Întâlnirile fără agendă sunt cauza principală a sesiunilor neproductive. Să schimbăm jocul cu aceste șabloane de agendă pentru întâlniri productive.
Deci, sunteți într-o viață comunală, dar nu ați participat la nicio întâlnire fără idee? Glumești cu mine? Cu toții am făcut parte la mai multe întâlniri în care fie nu avem șansa de a contribui, fie nu avem indicii despre discuție.
În consecință, ne întoarcem la masa noastră fără rezultate specifice și ore neproductive. Din fericire, puteți aduce în continuare schimbări pozitive întâlnirii dvs. prin intermediul agendei.
Astăzi, în acest articol, nu numai că vă voi ajuta să înțelegeți ce sunt agendele întâlnirilor, dar vă voi oferi și unele dintre cele mai bune șabloane de agendă a întâlnirilor pentru a profita la maximum de întâlnire. Să nu luăm mult timp acum și să începem productivitatea.
Cuprins
Care sunt beneficiile documentării agendelor întâlnirilor?
Înainte de a ajunge la beneficiile documentării agendelor întâlnirilor, permiteți-mi să vă spun ce sunt agendele întâlnirilor. O agendă de întâlnire este un scurt plan de întâlnire sau o schiță împărtășită de organizator tuturor participanților. Agenda întâlnirii ajută echipa să stabilească așteptări clare pentru întâlnire, ce întrebări trebuie să primească răspuns și multe altele.
Deci, revenind la întrebarea, care sunt beneficiile documentării agendelor întâlnirilor? Iată câteva beneficii ale documentării agendelor întâlnirilor.
Toată lumea poate contribui
Principala provocare a fiecărei întâlniri neplanificate este că nu toți participanții pot continua să vorbească în cadrul întâlnirii. Acest lucru poate fi din diverse motive; fie nu stiu ce sa vorbeasca, fie altii nu ii lasa sa vorbeasca. Dar tabelele se pot întoarce dacă vă documentați întâlnirea. Deoarece documentația întâlnirii le permite tuturor participanților să știe de ce, cum și când întâlnirea.
Optimizați timpul
Documentația întâlnirii nu constă în nimic specific timpului. Dar totuși, poate ajuta la menținerea întâlnirii scurte și productive. Îi încurajează pe membrii echipei să înțeleagă obiectivele întâlnirii înainte și rezolvă orice confuzie. În plus, documentația întâlnirii ajută la evitarea conversațiilor în afara subiectului, ceea ce economisește timp.
Poate ține pasul cu discuția
Caracteristica principală a documentării întâlnirilor este datele bine clasificate și organizate. Datorită acestor caracteristici, participanții la întâlnire pot să țină cu ușurință pasul cu discuțiile și să-și spună punctele, deoarece știu ce urmează și când pot vorbi.
Păstrați o înregistrare a discuției
Întâlnirile sunt un element esențial al oricărei afaceri și întreprinderi. Este posibil să fiți nevoit să participați la două sau mai multe întâlniri într-o zi și uneori nici măcar la una. Dar vă puteți aminti fiecare punct și plan făcut în cadrul întâlnirii?
Prin urmare, documentația întâlnirii vă poate ajuta să luați toate notele importante într-un mod organizat. Pe lângă aceasta, documentarea întâlnirilor poate fi folosită ulterior pentru a partaja rezumatul discuției cu participanții absenți.
Cum vă poate ajuta un șablon de agendă a întâlnirii să organizați și să eficientizați întâlnirea?
În momentul în care știi ce este o agendă de întâlnire și care sunt beneficiile acesteia, vei fi cu siguranță curios să știi cum să faci o agendă de întâlnire. Dar planificarea unei agende a unei întâlniri nu este la fel de simplă ca un bricolaj de un minut. Dar internetul a făcut, totuși, cele mai complexe sarcini ușoare.
Prin urmare, în loc să planificați singur o agendă de întâlnire, puteți opta oricând pentru șabloane de agendă de întâlnire online. Aceste șabloane pre-proiectate care conturează motivele și structura unei întâlniri vin cu mai multe avantaje. Avantajele cheie ale utilizării șabloanelor de agendă a întâlnirilor sunt discutate mai jos.
Raționalizare
Șabloanele de agendă pentru întâlniri vă ajută să creați o agendă de întâlnire productivă, simplificând și mai mult întâlnirea prin implementarea unui ghid simplu pentru toți participanții la întâlnire. Aceste șabloane includ toate subiectele și acțiunile necesare pentru a fi discutate în cadrul întâlnirii.
Drept urmare, participanții nu trebuie să se gândească la toate punctele esențiale în ultimul moment. În schimb, se pot pregăti chiar și înainte cu ajutorul documentației.
