Monitorizarea timpului de lucru este fundamentală pentru orice companie, indiferent de mărimea ei, pentru a se asigura că resursele de timp sunt folosite cu maximă eficiență. Pentru o funcționare optimă, este necesară o urmărire precisă a orelor lucrate de angajați.
În acest context, aplicațiile de pontaj joacă un rol esențial. Acestea sunt indispensabile în special pentru profesioniștii care facturează pe bază de ore. Dacă vorbim de un singur angajat, monitorizarea timpului poate fi realizată chiar și manual. Însă, când numărul angajaților crește, această sarcină devine extrem de dificilă. Astfel, software-ul de pontaj devine o necesitate.
Obiectivul principal al unui software de urmărire a timpului este de a oferi o înțelegere clară asupra timpului necesar pentru finalizarea fiecărei sarcini. Companiile pot astfel factura corect clienții, având date precise despre timpul alocat unui proiect. Aceste aplicații oferă adesea funcții de înregistrare digitală a timpului de lucru, permițând astfel monitorizarea eficientă a timpului dedicat fiecărei sarcini de către angajați.
Acum, haideți să explorăm mai detaliat ce înseamnă un software de urmărire a timpului și cum poate el contribui la creșterea productivității unei companii.
Ce este un software de urmărire a timpului?
Un software de urmărire a timpului este o aplicație concepută pentru a monitoriza activitatea fiecărui angajat și timpul dedicat sarcinilor specifice. Unele dintre aceste instrumente se limitează la funcția de înregistrare a timpului de lucru, în timp ce altele oferă o gamă completă de instrumente de management al proiectelor. Acesta din urmă este preferat de antreprenori, companii de servicii profesionale și freelanceri.
În majoritatea aplicațiilor de acest tip, utilizatorii trebuie să pornească manual cronometrul la începutul unei sarcini. Cronometrul va înregistra durata alocată, continuând până când utilizatorul îl oprește.
Caracteristici
Există numeroase instrumente de urmărire a timpului disponibile, fiecare cu seturi de funcționalități diferite. Unele se concentrează mai mult pe productivitate, oferind date detaliate dincolo de simpla durată a activității. Datele introduse în sistem sunt supuse aprobării managerului, înainte de a fi integrate în facturi, sisteme de plată și rapoarte.
Software-ul de urmărire a timpului simplifică procesul de gestionare a angajaților și a plăților pentru departamentele de resurse umane.
Funcționalitățile variază de la un instrument la altul. Unele aplicații oferă monitorizarea activității angajaților prin intermediul înregistrării interacțiunilor cu tastatura și mouse-ul. Aplicațiile cu urmărire GPS integrată permit monitorizarea locației angajaților și solicită deseori selfie-uri la sosirea sau plecarea de la locul de muncă.
Geofencingul, activat de GPS-ul în timp real, alertează utilizatorii când se apropie de sau părăsesc locul de muncă, permițând colectarea automată a datelor de intrare și ieșire pe baza locației.
În plus, unele aplicații de pontaj includ funcții avansate de raportare și management al proiectelor.
Acestea fiind spuse, să analizăm cum un astfel de software poate avantaja companiile.
Cum ajută software-ul de urmărire a timpului orice companie?
Fiecare software de urmărire a timpului vine cu propriul set de caracteristici unice. Aceste instrumente sunt utile atât pentru companiile mici, cât și pentru cele mari.
Orice companie dorește ca angajații să fie cât mai productivi. Din păcate, se întâmplă ca unii angajați să pară ocupați la birou, dar să nu lucreze efectiv. Aplicațiile de pontaj adresează aceste probleme, permițând companiilor să monitorizeze cât timp este alocat fiecărei sarcini de către angajați.
În plus, aplicațiile de urmărire a timpului înlocuiesc înregistrările manuale ale orelor de intrare și ieșire. Managerii pot observa dacă un angajat navighează pe internet în loc să finalizeze sarcini, datorită înregistrărilor activității tastaturii și mouse-ului.
Rapoartele detaliate despre activitatea angajaților simplifică sarcina managerilor de a efectua plățile către angajați sau freelanceri. Acesta este unul dintre cele mai mari beneficii ale acestor sisteme.
Așadar, devine evident că există numeroase aplicații practice pentru software-ul de urmărire a timpului. Dacă doriți să mențineți disciplina și să creșteți productivitatea angajaților, implementarea acestor instrumente în compania dvs. este o soluție eficientă.
Cu o multitudine de opțiuni disponibile pe piață, alegerea software-ului potrivit poate fi dificilă. Din acest motiv, una dintre cele mai frecvente întrebări este „care este cel mai bun software de urmărire GPS în timp real?”. Iată câteva răspunsuri la această întrebare.
