În cazul în care te străduiești să gestionezi eficient finanțele afacerii tale, este esențial să ai o imagine clară asupra modului în care sunt cheltuiți banii. În acest context, un scaner de chitanțe se poate dovedi a fi un instrument extrem de util.
Chitanțele aferente achizițiilor de bunuri sau produse din magazine riscă să se piardă într-un munte de documente sau să se amestece cu alte hârtii. Mai mult, documentele fizice sunt mai vulnerabile la deteriorare sau distrugere.
Transformarea chitanțelor și a documentelor imprimate în format digital poate elimina aceste neajunsuri, iar un scaner de chitanțe reprezintă soluția ideală pentru acest scop. Unele scanere de chitanțe oferă servicii online, facilitând organizarea și accesarea chitanțelor de oriunde.
Acest articol îți prezintă informațiile esențiale pe care trebuie să le cunoști despre scanerele de chitanțe. Așadar, să trecem direct la subiect.
Ce sunt aplicațiile pentru scanarea chitanțelor?
Aplicațiile de scanare a chitanțelor permit capturarea fotografiilor chitanțelor fizice și transformarea lor în copii digitale, accesibile prin stocarea în cloud. Înainte de a aprofunda subiectul, să vedem exact ce face un scaner de chitanțe.
O aplicație de scanare a chitanțelor este o aplicație mobilă care le permite angajaților să digitalizeze chitanțele utilizând telefoanele mobile. Companiile au început să folosească scanere de chitanțe pentru a gestiona costurile de afaceri, împreună cu software-ul OCR (Recunoaștere Optică a Caracterelor), cu scopul de a economisi spațiu de arhivare.
Are afacerea ta nevoie de un software de scanare a chitanțelor?
Este important să evaluezi beneficiile pe care scanarea chitanțelor le poate aduce companiei tale. Cel mai simplu mod de a decide dacă afacerea ta are nevoie de o aplicație de scanare a chitanțelor este să analizezi frecvența și complexitatea sistemului de rambursare al organizației tale.
Examinează datele istorice referitoare la cheltuielile de afaceri și implicarea angajaților. Consultă-te cu angajații pentru a vedea dacă consideră că o astfel de aplicație le-ar fi de ajutor.
Mai important, discută cu departamentul financiar, deoarece aceștia sunt cei care gestionează zilnic rambursările și problemele legate de cheltuieli. O aplicație de scanare a chitanțelor poate aduce beneficii întregului personal prin reducerea volumului de documente manuale necesare pentru gestionarea datelor de rambursare și a cheltuielilor.
Avantajele utilizării unei aplicații de scanare a chitanțelor
Metoda tradițională de procesare a rambursărilor consumă timp atât pentru angajați, cât și pentru personalul financiar. Această procedură este, de asemenea, predispusă la erori. Angajații pot avea dificultăți în a obține rambursarea cheltuielilor în cazul în care pierd chitanțele.
Aici intervine utilitatea unei aplicații de scanare a chitanțelor. Aceasta permite angajaților să transmită rapid chitanțele în format digital. Algoritmii de recunoaștere optică a caracterelor din aplicație elimină erorile umane care pot apărea la introducerea directă a datelor din chitanțe.
Un scaner de chitanțe poate oferi asistență și departamentului financiar. Cu ajutorul chitanțelor digitale, aceștia nu vor mai fi nevoiți să urmărească angajații pentru a depune cereri de chitanțe.
Scanerele de chitanțe sunt disponibile în diverse configurații, de la scanere fizice (de birou și mobile) la cele digitale (aplicații și software online). Având în vedere că acest instrument reprezintă o investiție, este important să cunoști funcționalitățile esențiale pe care le oferă cele mai bune modele înainte de a face o achiziție.
Mai jos este o listă cu caracteristicile cheie de urmărit la un scaner de chitanțe. Deși nu este obligatoriu să le soliciți pe toate, este indicat să ții cont de ele pentru a face alegerea optimă.
