QuickBooks și FreshBooks sunt lideri incontestabili în domeniul software-urilor de contabilitate pentru afaceri mici, poziționându-se constant în fruntea clasamentelor.
Ambele platforme de contabilitate au o istorie solidă, oferind funcționalități de bază similare, dar cu diferențe semnificative, fiind concepute pentru diverse nevoi ale afacerilor.
Orice antreprenor nou, contabil sau freelancer cunoaște provocările administrării unei afaceri mici. Gestionarea achizițiilor, urmărirea plăților și a cheltuielilor, monitorizarea fluxurilor financiare reprezintă o luptă zilnică, ce necesită efort considerabil.
Cea mai bună abordare este utilizarea unui software de gestiune contabilă care simplifică totul, de la crearea facturilor la monitorizarea cheltuielilor și a profitului zilnic.
Pe lângă eficiența sporită și timpul economisit, folosirea unui software de contabilitate modern elimină greutatea sarcinilor manuale de pe umeri.
Deși majoritatea sunt de acord că un software de contabilitate este esențial pentru proprietarii de afaceri mici și freelanceri, alături de alte instrumente de gestionare a proiectelor, alegerea dintre numeroasele programe devine o sarcină dificilă și confuză.
Dacă vă regăsiți în această situație, vă vom ajuta comparând două dintre cele mai performante software-uri de contabilitate: QuickBooks și FreshBooks, pentru a determina opțiunea ideală pentru proiectul dvs.
Ce este Quickbooks?
QuickBooks este un software de contabilitate popular pentru afaceri mici, capabil să gestioneze organizații de orice dimensiune. Soluția oferă un set de instrumente de contabilitate inovatoare și ușor de utilizat, oferind companiilor o imagine clară asupra profiturilor, fără necesitatea introducerii manuale de date.
Quickbooks sincronizează conturile, clasifică tranzacțiile automat și oferă echipelor de contabilitate un mod simplu de a gestiona cheltuielile, organiza registre, urmări stocurile, emite facturi și genera state de plată.
Companiile care utilizează QuickBooks pot personaliza cu ușurință instrumente diverse, cum ar fi contabilitatea în cloud, urmărirea timpului și procesarea plăților pentru plăți rapide, adaptându-le nevoilor lor specifice. Acest software versatil poate fi accesat și gestionat de pe computere, laptopuri, tablete sau smartphone-uri.
Caracteristici cheie ale Quickbooks
#1. Colaborare
Contabilii, experții financiari și alți angajați autorizați ai companiilor care utilizează QuickBooks se pot conecta simultan, pot introduce date direct online și pot urmări toate modificările printr-un jurnal detaliat al activității.
#2. Managementul impozitelor pe salarii
QuickBooks calculează automat taxele aferente fiecărui cec de plată, pe lângă plata și actualizarea impozitelor pe salarii. Software-ul oferă, de asemenea, protecție împotriva penalităților fiscale și poate remite până la 25.000 USD dacă organizația este penalizată.
#3. Urmărește cheltuielile de afaceri
Aplicația mobilă QuickBooks permite realizarea și salvarea fotografiilor chitanțelor, pe care le poate asocia cu tranzacțiile existente.
QuickBooks poate importa, urmări și clasifica automat cheltuielile când este conectat la contul bancar, cardul de credit sau contul PayPal al unui utilizator. Această funcție ajută utilizatorii să genereze rapoarte care prezintă cheltuielile detaliat.
#4. Rapoarte
Utilizatorii pot folosi QuickBooks pentru a crea și a partaja cu partenerii date financiare și de afaceri sumarizate profesional, permițând echipelor de contabilitate să personalizeze rapoartele cu informații prioritare și menținând contabilii la curent în timp real prin e-mail.
Unele informații esențiale pe care utilizatorii le pot accesa din tabloul de bord includ detalii despre afacere, bilanțuri și situații financiare, precum și rapoarte personalizate și tendințe de vânzări.
Ce este FreshBooks?
FreshBooks este o soluție de contabilitate bazată pe cloud, destinată freelancerilor și întreprinderilor mici și mijlocii. Acest software de contabilitate intuitiv oferă o soluție facilă pentru generarea de rapoarte contabile, organizarea cheltuielilor, crearea facturilor și primirea plăților.
