Capacitatea unei companii de a-și menține activitatea operațională în urma unei crize este cunoscută drept continuitatea afacerii.
Evenimente neașteptate, precum pierderea extinsă de date, plecarea neprevăzută a unui angajat sau blocarea lanțului de aprovizionare, pot genera pierderi de ordinul milioanelor.
Modul în care o organizație abordează aceste situații dificile este un indicator critic al succesului sau eșecului acesteia. Dezechilibrele în infrastructură și aplicații vitale pot conduce la consecințe financiare majore pentru o firmă.
Costurile pot fi mai mici dacă operați o afacere nou înființată sau una în expansiune. Dar, chiar și așa, astfel de circumstanțe neprevăzute pot implica cheltuieli semnificative și pierderi de timp pentru orice fel de companie, indiferent de mărimea sa.
Momentele dificile, neprevăzute, sunt un test pentru adaptabilitatea și rezistența unei companii. Dacă organizația dumneavoastră este capabilă să gestioneze eficient astfel de situații, nu numai că va depăși cu bine dificultatea, dar va și consolida imaginea pe piață.
Acesta este motivul pentru care un plan de continuitate a afacerii este indispensabil pentru orice firmă care dorește să aibă succes în mediul concurențial actual.
Acest articol explorează noțiunea de continuitate a afacerii, evidențiază câteva strategii eficiente și prezintă cele mai bune instrumente software pentru asigurarea continuității afacerii.
Să începem!
Ce reprezintă conceptul de continuitate a afacerii?
Prin continuitatea afacerii ne referim la abilitatea unei organizații de a-și desfășura activitățile normale și în timpul unei crize. Aceasta presupune planificarea strategică, realizată în prealabil, pentru a depăși perioadele de întrerupere și evenimentele neașteptate, menținând operațiunile în funcțiune.
Motivul pentru care un plan de continuitate a afacerii este crucial pentru companii este că nimic nu ar trebui să împiedice activitatea acestora și, implicit, creșterea și rezultatele financiare. Trebuie să fie capabile să își desfășoare cel puțin funcțiile critice, indiferent de circumstanțe, fie că vorbim de crize economice, violențe la locul de muncă, blocaje operaționale, pandemii, dezastre naturale și multe altele.
Este important să aveți o viziune anticipativă și să elaborați planuri din timp pentru a vă asigura că operațiunile nu vor fi blocate. De asemenea, vă ajută să preziceți potențialele evenimente care pot provoca întreruperi. În acest fel, veți putea crea un plan adecvat pentru fiecare scenariu și vă veți motiva angajații să-și continue activitatea.
Pentru a gestiona cu succes incidente neprevăzute, o companie trebuie să respecte câteva principii de bază pentru a minimiza riscurile, a-și continua funcțiile operaționale și a livra servicii. Iată câteva dintre cele mai eficiente strategii:
- Mențineți o copie de rezervă a informațiilor esențiale într-o locație diferită
- Pregătiți un plan concret și ușor de accesat în situații neprevăzute
- Revizuiți strategiile periodic
- Testați planul în mod frecvent și realist pentru a vă asigura că funcționează
- Profitați de avantajele virtualizării
- Instruiți angajații pentru a reacționa eficient în timpul unor astfel de evenimente
Chiar dacă utilizați instrumente și resurse performante, acestea nu vă vor ajuta prea mult în situații imprevizibile dacă nu aveți un plan de rezervă sau soluții alternative. Deși este imposibil să eliminați toate riscurile, cu o planificare adecvată, majoritatea amenințărilor vor putea fi gestionate fără a vă afecta activitatea.
De aceea, companiile trebuie să se concentreze asupra modului de reluare a activității după perturbări neașteptate. Având în vedere că organizațiile depind în totalitate de informații pentru a avea succes, gestionarea datelor și a sistemelor IT este vitală.
Ce înseamnă un plan de continuitate a afacerii?
Un plan de continuitate a afacerii (PCAP) este un ghid sau un document care conține informații cruciale pentru organizația dumneavoastră și care vă ajută să operați în mod normal chiar și în situații neprevăzute.