Caracteristicile unui scaner de chitanțe
Este bine știut faptul că fiecare companie are cerințe specifice pentru gestionarea chitanțelor. Atunci când alegi o aplicație, asigură-te că aceasta corespunde nevoilor companiei tale. Cu numeroasele opțiuni disponibile pe piață, alegerea poate fi dificilă.
Iată o scurtă prezentare a aspectelor esențiale de luat în considerare atunci când selectezi o aplicație pentru gestionarea chitanțelor.
Adaptabilitate
S-ar putea să ai nevoie de un scaner portabil de chitanțe pentru a monitoriza rapoartele de cheltuieli și chitanțele pentru angajați sau colaboratori. Acesta ar putea fi un scaner de buzunar.
Dimensiunea scanerului este, de asemenea, importantă pentru portabilitate. Alege un dispozitiv ușor și suficient de mic pentru a încăpea cu ușurință într-o servietă sau geantă.
Disponibilitate online
Un scaner de chitanțe accesibil online, cu mobilitate sporită, este foarte util. Acesta permite conectarea rapidă cu software-ul de contabilitate, accelerând procesul. În plus, vei putea accesa chitanțele oricând și de oriunde.
Spațiu de stocare și securitate
Indiferent dacă alegi stocarea în cloud sau fizică, trebuie să ții cont de limitările scanerului de chitanțe. Vei scana chitanțele zilnic sau săptămânal? Îl vei folosi doar ocazional sau pe tot parcursul anului? Acest lucru te va ajuta să determini spațiul de stocare necesar pentru software-ul scanerului sau pentru un dispozitiv extern.
Nu neglija securitatea spațiului de stocare ales. Trebuie să te asiguri că toate chitanțele și documentele sunt protejate prin mai multe niveluri de securitate.
Chitanțele și documentele tradiționale pot fi deteriorate fizic sau distruse, dar înregistrările digitale pot ajunge în mâini greșite dacă nu sunt luate măsurile de securitate adecvate.
Viteză
Una dintre cele mai neplăcute sarcini pe care le poate întreprinde o companie este scanarea chitanțelor pentru declarațiile de cheltuieli. În general, oamenii doresc să finalizeze această sarcină cât mai repede posibil, iar un scaner de chitanțe rapid le poate veni în ajutor. Unele scanere pot captura o imagine a documentelor în doar 7,5 secunde, ceea ce este util pentru scanarea mai multor chitanțe simultan.
Formate de fișiere
Chitanțele tale pot fi formatate într-un format specific, în funcție de scopul utilizării. Un contabil fiscal poate solicita scanarea sau încărcarea tuturor chitanțelor în format PDF, în timp ce programul tău de cheltuieli de muncă acceptă doar imagini JPEG. Verifică formatele de fișiere acceptate de scanerul tău de chitanțe pentru a evita conversia manuală după scanare.
Exportabilitate
În final, asigură-te că scanerul acoperă întregul proces după scanarea chitanțelor. Le vei stoca în cloud? Le vei trimite altcuiva? Scanerul tău de chitanțe trebuie să permită transferul facil al documentelor scanate.
Acum că cunoști caracteristicile esențiale ale unui scaner de chitanțe, este timpul să descoperi cele mai bune aplicații de scanare disponibile pe piață. Iată o listă cu cele mai performante opțiuni:
Chitanțe îngrijite
Neat Receipts este un instrument inteligent de organizare și un scaner portabil. Poți scana chitanțe, cărți de vizită și documente din mers folosind scanerul mobil Neat Receipts, deoarece software-ul detectează, extrage și organizează datele relevante.
Caracteristici:
- Scanerul portabil NeatReceipts este ușor și compact, ideal pentru o servietă, un rucsac sau bagajul de mână. Nu necesită sursă de alimentare externă. Conectează-l la computer prin USB și ești gata de lucru.
- Poate fi alimentat de computer prin USB.
- Neat scanează și extrage date din toate documentele scanate, creând resurse digitale.
- Cu datele chitanțelor, poți genera rapoarte fiscale sau de cheltuieli, exporta în Excel sau sincroniza rapid contactele folosind Outlook sau Agenda.