Utilizatorii pot accesa FreshBooks printr-un browser web de pe orice computer sau pot folosi aplicația FreshBooks pentru a lucra de pe iPhone, iPad sau Android, fiind în deplasare. Toate datele sunt stocate în siguranță în cloud.
FreshBooks permite utilizatorilor să economisească timp eliminând sarcinile administrative, facilitând facturarea și acceptând plăți online. De asemenea, puteți urmări timpul lucrat și transforma aceste ore în facturi pentru a asigura facturarea corectă a muncii prestate.
FreshBooks urmărește automat toate tranzacțiile după conectarea la un cont bancar. În plus, înregistrează și clasifică tranzacțiile în același loc, simplificând procesul de închidere a anului fiscal.
Caracteristicile cheie ale Freshbooks
#1. Contabilitate, facturare și plăți
FreshBooks este un instrument de contabilitate eficient, bazat pe principiul dublei înregistrări, care asigură acuratețea și conformitatea, ajutând utilizatorii să identifice și să separe veniturile de cheltuieli, pentru a determina profitul și pierderea cu precizie. Funcția automată de verificare a soldurilor permite confirmarea sumelor de debit și credit.
Utilizatorii FreshBooks pot oferi contabililor lor acces exclusiv la informații financiare și de raportare, pentru a sprijini eficient afacerea, facilitând reconcilierea bancară automată și gestionarea creditelor și a plăților.
Funcția de facturare rapidă permite utilizatorilor să automatizeze mementourile de plată, să solicite depozite parțiale, să rețină clienții și să trimită mementouri automate de plată.
#2. Urmărirea timpului și a cheltuielilor
FreshBooks integrează un instrument de urmărire a timpului și o foaie de pontaj pentru echipă, pe care freelancerii o pot utiliza pentru a introduce automat timpul lucrat într-o factură.
Utilizatorii se pot conecta și la un instrument de urmărire a cheltuielilor pentru o mai bună monitorizare a fluxului de numerar, prin conectarea software-ului la conturile bancare. În plus, pot clasifica cheltuielile sau le pot marca ca facturabile când monitorizează cheltuielile unui proiect în scopul bugetării.
#3. Proiecte și rapoarte centralizate
Organizațiile care utilizează FreshBooks pot colabora ușor cu partenerii de afaceri și contractorii folosind un sistem centralizat de stocare a fișierelor, care oferă permisiuni încorporate, asigurând accesul corespunzător.
Instrumentele de profitabilitate ale software-ului afișează defalcări, rezumate și rapoarte detaliate, oferind propuneri și estimări predefinite, situații financiare, gestionarea clienților, aplicații iOS și Android și instrumente automate de urmărire a kilometrajului.
Quickbooks vs. Freshbooks
#1. Facturare
Modelele de facturi personalizabile ale FreshBooks conțin un buton de plată rapidă pentru a simplifica plățile online, importând date direct din funcția de cronometrare. Alte funcții automate includ facturile recurente pentru orele facturabile și e-mailurile de urmărire pentru plățile restante. Destinatarii își pot achita facturile instantaneu prin Apple Pay și carduri de credit ACH.
QuickBooks urmărește orele facturabile prin integrarea aplicațiilor externe de urmărire a timpului, precum TSheets și Google Calendar, și le include în facturi. Generatorul de facturi al software-ului include funcții de personalizare, precum schimbarea culorilor sau adăugarea logo-ului, pe care utilizatorii le pot folosi înainte de a trimite facturile. Opțiunile de plată includ un buton de plată rapidă, care le permite clienților să aleagă între Apple Pay, card de credit sau plată ACH, alături de trimiterea mementourilor pentru facturile restante și recurente.
#2. Urmărirea timpului
Instrumentul de urmărire a timpului încorporat al FreshBooks este ideal pentru afacerile bazate pe cazuri și proiecte, unde angajații urmăresc orele facturabile și cheltuielile aferente. Utilizatorii pot vizualiza orele în tabloul de bord, pot urmări angajații individual și pot importa date în sistemul de contabilitate în timp real.