Un PCAP eficient identifică sistemele și procesele critice, definește funcțiile esențiale ale afacerii și stabilește cum să se continue activitatea.
Un PCAP este compus din trei elemente de bază – reziliență, recuperare și contingență. O companie își poate spori rezistența prin configurarea funcțiilor critice și proiectarea infrastructurilor vitale ținând cont de diverse potențiale evenimente.
De asemenea, o organizație își poate îmbunătăți recuperarea și contingența prin implementarea unui plan riguros care să includă instruirea angajaților și stocarea copiei datelor într-o altă locație.
O potențială criză poate perturba operațiunile. Deși evenimentele neașteptate nu pot fi eliminate, efectele acestora pot fi minimizate prin planificare, permițând gestionarea eficientă a activității.
Aici intervine planificarea continuității afacerii, care vă permite să construiți proceduri și să vă pregătiți pentru a gestiona astfel de evenimente. În plus, vă oferă o serie de avantaje, precum:
- Restabilirea rapidă a operațiunilor critice după perturbări
- Menținerea activității în funcțiune în timpul și după un incident
- Reducerea duratei impactului
- Protejarea imaginii pe piață
- Salvarea vieților în situații periculoase
- Respectarea cerințelor legale
- Diminuarea expunerii financiare și a riscurilor
- Creșterea încrederii în rândul angajaților
- Construirea încrederii clienților
- Protejarea împotriva riscurilor inacceptabile
Totuși, fiți conștienți că nu toate planurile au succes garantat!
Fiecare plan vine cu anumite obstacole și provocări. Deși depășirea acestora poate fi dificilă, devine mai ușoară cu suport și îndrumare adecvată. Să vedem care sunt câteva dintre provocările planificării continuității afacerii:
- Lipsa de resurse
- Abordarea inadecvată
- Suport insuficient
- Nivel scăzut de implicare a angajaților
- Absența unui cadru de plan de continuitate în locații multiple
- Tehnologie și instrumente insuficiente
- Lipsa testărilor regulate
- Lipsa consensului
- Nemonitorizarea planurilor create
- Complexitate ridicată
- Ipoteze incorecte
- Instruire insuficientă
În următoarea secțiune vom analiza ce trebuie inclus într-un plan de continuitate pentru a rezolva rapid aceste probleme.
Ce include un plan de continuitate a afacerii?
Un plan de continuitate eficient conține mai multe funcții și strategii pe care o organizație trebuie să le implementeze pentru a depăși provocările și problemele.
- O analiză completă a tuturor funcțiilor esențiale ale organizației, pentru a pregăti toate resursele necesare.
- O listă cu riscurile prioritare care ar putea afecta grav afacerea.
- O listă cu acțiunile de atenuare care vă ajută să protejați toate elementele critice identificate anterior.
- Indicatori critici, scenarii financiare și valori pentru a demonstra că strategiile sunt testate în toate funcțiile.
- Actualizarea planului și a proceselor în funcție de schimbări, precum și un raport periodic privind impactul.
- Informațiile de contact în caz de urgență, afișate într-un loc vizibil.
- Echipe de recuperare pregătite să intervină imediat în timpul unui eveniment.
- O copie a datelor esențiale stocată într-o altă locație.
- Surse de alimentare de rezervă și servicii sau echipamente esențiale.
- Modalități alternative de comunicare și locații de operare.
Plan de continuitate a afacerii vs. plan de recuperare în caz de dezastru
Continuitatea afacerii și planurile de recuperare în caz de dezastru sunt vitale pentru orice afacere. Ambele presupun strategii menite să facă față perioadelor neprevăzute și situațiilor neașteptate. Cu toate acestea, ele diferă în funcție de obiective și modul în care sunt implementate în timpul unei crize.
Să analizăm diferențele:
- Un plan de continuitate se concentrează pe gestionarea operațiunilor, în timp ce planul de recuperare se concentrează pe restaurarea infrastructurii IT și a accesului la date.
- Planurile de continuitate limitează timpul de nefuncționare operațională, în timp ce planurile de recuperare limitează funcțiile ineficiente sau anormale ale sistemului.