- Oferă o perioadă de probă gratuită de 30 de zile pentru NeatCloud, permițându-ți să sincronizezi și să faci backup pentru fișierele Neat și să le vizualizezi de pe orice browser sau dispozitiv mobil.
În plus, atâta timp cât ești abonat NeatCloud, vei beneficia de NeatCare, care oferă asistență suplimentară și asigurare pentru daune accidentale pentru NeatDesk.
Dext
Dext pregătește și organizează documentația ta cu o precizie de 99%, apoi o procesează imediat în software-ul de contabilitate. Astfel, poți aloca mai mult timp activităților care produc valoare.
Caracteristici:
- Dext Prepare este o soluție extrem de simplă pentru organizarea și digitalizarea tuturor documentelor tale.
- Încarcă o chitanță, o factură sau un extras de cont, iar Dext va colecta informațiile necesare și le va livra sistemului tău de contabilitate. Vei obține datele exacte de care ai nevoie fără a fi nevoit să le introduci manual.
Dext Prepare preia și procesează datele cu precizie, înainte de a le publica în sistemul tău de contabilitate. Echipa ta va avea mai mult timp pentru sarcini importante, iar tu vei avea siguranța că lucrezi cu un sistem performant.
Cutie cu pantofi
Dacă ești în căutarea unui sistem de stocare de încredere pentru chitanțele digitale, ShoeBoxed este o aplicație excelentă pentru scanarea chitanțelor. Aceasta te va ajuta să gestionezi mai ușor chitanțele.
Caracteristici:
- Simplifică sarcinile zilnice de contabilitate.
- Descoperă funcții și instrumente create special pentru întreprinderi mici, contabili și experți financiari.
- Poți transforma chitanțele în date extrase, verificate, clasificate, organizate, editabile și accesibile oricând și de oriunde.
În plus, poți crea rapoarte de cheltuieli detaliate, care includ imagini cu chitanțele tale și poți exporta, partaja sau imprima datele pentru a simplifica pregătirea sau rambursarea impozitelor.
Cheltuieli ușoare
Easy Expense extrage informații esențiale, cum ar fi furnizorul, departamentul, taxele, suma și metoda de plată, folosind tehnologii avansate de procesare a imaginilor și inteligență artificială.
În plus, acest scaner de chitanțe monitorizează eficient cheltuielile efectuate cu cardurile de credit și din contul bancar. Easy Expense se integrează cu conturile bancare pentru a scana până la 18 luni de tranzacții, identificând costuri și deduceri fiscale.
Caracteristici:
- Funcționează offline, ideal pentru utilizare în deplasare.
- Cel mai rapid mod de a captura, decupa și urmări chitanțele.
- Nu mai pierzi nicio chitanță datorită sincronizării automate în cloud.
- Categorizare automată inteligentă pentru a maximiza deducerile.
- Tranzacții de revizuire în bloc.
Cu Easy Expense, poți sincroniza datele în timp real între utilizatori, prin intermediul permisiunilor de acces. Poți limita cu ușurință cine poate vedea informațiile relevante.
Managementul cheltuielilor
De la scanarea nelimitată a chitanțelor și monitorizarea kilometrajului, până la rambursarea rapidă a cheltuielilor, un instrument de urmărire a costurilor precum Expense Management te poate ajuta să gestionezi sistemul de contabilitate.
Caracteristici:
- Urmărirea și organizarea chitanțelor în timpul călătoriilor sau lucrului de la distanță poate fi dificilă, ducând uneori la pierderea chitanțelor.
- Poți scana chitanțele fără limită, îți poți înregistra kilometrajul, le poți trimite prin e-mail pentru aprobare și multe altele.
Combinată cu funcția SmartScan, chitanțele sunt scanate și salvate instantaneu, economisind timp și efort.
Chitanțe inteligente
Smart Receipts transformă telefonul tău într-un scaner de chitanțe și un generator de rapoarte de cheltuieli! Aceasta colectează informații despre chitanțe și îți permite să creezi rapoarte PDF și CSV pe care le poți trimite către adresele de e-mail.