Economie de timp
Pregătirea agendei unei întâlniri nu este simplă. Pe lângă faptul că vă gândiți la toate punctele cheie esențiale, trebuie, de asemenea, să organizați și să clasificați agenda într-o formă specifică pentru a evita pierderea oricăror subiecte relevante.
Acolo vin în ajutor șabloanele agendei întâlnirilor. Șabloanele de agendă pentru întâlniri au deja date bine organizate și clasificate. Trebuie să adăugați doar punctele esențiale în ele, iar această caracteristică nu numai că vă economisește timpul, ci vă permite și să acoperiți toate subiectele fără a pierde mult timp.
Numeroase opțiuni
După cum știm, toate întâlnirile nu sunt la fel. Deci, chiar și agenda întâlnirii nu poate fi aceeași. Dar totuși, nu trebuie să vă faceți griji, deoarece mai multe platforme online oferă numeroase tipuri de șabloane de agendă a întâlnirilor.
Indiferent dacă sunteți în căutarea unei consultații 1:1 sau aveți o echipă, puteți găsi și organiza întâlnirea prin intermediul șabloanelor de agendă online în câteva secunde. Chiar și planificarea proiectelor devine mai ușoară cu ajutorul șabloanelor potrivite de întâlnire.
Potrivit unui sondaj recent, aproximativ 83% dintre angajați petrec până la 33% din săptămâna lor de lucru în întâlniri, iar un angajat mediu petrece cel puțin 3 ore de lucru în întâlniri. Aceste cifre sunt mai mult decât suficiente pentru a spune cât de consumatoare sunt întâlnirile.
În plus, aceste multe ore pot merge în zadar dacă întâlnirile nu aduc rezultatul dorit. Prin urmare, este esențial să aveți o agendă de întâlnire bine organizată pentru a economisi timp și a avea un rezultat productiv. Iată câteva dintre cele mai bune șabloane de agendă a întâlnirilor pe care vă puteți baza pentru următoarele întâlniri.
Hugo
Când căutați șabloane de agendă a întâlnirilor, veți vedea întotdeauna Hugo în partea de sus. Nu din cauza unei bune strategii de marketing, ci și din cauza serviciilor lor. Hugo oferă peste 80 de șabloane gratuite de agendă pentru întâlniri realizate de oameni cu experiență. Puteți găsi șabloane pentru diferite întâlniri, cum ar fi idei de campanii publicitare, întâlniri cu toată lumea, minute de bază ale întâlnirilor și multe altele.
Șabloanele de agendă a întâlnirilor de la Hugo acceptă atât Word, cât și Google Docs. În plus, le puteți folosi și în Fellow. Hugo oferă șabloane în 13 categorii diferite, inclusiv șabloane de întâlnire agile, întâlniri unu-la-unu, șabloane de întâlnire etc.
Hugo vine cu multe alte funcții suplimentare pentru utilizatori. De exemplu, Hugo le permite utilizatorilor să ia notițe, să pregătească agendele întâlnirilor în colaborare, să sincronizeze calendare și multe altele. Hugo este un site ușor de utilizat. Prin urmare, vă puteți obișnui cu el într-o fracțiune de timp.
Hugo este liber. Cu toate acestea, puteți opta oricând pentru versiunea premium pentru mai multe funcții.
Canva
Aceasta este o aplicație populară pe care majoritatea dintre noi o folosim zilnic. Dar ai știut vreodată că aplicația noastră preferată de editare Canva te poate ajuta să construiești o agendă perfectă pentru întâlniri? Dacă nu, nu vă faceți griji; stii acum.
Canva este o aplicație puternică, cu mai multe șabloane, cum ar fi invitații, postări pe rețelele sociale și altele. Dar șabloanele agendei întâlnirii adaugă cireașa de pe tort. Canva oferă zeci de șabloane gratuite de agendă a întâlnirilor care pot fi utilizate, editate și tipărite cu ușurință.
Puteți găsi atât șabloane formale, cât și informale în aplicație. Pe lângă aceasta, Canva oferă și șabloane personalizabile de prezentare a agendei, care vă pot ajuta să vă faceți întâlnirea și mai autentică și mai productivă. Deoarece suntem deja familiarizați cu Canva, utilizarea acestui site nu ar fi atât de dificilă pentru nimeni.
Asana
Căutați șabloane de agendă pentru întâlniri care să acopere toate nevoile dvs. de birou? Asana te poate salva. Asana este un site online gratuit care poate adăuga viață întâlnirilor tale și le poate face mai productive și mai interesante.
