utilizează criptografia pentru a proteja documentul împotriva falsificării și a furtului de identitate. În numeroase țări, inclusiv în SUA, semnăturile digitale sunt recunoscute ca fiind obligatorii din punct de vedere juridic.
De ce este necesară o semnătură digitală?
Economisește timp și bani
Procesul manual de obținere a semnăturilor include redactarea, imprimarea, scanarea și trimiterea documentelor prin poștă către părțile implicate. Această procedură poate dura chiar și săptămâni până când documentele sunt returnate semnate. Semnăturile digitale elimină aceste etape, economisind astfel timp și bani.
Eficiență și securitate sporite
Semnăturile digitale reprezintă o alternativă sigură la semnăturile clasice, pe suport de hârtie. Nu mai este necesară imprimarea, scanarea sau expedierea fizică a documentelor. În plus, se reduce semnificativ riscul de falsificare.
Accesibilitate crescută
Pentru documentele care trebuie semnate la distanță sau la nivel global, semnăturile digitale sunt extrem de convenabile. Ele permit părților să semneze în siguranță documente indiferent de locație, ceea ce sporește eficiența operațiunilor de afaceri.
O imagine îmbunătățită a companiei
Utilizarea hârtiei pentru semnarea documentelor are un impact negativ asupra mediului. Optând pentru semnături digitale, companiile pot reduce acest impact și pot transmite un mesaj ecologic în comunitatea de afaceri.
Valabilitate juridică
În multe țări, semnăturile digitale au aceeași valoare juridică ca și semnăturile olografe. Fie că este vorba de contracte, acorduri, tranzacții electronice sau orice alt document legal, semnăturile digitale garantează autenticitatea și integritatea acestora, fiind recunoscute ca obligatorii în instanță.
Integritate garantată
Semnătura digitală joacă un rol important în menținerea integrității documentelor electronice. Prin utilizarea algoritmilor criptografici se generează o valoare hash unică. Orice modificare a documentului va duce la o valoare hash diferită, care va semnala modificarea documentului.
Automatizarea fluxului de lucru
Semnăturile pe suport de hârtie necesită coordonare și monitorizare manuală pentru a asigura semnarea corectă a documentelor și protecția informațiilor. De asemenea, există riscul de întârzieri, erori și încălcări ale regulilor.
Adoptarea semnăturilor digitale duce la un flux de lucru standardizat și automatizat, care este mai consistent și elimină erorile.
Cum facilitează Zoho Sign semnăturile digitale
Dacă încă folosești metoda tradițională de semnare a documentelor de afaceri cu pixul și hârtia, este momentul să alegi Zoho Sign. Acest software simplifică procesul de semnare și gestionare securizată a documentelor, de oriunde din lume, în doar câteva clicuri.
Această aplicație completă pentru semnături digitale elimină procesul anevoios al semnării manuale. Cu ajutorul ei, poți obține documente valabile juridic și imposibil de modificat odată semnate. Mai mult, software-ul permite verificarea identității semnatarilor și semnarea documentelor din orice locație, cu maximă respectare a cerințelor legale.
Să analizăm principalele caracteristici ale Zoho Sign.
Semnare și trimitere facilă
Zoho Sign propune o abordare simplă pentru semnarea și trimiterea documentelor pentru semnare digitală. Poți încărca ușor documentul, adăuga destinatarii și poziționa câmpuri de formular pentru ei înainte de a-l trimite. Pentru a semna, este suficient să deschizi link-ul primit prin e-mail, să introduci codul de verificare (dacă este necesar) și să semnezi documentul.
Gestionare documente fluidă
Gestionarea documentelor pe această platformă este la fel de simplă. Poți verifica stadiul documentului și poți acționa în consecință. În plus, Zoho Sign oferă piste de audit complete. Ai acces la un istoric detaliat al acțiunilor efectuate asupra unui document și la certificarea finalizării pentru documentele fără sarcini pendinte.
Șabloane de documente reutilizabile
Funcția de șabloane a Zoho Sign te scutește de crearea unor noi acorduri de fiecare dată când ai nevoie de ele. Utilizatorii planurilor Professional și Enterprise pot crea șabloane pentru contracte de vânzare, contracte de muncă și politici de social media, pe care le pot folosi frecvent.