QuickBooks oferă un add-on numit QuickBooks Time, contra cost, pentru utilizatorii interesați să urmărească timpul lucrat de angajații cu normă întreagă sau cu fracțiune de normă. Companiile care nu plătesc pentru acest supliment trebuie să introducă statul de plată ca cheltuială și să clasifice serviciul oferit. Aceasta reprezintă o abordare mai anevoioasă pentru a urmări timpul unui angajat sau freelancer.
#3. Urmărirea cheltuielilor
QuickBooks oferă suport pentru carduri de debit și credit, ținând utilizatorii informați cu privire la marjele de profit în timpul ciclului contabil lunar. Singurul dezavantaj este că necesită introducere manuală, deoarece QuickBooks Online afișează doar elementele de bază, nu defalcări detaliate. Utilizatorii pot actualiza rambursările lunare folosind aplicația mobilă QuickBooks pentru a face fotografii și a încărca chitanțe.
FreshBooks este conceput în principal pentru facturare și încasarea plăților, ceea ce înseamnă că utilizatorii trebuie să integreze un sistem de contabilitate extern. Totuși, software-ul oferă funcții remarcabile de urmărire a cheltuielilor, cum ar fi urmărirea timpului de proiect, monitorizarea chitanțelor și gestionarea taxelor pe vânzări, fiind util pentru antreprenorii începători.
#4. Ușurință în utilizare
QuickBooks și FreshBooks au tablouri de bord intuitive, bogate în grafice, ușor de utilizat, cu bare laterale verticale pentru accesul la diverse funcții, inclusiv pentru utilizatorii cu cunoștințe minime de contabilitate. Totuși, QuickBooks pare mai ușor de configurat comparativ cu FreshBooks. Utilizatorii pot înregistra și modifica cu ușurință înregistrările din jurnal în FreshBooks, pot iniția solduri și pot gestiona conturile grafice.
FreshBooks simplifică introducerea datelor, însă utilizatorii nu pot bloca o tranzacție din perioada anterioară, necesară pentru a preveni modificările neautorizate ale datelor contabile. Deși este posibil să introduceți solduri inițiale și să modificați înregistrările din jurnal în FreshBooks, este necesar un cont de utilizator înregistrat cu o adresă de e-mail diferită pentru a efectua aceste acțiuni.
#5. Calculul impozitelor
Intuit, creatorul celebrelor TurboTax și QuickBooks online, a integrat numeroase funcții de sprijin fiscal în software. Instrumentul este conceput pentru a genera formulare fiscale de sfârșit de an pentru fiecare angajat al unui utilizator. În plus, proprietarii de afaceri pot organiza impozitele pe cheltuieli și venituri pe categorii pentru a calcula suma datorată pentru impozitele trimestriale, monitorizând impozitul pe vânzări și adăugând automat taxele de plată pe facturi.
FreshBooks oferă o funcție de planificare fiscală, dar este mai puțin versatilă decât concurentul său principal, ceea ce poate îngreuna planificarea fiscală pentru freelanceri și non-contabili. FreshBooks oferă, de asemenea, asistență fiscală, dar nu poate urmări cheltuielile prin scanarea chitanțelor. Utilizatorii pot urmări taxele doar prin conectarea conturilor bancare. Deși această funcție ar trebui să fie suficientă, absența unui scaner de chitanțe încorporat poate fi frustrantă într-un birou aglomerat.
#6. Contabilitate
FreshBooks se mândrește cu o funcție de contabilitate cu intrare dublă, care ajută la urmărirea veniturilor în raport cu cheltuielile. Astfel, utilizatorii au o imagine clară asupra profiturilor și pierderilor. Funcția se asigură că sumele de debit și credit sunt egale și identifică erorile pentru a evita problemele sezonului fiscal.
Utilizatorii FreshBooks pot importa și clasifica tranzacțiile financiare folosind categorii diverse, precum transferuri, capitaluri proprii sau rambursări. De asemenea, pot genera rapoarte care pot fi exportate în Excel. În plus, utilizatorii își pot adăuga cu ușurință contabilul la contul FreshBooks, pentru a-i oferi acces exclusiv.