Este un site web ușor de utilizat, cu cele mai bune șabloane de agendă a întâlnirilor pentru tine. Șabloanele de pe acest site vă scad sarcina, deoarece aceste șabloane includ toate subiectele esențiale și punctele pe care trebuie să le discute o întâlnire.
În ceea ce privește tipurile, Asana oferă atât șabloane de bază, cât și cele avansate. Puteți găsi aici șabloane de agendă pentru întâlniri bine structurate, bazate pe tipuri specifice de întâlniri. Indiferent dacă căutați întâlniri de lansare a proiectului, întâlniri de brainstorming în echipă, întâlniri la nivel de companie sau orice alt tip de șablon, Asana vă poate ușura munca în câteva secunde.
Smartsheet
Smartsheet este un site online gratuit care oferă mai multe șabloane de agendă a întâlnirilor. Site-ul oferă o listă bine organizată și cuprinzătoare, făcând căutarea ușoară și mai durabilă.
Acest site include diverse tipuri de șabloane de agendă a ședințelor, cum ar fi șabloane clasice de agendă a ședințelor, șabloane de agendă a conferinței, șabloane de agendă a ședințelor informale, șabloane de agendă a ședințelor de consiliu și multe altele.
Pe lângă câteva șabloane, Smartsheet este un instrument la îndemână pentru companii, deoarece acest site oferă multe funcții suplimentare, cum ar fi colaborarea în timp real, fluxul de lucru automat, vizibilitate mai bună și multe altele. În general, puteți concluziona că Smartsheet este un asistent perfect pentru întâlniri.
Trello
Trello este un site web și o aplicație populară și de încredere. Trello este considerat managerul de proiect perfect. Această platformă vă ajută să organizați sarcini, să gestionați proiecte și multe altele. În ceea ce privește șabloanele, Trello oferă numeroase șabloane de agendă a întâlnirilor care pot fi utilizate și personalizate cu ușurință.
Pe lângă aceasta, Trello le permite utilizatorilor săi să încarce imagini și documente pentru a-și gestiona munca mai eficient. În plus, puteți colabora cu membrii echipei chiar de pe site pentru a partaja agenda întâlnirii și pentru a vă salva.
Miro
Găsirea unei platforme pentru toate nevoile biroului tău este leagănul unei pisici. Dar Miro are toate aceste caracteristici. Miro este un site web gratuit cu mai multe șabloane de agendă a întâlnirilor și funcții avansate.
Șablonul principal al Miro este agenda întâlnirii echipei. Acest șablon include toate datele esențiale, care pot fi folosite ulterior pentru a lua decizii înțelepte cu privire la companie. Șabloanele de agendă pentru întâlnirile de echipă vă pot ajuta să revizuiți progresul, să împărtășiți actualizări relevante ale proiectului, să recunoașteți eforturile individuale și multe altele.
Șablonul agendei întâlnirii echipei este considerat un șablon puternic. Acest șablon poate fi personalizat cu ușurință pentru orice alt departament, cum ar fi campanii de marketing, planificare sprint etc.
atlasian
Dacă sunteți în căutarea unui șablon productiv de agendă pentru întâlniri pentru toate mâinile, căutarea dvs. se poate încheia cu următorul site. Atlassian este un site web gratuit care oferă numeroase tipuri de șabloane de agendă a întâlnirilor. Dar acest site este cel mai faimos pentru șablonul său de agendă pentru întâlniri pentru toate mâinile.
Întâlnirile interioare sunt considerate una dintre cele mai critice întâlniri ale fiecărei organizații. Ținând cont de acest lucru, acest site vă oferă cele mai bune șabloane de agendă pentru întâlniri pentru toate mâinile, care oferă un format transparent și de conectare.
Acest șablon de la Atlassian include everAtlassiany subiect de discuție. De la obiective la reflectoare pentru o anumită echipă, acest șablon nu vă va dezamăgi întâlnirea de la niciun termen. Șablonul de agendă pentru întâlniri de la Atlassian oferă un format de agendă productiv și complet pentru care trebuie să opteze fiecare companie.
Concluzie
Întâlnirile sunt o parte esențială a organizației. Le permite membrilor echipei să își cunoască obiectivele, poziția actuală, planurile și alți factori ai companiei. Dar la ce folosește să petreci ore întregi la întâlniri dacă participanții revin cu „La ce folosește această întâlnire?”
Acesta este ceea ce face ca o companie să aibă nevoie să folosească șabloane de agendă pentru întâlniri. Astăzi, în acest blog, am vorbit despre unele dintre cele mai bune șabloane de agendă a întâlnirilor care nu numai că pot face întâlnirea dvs. productivă, ci și pot adăuga viață acesteia.
De asemenea, puteți explora câteva aplicații de top pentru întâlniri de la distanță pentru Slack și Teams.