Caracteristici:
- Rapoartele profesionale pot fi create atât pentru monitorizarea bugetului, cât și pentru cerințele activității tale, folosind rapoarte PDF, CSV și ZIP complet configurabile.
- Smart Receipts îți permite să alegi dintre peste 20 de tipuri de date prestabilite (cum ar fi date, prețuri, taxe, categorii de chitanțe, note, metode de plată etc.).
Această caracteristică este utilă pentru a crea documentul perfect, economisind timp și permițându-ți să te concentrezi pe lucrurile cu adevărat importante.
Încasări
Aplicația Foreceipts este soluția ideală pentru gestionarea chitanțelor, fiind utilizată de peste 500.000 de antreprenori, lucrători independenți, agenți și freelanceri la nivel global.
Caracteristici:
- Fotografiază chitanțele de hârtie sau trimite chitanțele digitale. Aplicația Foreceipts va scana instantaneu datele și le va introduce în registrul tău. Poți adăuga și venituri prin scanarea facturilor.
- Partajează rapoartele de cheltuieli Excel sau PDF cu contabilul tău sau folosește-le pentru a-ți declara impozitele. Fiecare fotografie a chitanței este stocată, oferindu-ți protecție în cazul unui audit.
Aplicația include categorii de cheltuieli pentru Statele Unite și Canada, astfel încât raportul de cheltuieli de sfârșit de an va respecta cerințele de declarare a impozitelor. Poți modifica categoriile după cum este necesar.
Veryfi
Veryfi este o aplicație rapidă și sigură pentru captarea și extragerea datelor OCR din chitanțe, facturi și facturi. Scapă de introducerea manuală a datelor și de evidența contabilă; economisește ore în fiecare săptămână. Veryfi preia furnizorii, plățile, totalurile, taxele și chiar elementele de linie în câteva secunde.
Caracteristici:
- API-ul OCR de la Veryfi extrage, clasifică și îmbunătățește toate informațiile din înregistrările neorganizate de achiziții, facturi și facturi, până la elementele de linie (date de achiziție la nivel de SKU), eliminând nevoia de scripturi sau de intervenție umană.
- Veryfi OCR API oferă una dintre cele mai performante și sofisticate platforme API pentru extracția datelor OCR (Recunoaștere Optică a Caracterelor) și ICR (Recunoaștere Inteligentă a Caracterelor) disponibile în prezent.
Aceste caracteristici te vor ajuta să depășești concurența și să oferi utilizatorilor cele mai bune servicii de pe piață.
Cum să alegi cea mai potrivită aplicație pentru chitanțe?
Organizarea corectă a chitanțelor este una dintre cele mai simple metode de a evita stresul din timpul sezonului fiscal. Instrumentele menționate fac acest lucru accesibil, eliminând necesitatea stocării a sute de foi mici de hârtie.
Ia în considerare nevoile tale individuale ca liber profesionist sau antreprenor, atunci când alegi o aplicație. Gândește-te la următoarele aspecte:
- Câți angajați gestionezi?
- Câți clienți ai în grijă?
- Câte achiziții comerciale efectuezi lunar?
- Cât de des și unde călătorești pentru muncă?
În funcție de circumstanțele tale, s-ar putea să ai nevoie de mai multe instrumente pentru a personaliza sistemul de urmărire a chitanțelor.
Concluzie
Este esențial să ai o evidență organizată a cheltuielilor de birou, pentru a nu pierde dreptul de a fi rambursat. În caz contrar, banii nu vor fi disponibili până la următorul ciclu de plată.
Există numeroase tipuri de software care pot fi utilizate ca scanere de chitanțe. Fiecare facilitează acest proces, oferind funcții și servicii îmbunătățite. În concluzie, aplicațiile de scanare a chitanțelor enumerate mai sus merită testate. Dacă nu ai făcut-o deja, ar trebui să alegi una!
De asemenea, poți explora cele mai bune programe de urmărire/gestionare a cheltuielilor pentru proprietarii de afaceri mici și mijlocii.