QuickBooks este conceput pentru a urmări toate cheltuielile prin sortarea tranzacțiilor și separarea lor pe categorii fiscale. Software-ul conectează fotografiile chitanțelor la tranzacțiile respective și utilizează date brute pentru a genera diferite tipuri de rapoarte. Aplicația mobilă QuickBooks folosește sistemele GPS ale smartphone-urilor pentru a urmări automat distanța parcursă de un utilizator în mile și creează un raport care înregistrează cu precizie deducerile călătoriilor de afaceri.
#7. Raportare și tablouri de bord
Ambele programe de contabilitate oferă diverse tipuri de rapoarte, FreshBooks generând rapoarte specifice privind profitul și pierderea, conturile clienților, rezumatele impozitelor pe vânzări, cheltuielile și plățile colectate. Tabloul de bord al instrumentului conține și cele mai relevante diagrame și grafice, acoperind veniturile lunare recurente, veniturile restante, fluxurile de venituri, profitul total, cheltuielile și timpul nefacturat.
Tabloul de bord QuickBooks, pe de altă parte, are un Centru de rapoarte în meniul său de navigare, oferind utilizatorilor o modalitate rapidă de a localiza șabloane standard de rapoarte predefinite și posibilitatea de a le personaliza pe cele proprii. Secțiunea „rapoarte de management” permite utilizatorilor să creeze rapoarte profesionale cu pagini de copertă, pagini preliminare, cuprins și note finale.
Exemplele de rapoarte incluse în șabloanele predefinite includ bilanțuri, rapoarte privind taxele pe vânzări, jurnale de audit, situații ale fluxului de numerar, facturi deschise, profit și pierderi, prezentarea bugetului și rapoarte ale clienților compilate pe clasă, client, lună și an curent.
#8. Prețuri
Atât QuickBooks, cât și FreshBooks oferă planuri bazate pe abonament, dar în privința scalabilității, QuickBooks are un program de prețuri mai bun. Cu QuickBooks, vă puteți conecta contabilul și puteți deveni membru al unei comunități online de peste 5 milioane de utilizatori.
În ceea ce privește FreshBooks, acesta nu oferă reconciliere bancară utilizatorilor care selectează planul Lite, iar numărul de utilizatori trebuie să fie mai mare. Cel mai important, rețineți că scalarea devine din ce în ce mai costisitoare.
Prețuri QuickBooks
- Început simplu: 1 utilizator, 25 USD pe lună, 2 firme de contabilitate
- Esențiale: 3 utilizatori, 50 USD pe lună, 2 firme de contabilitate
- Plus: 5 utilizatori, 80 USD pe lună, 2 firme de contabilitate
- Avansat: 25 de utilizatori, 180 USD pe lună, 3 firme de contabilitate
Prețuri FreshBooks
- Lite: 180 USD anual sau 15 USD lunar
- Plus: 300 USD anual sau 25 USD lunar
- Premium: 600 USD anual sau 50 USD lunar
- Selectați: prețuri personalizate
Toate planurile FreshBooks, cu excepția Select, includ un singur utilizator; utilizatorii plătesc 10 USD pentru fiecare membru suplimentar al echipei.
#9. Suport/Integrare pentru integrare
QuickBooks include cel puțin 400 de integrări native. Acestea acoperă servicii bancare, software de plată, comerț electronic, CRM și alte categorii, oferind control și vizibilitate asupra datelor financiare și a proceselor de vânzare ale utilizatorilor. Alte suplimente includ PayPal și ReceiptBank, care actualizează tranzacțiile.
FreshBooks oferă peste 100 de integrări pentru proprietarii de afaceri mici și freelanceri; facilitează conectarea aplicației la instrumentele de depunere a taxelor și la resursele umane, până la ciclul de facturare a salariilor și taxelor. Integrări precum Squarespace sau Zapier ajută utilizatorii să urmărească plățile, procesând și organizând numeroase alte sisteme.
#10. Salarizare
QuickBooks oferă un plan de salarizare complet, cu rulări nelimitate de salarii și formulare de sfârșit de an. Alte caracteristici includ taxe autocalculate, un portal online care permite angajaților să vizualizeze datele fiscale și statele de plată, suport pentru popriri și deduceri, precum și rapoarte descărcabile cu date istorice. Utilizatorii pot accesa, de asemenea, un plan premium, care acceptă depunerea directă în aceeași zi și administrarea angajaților și centrul de asistență pentru resurse umane.