Vă prezentăm o listă cu cele mai eficiente aplicații de urmărire a timpului disponibile pe piață pentru a îmbunătăți productivitatea angajaților.
Jibble
Jibble este o aplicație avansată de urmărire a timpului cu GPS, care permite configurarea geofencingului pentru monitorizarea prezenței angajaților în funcție de locația lor. Managerii pot vizualiza înregistrările orelor de lucru pe măsură ce angajații se înregistrează și se dezînregistrează din diferite locații.
Jibble oferă o caracteristică excelentă de restricții de geofencing, care împiedică angajații să se înregistreze din afara razei stabilite. Dacă un angajat a fost alocat unei anumite locații, el nu se va putea înregistra dacă nu se află acolo. Aplicația facilitează monitorizarea activității angajaților, oferind informații detaliate despre cine lucrează, unde și cât timp a lucrat într-o anumită locație.
Jibble este utilă companiilor din diverse domenii pentru monitorizarea timpului dedicat proiectelor, prezenței și calculului salariilor. Mai mult, include și funcția de recunoaștere facială pentru înregistrarea prezenței.
Hubstaff
Aplicația Hubstaff GPS Time Clock este o soluție completă pentru monitorizarea timpului angajaților. Este un instrument simplu și gratuit, cu funcții de management de proiect, urmărire a timpului și capturi de ecran. Hubstaff are o interfață intuitivă, care simplifică procesul de înregistrare și monitorizare a orelor de lucru ale angajaților.
Hubstaff oferă o funcție unică de bugetare, permițând stabilirea unui număr maxim de ore pe care un angajat le poate lucra. Aplicația va împiedica angajatul să depășească acest număr în timpul săptămânii.
Când mai mulți angajați sunt implicați într-un proiect complex, este dificil să se determine unde alocă timp fiecare dintre ei. Aici intervine Hubstaff, oferind o perspectivă completă asupra activității fiecărui angajat prin capturi de ecran. În plus, managerii pot vizualiza aplicațiile și istoricul de navigare al angajaților în timpul orelor de lucru.
Hubstaff se integrează cu o varietate de instrumente de management de proiect, cum ar fi Basecamp și Asana, precum și cu platforme de facturare ca PayPal și QuickBooks.
Clockify
Cu Clockify, monitorizarea timpului nu mai necesită cronometru. Clockify este o aplicație simplă pentru pontaj, care oferă urmărire GPS în timp real. Este un instrument ideal pentru angajații care lucrează de la distanță, fiind disponibil pe diverse platforme, de la Windows și Linux la Android și iOS.
Funcția de urmărire a proiectelor ajută la monitorizarea progresului proiectelor. Aplicația permite comutarea între urmărirea automată și manuală a timpului angajaților. Clockify oferă numeroase alte funcții, inclusiv ținte și mementouri, rotunjirea timpului, blocarea foilor de pontaj și rapoarte personalizate.
Rapoartele generate pot fi în diverse formate, cum ar fi rapoarte sumare, săptămânale sau detaliate, permițând monitorizarea eficientă a productivității angajaților. Tablourile de bord afișează modul în care timpul este utilizat și unde sunt eventualele pierderi de timp.
Stare de lucru
Stare de lucru este o aplicație de monitorizare la distanță, concepută pentru a urmări activitatea angajaților și a identifica modalități de îmbunătățire a productivității. Angajații pot utiliza diferite dispozitive pentru a înregistra și a ieși din sistem.
Aplicația facilitează urmărirea timpului total petrecut pentru fiecare sarcină sau proiect și permite companiilor să monitorizeze durata totală a timpului lucrat de un angajat pe săptămână sau pe lună. Managerii pot revizui foile de pontaj înainte de a aproba statele de plată pentru a verifica acuratețea informațiilor.
Workstatus simplifică procesul de monitorizare, eliminând necesitatea gestionării manuale a datelor. Aplicația eficientizează procesul de calcul al salariilor și oferă rapoarte detaliate despre activitatea fiecărui angajat, permițând implementarea unor strategii pentru creșterea productivității.
În plus, Workstatus include funcții de limitare a bugetului și a orelor de lucru, optimizarea rutelor și înregistrarea automată a prezenței.
Timeero
Timeero este un software de urmărire a timpului cu GPS, care permite monitorizarea orelor de lucru, locației și chiar a kilometrajului angajaților. Generarea de rapoarte este simplă cu Timeero. Funcția de geofencing permite înregistrarea automată la intrarea și ieșirea angajaților. Toate informațiile relevante, de la orele de lucru la pauze, sunt monitorizate într-un singur loc.