- Un plan de continuitate asigură că toate metodele de comunicare funcționează corect în timpul crizei. Un plan de recuperare ajută la extinderea capacității de a restabili toate funcțiile și datele după dezastru.
- Planul de continuitate este implementat în timpul crizei, în timp ce planul de recuperare este implementat după criză.
Ce este un software de continuitate a afacerii?
Un software de continuitate a afacerii este o soluție care ajută la crearea, gestionarea și implementarea unui plan eficient pentru a asigura continuitatea operațiunilor în cazul unui eveniment neașteptat. Cu ajutorul acestuia, puteți analiza funcțiile operaționale actuale și modul în care acestea sunt afectate în timpul întreruperilor sau crizelor.
Acest software oferă instrucțiuni și monitorizează analiza pentru a crea protocoalele necesare. Scopul său principal este de a analiza procesele organizației, activele fizice, funcțiile, departamentele și fluxurile de lucru. Există două categorii principale de software:
- Prima categorie ajută la analiza riscurilor în diverse scenarii și la dezvoltarea unui plan pentru eliminarea întreruperilor.
- A doua categorie implementează diferite aspecte ale planului de continuitate și gestionează operațiunile critice în timpul evenimentului.
Acum, că avem o înțelegere clară a continuității afacerii, să trecem la cele mai bune software-uri care oferă tehnologii avansate în acest domeniu.
Continuity2
Pentru afacerea dumneavoastră, alegeți unul dintre cele mai importante instrumente de continuitate a afacerii, Continuity2. Fie că aveți nevoie de certificare ISO, doriți să implementați un program BC, aveți nevoie de sprijin la nivel organizațional, un raport detaliat sau să accelerați procesul de gândire, Continuity2 vă oferă soluția potrivită.
Cu Continuity2, obțineți un software eficient, performant și ușor de gestionat, care vă simplifică activitatea. Întreruperile în afaceri sunt de așteptat în zilele noastre, dar un plan bun de continuitate vă poate asigura recuperarea după orice dezastru.
Continuity2 garantează că organizația dumneavoastră va reveni rapid la normal. Dezvoltatorii și designerii UX lucrează continuu pentru a vă oferi cea mai avansată tehnologie necesară pentru a vă desfășura activitatea la viteze maxime. Puteți beneficia de servicii neîntrerupte ori de câte ori este nevoie, fără niciun inconvenient.
Fiți printre cele mai inovatoare companii cu planuri de continuitate pregătite pentru orice provocare. Solicitați o demonstrație de o oră astăzi și alegeți Continuity2 ca partener de management al continuității afacerii.
Quantivate
Quantivate este un software pentru gestionarea continuității, dar și pentru planificarea strategică și operațională. Acesta garantează că afacerea dumneavoastră va supraviețui și va prospera, indiferent de dezastrele neprevăzute.
Zilele în care companiile foloseau manuale masive de planificare a continuității, care deveneau rapid învechite, au apus. Quantivate reduce timpul de gestionare a planurilor. Vă ajută să înțelegeți organizația și să dezvoltați un plan de continuitate implementabil.
Quantivate menține noile planuri actualizate și îmbunătățește disponibilitatea operațiunilor. Software-ul folosește o metodă repetabilă care elimină punctele unice de eșec prin procese și tehnologii noi.
Datorită soluției sale intuitive, afacerea dumneavoastră va dobândi capacități de gestionare a riscurilor. Permite organizațiilor să aibă date de recuperare care trebuie utilizate pentru un management excelent al riscurilor, conformității și guvernanței.
Software-ul Quantivate pentru continuitatea afacerii vă permite:
- Înțelegerea dependențelor și conexiunilor din organizație cu ajutorul funcțiilor de partajare a datelor integrate.
- Utilizarea proceselor planificate pentru a dezvolta un program complet de continuitate bazat pe resurse și procese, în loc de date și activități deconectate.
- Centralizarea și digitalizarea planurilor de continuitate și a altor documente, înlocuind tabelele și manualele ineficiente.
- Înregistrarea procedurilor pentru situații de urgență, incidente, dezastre, pentru a obține răspunsuri rapide la nevoie.