După crearea șabloanelor, le poți vizualiza și edita pentru fiecare situație specifică, poți schimba proprietarul, poți crea SignForm (doar pentru administratorii organizației) și le poți șterge. Aceste șabloane vor fi stocate în contul tău până când le vei șterge manual.
Trimitere documente în masă
Zoho Sign permite trimiterea simultană a unuia sau mai multor documente către mai mulți destinatari, folosind opțiunea de trimitere în bloc. Disponibilă doar în planul Enterprise, aceasta este utilă, de exemplu, atunci când departamentul de resurse umane trebuie să obțină semnătura angajaților pentru noua politică a companiei.
Suport pentru integrarea Open AI
Dacă deții un abonament Zoho Sign plătit folosind centrele de date din SUA și ai o cheie API OpenAI validă, generată de tine, poți folosi ChatGPT și integrarea OpenAI prin asistentul AI Zoho, Zia. Această integrare permite partajarea datelor documentului cu Open AI și utilizarea acestora în diverse scopuri, inclusiv obținerea unui rezumat al documentului.
AES și QES
Utilizatorii tuturor planurilor plătite și ai centrelor de date din SUA pot obține certificate AES (Advanced Electronic Signature) pentru semnăturile lor, prin intermediul TrustFactory, o companie din Africa de Sud. Pentru a beneficia de această funcție, utilizatorii trebuie să se înregistreze la TrustFactory și să configureze integrarea.
Zoho Sign colaborează și cu Uanataca SA, un furnizor de servicii de verificare a identității din UE. Prin intermediul acestuia, utilizatorii planului Enterprise pot semna documente prin QES (Semnătura Electronică Calificată).
Aplicațiile mobile Zoho Sign
Pentru cei care sunt mereu în mișcare, aplicațiile Zoho Sign pentru Android sau iOS sunt extrem de utile. Acestea permit semnarea, urmărirea și trimiterea documentelor, precum și gestionarea șabloanelor, cu aceeași eficiență ca și versiunea desktop.
API-urile Zoho Sign
Zoho Sign oferă API-uri pentru integrarea semnăturii digitale în orice aplicație. Indiferent de cerințele proiectului tău, poți aplica cu ușurință exemple de cod în limbajul de programare preferat.
API-urile flexibile și scalabile pot fi implementate în doar câteva minute. Toate documentele semnate folosind aceste API-uri sunt 100% admisibile în instanță. Beneficiezi de cel mai înalt nivel de securitate, cu protocolul OAuth 2.0 standard.
Integrarea cu platforme importante
Este posibil să folosești diverse instrumente de afaceri și comunicare în cadrul organizației tale. Zoho Sign poate fi integrat cu aplicații precum Microsoft 365, Google Workspace, Zoho CRM, Zoho HRMS, Zapier, Box, MS Teams, Formstack Documents și Integromat.
Generare rapoarte
Administratorii organizației au acces la rapoarte detaliate generate de Zoho Sign pentru toate documentele semnate și trimise prin contul lor. Există filtre de categorii, precum tipul documentului, starea (finalizat, retras, refuzat, expirat), valabilitatea și istoricul activității.
Rapoartele sunt generate implicit pentru ultimele 30 de zile, dar se pot genera și rapoarte săptămânale sau lunare. Acestea pot fi descărcate în format CSV.
Prețurile Zoho Sign
Utilizatorii individuali pot alege planul gratuit Zoho Sign, care permite semnarea a cinci documente pe lună. Dacă ai nevoie de mai multe funcții, poți opta pentru planurile Standard, Professional și Enterprise, cu prețuri începând de la 10 USD/utilizator/lună.
Zoho Sign oferă o perioadă de încercare gratuită de 14 zile, în care poți testa toate caracteristicile planului Enterprise. Există și un plan API, simplu și transparent, cu plată în funcție de consum.
Concluzie
Semnăturile digitale nu doar oferă un plus de confort în semnare la distanță, dar adaugă și un nivel superior de securitate împotriva falsificării. Este un proces ecologic, care nu implică hârtie și care poate fi urmărit pentru audit.
Zoho Sign este o aplicație accesibilă de semnătură digitală, care permite crearea de documente și trimiterea lor către alții pentru semnare rapidă. Atât companiile mici și mari, cât și utilizatorii individuali pot folosi acest software pentru documentația juridică.
Companiile pot alege și alte aplicații Zoho, precum Zoho Assist și Zoho Payroll.