FreshBooks acceptă state de plată integrate externe pentru angajați, neavând o funcție nativă de salarizare. Software-ul acceptă Gusto, cu o taxă între 6 și 12 USD per utilizator pe lună și o taxă lunară introductivă de 39 USD. De asemenea, acceptă serviciul de salarizare PaymentEvolution din Canada, la un nivel gratuit limitat sau la un nivel de 22 USD pe lună.
#11. Relații Clienți
QuickBooks oferă asistență pentru clienți online, necesitând autentificare pentru acces. Există, de asemenea, o bază de cunoștințe încorporată, unde utilizatorii pot adresa întrebări și pot căuta informații, alături de un forum solid al comunității unde pot găsi răspunsuri.
Serviciul pentru clienți al FreshBooks oferă un chat live și asistență telefonică timp de 12 ore pe zi, cinci zile pe săptămână. Site-ul web al companiei include un centru de ajutor care poate fi căutat, abordând cele mai comune subiecte legate de serviciile pentru clienți.
Quickbooks vs. Freshbooks: Rezumatul diferențelor
| Caracteristici | QuickBooks | FreshBooks |
| Prezentare generală | Înființată în 1983 | Înființată în 2003 |
| Piețe țintă | Ideal pentru companiile care vând produse | Ideal pentru companiile bazate pe servicii, freelanceri și antreprenori individuali |
| Caracteristici cheie | Creează facturi personalizate cu logo-uri și câmpuri individualizate și generează rapoarte mobile cu instrumentul de garanție de dublă utilizare a contabilității. | Asigură conformitate și simplifică pregătirea rapoartelor financiare. |
| Preț | Început simplu: 25 USD/lună Esențial: 50 USD/lună Plus: 80 USD/lună Avansat: 180 USD/lună | Lite: 15 USD/lună sau 180 USD anual Plus: 25 USD/lună sau 300 USD anual Premium: 50 USD/lună sau 600 USD |
| Asistență | Telefon, e-mail sau mesagerie | Articole recomandate în produs. |
| Ajutor pentru produse | Opțiuni de instruire bazată pe cunoștințe și forumul comunității de utilizatori | Oferă informații de bază și detalii pe măsură ce avansați. O pagină de bun venit care afișează progresul configurării, cu o bară de meniu verticală în stânga ecranului. |
Nota autorului
Când să alegeți Quickbooks
QuickBooks este ideal pentru companiile care vând produse și gestionează stocuri, deoarece funcția sa de gestionare a inventarului permite urmărirea vânzărilor zilnice de bunuri de pe diferite canale, inclusiv Shopify și PayPal. Funcționalitatea sa completă, care integrează alte produse Intuit, pe măsură ce punctul de vânzare QuickBooks crește, îi permite să se dezvolte împreună cu afacerea unui utilizator.
Fiind cea mai populară soluție, QuickBooks este preferată de contabili și proprietarii de afaceri care doresc să colaboreze eficient cu contabilul lor, gestionând cu succes integrările, tranzacțiile bancare și conformitatea fiscală. Alegeți QuickBooks dacă aveți nevoie de un software de contabilitate accesibil, conceput să se extindă odată cu afacerea dvs.
Când să alegi Freshbooks
FreshBooks este popular printre antreprenorii individuali, freelanceri și proprietarii de afaceri mici, care caută un software de contabilitate performant, dar nu se axează pe colaborarea cu contabili.
Are funcții de urmărire a timpului și facturare, gestionare a proiectelor, facturare și integrări cu terți la instrumente de plată populare, cum ar fi Stripe, fiind ideal pentru întreprinderile mici sau startup-uri.
Funcționalitatea simplă a FreshBooks este concepută pentru publicul larg, fiind ușor de configurat și administrat. De asemenea, permite integrări rapide și simple cu instrumente de afaceri mici populare.
Pentru software-uri de salarizare, puteți consulta soluții pentru startup-uri și întreprinderi mijlocii.