- Dezvoltarea unor planuri de continuitate bazate pe date, pentru a se asigura că angajații sunt pregătiți pentru orice evenimente neprevăzute, cu instrumente încorporate care ajută la concentrarea pe procesele critice, analiza riscurilor, testarea eficienței și răspunsul la incidente.
- Acces la șabloane de plan de continuitate, servicii de consultanță și un instrument de editare încorporat pentru a asigura o direcție corectă.
Fusion
Obțineți o abordare integrată pentru o mai bună gestionare a continuității afacerii și soluții excelente de recuperare în caz de dezastru IT, mapare a dependențelor, gestionarea incidentelor și multe altele cu Software-ul de management al continuității de la Fusion.
Puteți vedea cum cadrul Fusion vă permite să vă adaptați la noile provocări, vă permite să continuați operațiunile critice mai repede și vă protejează afacerea de întreruperi. Mențineți afacerea pe calea cea bună înțelegând cum funcționează și ce acțiuni trebuie întreprinse pentru a remedia problemele.
Înțelegând modul în care funcționează afacerea, vă puteți pregăti pentru a remedia și a descoperi principalele riscuri, ineficiențe și puncte unice de eșec. Creați o imagine clară pentru toate operațiunile, eliminând incertitudinea prin valorificarea oamenilor, proceselor, sistemelor și datelor.
Veți obține planificarea continuității, gestionarea exercițiilor, evaluarea riscurilor și a impactului, toleranța la impact și maparea contextului și a dependenței cu Fusion. Vă permite să navigați prin evenimentele neașteptate.
MetricStream
Gestionați proactiv crizele cu un software eficient – MetricStream. Va reduce timpul de creare a analizelor de impact cu 80% și va reduce costurile de gestionare a planificării cu 40%.
Cu MetricStream, asigurați operațiuni neîntrerupte, recuperați-vă mai rapid și răspundeți mai bine la dezastre. Permite organizației să gestioneze și să implementeze un program eficient de continuitate.
Este o platformă puternică, integrată și flexibilă pentru a adapta planificarea continuității, urmărirea dezastrelor, notificarea de urgență, acțiunile de recuperare și evaluările riscurilor.
Mențineți o structură ierarhică a proceselor folosind biblioteca centralizată MetricStream. Aceasta include relațiile dintre procesele de afaceri, activele dependente, subprocesele și obiectivele.
Puteți declanșa sondaje pentru a analiza impactul și puteți automatiza scorul de criticitate prin maparea obiectivului punctului de recuperare și a timpului de recuperare. Puteți vizualiza capabilitățile de modelare a proceselor cu instrumentul de analiză a datelor.
Software-ul de management al continuității afacerii MetricStream vă ajută să:
- Mențineți o planificare sistematică
- Efectuați evaluări calitative și cantitative
- Implementați un sistem puternic de urgență
- Declanșați notificări de urgență în masă
- Gestionați, închideți și urmăriți problemele cu inteligență artificială
- Asigurați integrarea cu managementul riscului furnizorului
- Creați și publicați capabilități mobile pentru operațiuni continue
În plus, instrumentul vă permite să obțineți rezistență operațională, să vă consolidați operațiunile, să luați decizii mai bune cu analize de impact la 360 de grade și să îmbunătățiți răspunsul la incidente prin integrare fără întreruperi.
Înregistrați-vă pentru o demonstrație și vedeți cum vă poate ajuta să vă dezvoltați afacerea.
Concluzie
Organizațiile moderne implementează rețele interconectate digital pentru a derula operațiunile fără întreruperi. Aceasta înseamnă că operațiunile pot fi oprite dacă sunt afectate de un eveniment neașteptat. Un astfel de mod de funcționare este nesustenabil și costisitor.
Din fericire, un plan eficient de continuitate a afacerii vă ajută să funcționați fără probleme atât în timpul, cât și după o criză. Puteți utiliza oricare dintre programele software menționate mai sus pentru a pregăti un plan adecvat și pentru a analiza impactul timpului de nefuncționare asupra afacerii. De asemenea, vă va ajuta să vă instruiți angajații pentru a fi pregătiți pentru astfel de scenarii și pentru a lucra cu încredere.
De asemenea, este important să înțelegeți recuperarea în caz de dezastru.