Timeero oferă o înregistrare precisă a locației fiecărui angajat, permițând monitorizarea angajaților în timp real și în trecut. Alerte sunt generate dacă un angajat se află în afara limitelor stabilite.
Urmărirea precisă a locației este combinată cu înregistrări ale timpului, permițând alocarea unor locații specifice angajaților și alertarea managerilor dacă aceștia părăsesc zonele respective.
O altă caracteristică importantă a Timeero este urmărirea kilometrajului, permițând plata angajaților în funcție de distanța parcursă. Managerii pot vizualiza traseele și distanțele parcurse prin urmărirea GPS.
QuickBooks Time
QuickBooks Time facilitează gestionarea echipelor de angajați, indiferent dacă aceștia lucrează pe teren sau la birou. Urmărirea timpului prin GPS face mai ușoară gestionarea forței de muncă, permițând managerilor să monitorizeze locațiile și programele angajaților.
QuickBooks Time monitorizează locația fiecărui angajat după înregistrare, urmărirea fiind oprită la dezînregistrare. Planificarea programului de lucru devine mai eficientă, permițând alocarea celor mai apropiați angajați la locațiile de lucru. Calculul taxelor și rambursarea cheltuielilor devin mai eficiente datorită funcției de urmărire a kilometrajului.
Urmărirea timpului prin geofencing este precisă și generează mementouri pentru înregistrarea și dezînregistrarea angajaților. Managerii pot vizualiza angajații care lucrează la un anumit loc pe hartă. Această funcție sporește productivitatea și responsabilizarea.
QuickBooks Time este ideal pentru angajații care lucrează de la distanță, companiile de servicii, lucrătorii din construcții, firme cu angajați în diferite locații și angajații mobili.
Foaie de pontaj mobil
Foaie de pontaj mobil este o altă aplicație utilă pentru managementul eficient al forței de muncă. Include funcții de urmărire a timpului prin geofencing și înregistrare automată, facilitând intrarea și ieșirea angajaților de pe șantier. Planificarea programului de lucru al angajaților este simplă, iar notificările sunt trimise în cazul unor modificări.
Rapoartele detaliate din aplicație simplifică procesarea salariilor și bugetarea. Gestionarea eficientă a proiectelor este facilitată de listele de verificare. Notificări sunt trimise la finalizarea unei sarcini, simplificând procesul de urmărire a proiectelor.
Foaia de pontaj mobil include un spațiu de mesagerie pentru comunicarea între angajați. Vizualizarea stării de disponibilitate a angajaților este simplă, aceștia putând indica oricând dacă sunt bolnavi, în vacanță sau indisponibili din alte motive.
TimeTrakGo
Cu TimeTrakGo, renunțați la foile de pontaj scrise de mână. TimeTrakGo este un software de urmărire a timpului prin GPS, care permite monitorizarea angajaților, indiferent de locație. Este un instrument simplu și eficient pentru gestionarea forței de muncă.
Identificarea erorilor în programul de lucru este ușoară cu acest instrument. Rapoartele în timp real sunt afișate pe o hartă, cu sincronizarea tranzacțiilor angajaților. Datele de înregistrare sunt geoetichetate cu informații despre locația GPS, permițând angajaților să se înregistreze și să se dezînregistreze de pe orice dispozitiv.
TimeTrakGo oferă o interfață simplă și intuitivă pentru gestionarea productivă a forței de muncă, eliminând necesitatea procesării manuale.
Orele Justworks
Orele Justworks este o soluție ideală pentru afaceri de toate dimensiunile, simplificând monitorizarea timpului angajaților. Funcțiile de management al schimburilor, alertele mobile automate și geofencingul fac managementul timpului mai eficient.
Instrumentul oferă date precise pentru calcularea salariilor și facturilor, ținând cont de orele suplimentare, programul normal de lucru și pauze. Elimină erorile datorită automatizării procesului.
Managerii pot monitoriza cu ușurință orele angajaților, indiferent dacă aceștia lucrează de la distanță sau la birou, permițând înregistrarea de pe orice dispozitiv. Software-ul de salarizare poate fi sincronizat cu Justworks Hours pentru o gestionare eficientă a facturilor și plăților. Este un instrument eficient pentru managementul productiv al forței de muncă.
Concluzie
Pentru a spori productivitatea angajaților și a monitoriza orele de lucru, software-ul de urmărire a timpului este cea mai bună soluție. Instrumentele prezentate nu numai că sporesc productivitatea, dar reduc și risipa de timp.
Vă recomandăm să consultați și lista noastră cu cele mai bune instrumente de urmărire a prezenței angajaților.